Gestion de Autorizaciones

Regresar a Procesos Administrativos y Financieros

Regresar a Disposición de Dispositivos Médicos

Identificación 

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Procesos Administrativos y Financieros Gestión de Autorizaciones		MPAF3
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	(DD-MM-AA)	No aplica	1

Elaboró:  Todo el personal

Revisó y Autorizó: 

Pendiente de abrobación

Introducción

La adecuada gestión de las autorizaciones resulta de vital importancia pues son las autorizaciones una entrada fundamental en el que hacer organizacional y asegura un primer paso en todo el proceso de facturación y cobro de los servicios que suministra Oncomedic ltda, reduciendo la posibilidad de perdidas económicas que van en detrimento de la organización.

Es responsabilidad de todos los implicados realizar una adecuada gestión de las autorizaciones verificando constantemente todos los puntos descritos a continuación, así mismo todas las posibles fluctuaciones dadas en el  marco legal o la contratación vigente 

Objetivo

Describir y definir todas las actividades que se desarrollan al gestionar autorizaciones de procedimientos, medicamentos y/o dispositivos médicos en la institución.

Alcance

Inicia desde la recepción de la autorización, siguiendo con el registro en la historia clínica del paciente, el informe de los servicios autorizados a las áreas involucrados con la misma, hasta la entrega de la documentación a Facturación.

Descripción de los Procedimientos

Quien:

• Auxiliar operativo.
• Auxiliar administrativo.
• Auxiliar de enfermería.
• Regente de farmacia Administrativo.
• Persona designada (autorizada) por la institución.

Actividades:

 Envio de Ordenes.

Las ordenes para la solicitud de los servicios se pueden entregar al paciente o se puede realizar mediante el envio de las mismas a la EAPBS encargada del usuario  

• Ingrese al sistema operativo oncolinux 2

• Seleccione consulta 

• Seleccione el nombre del paciente

• Seleccione a enviar

• Reporte de solicitud a la EAPBS

El personal que recepciona las autorizaciones debe tener en cuenta las siguientes directrices para lograr un servicio oportuno y eficaz:

• Información del prestador: autorizaciones dirigidas para ONCOMEDIC LTDA, Nit: 800 217 198-4. Verificar si lo generado al paciente fue una Aprobación o una Pre-Autorización del servicio, mirar mas adelante
• Información del Usuario: revisar que las autorizaciones correspondan al usuario para el cual está ordenado y para esto se debe corroborarse con número de identificación y nombre del usuario.
• Verificación contra orden médica: Todos los productos o servicios autorizados, deben ser comparados contra orden médica o historia clínica del paciente justo en el momento en que son recibidos. corroborando el nombre del paciente, identificación, EAPBS, medicamento, servicios, cantidad según la dosis requerida o el CUPS solicitado. Para los casos en que falte(n) ó haya alguna diferencia u otro tipo de hallazgo frente a medicamento(s) ó procedimiento(s) por autorizar, se debe informar de inmediato en primera instancia a la persona que este gestionando la autorización y dejar evidencia del hallazgo de manera física o sistematizada donde se describa detalladamente los por menores.
  

• Debe verificarse que el paquete de autorización contenga los siguientes documentos debidamente firmados por el paciente o su acudiente: 
  
  

Anexos Consulta

Quien: Personal del servicio administrativo

1. Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario y carné del paciente  o copia del RUAF.
2. Autorización original o en Linea de la Consulta firmada por el paciente o acudiente, la fecha de la autorización debe ser vigente y no debe ser posterior al servicio prestado exceptuando la formulación y la planeación.
3. Fotocopia de la orden médica 
4. Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica).
   

Anexos Monoquimioterapia

Quien: Personal del servicio administrativo, (cuando el paciente recibe su medicamento en otra institución), Cuando los medicamentos son para administración por via parenteral la recepción de la orden  la realiza el personal de enfermeria y cuando son medicamentos por via oral suministrados por la organización los recibe el servicio farmaceurico

1. Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario y carné del paciente o copia del RUAF.
2. Autorización original o en Linea del procedimiento de monoquimioterapia 992503 firmada por el paciente o acudiente,  la fecha de la autorización debe ser vigente y no debe ser posterior al servicio prestado exceptuando la formulación y la planeación.
3. Fotocopia de la orden médica monoquimioterapia 992503
4. Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica)
   
5. Soporte de atención farmacéutica.

Anexos Poliquimioterapia

Quien: Personal del servicio de enfermeria cuando este acompañada  la organización no suministra medicamentos.

1. Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario y carné del paciente o copia del RUAF.
2. Autorización original o en Linea del procedimiento poliquimioterapia 992505-992504, firmada por el paciente o acudiente la fecha de la autorización debe ser vigente y no debe ser posterior al servicio prestado exceptuando la formulación y la planeación.
3. Fotocopia de la orden médica poliquimioterapia 992505-992504
4. Formula medica.
5. Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica).
6. Días de aplicación en una nota adjunta a la autorización
   
7. Cuadro de aplicación de medicamentos
8. Formato de dispensación de medicamentos
9. Formato de procesos asistenciales de aplicación de medicamentos antineoplasicos.

Anexos Para Entrega de Medicamentos e Insumos

Quien: El encargado del servicio farmaceutico recepciona autorizaciones de aplicación de medicamentos cuando este acompañada del suministro de estos; ademas de las autorizaciones de suministro de medicamentos o dispositivos médicos.

1. Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario y carné del paciente o copia del RUAF.
2. Autorización original o en Linea del medicamento firmada por el paciente o acudiente, la fecha de la autorización debe ser vigente y no debe ser posterior al servicio prestado exceptuando la formulación y la planeación.
3. Formula medica.
4. En caso de ser medicamento no pos, fotocopia de la justificación o CTC del medicamento
5. Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica).
6. A cada uno de los medicamentos y dispositivos autorizados se debe colocar (a lápiz) y con letra clara los códigos ATC y CUM (Código Único de Medicamentos) que se pueden encontrar en el sistema o en el Listado POS.

Anexos Procedimientos

Quien: Personal del servicio administrativo en caso de aspirados, biopsias, cirugías y Procedimiento de oncologia oral.

1. Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario y carné del paciente o copia del RUAF.
2. Autorización original o en Linea del medicamento firmada por el paciente o acudiente,  la fecha de la autorización debe ser vigente y no debe ser posterior al servicio prestado exceptuando la formulación y la planeación
3. Fotocopia de la orden médica 
4. Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica).
5. En caso de ser procedimiento no pos, fotocopia de la justificación o CTC  

Recepción de Autorizaciones de Pacientes Atendidos por Médicos Externos

Corresponde a las autorizaciones de servicios de pacientes atendidos extrainstitucionalmente y que son remitidos a nuestra organización para la aplicación de medicamentos, estas autorizaciones ingresan conforme a los requisitos previamente establecidos, pero adicionalmente requieren de la transcripción de la historia clínica, para tal fin  los documentos enviados deben tener las siguientes características  descritas en el decreto 2200 de 2005 Artículo 17. Contenido de la prescripción: La prescripción del medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe contener, como mínimo, los siguientes datos cuando estos apliquen: 1. Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica. 2. Lugar y fecha de la prescripción. 3. Nombre del paciente y documento de identificación. 4. Número de la historia clínica. 5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro). 6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional (nombre genérico). 7. Concentración y forma farmacéutica. 8. Vía de administración. 9. Dosis y frecuencia de administración. 10. Período de duración del tratamiento. 11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números y letras. 12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor. 13. Vigencia de la prescripción. 14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.

Nota: Solo se reciben las autorizaciones de aplicación hasta que se tengan los medicamentos completos y aprobados en Oncomedic Ltda, cuando los usuarios son de otras ciudades se les permite enviar por correo la autorización de aplicación escaneada con el fin de programarlos y agilizar su proceso, con el compromiso de traer el documento original de Autorización el día de la aplicación.

Liberación de Autorizaciones

Por medio de las preautorizaciones las EPS generan oportunidad en el servicio de salud, puesto que al momento que se libera la misma por medio del call-center a partir de esa fecha empieza la vigencia, evitando a los pacientes hacer gestiones administrativas como cambio de autorizaciones por vencimiento y cumpliendo con la ley 0019 de 201210 antitramite. Estas preautorizaciones se liberan a través de las lineas de servicio al cliente o aplicativos web que ofrecen las eps y enunciadas a continuación:

1. Nueva EPS
2. Salud Total
3. Famisanar

• Datos que deben tener a la hora de liberar una autorización:

1. Número de Identificación del paciente.
2. Nombre completo del paciente.
3. Número del radicado de la preautorizacion: (se encuentra en la preautorizacion).
4. Código del servicio o medicamento a liberar: (se encuentra en la preautorizacion).
5. Cantidad: (se encuentra en la preautorizacion).
6. Descripción del servicio: que procedimiento es, medicamento y presentación: (se encuentra en la preautorizacion)
7. Numero de autorización: En el momento de liberar la preautorizacion, se asigna un numero determinado que reemplaza el radicado que había sido generado previamente
8. Nombre del funcionario de la EPS y la fecha en que se realiza el proceso de liberación;
9. Anotar los Numero de la autorización y el nombre del funcionario de la EAPBS que gestiono la autorización en la parte superior derecha de la preautorización puesto que ese numero corresponde a la Aprobación del servicio.
   

Ingreso de Autorizaciones

Posteriormente a la liberación de la preautorizacion se procede al ingreso de la aprobacion por medio de las solicitudes respectivas de cada paciente teniendo en cuenta los siguientes puntos:

Instructivo de Diligenciamiento del Formulario de Ingreso En Oncolinux 2

• Ingresar por el  “paciente”

• Seleccionar la fecha en que se realizo la atención y la solicitud del medicamento o procedimiento autorizado. Dar click a “Solicitud procedimientos o Solitud medicamentos”.

• Dar click en “autorizacion en Linea”, que se encuentra en la parte superior izquierda de la hoja.

• Diligenciar el formulario que aparece, desde el numero de autorización, la fecha y la hora en la que se libero o se recibío, semanas de afiliación, Coopago y Cuota Moderadora, nombre de quien autoriza y cargo, Teléfono fijo de la eps autorizadora, funcionario de nuestra institución a quien se le informa acerca de la recepción de la autorización.

• En caso de ser aplicación de medicamento seleccionar agregar procedimiento y digitar el codigo: SI0003 para crear un campo de suministro-insumos y el codigo: S22222 para crear un campo de sala de quimioterapia que sera utilizado a la hora de realizar los cobros correspondientes a esa aplicación y por ultimo seleccionar el servicio que se aprobó mediante la autorizacion y damos grabar.
  

• Remisión de las autorizaciones con todos los soportes necesarios a la oficina de Facturación en no más de 24 horas.

Anexos Consulta

• Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario.
• Fotocopia del carné del paciente.
• Autorización original de la Consulta firmada por el paciente o acudiente.
• Fotocopia de la orden médica 
• Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica).

Anexos Monoquimioterapia

• Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario.
• Fotocopia del carné del paciente.
• Autorización original del procedimiento de monoquimioterapia 992503 firmada por el paciente o acudiente.
• Fotocopia de la orden médica monoquimioterapia 992503
• Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica).

Anexos Poliquimioterapia

• Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario.
• Fotocopia del carné del paciente.
• Autorización original del procedimiento poliquimioterapia 992505-992504, firmada por el paciente o acudiente.
• Fotocopia de la orden médica poliquimioterapia 992505-992504
• Formula medica.
• Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica).
• Días de aplicación en una nota adjunta a la autorización.

Anexos Para Entrega de Medicamentos e Insumos

• Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario.
• Fotocopia del carné del paciente.
• Autorización original del medicamento firmada por el paciente o acudiente.
• Formula medica.
• En caso de ser medicamento no pos, fotocopia de la justificación o CTC del medicamento
• Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica).
• A cada uno de los medicamentos y dispositivos autorizados se debe colocar (a lápiz) y con letra clara los códigos ATC y CUM (Código Único de Medicamentos) que se pueden encontrar en el sistema o en el Listado POS.

Anexos Procedimientos

• Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario.
• Fotocopia del carné del paciente.
• Autorización original del medicamento firmada por el paciente o acudiente.
• Fotocopia de la orden médica 
• Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica).
  

• Como información adicional se lleva además, un registro físico donde se evidencia (Nombre del paciente, identificación, eps, numero de autorización, procedimiento o medicamento, fecha de vencimiento de autorización y fecha de entrega a facturación).
• Finalmente con los datos registrados en el Archivo Interno, se verifica la disponibilidad de los medicamentos autorizados para realizar los paquetes, en caso de no tener en stock algún medicamento se hace la solicitud a el departamento de compras.

Vigencia de las Autorizaciones

Es factible facturar la atención cuando se efectúa hasta el día antes de vencerse la autorización así el ciclo de quimioterapia se extienda por mas tiempo de la fecha de vencimiento

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Gestión de Autorizaciones
Objetivo del Procedimiento	Describir y definir todas las actividades que se desarrollan al gestionar autorizaciones de procedimientos, medicamentos y/o dispositivos médicos en la institución.
Responsable	Coordinador administrativo
Alcance	Inicia desde la recepción de la autorización, siguiendo con el registro en la historia clínica del paciente, el informe de los servicios autorizados a las áreas involucrados con la misma, hasta la entrega de la documentación a Facturación.
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Computador con servicio de Internet Sistema operativa Telefono
Pasos	Recepción de autorización Liberación de autorización Ingreso de la autorización Recolección de anexos Entrega de la autorización a facturación