Capacitación del personal
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Regresar al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Identificación
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Nombre | Código | 
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| Manual de Gestión de Recursos Humanos Capacitación de Personal | MGR2 | |||
| Fecha de Emisión | Fecha de Actualización | Versión | ||
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2003/01/10 |
2011/09/08 |
8 | ||
Elaboró Ultima Versión:
| Edwin Alexander Montoya Meneses | Gerente |
| Lucy Ramirez Londoño | Coordinador Asistencial |
| Fiorella Caypa Altare | Coordinador Administrativo |
Revisó y Autorizo Ultima Versión:Comité de Calidad
Introducción
Las capacitaciones son actividades mediante las que el personal de Oncomedic Ltda adquiere, actualiza o recuerda saberes y desarrolla habilidades, constituyéndose en una herramienta útil en el logro de los objetivos de la empresa.
Oncomedic requiere de capacitación permanente que incluyen todos los aspectos del que hacer institucional habilidades para el trabajo, servicio al cliente, direccionamiento estratégico, calidad, seguridad, gestión de recursos, manejo de residuos, seguridad y salud en el trabajo.
Objetivos
Objetivo General
Establecer el marco procedimental que permita la implementación y fortalecimiento del programa de capacitaciones organizacional incluyendo inducción, reinducción, capacitaciones periódicas y entrenamiento que permita facilitar, fortalecer, reorientar y garantizar la integración del colaborador a la cultura organizacional y el desarrollo en los funcionarios de las habilidades necesarias para la ejecución de sus actividades, estimulando el aprendizaje individual y organizacional, en un contexto metodológico participativo.
Objetivos específicos
- Identificar las necesidad de información que presenta el personal de Oncomedic Ltda.
- Implementar programa de capacitaciones de acuerdo a las necesidades presentadas.
- Realizar seguimiento y evaluación al programa de capacitaciones.
Alcance
Todo el personal de Oncomedic Ltda, iniciando desde el proceso de inducción brindada durante el ingreso, reinducción cuando sea necesario y capacitación continua dependiendo el perfil, y exigencias legales.
Descripción de los Procedimientos
La Inducción, re inducción, formación y entrenamiento al interior de la organización constituye una herramienta fundamental para el adecuado funcionamiento de la impresa incluye herramientas y estrategias de divulgación de la información que permiten que el nuevo trabajador conozca la empresa, las políticas generales y aquellas relacionadas con el Sistema en Seguridad y salud en el trabajo; adicionalmente permite socializar actualizaciones periódicas acerca de las actividades, y temas relevantes para la institución y en términos de Seguridad y salud en el Trabajo.
El programa de capacitación de personal de Oncomedic ltda genera múltiples tareas que incluyen desde el proceso de identificación de los temas prioritarios de capacitación hasta la metodología de evaluación, las actividades son:
- Identificación de las necesidades
- Programación y desarrollo de la capacitación
- Evaluación de la capacitación
- Seguimiento de la capacitación
- Necesidades de Capacitación
La organización identificó las necesidades de formación para cada cargo, utilizando las siguientes fuentes de información:
• Política en Seguridad y Salud en el trabajo
• Responsabilidades en el SG-SST
• Requisitos de conocimientos y competencias en SST por cargo
• Riesgos inherentes
• Requisitos legales y otros
• Gestión del comportamiento
• Tareas críticas
• Tareas de alto riesgo
• Aspectos de salud (SVE)
• Encuestas de jefes y trabajadores
• Investigación de accidentes y casi accidentes
• Evaluación de desempeño y análisis de brechas con las competencias esperadas.
• Funciones de los comités institucionales
A partir de esta identificación de necesidades, la organización establece el plan anual de formación que es construido con el COPASST y los demas comites y es aprobado por la alta dirección. Este plan se revisa y actualiza cada año.
Es compromiso de la organización asegurar la inducción y reinducción para:
• Trabajadores que ingresan a la compañía o que sean transferidos a otros cargos.
• Contratistas y demás terceros que desarrollen funciones en las instalaciones.
Todo el proceso de formación queda actualizado:
• Plan anual de formación
• Evaluación de lo aprendido
• Evaluación del facilitador
Identificar las necesidades de capacitación constituye la función inicial y estratégica de este proceso, requiere del estableciendo de las necesidades por parte del comité de calidad, los principales medios utilizados para la determinación de necesidades de capacitación son:
- Observación de desviaciones o quejas, como excesivo daño de equipo, numero acentuado de problemas disciplinarios, alto índice de ausentismo, etc
- Cuestionario, Encuestas, Solicitud de información a los diversos empleado.
- Programas organizacionales.
- Programación y Desarrollo de la Capacitación: se desarrolla mediante la elaboración anual de un cronograma de capacitación donde se analiza las necesidades de capacitación en los programas, políticas, procesos procedimientos y actividades de la organización, se identifica:
- ¿Cuál es la necesidad?
- ¿Dónde fue identificada por primera vez?
- ¿Ocurre en otra área?
- ¿Cuál es su causa?
- ¿Es parte de una necesidad mayor?
- ¿Cómo resolverla, por separado o combinada con otras?
- ¿Se necesita alguna indicación inicial antes de resolverla?
- ¿La necesidad es inmediata?
- ¿Cuál es su prioridad con respectos a las demás?
- ¿La necesidad es permanente o temporal?
- ¿Cuántas personas y cuantos servicios alcanzaran?
- ¿Quién va a ejecutar la capacitación?
Con estas premisas el comité de calidad y el delegado de las capacitaciones crea un cronograma de capacitaciones anual que es susceptible de modificaciones de acuerdo a los requerimientos institucionales, esta oficializado capacitaciones semanales. - Capacitaciones y prácticas en seguridad y salud con el fin de prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales en todos los niveles de la organización incluyendo a trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión, estar documentado ser impartido por personal idóneo conforme· a la normatividad vigente.(El programa de capacitación en seguridad y salud en el trabajo, debe ser revisado mínimo una (1) vez al año, con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad. y Salud en el Trabajo y la alta dirección de la empresa: con el fin identificar las acciones de mejora.)
- Diseño de la capacitación:
- Organización de la capacitación: Programación de las acciones de la capacitación
- Designación de los coordinadores
- Preparación de los medios y materiales
- Evaluación de la Capacitación: La evaluación es un proceso continuo que permite conocer en que medida se ha logrado cumplir los objetivos establecidos para satisfacer las necesidades determinadas en el planeamiento.
- Establecer normas de evaluación antes de que se inicie el proceso de capacitación.
- Incremento de los conocimientos, habilidades y destrezas de los participantes
- Modificación de la conducta o comportamiento
- Metodología de Calificación: La Calificación a utilizar en las evaluaciones realizadas después de efectuada la capacitación es la siguiente:
- Muy superior: si la calificación oscila entre 4.5 y 5.0
- Superior: Si la calificación oscila entre 4.4 y 4.0
- Bajo: Si la calificación oscila entre 3.9 y 3.6
- No aprobó: Si la calificación oscila desde 3.5 hacia abajo.
En el evento de no aprobar la evaluación, el funcionario será sometido nuevamente al proceso de capacitación y evaluación dentro de la semana siguiente a la evaluación inicial.
En caso que nuevamente repruebe la evaluación de la capacitación, se le realizará un llamado de atención con copia a la hoja de vida.
- Seguimiento de la Capacitación: El seguimiento de los resultados de la capacitación es fundamental para garantizar el efecto la misma y obtener información sobre posibles reajustes.
Aunque no es fácil medir con precisión los resultados de la capacitación, la evaluación puede conllevar dos dimensiones, desde el punto de vista de la empresa, en cuánto mejoró sus niveles de productividad y rendimiento económico, y desde el punto de vista del trabajador en cuánto posibilito su eficiencia y sus perspectivas de desarrollo personal.
Específicamente consiste en verificar el cumplimiento de objetivos, comparando el desempeño antes y después de la capacitación, tasas de errores antes y después de la capacitación, ausentismos, etc..
Actualmente el control de la idoneidad o no del programa de capacitación esta en función al impacto en el trabajo, vale decir, si el personal mejoró de modo significativo su rendimiento, el trato al público, su identificación con la empresa, o cualquier otro indicador que permita cuantificar el cumplimiento de los objetivos del proceso de capacitación, será un éxito.
- Inducción
Dar toda la información necesaria al nuevo trabajador y realizar las actividades pertinentes para su rápida incorporación al equipos de trabajo, a fin de lograr una identificación entre el nuevo miembro y la organización, incluye el conocimiento del puesto de trabajo, y compañeros con el objeto de lograr una adaptación de grupo que evite una baja en el rendimiento, en Oncomedic consideramos muy importante que el empleado conozca la misión y la visión de la empresa y actué de acuerdo a sus principios, que reconozca que es el quien articula y da sustento a la organización.
El proceso de inducción se inicia desde el momento mismo en que se empieza la selección del personal pues el individuo debe contar con unos conocimientos mínimos institucionales y del perfil laboral que se requiere, después de realizado el proceso de selección el individuo entra en un periodo de prueba en el que debe adquirir conocimientos organizacionales generales y conocimientos puntuales de su cargo con el objetivo de lograr mayor rendimiento laboral, el proceso de inducción se maneja bajo la metodología de aprendizaje autónomo, utilizando como base las herramientas institucionales para tal fin, se concertar con el nuevo empleado las temáticas y los tiempos en los que sera evaluado su rendimiento así como la retroalimentación del mismo, este proceso de evaluación pretende identificar las dificultades en el proceso de aprendizaje como metodología para ajustar los conocimientos y los procedimientos de modo que se logre el constante desarrollo institucional
La inducción y reinducción incluye los siguientes pasos:
- Bienvenida: El coordinador de calidad o el coordinador especifico del área de trabajo realiza el proceso de bienvenida al nuevo trabajador.
- Acuerdo de metodología de estudio y evaluación. Al iniciar el proceso de inducción se explicará que se realizará una evaluación con el objetivo de valorar el proceso de inducción y la correcta socialización del mismo.
- Conceptualización institucional: Datos generales de la empresa, Instrumentos de sistematización institucional
- Conceptulización de desempeño por cargo: Cada coordinador dictamina los módulos a estudiar de acuerdo a los requerimientos del cargo
- Identificación y el control de peligros y riesgos en su trabajo y la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
- Evaluación: De acuerdo con los objetivos y el perfil, se realiza una evaluación de los resultados obtenidos con el fin de verificar el cumplimiento de los mismos
- Retroalimentación del proceso: Con los resultados de la evaluación se retroalimenta el proceso de modo que se puedan optimizar los resultados
- Reinducción
Con el fin de asegurar que la totalidad de procesos y procedimientos al interior de Salud@rte Oncomedic se realicen en forma estandarizada, la totalidad del personal debe ser sometido a un proceso de reinducción.
Cada Coordinador de Área será el encargado de realizar el proceso de reinducción del personal que se encuentre a su cargo. La Gerencia y la Dirección de Calidad deberán realizar el proceso de reinducción a los coordinadores de área.
El proceso de reinducción debe ser efectuado con una periodicidad anual; es decir, por lo menos una vez al año todo el personal de la empresa debe ser sometido al proceso de reinducción.
Evaluación de la reinducción
El proceso de reinducción debe quedar documentado en el formato establecido para el efecto, y allí mismo se evaluará el grado de aceptación de la socialización.
La Calificación a utilizar en las evaluaciones realizadas después de efectuada la reinducción es la siguiente:
- Muy superior: Sí la calificación oscila entre 4.5 y 5.0
- Superior: Si la calificación oscila entre 4.4 y 4.0
- Bajo: Si la calificación oscila entre 3.9 y 3.6
- No aprobó: Si la calificación oscila desde 3.5 hacia abajo
En el evento de no aprobar la reinducción, el funcionario será sometido nuevamente al proceso de reinducción y evaluación dentro de la semana siguiente a la evaluación de la reinducción.
En caso que nuevamente repruebe la evaluación de la reinducción, se le realizará un llamado de atención con copia a la hoja de vida.
- Cronograma de Capacitaciones
- Formulario de preparación de capacitaciones
- Consolidado de preparación de Capacitaciones
- Formato de actas de capacitación Oncomedic