Adquisicion de Medicamentos y Dispositivos Medicos

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Adquisición Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF6
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2010/04/01	2011/09/07	1

 

Elaboro: Pendiente de aprobación

Reviso y Autorizo Ultima Versión: 

Nota: Según acta del comité de farmacia y terapéutica del mes de abril de 2013 se divide el manual de recepción y adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, generándose este nuevo documento

Introducción:

En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza conjuntamente el servicio farmacéutico, y financiero de la IPS ONCOMEDIC LTDA, con el objetivo de adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que requiere la institución, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.

Objetivo

Garantizar que los productos adquiridos cumplan con las características, técnicas, legales y financieras requeridas para su adecuado uso y desarrollo organizacional

Alcance

El procedimiento se inicia con la identificación de las necesidades de adquisición del producto, descripción de las características requeridas, cotización si es necesario, orden de compra entrega de producto al servicio farmacéutico, gestión de la factura de compra

Procedimientos

El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la recepción de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:

Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a:

• Población usuaria y/o consumo histórico

• Comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios

• Oferta de servicios y presupuesto
• Perfil epidemiológico de la institución

Coordinador Administrativo del Servicio Farmacéutico:

• Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales.
• Genera semanalmente en el software, las solicitudes de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos, para periodos de un mes, quincena o semana mediante el análisis de existencias.
• Envía al departamento del área financiera , las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos  empleando la solicitud por inventario de Oncolinux 2

Coordinación Financiera

• Recibe del Coordinador Administrativo del servicio farmacéutico las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos  y gestiona los requerimientos.

• Genera la orden de compra de Medicamentos y dispositivos médicos:
  

• Cotiza con los proveedores (laboratorios y distribuidores), los productos requeridos.
• Ejecuta la compra .

Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos por la IPS ONCOMEDIC LTDA

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad

Regente de farmacia:

• Recibe de la transportadora los productos (medicamentos y/o material médico quirúrgico) empacados en cajas, sin verificar el contenido y compara con el número de cajas registradas en la guía transportadora
• Solicita al Coordinador administrativo del servicio farmacéutico la Orden de Compra generada por la coordinación financiera.
• Revisa el contenido de las cajas, verifica con la orden de compra, el número de factura, el nombre de la distribuidora; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y o código de barras, estado físico de los productos, número de la guía transportadora y  nombre de la empresa transportadora 

Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmacéutico o al coordinador financiero según sea la no conformidad continuando con un proceso Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto

• Separa los productos con novedad y digital rotulo de cuarentena digital e identifica el producto
• Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por orden de compra, escaneando la factura y subiéndola como archivo adjunto  remitiéndolo a la bodega correspondiente

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Adquisición y Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos
Objetivo del Procedimiento	Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas practicas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirúrgicos.
Responsable	Químico Farmacéutico
Alcance	El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico Orden de compra, factura y/o remisión Orden medica y datos del paciente  Página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. Sistema Operativo Oncolinux2
Pasos	Formula y/o Solicitud de medicamentos y/o insumos medico quirúrgico Tramite Administrativo de consecución de medicamentos Verificación de las BPM de los productos  Recepción Técnica Ingreso al Inventario

Diagrama de Flujo