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Identificación

Nombre		Código
Programa de Inventario, Mantenimiento de Equipos y Areas		PMEA
Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
2003/01/10	2020-02-10	8

Elaboró Ultima Versión:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad

Introducción

El programa de Mantenimiento reúne actividades que permite garantizar las condiciones optimas requeridas para la prestación del servicio, incluye acciones preventivas y correctivas en equipos e infraestructura, que se traducen en reducción del deterioro y uso eficiente de recursos, disminuyendo el impacto ambiental.

Política

ONCOMEDIC LIMITADA se compromete a fomentar estrategias que permitan la implementación y consolidación de un entorno seguro, mediante el uso y gestión de estructuras y tecnologías seguras en el Programa de Mantenimiento de Equipos y Áreas,

Objetivo

Dar los lineamientos procedimentales de la gestión del ambiente físico, equipos e infraestructura no solo para mantener actualizados los registros de bienes de Oncomedic ltda, su descripción ordenada por unidades de entorno, si no también facilitando el adecuado uso previniendo fallas mediante el análisis de necesidades del equipo y la utilización apropiada de los recursos proporcionando entornos seguros y funcionales, reduciendo los costos y prolongado la vida útil de los equipos.

Alcance

Aplica a todas las áreas de la empresa, inicia desde la actualización del inventario de los equipos de la empresa por unidades de entorno en ambas sedes, clasificación del riesgo en los casos que aplica, verificación del estado de los equipos, la identificación de necesidades de mantenimiento y termina con el análisis de los resultados.

Marco Conceptual:

Marco Referencial

*Equipos Biomedicos:dispositivo médico operacional y funcional que reúne sistemas y subsistemas eléctricos, electrónicos o hidráulicos, incluidos los programas informáticos que intervengan en su buen funcionamiento, destinado por el fabricante a ser usado en seres humanos con fines de prevención, diagnóstico, tratamiento o rehabilitación, no constituyen equipo biomédico, aquellos dispositivos médicos implantados en el ser humano o aquellos destinados para un sólo uso.

Defectos de Calidad: Cualquier atributo o característica física o química del dispositivo médico que se encuentra en contra de las especificaciones con las que fue fabricado y autorizado por el INVIMA en el registro sanitario.

Pruebas de Seguridad: Se llevan a cabo para verificar que el equipo está en correspondencia con las regulaciones y requerimientos de seguridad establecidos.

Sistemas de Apoyo: Proveen el ambiente y las facilidades para la realización de la atención, como son los muebles, enceres, equipo de información, equipo industrial como las plantas eléctricas, aire acondicionado.

Dispositivo Medico: Cualquier instrumento, aparato, artefacto, utilizado solo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación, destinado por el fabricante para uso en seres humanos en los siguientes casos:

-Diagnostico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad. -Diagnostico, prevención, supervisión, tratamiento alivio o compensación de una lesión o una deficiencia. -Investigación, Sustitución, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico -Diagnostico del embarazo y control de la concepción -Cuidado durante el embarazo o el nacimiento, y control de la concepción. -Cuidado durante el embarazo o el embarazo o el nacimiento, o después del mismo, incluyendo el cuidado del recién nacido. -Productos para desinfección de dispositivos médicos

Infraestructura:Incluyen la edificación de la organización, incluye todas las áreas y están clasificadas por unidades de entorno con denominación especial.

Unidad de Entorno: Espacio de dimensiones variables, enunciado atendiendo a la función (consultorio médico, farmacia, sala de aplicación).

Sistema de Redes: forman parte de este sistema las redes de alcantarillado, eléctricas hidráulicas, de telecomunicación.

Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento o equipo tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. El mantenimiento debe ser periódico, preventivo y correctivo.

Tipos de Mantenimiento

Mantenimiento Preventivo: Este mantenimiento normalmente “incluye inspecciones periódicas de instrumentos y equipos, haciendo las tareas de limpieza, lubricación, ajuste, comprobación y reemplazo de componentes defectuosos, que pudieran fallar, alterando el estado operacional del equipo antes de la próxima inspección.

Entre los beneficios alcanzados al desarrollar un programa de Mantenimiento Preventivo Planificado se cuentan:

Prevenir fallas en los equipos o instalaciones, con lo que se evita interrupciones en la prestación del servicio y gastos imprevistos.
Reducir el reemplazo de equipos durante su vida útil.
Reducir la cantidad de repuestos de reserva.
Garantizar el buen estado de los equipos durante su vida útil.
Contribuir a que la prestación de servicios de salud cumpla con las características de calidad previstas por la ley”.

Mantenimiento Correctivo: El mantenimiento correctivo es el trabajo realizado sobre un equipo o parte para restaurar su estado operacional. No es planificado, se lleva a cabo a partir del reporte que hace el usuario, operador del equipo al personal que realiza el mantenimiento programado

Verificación y Calibración: La Verificación se lleva a cabo para comprobar que el equipo está completamente operacional dentro de los límites especificados. La calibración implica que el dispositivo es comparado contra un estándar confiable.

Metodología de Diseño e Implementación del Programa

Compromiso de la Dirección

La gerencia de Oncomedic ltda se compromete con la apropiada gestión de los recursos físicos de la organización mediante la implementación de un programa de mantenimiento.

Roles y responsabilidades

El programa de mantenimiento de Oncomedic ltda está dirigido por el gerente quien se encarga de programar las actividades de mantenimiento preventivo de áreas y equipos de la organización, liderar el proceso de gestión de recursos físicos, delegando actividades puntuales a diferentes funcionarios y a proveedores externos según el caso.

La “Solicitud de pedido” para la contratación de servicios de mantenimientos que no puedan ser realizados por personal interno se realiza previa evaluación de proveedores, de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles.

Diagnóstico y Autoevaluación Organizacional

Inventario: Para realizar el inventario es importante tener claro que en el inventario en Oncomedic se deben ingresar todos los bienes muebles propiedad de la institución, equipos biomedico, mobiliario de oficina (mesas, sillas, armarios, estanterías), máquinas y equipos de informática, equipos de imprenta, fax, fotocopiadoras, están excluidos del inventario los fungibles (fácilmente consumibles), los bienes o instalaciones unidos a un inmueble de manera fija o permanente, libros de texto y de registros, No obstante lo anterior, cuando, por la importancia o singularidad de un bien, u otra causa, sea cual fuera su valor, lo considere oportuno, podrá solicitar que sea inventariado remitiendo los datos correspondientes.

Equipos: Con el propósito de llevar a cabo la gestión de mantenimiento del equipo médico se realizo la clasificación de los equipos dentro de las diversas unidades de entorno, los criterios a considerar fueron:

Equipo biomedico
Muebles y enceres
Equipo de computo

Inventario

Clasificación del Riesgo:

El Decreto 4725 de 2005 que propone la siguiente clasificación del riesgo para el equipo biomédico.

Clase I: Son aquellos dispositivos médicos de bajo riesgo, sujetos a controles generales, no destinados para proteger o mantener la vida o para un uso de importancia especial en la prevención del deterioro de la salud humana y que no representan un riesgo potencial no razonable de enfermedad o lesión.

Clase II a: Son los dispositivos médicos de riesgo moderado, sujetos a controles especiales en la fase de fabricación para demostrar su seguridad y efectividad.

Clase II b: Son los dispositivos médicos de riesgo alto, sujetos a controles especiales en el diseño y fabricación para demostrar su seguridad y efectividad.

Clase III: Son los dispositivos médicos de muy alto riesgo sujetos a controles especiales, destinados a proteger o mantener la vida o para un uso de importancia sustancial en la prevención del deterioro de la salud humana, o si su uso presenta un riesgo potencial de enfermedad o lesión.

Requerimientos de Mantenimiento

Unidades de Entorno:

Sede Oncomedic

Primer Nivel

Segundo Nivel

Tercer Nivel

Terraza

Sede Saludarte

Primer Nivel.

Segundo Nivel.

Organización del Programa

Roles y Responsabilidades

Coordinación del programa

El programa de mantenimiento de Oncomedic ltda esta dirigido por el gerente quien se encarga de programar de las actividades de mantenimiento preventivo de áreas y equipos de la organización, liderar el proceso de gestión de recursos físicos, delegando actividades puntuales a diferentes funcionarios de la organización y a proveedores externos según el caso.

Responsabilidad de los funcionarios

Todos los funcionarios de oncomedic tienen el deber de cuidar los recursos físicos de la organización, adicionalmente articular sus actividades con el programa de mantenimiento y ser verificadores permanentes de las idoneidad de las condiciones de las estructuras y equipos como un componente fundamental de seguridad tanto para los pacientes como los trabajadores y visitantes.

Estrategias, Acciones y Responsable

Monitoreo de Áreas y Ambientes

Verificar inventario: El inventario se realiza mediante la descripción de unidades de entorno, espacios de dimensiones variables que facilitan la descripción, la frecuencia de la verificación del inventario se realizara anualmente, pero en caso de presentarse alguna compra o darse de baja algún equipo debe realizarse el reporte inmediato por parte del funcionario que identifico el cambio al coordinador de gestión de recursos y al personal encargado de los equipos para la respectiva adición o baja del inventario.
Verificación de estado de funcionamiento de áreas y equipos: Cada funcionario de la organización es responsable de mantener y cuidar la infraestructura y los equipos de la organización principalmente de las unidades de entorno donde desarrolla su actividad laboral, para tal fin debe hacer un uso apropiado de los mismos y reportar cualquier deficiencia.
Inspecciones: permiten el monitoreo del ambiente físico y se realizan semestralmente para verificar el estado de las areas.
Manejo y control de plagas cada 4 meses.

Mantenimiento de Equipos

Dentro de la organización se realiza mantenimiento preventivo de los equipos anualmente mediante la intervención de una empresa certificada para tal fin, adicionalmente al momento de presentarse alguna falla en los equipos se informa al proveedor del servicio de mantenimiento quien atiende la eventualidad.

Nombre del Procedimiento.	Mantenimiento de Equipos
Producto	Seguridad, eficiencia y eficacia en el uso de los equipos
Responsable	Gestión de recursos
Alcance	Verificación del estado de los equipos, mantenimiento preventivo y correctivo de los equipo para el buen desarrollo de las actividades
Pasos	Verificación del adecuado estado de los equipo por cada funcionario. Cronograma de mantenimiento de área. Solicitud vía mail de mantenimiento al área de gestión de recursos. Solicitud servicio de mantenimiento al proveedor de servicios vía e mail. Mantenimiento correctivo o preventivo. Reporte de mantenimiento por equipo y general.

Protocolo de Mantenimiento Preventivo de Equipos

Mantenimiento de equipo

Equipo: Camilla Rígida Para Emergencias, Camilla Rígida, Camilla Ginecólogia, Martillo De Reflejos
Actividad: Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, verificación de funcionamiento general.

Equipo: Lampara Cuello De Cisne, Negatoscopio, Linterna
Actividad:Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, conexiones switch de encendido y verificación de funcionamiento general.

Equipo: Bomba de Infusión
Actividad:Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, conexiones switch de encendido, revisión de protocolos internos del equipo, Autocalibracion y verificación de funcionamiento general.

Descripción: -Chequear encendido. -Inspeccionar visual de integridad del equipo. -Realizar la Auto-prueba (todos los segmentos del LCD iluminan normalmente). -Detectar oclusión superior. -Detectar de oclusión inferior. -Confirmar generación del mensaje de “Batery” cuando la bomba se desconecta. -Corroborar que la bomba continua operando al desconectarla. -Verificar que el safaty Clamb previene el flujo libre. -Revisar el estado de la puerta, el estado del sensor del goteo y la alarma sonora. -Inspeccionar el cable de poder. -Verificar la alarma de la puerta -Mensaje de “Door open“ sin alarma audible cuando la puerta es abierta y la bomba se encuentra detenida.

Para realizar la actividad anterior se debe presentar una lista de chequeo en la cual se confirme que se realizaron cada una de las actividades. Si por algún motivo el equipo no cumple con alguno de estos items de verificación, debe realizarse un mantenimiento correctivo por personal profesional idóneo para ejecutar la actividad, siguiendo rigurosamente las instrucciones de la ficha técnica y manual del equipo.

Equipo: Sistema De Enfriamiento Para Conservación, Nevera
Actividad: Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, conexiones switch de encendido, revisión de empaques en puertas y compartimentos, unidad de refrigeración, termostato, sistema de gas, fugas y verificación de funcionamiento general.

Equipo: Termohigrometro Portátil, Manómetro De Presión, Termómetro, Termostato
Actividad: Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, displays de visualización, revisión de funciones y verificación de funcionamiento general.

Actividad anual: Calibración de instrumento de medición por proveedor externo.
Para la calibración se emplea un método de comparación directa de las indicaciones de temperatura y humedad del instrumento en calibración con las indicaciones de los patrones dentro de una cámara climática a ± 23°C; para la calibración de la humedad, según los lineamientos del procedimiento TH-007 calibración de medidores de condiciones ambientales de temperatura y humedad en aire del centro español de metrología CEM. Edición digital. Procedimiento interno PR-GC-53. Como evidencia de la actividad se expide por el proveedor un certificado de calibración, el cual debe contener, entre otras, la siguiente información; Nombre del equipo, marca, modelo, No. series, placa inventario, intervalo de medida °C, intervalo de medida %HR, resolución de instrumento °C, resolución de instrumento %HR.

Equipo: Bascula Digital, Bascula Análoga
Actividad:Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, conexiones switch de encendido, revisión de protocolos internos del equipo (Si aplica), Auto calibración (Si aplica), protocolo de repetitividad, excentricidad y verificación de funcionamiento general.

Equipo: Fonendoscopio
Actividad: Limpieza interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de mangueras, olivas, conductos de sonido, campana, membranas verificación de funcionamiento general.

Equipo:Tensiometro
Actividad:Limpieza interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de mangueras, pera, reloj de visualización, protocolo de verificación de presión,verificación de funcionamiento general.

Equipo: Cilindro de Oxigeno.
Actividad: Limpieza interna si aplica y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de mangueras, llaves, tanque y verificación de funcionamiento general.

Prueba neumática e hidrostática: esta actividad se realiza por un técnico externo cada 5 años. Purga la conexión de la botella, la actividad consiste en abrir la válvula lo suficiente para que salga un poco de oxígeno, lo cual eliminará el polvo que pudiera haberse acumulado.
Verificar el correcto funcionamiento del caudalímetro, el cual mide el flujo de oxígeno que sale de la botella, este se mide en litros por minuto (LPM, por sus siglas en inglés).
Corroborar el medidor de presión, este nos indica cuánto oxígeno queda en la botella. Una botella llena contiene entre 1800 y 2200 libras por pulgada cuadrada (PSI, por sus siglas en inglés). Si la botella esta llena y el medidor de presión indica un valor inferior al contenido, se debe realizar la calibración correspondiente del medidor, esta actividad se realiza por personal técnico capacitado de acuerdo a las instrucciones de la ficha técnica y manual del equipo. Se recomienda precaución con el regulador (aparato, sujetado a la botella, que tiene el caudalímetro y el medidor de presión y sirve para regular la presión a la que sale el oxígeno), nunca agarre el regulador para alzar la botella ni tampoco le aplique ninguna clase de lubricante (aceite ni grasa) al mismo, pues podría causar un incendio.
Asegurar que la arandela selladora sea de metal, al terminar la actividad selle la conexión entre la botella de oxígeno y el regulador, de modo que pueda prevenir cualquier fuga.

Equipo: Equipo de Órganos
Actividad:Limpieza interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de bombillos, fibras de difuminación de luz y verificación de funcionamiento general.

Equipo: Desfibrilador
Actividad:Limpieza externa, con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de baterías, switch de encendido, revisión de auto protocolo revisión de baterías, y verificación de funcionamiento general.

Actividad quincenal: Conexiones switch de encendido del equipo con el fin de corroborar su correcto funcionamiento, dicha actividad queda registrada en el formato correspondiente a “Formato del manual control verificación funcionamiento del desfibrilador externo automático”. Procedimiento:
Encienda la alimentación, botón ON/OF (Encendido/apagado)
Presione >5 segundos, para que inicie el auto test a las comunicaciones de datos.
Los indicadores luminosos deben encender (indica los pasos a seguir).
Los indicadores de estado deben encender, cuando esta iluminada la marca de verificación indica que la unidad a superado el ultimo auto test y esta lista para el uso.
Debe verificar que todos los controles o indicadores estén encendidos; botón descarga, pictogramas, indicador de estado, Pantalla LCD, puerto IrDA.
Encendido del equipo, seguir instrucciones, verificación general de la parte física del equipo (batería, cables, electrodos) Actividad a cargo del personal del servicio de enfermería.

Actividad anual: calibración de equipo. El método de calibración utilizado para ejecutar la actividad es el método de comparación con el patrón de referencia, siguiendo el procedimiento correspondiente.

Equipo: Planta Eléctrica.
Actividad: Limpieza interna y externa, revisión de los niveles de aceite, gasolina, revisión de funciones, voltaje de salida y verificación de funcionamiento general.

Mantenimiento Correctivo:

En caso de presentarse un daño de algun equipo se debe realizar reporte al coordinador del programa de mantenimiento vía correo electronico quien realiza la gestión para su reparación o cambio.

Mantenimiento de áreas

Mantenimiento Periódico: Se programan actividades preventivas y/o correctivas para garantizar el buen estado y uso permanente de la infraestructura, en dicho mantenimiento se realizan actividades de:

Resane.
Pintura de paredes.
Ajuste mecánico de las puertas.
Mantenimiento de equipo de oficina.

Mantenimiento Preventivo: Se refiere a las acciones de:

Aseo y embellecimiento periódico
Reemplazo de elementos fungibles
Ajustes mecánicos de los componentes de la infraestructura en cada unidad de entorno.

Mantenimiento Correctivo: Son obras que corrigen deterioros que se identifican en la cotidianidad o durante las inspecciones.

Nombre del Procedimiento.	Mantenimiento de Áreas
Producto	Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Espacios o Áreas de la Empresa
Responsable	Coordinador gestión de recursos
Alcance	Inicia con el reporte de los funcionarios de algun defecto o no conformidad en cuanto al estado de la infraestructura o el mantenimiento programado, termina con las reparaciones y mantenimiento de los espacios físicos o Áreas que se requieran para el buen desarrollo de las actividades
Pasos	Solicitud de uno de los Funcionarios del Área Cronograma programado para el mantenimiento de área Definición y priorizacion de la actividad a realizar Selección del Proveedor de acuerdo al requerimiento Elaboración de la Orden de Servicios El coordinador del área a reparar y el grupo de dirección definen si se requiere realizar un plan de contingencia Mantenimiento y adecuación por parte del proveedor Auditoria de las actividades y procedimiento Documentación del mantenimiento

Programa de Tecnovigilancia

Todas las actividades se realizan de acuerdo al Cronograma de Gestión de Ambiente Físico

Las evidencias se encuentran em home/documentos/Gestion_de_Recursos/Ambiente_Fisico...

Resultado Esperado, Indicadores y Metas

Con este programa se pretende lograr que la institución se encuentre en optimas condiciones físicas lo que se traduce en mayor seguridad y bienestar de los usuarios internos y externos de la organización.

Indicador: Cumplimiento de cronogramas= Numero de Mantenimientos Programados X 100

Numero de Mantenimientos Realizados

Adicionalmente se realizara auditorias de área semestrales para verificar las condiciones antes descritas

Tiempo de Ejecución y Fecha de Revisión del Programa.

El programa es permanente con evaluaciones anuales en cuanto al cumplimiento de los objetivos propuesto

Programa de Mantenimiento de Equipos y Areas

Sumario