Gestion de Autorizaciones

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Identificación 

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Procesos Administrativos y Financieros Gestión de Autorizaciones		MPAF3
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	(DD-MM-AA)	(DD-MM-AA)

Elaboró: 

Revisó y Autorizó: 

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Pendiente de abrobación

Introducción

La adecuada gestión de las autorizaciones resulta de vital importancia pues son las autorizaciones una entrada fundamental en el que hacer organizacional y asegura un primer paso en todo el proceso de facturación y cobro de los servicios que suministra Oncomedic ltda, reduciendo la posibilidad de perdidas económicas que van en detrimento de la organización.

Es responsabilidad de todos los implicados realizar una adecuada gestión de las autorizaciones verificando constantemente todos los puntos descritos a continuación, así mismo todas las posibles fluctuaciones dadas en el  marco legal o la contratación vigente 

Objetivo

Describir y definir todas las actividades que se desarrollan al gestionar autorizaciones de procedimientos, medicamentos y/o dispositivos médicos en la institución.

Alcance

Inicia desde la recepción de la autorización, siguiendo con el registro en la historia clínica del paciente, el informe de los servicios autorizados a las áreas involucrados con la misma, hasta la entrega de la documentación a Facturación.

Descripción de los Procedimientos

Quien:

• Auxiliar operativo.
• Auxiliar administrativo.
• Auxiliar de enfermería.
• Regente de farmacia Administrativo.
• Persona designada (autorizada) por la institución.

Actividades:

Recepción de Autorizaciones 

El personal que recepciona las autorizaciones debe tener en cuenta las siguientes directrices para lograr un servicio oportuno y eficaz:

• Información del prestador: autorizaciones dirigidas para ONCOMEDIC LTDA, Nit: 800 217 198-4. Verificar si lo generado al paciente fue una Aprobación o una Pre-Autorización del servicio (ver numeral 7).
• Información del Usuario: revisar que las autorizaciones correspondan al usuario para el cual está ordenado y para esto se debe corroborarse con número de identificación y nombre del usuario.
• Verificación contra orden médica: Todos los productos o servicios autorizados, deben ser comparados contra orden médica o historia clínica del paciente justo en el momento en que son recibidos. corroborando el nombre del paciente, identificación, EAPBS, medicamento, servicios, cantidad según la dosis requerida o el CUPS solicitado. Para los casos en que falte(n) ó haya alguna diferencia u otro tipo de hallazgo frente a medicamento(s) ó procedimiento(s) por autorizar, se debe informar de inmediato en primera instancia a la persona que este gestionando la autorización y dejar evidencia del hallazgo de manera física o sistematizada donde se describa detalladamente los por menores.
• Debe verificarse que el paquete de autorización contenga los siguientes documentos: 

1. Autorización original o en Linea del procedimiento con firma del paciente o acudiente
2. Fotocopia de la orden médica (Procedimiento y/o formula del medicamento).
3. En caso de ser medicamento o procedimiento no pos, fotocopia de la justificación o CTC del medicamento o procedimiento NO POS. 
4. Copia del informe de atención.
5. Copia del RUAF o de lo que haga sus veces.
6. La fecha de la autorización no debe ser posterior al servicio prestado exceptuando la formulación y la planeación.
7. La autorización debe ser vigente
8. Corrobore que es una autorización, si es una preautorización proceda a realizar el tramite para liberar la autorización

• Recepción de autorizaciones según servicio

1. Servicio administrativo: Se recepciona autorizaciones de procedimientos tales como: Consulta por medicina especializada, monoquimioterapia (cuando el paciente recibe su medicamento en otra institución) , aspirados, biopsias, cirugías y Procedimiento de oncologia oral.
2. Servicio de enfermería: Se recepciona autorizaciones de aplicación de medicamentos.
3. Servicio farmacéutico: Se recepciona autorizaciones de aplicación de medicamentos cuando este acompañada del suministro de estos; ademas de las autorizaciones de suministro de medicamentos o dispositivos médicos.

Recepción de Autorizaciones de Pacientes Atendidos por Médicos Externos

Corresponde a las autorizaciones de servicios de pacientes atendidos extrainstitucionalmente y que son remitidos a nuestra organización para la aplicación de medicamentos, estas autorizaciones ingresan conforme a los requisitos previamente establecidos, pero adicionalmente requieren de la transcripción de la historia clínica, para tal fin  los documentos enviados deben tener las siguientes características  descritas en el decreto 2200 de 2005 Artículo 17. Contenido de la prescripción: La prescripción del medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe contener, como mínimo, los siguientes datos cuando estos apliquen: 1. Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica. 2. Lugar y fecha de la prescripción. 3. Nombre del paciente y documento de identificación. 4. Número de la historia clínica. 5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro). 6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional (nombre genérico). 7. Concentración y forma farmacéutica. 8. Vía de administración. 9. Dosis y frecuencia de administración. 10. Período de duración del tratamiento. 11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números y letras. 12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor. 13. Vigencia de la prescripción. 14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.

Nota: Solo se reciben las autorizaciones de aplicación hasta que se tengan los medicamentos completos y aprobados en Oncomedic Ltda, cuando los usuarios son de otras ciudades se les permite enviar por correo la autorización de aplicación escaneada con el fin de programarlos y agilizar su proceso, con el compromiso de traer el documento original de Autorización el día de la aplicación.

Liberación de Autorizaciones:

Por medio de las preautorizaciones las EPS generan oportunidad en el servicio de salud, puesto que al momento que se libera la misma por medio del call-center a partir de esa fecha empieza la vigencia, evitando a los pacientes hacer gestiones administrativas como cambio de autorizaciones por vencimiento y cumpliendo con la ley 0019 de 201210 antitramite. Estas preautorizaciones se liberan a través de las lineas de servicio al cliente o aplicativos web que ofrecen las eps y enunciadas a continuación:

1. Nueva eps: 018000948811 siendo la clave de nuestra institución 110203.
2. Salud total: 018000910438 siendo el código de nuestra institución 7113.
3. Famisanar: 1-3078089

• Datos que deben tener a la hora de liberar una autorización:

1. Número de Identificación del paciente.
2. Nombre completo del paciente.
3. Número del radicado de la preautorizacion: (se encuentra en la preautorizacion).
4. Código del servicio o medicamento a liberar: (se encuentra en la preautorizacion).
5. Cantidad: (se encuentra en la preautorizacion).
6. Descripción del servicio: que procedimiento es, medicamento y presentación: (se encuentra en la preautorizacion)
7. Numero de autorización: En el momento de liberar la preautorizacion, se asigna un numero determinado que reemplaza el radicado que había sido generado previamente
8. Nombre del funcionario de la EPS y la fecha en que se realiza el proceso de liberación;
9. Anotar los Numero de la autorización y el nombre del funcionario de la EAPBS que gestiono la autorización en la parte superior derecha de la preautorización puesto que ese numero corresponde a la Aprobación del servicio.
   

Ingreso de Autorizaciones

Posteriormente a la liberación de la preautorizacion se procede al ingreso de la aprobacion por medio de las solicitudes respectivas de cada paciente teniendo en cuenta los siguientes puntos:

Instructivo de Diligenciamiento del Formulario de Ingreso En Oncolinux 2

• Ingresar por el  “paciente”

• Seleccionar la fecha en que se realizo la atención y la solicitud del medicamento o procedimiento autorizado. Dar click a “Solicitud procedimientos o Solitud medicamentos”.

• Dar click en “autorizacion en Linea”, que se encuentra en la parte superior izquierda de la hoja.

• Diligenciar el formulario que aparece, desde el numero de autorización, la fecha y la hora en la que se libero o se recibío, semanas de afiliación, Coopago y Cuota Moderadora, nombre de quien autoriza y cargo, Teléfono fijo de la eps autorizadora, funcionario de nuestra institución a quien se le informa acerca de la recepción de la autorización.

• En caso de ser aplicación de medicamento seleccionar agregar procedimiento y digitar el codigo: SI0003 para crear un campo de suministro-insumos y el codigo: S22222 para crear un campo de sala de quimioterapia que sera utilizado a la hora de realizar los cobros correspondientes a esa aplicación y por ultimo seleccionar el servicio que se aprobó mediante la autorizacion y damos grabar.
  

• Remisión de las autorizaciones con todos los soportes necesarios a la oficina de Facturación en no más de 24 horas.

Registro Interno de la Autorización

• En el servicio farmacéutico se realiza un registro interno con todos los datos de las autorizaciones recibidas en un archivo que se encuentra en la pestaña Drive, de los correos institucionales de los funcionarios del servicio, esta carpeta tiene el nombre de “AUTORIZACIONES SERVICIO FARMACEUTICO” y consta de archivos que se van modificando de acuerdo a el semestre y año en curso; allí se describe detalladamente la siguiente informacion en forma de párrafo: Nombre completo del paciente, Número de identificación, eps a la que pertenece la autorización (procedimiento, medicamentos), numero de autorización (cuando son varias iniciamos con el del procedimiento y luego medicamento), descripción del medicamento autorizado con su presentación, cantidad, Cum y Atc, fecha de la formulación, días de aplicación, fecha, hora y nombre de la persona que recibe la autorización. Este registro permite que se lleve un control de los medicamentos que se deben gestionar para poder realizar los diferentes pedidos y de la misma forma los paquetes de medicamentos por paciente.
• Enfermería maneja un registro interno en Drive cuyo enlace es : https://docs.google.com/a/oncomedic.com/spreadsheet/ccc?key=0ApU61AvGrQtgdHVqY2J2a19oOHJ4OEJUV2k3Qnphcnc&usp=drive_web#gid=0 Allí se hace seguimiento a los pacientes en relación a la recepción de las autorizaciones a demás de la custodia y disposición total del (os) medicamento (os) para fijar la fecha de aplicación.
• Formulario de Recepción Farmacéutica Administrativa, es donde evidenciamos que al paciente le llegó su tratamiento y/o si tiene algún pendiente.
• Documento Drive: Recepción de Autorizaciones 201_, es un documento o herramienta interno el cual consta de los siguientes ítems: Fecha, ( corresponde a la fecha en que se recibe la autorización de la quimioterapia o tratamiento), cédula del paciente, nombre completo, Autorización ( esta corresponde a la de aplicación de quimioterapia, 992503,992504,992505, si esta se registra la palabra SI, de lo contrario de deja la palabra NO ), medicamentos, ( en caso de que esté completo el tratamiento se llena con la palabra SI y si hay un pendiente de medicamentos o insumos se describe cual). es de anotar que en caso de algún pendiente se llama al paciente para informarle y para sugerirle que agilice o gestione el faltante de su tratamiento, dejando nota pública del mismo. Responsable ( va el nombre del funcionario al cual le llega la recepción), Programado ( nos indica que ya tiene todo y esta confirmado para la aplicación, el color verde nos indica que ya esta todo pero hay que confirmar la fecha de aplicación). de acuerdo a el protocolo del tratamiento, resultados de laboratorios etc.
  

• Cuaderno de enfermería donde queda registrado la autorización que recepcionamos, con los siguientes datos: nombre del paciente, número de autorización, EPS, fecha de vencimiento, posteriormente se hace entrega de las autorizaciones recibidas al área administrativa.

Anexos

• Autorización original del procedimiento (poliquimioterapia 992505-992504, monoquimioterapia 992503) con firma del paciente o acudiente.
• Fotocopia de la orden médica (poliquimioterapia 992505-992504, monoquimioterapia 992503).
• Autorización original del medicamento(s), con firma del paciente o acudiente.
• Formula medica.
• En caso de ser medicamento no pos, fotocopia de la justificación o CTC del medicamento.
• Fotocopia del informe de atención (resumen de historia clínica).
• Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario.
• Fotocopia del carné del paciente.
• Dias de aplicación en una nota adjunta a la autorización.
• A cada uno de los medicamentos y dispositivos autorizados se debe colocar (a lápiz) y con letra clara los códigos ATC y CUM (Código Único de Medicamentos) que se pueden encontrar en el sistema o en el Listado POS.
• Como información adicional se lleva además, un registro físico donde se evidencia (Nombre del paciente, identificación, eps, numero de autorización, procedimiento o medicamento, fecha de vencimiento de autorización y fecha de entrega a facturación).
• Finalmente con los datos registrados en el Archivo Interno, se verifica la disponibilidad de los medicamentos autorizados para realizar los paquetes, en caso de no tener en stock algún medicamento se hace la solicitud a el departamento de compras.

Vigencia de las Autorizaciones:

Es factible facturar la atención cuando se efectúa  hasta 1 día antes de vencerse la autorización así el ciclo de quimioterapia se extienda por mas tiempo de la fecha de vencimiento

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Gestión de Autorizaciones
Objetivo del Procedimiento	Describir y definir todas las actividades que se desarrollan al gestionar autorizaciones de procedimientos, medicamentos y/o dispositivos médicos en la institución.
Responsable	Coordinador administrativo
Alcance	Inicia desde la recepción de la autorización, siguiendo con el registro en la historia clínica del paciente, el informe de los servicios autorizados a las áreas involucrados con la misma, hasta la entrega de la documentación a Facturación.
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Computador con servicio de Internet Sistema operativa Telefono
Pasos	Recepción de autorización Liberación de autorización Ingreso de la autorización Recolección de anexos Entrega de la autorización a facturación