Proceso de consulta especializada

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Identificación




Nombre

Código

Manual de Procesos Asistenciales de Consulta Especializada

MPA1

Fecha de Emisión

Fecha de Actualización

Versión

2003/01/10

2015/09/08

8


Elaboró:


Edwin Alexander Montoya Meneses Gerente
Lucy Ramirez Londoño Coordinador Asistencial

Revisó y Autorizo Ultima Versión:  Comité de Calidad 2015/09/08

Introducción

Oncomedic Ltda considera de vital importancia la atención al usuario, para lograr los mejores resultados es fundamental el conocimiento de los procesos administrativos y asistenciales que se realizan durante la prestación del servicio; el presente manual describe los procedimientos que se realizan para la realización de consultas, incluye los formularios y documentos requerido para la asignación de las citas desde el ingreso de los datos del paciente a la plataforma digital, ingreso a la lista de espera, asignación de cita, atención en la consulta entrega de documentos.

Objetivo

  • Establecer los procedimientos requeridos antes, durante y después de la consulta especializada suministrada por Oncomedic ltda.
  • Describir las diferentes modalidades de consulta suministrada en Oncomedic ltda.
  • Informar sobre los protocolos de manejo utilizados dentro de la organización.


Alcance

El proceso inicia con la solicitud de consulta o la identificación de esta necesidad por parte de personal de Oncomedic, incluye todos las actividades que se realiza para la asignación de la cita, su ejecución y verificación.

Marco conceptual

El proceso de atención en consulta medica especializada es supremamente importante tanto para el usuario de Oncomedic como para la institución misma, se inicia con una adecuada orientación al paciente de acuerdo al servicio que requiere esto permite no solo optimizar el uso del recurso humano institucional sino también reducir los costos de la EPS contratantes logrando al mismo tiempo un mayor beneficio para los usuarios mas aun en el área de manejo de Oncomedic donde se cuenta con multitud de opciones terapéuticas.


Adicionalmente Oncomedic Ltda acogiéndose a la Ley 12 DE 1987 por la cual se suprimen las barreras arquitectónicas y se dictan otras disposiciones a diseñado sus instalaciones pensando en el confort y comodidad de las personas con discapacidad motora o de orientación mediante las siguientes medidas:

  1. Los pacientes con discapacidad motora y de orientación disminuida, ingresaran a las instalaciones de ONCOMEDIC por las rampas de las diferentes sedes
  2. La atención por parte del personal asistencial se lleva a cabo en el primer piso de ambas sedes.
  3. El acceso a la sala de aplicación permite fácil transito a las personas con discapacidad.
  4. Cuenta con baños adecuados para personas con discapacidad motora y de orientación disminuid dotados con puertas de fácil acceso, y de barandas para facilitar el apoyo del paciente.

Descripción del Proceso

Previos a la Consulta

1- Solicitud de cita:

  • Que: Solicitud de la asignación de una cita medica.
  • Quien: El paciente o su delegado, adicionalmente personal de oncomedic ltda en el caso de pacientes que se encuentren en tratamientos activos.
  • Cuando: Lunes a jueves de 8:00 a 11:00 o de 2:00 a 5:00, o al salir el paciente de la consulta, para los casos de pacientes que por alguna razón medica o administrativa asociada a la gestión con la EPS no puedan tener la asignación deben ser ingresados nuevamente a lista de espera así: si fue por atraso en la aplicación del medicamento al momento de salir de la aplicación el personal de enfermería realiza este tramite, si es una quimioterapia oral el personal que realiza seguimiento de estas realiza el ingreso, si es por una condición médica diferente a las descritas, por ejemplo el paciente se encuentra enfermo o los exámenes aun no están disponibles se solicita al paciente que nos informe para realizar la solicitud.
  • Como: Para la primera consulta el paciente debe hacer llegar sus documentos y datos así como la biopsia en físico, por fax o por correo electrónico, en las consultas subsecuentes el paciente puede solicitarla por teléfono, en caso de pacientes con tratamientos activos al salir de la consulta el personal de Oncomedic se encarga de realizar dicha solicitud.

Nota: para la asignación de la primera consulta se pide el reporte de la biopsia según modelo de atención, con el objetivo de asegurar que los pacientes que ingresen al servicio tienen diagnostico oncológico y deben ser tratados por los profesionales con que dispone la organización.

2- Ingreso de la información del paciente a la base de datos Oncolinux:

  • Que: Ingreso de la información del paciente a la base de datos.
  • Quien: Auxiliar operativo
  • Cuando: Lunes a jueves de 8:00 a 11:00 o de 2:00 a 5:00.
  • Como:

Solicitar al paciente autorización el manejo de sus Datos Personales ley 1581 de 2012 y basado en la política de Oncomedic para tal fin.

Ingresar al sistema operativo Oncolinux usando su usuario y contraseña.


*Seleccionar agenda y colocar en la ventana de paciente nuevo el número de documento de identidad.


*Ingresar los datos del paciente solicitados así:


  • Grabar la información.



3- Ingreso del paciente a lista de espera

  • Que: Ingresar al paciente a la lista de espera.
  • Quien: Auxiliar operativo o personal de oncomedic.
  • Cuando: Lunes a jueves de 8:00 a 11:00 o de 2:00 a 5:00, o al salir el paciente de la consulta, o sala de aplicación.
  • Como: Para la primera consulta del paciente se ingresa luego de la verificación con la biopsia identificando al profesional con quien se le debe asignar la cita, para los pacientes que se encuentran en tratamientos activos al salir de la consulta, cuando el paciente sale de la sala de aplicación o se corrobora el requerimiento para dar continuidad a los tratamientos:

- Ingresar por agenda y colocar el número del documento de identidad del paciente, dar buscar

- Colocar en poner en lista de espera la fecha en la que el paciente desea o requiere que se le asigne la consulta, para el caso de las consultas se debe seleccionar el CUPS de consulta y en el espacio identificado como boleta describir si el paciente se encuentra en tratamiento mediante el código del procedimiento, así mismo se coloca naranja para identificar a los pacientes que son de primera vez y probablemente requieren iniciar tratamiento luego grabar.


4- Realizar la oferta de los turnos de consulta.

  • Que: Oferta de turnos para la cita.
  • Quien: El médico o su delegado.
  • Cuando: Mensualmente, al inicio del mes deben estar las agendas disponibles.
  • Como:
  • Entrar en el sistema Oncolinux con su usuario y contraseña.


  • - Seleccionar turnos
  • - Colocar la fecha, desde y hasta que hora realizara la atención y cuanto durara la consulta, seleccionar el nombre del profesional que oferta los turnos de la lista y dar grabar.


  • - Confirmar o no los turnos de la lista que se despliega.


5- Asignación de citas

  • Que: Asignación de la cita
  • Quien: Central de llamadas
  • Cuando: Para lograr una apropiada asignación de citas mensualmente se establecen 2 cortes uno del primero al día 15 y del 16 al 30 de cada mes; los pacientes que requieren consulta en el primer corte es decir entre el primero y el 15, son llamados para la asignación de la consulta entre el día 25 y 30 del mes anterior, por otro lado el usuario que requiere su atención ente el 15 y 30 de cada mes se le asigna la cita entre el 10 y el 15.
  • Como:

  *  Generar el 10 y el 25 un listado con los pacientes que fueron colocados en lista de espera y entregarlo a la central de llamadas.

  * Depurar el listado corroborando la viabilidad clínica y administrativa de la atención en consulta, mediante información solicitada a farmacia, sala de aplicación y central de autorizaciones, si el paciente tiene impedimentos clínicos para la asignación se le informa, se saca de lista de espera y se solicita al mismo paciente y al personal de oncomedic que reingrese al paciente en el momento que sea factible la atención, si la imposibilidad es administrativa se informa al paciente el estado de sus autorizaciones, si es posible se gestionan internamente, si no lo es se solicita que realice el tramite con su EAPB, cuando este al día por este concepto el personal de autorizaciones lo reingresa a lista de espera.

   *Los pacientes que cumplen con todos los requisitos  continúan con el procedimiento de asignación. 

  • Seleccionar de lista de espera primero pacientes en tratamiento y pacientes nuevos máximo 4 por día para el caso de oncología clínica.
  • Ingresan por agenda y colocando el número del documento de identidad del paciente, buscar el usuario.
  • Llamar al paciente
  • Elegir el turno de acuerdo a la disponibilidad y conveniencia del paciente recordando asignar las consultas de primera vez para las primeras horas de la mañana, asignar el turno y el servicio que se va a suministrar en detalle de facturación
  1. 890251 CONSULTA DE PRIMERA VEZ POR HEMATOLOGIA
  2. 890351 CONSULTA DE CONTROL POR HEMATOLOGIA
  3. 890202 CONSULTA DE GINECOLOGIA
  4. 890278 CONSULTA DE PRIMERA VEZ POR ONCOLOGIA
  5. 890378 CONSULTA DE CONTROL POR ONCOLOGIA
  • Asignar.

Dejar evidencia de la conversación en notas publicas colocando con quien se hablo, si fue posible la asignación o si el paciente pospuso por alguna causa la atención; en caso que el paciente no conteste se realizan 3 intentos durante el tiempo que se realizan las asignaciones, si definitivamente no contesta se deja nota publica.


El ultimo día de asignación se verifica si existe la necesidad de solicitar mas tiempo del medico y se realizan los ajustes de la sala de espera según la información recolectada.

En Consulta

  • Que: Recepción de documentación y gestión previa a la consulta
  • Quien: Auxiliar administrativo
  • Cuando: En el momento que acude el paciente a la consulta, justo antes de ingresar a la atención
  • Como


1- Ingresa por sala de espera y selecciona el nombre del paciente al cual quiere autorizar la atención


2- Diligencie los datos solicitados en la autorización en caso de no haberlos colocado previamente y solicite al paciente la autorización original o en linea firmada por el paciente o acudiente, la orden, Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario y carné del paciente o copia del RUAF y/o el BDUA..

  • Que: Toma de signos vitales
  • Quien: Auxiliar de enfermería
  • Cuando: Previo al ingreso del paciente para ser atendido en la consulta
  • Como: 
  1. Solicitar al paciente luego que a descansado un poco que pase al consultorio auxiliar
  2. Pedir que deje a un lado, bolso, monedas o articulos que tenga que puedan modoficar el peso
  3. Ayudar a subir al paciente a la pesa de piso, ubicarlo en posición de pie mirando al frente
  4. Tomar el peso del paciente y anotarlo en una hoja.
  5. Tomar el pulso radial por 60 segundos y anotar
  6. Tomar tensión arterial, en caso de pacientes mastectomizadas usar brazo contrario al procedimento quirurgico 
  7. Anotar datos recolectados
  8. Entregar hoja con datos al paciente y solicitarle que la entregue al medic durante la consulta


  • Que: Realización de la consulta
  • Quien: Profesional de la salud
  • Cuando: El paciente ingresa para ser atendido
  • Donde: Consultorio 1 y 2 sede oncomedic, en caso de que el paciente presente discapacidad motora que le impida subir las escaleras para atender al usuario, el medico tratante baja y la consulta de efectua en el consultorio auxiliar.
  • Como

1- Ingresar al sistema operativo, es de anotar que la clave es personal e intransferible y los datos allí consignados después del ingreso son responsabilidad del usuario

2- Seleccionar en la lista Inicio.


3- Selecciionar el paciente a atender de la lista consultas autorizadas pendientes de acuerdo al orden establecido



4- Diligenciar historia clínica de primera vez así:


-Identificación del paciente: Previamente diligenciado en la apertura de la historia clínica, antes de iniciar el proceso de atención es fundamental que corroborar que la historia a diligenciar pertenece al paciente que esta atendiendo

- Sintomas:  incluir aspectos descritos en la anamnesis como características generales del paciente, motivo de consulta, evolución de la enfermedad  descrita por el paciente, manifestaciones subjetivas del paciente

- Enfermedad de Base: Describir la o las enfermedades que padece el paciente incluyendo la enfermedad oncológica o hematológica

-Antecedentes Familiares: Enunciar que enfermedades han padecido los miembros de la familia y pueden constituir factores de riesgo para el paciente

- Diagnostico Histológico:

- Numero Diagnostico: Dejar evidencia del numero del reporte histopatologico 

- Responsable: Colocar los datos del medico o la institución que realizo el análisis histopatologico

- Fecha del diagnostico: Colocarlo según reporte de histopatología

- Signos Vitales: Si bien es sumamente reportarlos todos, resulta fundamental al momento de realizar la formulación el peso y la talla para que el sistema haga el calculo de la superficie corporal  y de la dosis sugerida para el paciente

- Signos: Reporte los datos del examen clínico y exámenes complementarios 

- Tipo de diagnostico: Seleccione de la lista

-Codigo CIE 10:  colocaque los posibles nombres de modo que se abre la lista de posibilidades y seleccione de acuerdo a la necesidad

-T N M: Fundamental coloque T: según tamaño del tumor,  N: Presencia de invasión a ganglios linfáticos, M: Presencia de metástasis

-Análisis: Adicione el estadio de la enfermedad según TNM o/y otra clasificación aplicable según el caso, la propuesta terapéutica a instaurar

-Plan: Coloque en términos generales la terapéutica a seguir

-Información Reservada: Es una información que no se va a evidenciar en la historia clínica del paciente pero que puede resultar de interés para el equipo tratante, miedos, aficiones, situaciones de difícil manejo

- Tratamientos Oncologicos recibidos anteriormente: Dejar evidencia de los tratamientos que a recibido el paciente a nivel oncologico extra-institucional

-Marcadores tumorales: Precisar los resultados en caso de haber realizado estos análisis

- Paliativo: Describir si el paciente requiere tratamiento con finalidad paliativa o de soporte

-Revisar: Verificar que los datos estén apropiadamente diligenciados

- Grabar: 


Si el paciente ya ha sido valorado en oncomedic previamente encontrara la historia antigua que incluye:

 

-Cuadro con notas publicas realizadas en oncolinux 1

Identificación del paciente:

- Resumen SOAP: Presionando sobre el puede obtener los datos de la historia clínica anotadas previamente como evolución por parte del medico

- Enfermedad de Base o Alerta Medica: En este cuadro se encuentran los datos suministrados en la historia clínica de primera vez o en las citas posteriores y que son claves en la atención, es factible adicionar información al cuadro presionando modificar datos de la historia clínica, es de anotar que estas adiciones quedan registradas de acuerdo a las normas establecidas para la gestión de la historia clínica y que buscan brindar mayor información que puede ser útil al momento de la atención

- Algunas historias cuentan con un Cuadro de Quimioterapia, donde se puede obtener la información de las quimioterapias aplicadas al paciente hasta el 2012, la información de las quimioterapias realizadas posteriormente  se puede encontrar entrando por receta.


Historia clínica para diligenciar en la consulta de control, o seguimiento


- Motivo de consulta: Colocar en términos del paciente la razón por la que acude a la consulta entre comillas

- Síntomas: incluir aspectos descritos en la anamnesis como, manifestaciones subjetivas que se están presentando

- Signos Vitales: Si bien es sumamente reportarlos todos, resulta fundamental al momento de realizar la formulación el peso y la talla para que el sistema haga el calculo de la superficie corporal y de la dosis sugerida para el paciente

- Signos: Reporte los datos del examen clínico y exámenes complementarios

-Tipo de diagnostico: Seleccione de la lista

- Diagnostico clínico: diga en términos semiologicos clínicos el diagnostico del paciente

-Codigo CIE 10: colocar los posibles nombres de modo que se abre la lista de posibilidades y seleccione de acuerdo a la necesidad
-T N M: Fundamental coloque T: según tamaño del tumor, N: Presencia de invasión a ganglios linfáticos, M: Presencia de metástasis

Estos dos últimos datos solo se modifican después de la primera cita cuando por alguna razón no se lograron definir apropiadamente en ella o cuando el paciente presenta segundos primarios.

-Análisis: Adicione el estadio de la enfermedad según TNM o/y otra clasificación aplicable según el caso, la propuesta terapéutica a instaurar
-Plan: Coloque en términos generales la terapéutica a seguir
-Información Reservada: Es una información que no se va a evidenciar en la historia clínica del paciente pero que puede resultar de interés para el equipo tratante, miedos, aficiones, situaciones de difícil manejo

- Grabar

- Al grabar se despliega la siguiente pantalla que permite efectuar la formulación y las solicitudes


- Ingresar por Recetar y se despliega la siguiente pantalla:



- Seleccionar formulario de medicación, cabe anotar que dentro de la organización contamos con un listado de medicamentos debidamente parametrizados, con los respectivos códigos y registros requeridos, para la formulación  se despliega:

La formulación se puede realizar por esquemas estandarizados o por medicamentos individuales, si se quiere formular por esquemas seleccionar " Formulación basada en esquemas" y el esquema requerido para el paciente de modo que se abre la siguiente ventana:

El sistema con la información de peso y talla suministrada en el momento de la consulta realiza el calculo de la superficie corporal y con ella sugiere la dosis requerida por el paciente en cada uno de los medicamentos, sin embargo el medico puede modificar los aspectos de formulación que considere relevantes, así mismo puede no enviar algun medicamento del esquema o adicionar alguno formulándolo por "Medicamentos individuales". 



La formulación por medicamentos individuales debe ser diligenciada en su totalidad por el medico tratante

- Si existe algun medicamento NO POS ingresar por "Medicamentos Formulados" y seleccionar Formulario


-Diligenciar el formulario NO POS y grabar


Para la solicitar los servicios se ingresar por el formulario de ordenes y diligenciarlo, para los procedimientos existe un listado maestro con los respectivos códigos cups


El medico tratante le informa al paciente cuales son las opciones terapéuticas para su caso y en caso de ser necesario tratamiento con quimioterapia se realiza educación del paciente donde se informa como se realiza el procedimiento y se firma el Consentimiento informado, en caso que el paciente no desee el procedimiento se debe firmar la Declaración de Retiro Voluntario, luego de realizadas todas estas actividades finaliza la consulta


Consideraciones generales

  1. La atención puede iniciar con la preconsulta oncológica, permitiendo establecer un mayor contacto con el paciente, generar la historia clínica institucional, solicitar exámenes complementarios, remitir a la especialidad que se requiera para el tratamiento especifico dadas las condiciones del paciente, esta actividad permite optimizar el recurso de las diferentes especialidades oncológicas priorizando la atención de acuerdo con las necesidades del paciente, de modo que no se satura la consulta de un especialista lo que permite mayor oportunidad en la atención.
  2. La consulta de oncología clínica busca establecer el tratamiento del paciente mediante el uso de medicamentos antineoplasicos en adjuvancia, neoadjuvancia, control de la enfermedad y paleación.
  3. El enfoque de Ginecología oncológica es principalmente la intervención quirúrgica del paciente con alteraciones en los órganos genitales femeninos, dentro de la organización solo se presta el servicio de consulta y se provee la atención del profesional para la realización de la cirugía.
  4. La consulta  de hematologia busca brindar soluciones principalmente a los trastornos neoplásicos de las células sanguineas
  5. La consulta de oncología oral busca establecer diagnostico de pacientes con tumores de cavidad oral, así como brindar tratamiento paliativo de los paciente con lesiones neoplásicas sometidos a tratamientos oncológicos que presentan toxicidades directas o indirectas del sistema estomatológico.
  6. La consulta farmacéutica se suministra en pacientes que tienen indicado el tratamiento farmacológico con finalidad de dar indicaciones del manejo mas apropiado de los medicamentos y sus posibles efectos secundarios o eventos adversos, educación para evitar complicaciones, identificar signos de alarma y manejo de complicaciones.
  7. En las consultas de control el medico que ejecuta esta actividad valora signos de alarma, indicios de  progresión o recidiva tumoral, educa al paciente y a la familia, solicita exámenes para la adecuada evaluación del estado del paciente hace control de síntomas generados por la enfermedad como por los tratamientos instaurados.
  8. Transcripción de historia clínica:La administración ambulatoria de medicamentos es una necesidad que en ocasiones presentan los pacientes y las instituciones.
    Con el objetivo de cumplir la orden medica de pacientes formulados extrainstitucionalmente, se establecen los lineamientos articulado a los estandares de calidad y seguridad institucional asi:
    - Paciente o su delegado trae la historia clínica, orden medica y autorización del procedimiento de aplicación del medicamento.
    - La historia clínica es revisada y si es posible la aplicción en Oncomedic se habre la historia clínica y se siguen los procedimientos descritos como previos a la consulta.
    - Los datos de Consulta se ingresan por el personal de enfermeria quien coloca en la historia un texto que identifique el procedimiento como una transcripción con el objetivo de cumplir la orden medica, el médico que realizo la prescripción y la fecha de la misma, en caso de requerir multiples aplicaciones se hace la presición en el plan.
    - Se realiza la formulación en el sistema tal y como la realiza el medico tratante y siguiendo la descripción previa a fin de realizar el tramite interno para la recepción de los medicamentos y la administración de los mismos.
    - Se realiza la solicitud de procedimiento de aplicación siguiendo el organizacional, La historia clínica es escaneada, se anexa a la solicitud y devuelta al paciente.
    - Los medicamentos  o la autorización de entrega son recibidos por el servicio farmacéutico de oncomedic ltda y se continua con los procedimientos de recepción y administración 

Protocolos de manejo

Los protocolos fueron adoptados de las guías del Instituto Nacional de Cancerologia de Colombia tomando en cuenta las patologías mas comunes que se atienden dentro de la organización:

En 2.016 se atendieron en oncomedic 1.518 pacientes de las diferentes entidades, de los cuales 1.096 pacientes que corresponden al 72,2% estaban con diagnosticados de Cáncer, el restante 27,8% fueron pacientes con otras patologías a quienes se les realizo aplicación de medicamentos.

Del total de los pacientes con cáncer 398 pacientes correspondientes al 36,3% sufrían enfermedades de la mama, y 144 es decir el 13,13% presentaban lesiones en estructuras
ginecológicas, 104 es decir el 9,5% presentaron lesiones de próstata, 51 es decir el 4,65n tenían lesiones de estómago, 56 es decir el 5,1% presentaron tumores de colon parte no
especificada, y 47 es decir el 4,3% presentaron lesiones en recto. Los anteriores diagnósticos suman en total del 72% de la población tratada en Oncomedic.




Cuadro Consulta Especializada

Nombre del proceso
 Consulta Especializada 
Coordinador del proceso
 Coordinador asistencial
Producto
 Adecuada atención del usuario y asignación de citas
Entrada
  Recepción
Pasos
  •   Solicitud de la consulta por vía telefónica
  •   Solicitud de reporte de histopatología e historia clínica
  •   Ingreso de los datos del usuario al sistema
  •   Asignación de la consulta de acuerdo con las necesidades del paciente
  •   Solicitud de los documentos requeridos (Orden medica, Autorización, fotocopia del carne)
  •   Entrega de los documentos requeridos debidamente firmados. (Orden medica, Autorización, fotocopia del      carne)
  •    Autorización en el sistema para que se realice la consulta
  •    Consulta
Responsable del proceso     Coordinación asistencial


Cuadro Consulta de Atención Farmacéutica

Nombre del proceso
Consulta Farmacológica  
Coordinador del proceso
Químico Farmacéutico
Producto
Identificación de PRM e Intervención Farmacéutica
Entrada
Recepción
Pasos

Solicitud y/o invitación a la consulta Farmacológica  por vía telefónica 

Asignación de la consulta Farmacológica  de acuerdo de identificación previa de nesecidades sospechosas de PRM en  el paciente

Solicitud de documentos requeridos (Registro DRUPS de Atención Farmacéutica, Autorización institucional, fotocopia del carne y cédula)

Entrega de documentos debidamente firmados en recepción el día de la consulta

Autorización de la consulta Farmacológica en el sistema institucional

Consulta Farmacológica

Intervención Farmacéutica y comunicación al medico tratante

Fin

Responsable del proceso Coordinación asistencial

Cuadro Transcripción de la Consulta

Nombre del procedimiento
Transcripción de historia clínica
Coordinador del proceso
 Coordinador asistencial
Producto
  Adecuado atención del usuario
Entrada
  Recepción
Pasos


Solicitud del servicio de aplicación o suministro de medicamentos prescritos extrainstitucionalmente

Presentación de la historia clínica y orden medica para la aplicación del medicamento.

Transcripción por parte del personal de enfermería, coordinador asistencial o medico de base quien consigna dentro de la historia clínica que es una transcripción, el nombre del medico tratante, la fecha de la consulta.

La historia clínica es escaneada y devuelta al paciente.

Los medicamentos son recibidos por el servicio farmacéutico o la autorización de los mismos para se suministrados por parte de Oncomedic.

La orden de aplicación de los medicamentos permite su aplicación de acuerdo con los requisitos establecidos por el medico tratante

Responsable del proceso     Coordinación asistencial

 

Diagrama