Programa de Mantenimiento de Equipos y Areas

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Identificación

	Nombre		Código
	Programa de Inventario, Mantenimiento de Equipos y Areas		PMEA
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2003/01/10	2010-12-16	7

Elaboró Ultima Versión:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad

Introducción

El programa de Mantenimiento se puede definir como una actividad Técnico – Administrativa que permite garantizar las condiciones y el mantenimiento de la infraestructura física, de los equipos biomedicos y de apoyo logístico requeridos para la prestación del servicio.

Oncomedic Ltda crea el programa de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos e infraestructura como una herramienta de control que garantiza la seguridad de la prestación del servicio y la costo efectividad de los equipos reduciendo el deterioro y logrando un uso eficiente de recursos, disminuyendo el impacto ambiental.

Para tal fin se procederá a seguir los siguientes pasos:

1. Actualización del inventario de los equipos de la empresa por unidades de entorno en ambas sedes.
2. Clasificación de los equipos por índice de riesgo.
3. Definición de la frecuencia de mantenimiento para cada equipo.
4. Establecimiento de los procedimientos de intervenciones para cada equipo.
5. Ejecución del programa.
6. Evaluación del programa.

Política

ONCOMEDIC LIMITADA se compromete a fomentar estrategias que permitan la implementación y consolidación de un entorno seguro, mediante el uso y gestión de estructuras y tecnologías seguras en el Programa de Mantenimiento de Equipos y Áreas,

Objetivo

Dar los lineamientos procedimentales de la gestión del ambiente físico, equipos e infraestructura no solo para mantener actualizados los registros de bienes de Oncomedic ltda, su descripción ordenada por unidades de entorno, si no también facilitando el adecuado uso previniendo fallas mediante el análisis de necesidades del equipo y la utilización apropiada de los recursos proporcionando entornos seguros y funcionales, reduciendo los costos y prolongado la vida útil de los equipos.

Alcance

Aplica a todas las áreas de la empresa, inicia desde la actualización del inventario de los equipos de la empresa por unidades de entorno en ambas sedes, clasificación del riesgo en los casos que aplica, verificación del estado de los equipos, la identificación de necesidades de mantenimiento y termina con el análisis de los resultados.

Marco Conceptual:

Marco Referencial

Equipos Biomedicos:dispositivo médico operacional y funcional que reúne sistemas y subsistemas eléctricos, electrónicos o hidráulicos, incluidos los programas informáticos que intervengan en su buen funcionamiento, destinado por el fabricante a ser usado en seres humanos con fines de prevención, diagnóstico, tratamiento o rehabilitación, no constituyen equipo biomédico, aquellos dispositivos médicos implantados en el ser humano o aquellos destinados para un sólo uso.

Defectos de Calidad: Cualquier atributo o característica física o química del dispositivo médico que se encuentra en contra de las especificaciones con las que fue fabricado y autorizado por el INVIMA en el registro sanitario.

Pruebas de Seguridad: Se llevan a cabo para verificar que el equipo está en correspondencia con las regulaciones y requerimientos de seguridad establecidos.

Sistemas de Apoyo: Proveen el ambiente y las facilidades para la realización de la atención, como son los muebles, enceres, equipo de información, equipo industrial como las plantas eléctricas, aire acondicionado.

Dispositivo Medico: Cualquier instrumento, aparato, artefacto, utilizado solo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación, destinado por el fabricante para uso en seres humanos en los siguientes casos:

• Diagnostico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad.
• Diagnostico, prevención, supervisión, tratamiento alivio o compensación de una lesión o una deficiencia.
• Investigación, Sustitución, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico
• Diagnostico del embarazo y control de la concepción
• Cuidado durante el embarazo o el nacimiento, y control de la concepción.
• Cuidado durante el embarazo o el embarazo o el nacimiento, o después del mismo, incluyendo el cuidado del recién nacido.
• Productos para desinfección de dispositivos médicos
  

Infraestructura:Incluyen la edificación de la organización, incluye todas las áreas y están clasificadas por unidades de entorno con denominación especial.

Unidad de Entorno: Espacio de dimensiones variables, enunciado atendiendo a la función (consultorio médico, farmacia, sala de aplicación).

Sistema de Redes: forman parte de este sistema las redes de alcantarillado, eléctricas hidráulicas, de telecomunicación.

Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento o equipo tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. El mantenimiento debe ser periódico, preventivo y correctivo.

Tipos de Mantenimiento

Mantenimiento Preventivo: Este mantenimiento normalmente “incluye inspecciones periódicas de instrumentos y equipos, haciendo las tareas de limpieza, lubricación, ajuste, comprobación y reemplazo de componentes defectuosos, que pudieran fallar, alterando el estado operacional del equipo antes de la próxima inspección.

Entre los beneficios alcanzados al desarrollar un programa de Mantenimiento Preventivo Planificado se cuentan:

• Prevención de fallas en los equipos o instalaciones, con lo que se evita interrupciones en la prestación del servicio y gastos imprevistos.
• Reducción del reemplazo de equipos durante su vida útil.
• Reducción de la cantidad de repuestos de reserva.
• El buen estado de los equipos durante su vida útil.
• “Contribuir a que la prestación de servicios de salud cumpla con las características de calidad previstas por la ley”.

Mantenimiento Correctivo: El mantenimiento correctivo es el trabajo realizado sobre un equipo o parte para restaurar su estado operacional. No es planificado, se lleva a cabo a partir del reporte que hace el usuario, operador del equipo al personal que realiza el mantenimiento programado

Verificación y Calibración: La Verificación se lleva a cabo para comprobar que el equipo está completamente operacional dentro de los límites especificados. La calibración implica que el dispositivo es comparado contra un estándar confiable.

Metodología de Diseño e Implementación del Programa

Compromiso de la Dirección

La gerencia de Oncomedic ltda se compromete con la apropiada gestión de los recursos físicos de la organización mediante la implementación de un programa de mantenimiento acorde a los requerimientos de la organización

Roles y responsabilidades

El programa de mantenimiento de Oncomedic ltda está dirigido por el gerente quien se encarga de programar las actividades de mantenimiento preventivo de áreas y equipos de la organización, liderar el proceso de gestión de recursos físicos, delegando actividades puntuales a diferentes funcionarios de la organización y a proveedores externos según el caso.

La “Solicitud de pedido” para la contratación de servicios para la ejecución de mantenimientos que no puedan ser realizados por personal interno se realiza previa evaluación de proveedores, de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles.

Diagnóstico y Autoevaluación Organizacional

Inventario: Para realizar el inventario es muy importante tener claro que bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no, serán inventariados en Oncomedic todos aquellos bienes muebles propiedad de la institución, equipos biomedico, mobiliario de oficina (mesas, sillas, armarios, estanterías), máquinas y equipos de informática, equipos de imprenta, fax, fotocopiadoras, están excluidos del inventario los fungibles (fácilmente consumibles), los bienes o instalaciones unidos a un inmueble de manera fija o permanente, libros de texto y de registros, No obstante lo anterior, cuando, por la importancia o singularidad de un bien, u otra causa, sea cual fuera su valor, lo considere oportuno, podrá solicitar que sea inventariado remitiendo los datos correspondientes.

Equipos: Con el propósito de servir como herramienta efectiva para llevar a cabo la gestión de mantenimiento del equipo médico se realizo un inventario de todos los equipos de la organización y se enunciaron dentro de las diversas unidades de entorno, los criterios a considerar fueron:

• Uso de los equipos: La nomenclatura de la organización incluye:

1. Equipo biomedico
2. Muebles y enceres
3. Equipo de computo

Inventario

• Clasificación del Riesgo:

Antes de iniciar el proceso de mantenimiento preventivo es importante conocer la clasificación de los equipos biomédicos, para esta actividad se tiene en cuenta el Decreto 4725 de 2005 que propone la siguiente clasificación del equipo biomédico.

• Clase I: Son aquellos dispositivos médicos de bajo riesgo, sujetos a controles generales, no destinados para proteger o mantener la vida o para un uso de importancia especial en la prevención del deterioro de la salud humana y que no representan un riesgo potencial no razonable de enfermedad o lesión.

• Clase II a: Son los dispositivos médicos de riesgo moderado, sujetos a controles especiales en la fase de fabricación para demostrar su seguridad y efectividad.

• Clase II b: Son los dispositivos médicos de riesgo alto, sujetos a controles especiales en el diseño y fabricación para demostrar su seguridad y efectividad.

• Clase III: Son los dispositivos médicos de muy alto riesgo sujetos a controles especiales, destinados a proteger o mantener la vida o para un uso de importancia sustancial en la prevención del deterioro de la salud humana, o si su uso presenta un riesgo potencial de enfermedad o lesión.

• Requerimientos de Mantenimiento

Unidades de Entorno: Se identificaron los diversos espacios, áreas, locaciones e instalaciones, así:

Sede Oncomedic

Primer nivel

Segundo nivel

Tercer Nivel

Organización del Programa

Roles y Responsabilidades

Coordinación del programa

El programa de mantenimiento de Oncomedic ltda esta dirigido por el subgerente quien se encarga de programar de las actividades de mantenimiento preventivo de áreas y equipos de la organización, liderar el proceso de gestión de recursos físicos, delegando actividades puntuales a diferentes funcionarios de la organización y a proveedores externos según el caso.

Responsabilidad de los funcionarios

Todos los funcionarios de oncomedic tienen el deber de cuidar los recursos físicos de la organización, adicionalmente articular sus actividades con el programa de mantenimiento y ser verificadores permanentes de las idoneidad de las condiciones de las estructuras y equipos organizacionales como un componente fundamental de seguridad tanto para los pacientes como los trabajadores y visitantes.

Estrategias, Acciones y Responsable

Monitoreo de Áreas y Ambientes

1. Verificación de inventario: El inventario se realiza mediante la descripción de unidades de entorno, espacios de dimensiones variables que facilitan la descripción, la frecuencia de la verificación del inventario se realizara anualmente, pero en caso de presentarse alguna compra o darse de baja algún equipo debe realizarse el reporte inmediato por parte del coordinador del servicio que presento el cambio al coordinador de gestión de recursos y al equipo técnico encargado de los equipos para la respectiva adición o baja del inventario.
2. Verificación de estado de funcionamiento de áreas y equipos: Cada funcionario de la organización es responsable de mantener y cuidar la infraestructura y los equipos de la organización principalmente de las unidades de entorno donde desarrolla su actividad laboral, para tal fin debe hacer un uso apropiado de los mismos, y reportar cualquier deficiencia.
3. Inspecciones: permiten el monitoreo del ambiente físico y se realizan semestralmente para verificar el estado de las areas.
4. Manejo y control de plagas cada 4 meses.
   

Mantenimiento de Equipos

Dentro de la organización se realiza mantenimiento preventivo de los equipos anualmente mediante la intervención de una empresa certificada para tal fin, adicionalmente al momento de presentarse alguna falla en los equipos se informa al proveedor del servicio de mantenimiento quien atiende la eventualidad.

Nombre del Procedimiento.	Mantenimiento de Equipos
Producto	Seguridad, eficiencia y eficacia en el uso de los equipos
Responsable	Gestión de recursos
Alcance	Verificación del estado de los equipos, mantenimiento preventivo y correctivo de los equipo para el buen desarrollo de las actividades
Pasos	Verificación del adecuado estado de los equipo por cada funcionario Cronograma programado para el mantenimiento de área Solicitud de mantenimiento por parte del coordinador del área al coordinador de gestión de recursos segun el caso Solicitud servicio de mantenimiento al proveedor de servicios vía e mail  Mantenimiento correctivo o preventivo en máximo 48 horas después de la solicitud Reporte de mantenimiento por equipo y general

Protocolo de Mantenimiento Preventivo de Equipos

• Equipo:Camilla Rígida Para Emergencias, Camilla Rígida, Camilla Ginecóloga, Martillo De Reflejos
  Actividad: Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Selladora De Plástico, Estufas, Lampara Cuello De Cisne, Negatoscopio, Licuadora, Linterna
  Actividad:Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, conexiones switch de encendido y verificación de funcionamiento general.
  

• Equipo: Bomba de Infusión
  Actividad:Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, conexiones switch de encendido, revisión de protocolos internos del equipo, Autocalibracion y verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Sistema De Enfriamiento Para Conservación, Nevera
  Actividad: Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, conexiones switch de encendido, revisión de empaques en puertas y compartimentos, unidad de refrigeración, termostato, sistema de gas, fugas y verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Termohigrometro Portátil, Manómetro De Presión, Termómetro, Termostato
  Actividad: Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, displays de visualización, revisión de funciones y verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Bascula Analítica, Bascula Digital, Bascula Análoga
  Actividad:Limpieza Interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, conexiones switch de encendido, revisión de protocolos internos del equipo (Si aplica), Auto calibración (Si aplica), protocolo de repetitividad, excentricidad y verificación de funcionamiento general.

• Equipo: Micromotor, Pieza De Alta, Esmeril, Amalgamador
  Actividad:Limpieza externa e interna si aplica con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de cableado, acoples, revisión de protocolos del equipo, lubricación de piezas móviles y verificación de funcionamiento general.

• EquipoUnidad de Odontología, Maletín de Unidad Odontológica Portátil.
  Actividad:Limpieza externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas  desechables, revisión de cableado, acoples, mangueras, llaves de paso de agua de aire, lubricación de piezas
  móviles y verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Fonendoscopio
  Actividad: Limpieza interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de mangueras, olivas, conductos de sonido, campana, membranas verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Tensiometro
  Actividad:Limpieza interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de mangueras, pera, reloj de visualización, protocolo de verificación de presión,verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Bala de Oxigeno, Compresor de Odontología
  Actividad: Limpieza interna si aplica y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de mangueras, llaves, tanque y verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Equipo de Órganos
  Actividad:Limpieza interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de bombillos, fibras de difuminación de luz y verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Desfibrilador
  Actividad:Limpieza externa, con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de baterías, switch de encendido, revisión de auto protocolo revisión de baterías, y verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Lampara de fotocurado
  Actividad: Limpieza interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de la fibra, del filtro protector, de la lámpara, temporizador y verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Horno de Calor Seco
  Actividad: Limpieza interna y externa con una solución limpiadora, desengrasante y toallas desechables, revisión de resistencias de calefacción, timer, termostato y verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Equipo de Ósmosis.
  Actividad: Limpieza interna y externa, revisión y limpieza de mangueras, acoples, tanque, revisión de membranas y filtros, lámpara uv, y verificación de funcionamiento general.

• Equipo:Planta Eléctrica.
  Actividad: Limpieza interna y externa, revisión de los niveles de aceite, gasolina, revisión de funciones, voltaje de salida y verificación de funcionamiento general.

Mantenimiento Correctivo:

En caso de presentarse un daño de algun equipo se debe realizar reporte al jefe inmediato quien realiza la gestión para su reparación o cambio.

Mantenimiento de áreas

• Mantenimiento Periódico: Se programan actividades preventivas y/o correctivas para garantizar el buen estado y uso permanente de la infraestructura, para el manejo de este tipo de mantenimiento se dispone del periodo vacacional que se le da al personal el cual es entre el 15 de Diciembre y el 8 de Enero; en dicho mantenimiento se realizan actividades de:

1. Resane.
2. Pintura de paredes.
3. Ajuste mecánico de las puertas.
4. Mantenimiento de equipo de oficina.
   

• Mantenimiento Preventivo: Se refiere a las acciones de:

1. Aseo y embellecimiento periódico
2. Reemplazo de elementos fungibles
   
3. Ajustes mecánicos de los componentes de la infraestructura en cada unidad de entorno.
   

• Mantenimiento Correctivo: Son obras que corrigen deterioros que se identifican  en la cotidianidad o durante las inspecciones.
  

Nombre del Procedimiento.	Mantenimiento de Áreas
Producto	Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Espacios o Áreas de la Empresa
Responsable	Coordinador gestión de recursos
Alcance	Inicia con el reporte de los funcionarios de algun defecto o no conformidad en cuanto al estado de la infraestructura o el mantenimiento programado, termina con las reparaciones y mantenimiento de los espacios físicos o Áreas que se requieran para el buen desarrollo de las actividades
Pasos	Solicitud de uno de los Funcionarios del Área Cronograma programado para el mantenimiento de área Definición y priorizacion de la actividad a realizar Selección del Proveedor de acuerdo al requerimiento Elaboración de la Orden de Servicios El coordinador del área a reparar y el grupo de dirección definen si se requiere realizar un plan de contingencia  Mantenimiento y adecuación por parte del proveedor Auditoria de las actividades y procedimiento Documentación del mantenimiento

Cronograma de mantenimiento de áreas FPR01B5

Calibración de Equipos

• Frecuencia: Anual y cada vez que se realicen traslados o cambios en el equipamiento o áreas o cuando existan dudas en las mediciones rutinarias. Debe ser realizado por una empresa externa que tenga sus instrumentos de medición con certificación vigente.
• Calibración Termohigrometro: Anual
  

Programa de Tecnovigilancia

Todas las actividades se realizan de acuerdo al Cronograma de Gestión de Ambiente Físico

Las evidencias se encuentran em home/documentos/Gestion_de_Recursos/Ambiente_Fisico...

Resultado Esperado, Indicadores y Metas

Con este programa se pretende lograr que la institución se encuentre en optimas condiciones físicas lo que se traduce en mayor seguridad y bienestar de los usuarios internos y externos de la organización.

Indicador: Cumplimiento de cronogramas= Numero de Mantenimientos Programados  X 100

                                                               Numero de Mantenimientos Realizados

Adicionalmente se realizara auditorias de área semestrales para verificar las condiciones antes descritas

Tiempo de Ejecución y Fecha de Revisión del Programa.

El programa es permanente con evaluaciones anuales en cuanto al cumplimiento de los objetivos propuesto