Programa de Auditoria a Proveedores
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Identificación
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Unidad Administrativa |
Código | ||
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Manual Procedimiento de Auditoría de Proveedores |
MPC2F | |||
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Fecha de Emisión |
Fecha de Actualización |
Version | ||
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2011/09/08 |
No Aplica |
1 | ||
Elaboró: Luis Carlos Alvarez
Revisó y Autorizó Ultima Versión: Comité de Calidad, 8 Septiembre de 2011
Nueva Versión pendiente de aprobación
Introducción
Existe gran numero de insumos, medicamentos y/o servicios que requiere la organización y que deben ser suministrados por proveedores externos, ante el impacto en la salud de los pacientes, la productividad de la empresa y la calidad de la atención suministrada es necesario realizar una adecuada gestión de los proveedores no solo debido al impacto dentro de la organización y su que hacer, si no también a la corresponsabilidad de la organización con los proveedores y el sistema de salud.
Oncomedic ltda es consciente de la necesidad de evaluar constantemente la calidad de los proveedores y sus proceso, retroalimentandolos y ayudándolos como parte del compromiso organizacional que permite ir dando pasos a la excelencia operativa no solo de la empresa si no también del sector.
Los recursos limitados del sector salud y las necesidades crecientes de los usuarios hacen imprescindible establecer mecanismos para lograr los mejores resultados con los recursos disponibles, implementando reglas claras para la evaluación de los proveedores que se enuncian en el presente manual
Objetivos
Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios, mediante la valoración de las especificaciones requeridas y auditorias, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento internos y para los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten.
Alcance
La evaluación de los proveedores inicia desde el momento mismo en que se seleccionan los proveedores, la valoración de su desempeño cotidiano, el manejo de las posibles desviaciones y quejas que permita la toma de decisiones y la retroalimentación de los procesos de los proveedores y el mejoramiento mutuo.
Sustento Teorico
Marco Legal
La calidad de la atención en el marco del SGSSS y la normatividad vigente se ha definido como la provisión de servicios de salud a los usuarios de forma accesible, equitativa y con un nivel profesional óptimo, considerando el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el fin de lograr la satisfacción de los usuarios, la ley 100 de 1993 establece el desarrollo de un Sistema de Garantía de la Calidad que incluye la Auditoria Médica para las Instituciones prestadoras de servicios de salud.
El decretos 2174 de noviembre 28 de 1996 cobija a todas las personas naturales y jurídicas que integran el sistema general de seguridad social en salud, define las características de la calidad de la atención en salud, las cuales están dadas por el conjunto de atributos técnico-científicos, humanos, financieros y materiales que debe tener la seguridad social en salud, bajo la responsabilidad de las personas e instituciones que integran el sistema y la correcta utilización de los servicios por parte de los usuarios. Las características principales de la calidad de la atención en salud son: la accesibilidad, la oportunidad, la seguridad y la racionalidad técnica.
El decreto 1011 de 2006 define la auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención de salud como: “mecanismo sistemático y continuo de evaluación y mejoramiento de la calidad observada respecto de la calidad esperada de la atención de salud que reciben los usuarios.”, involucra aspectos como accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la atención todos estos aspectos estan impactados por los proveedores de los servicios.
Marco Referencial
Los proveedores de los productos y servicios de oncomedic limitada deben cumplir con los estándares de calidad en los productos y servicios que suministran, para tal fin se identifican los proveedores críticos, se elabora un cronogramas evaluaciones de desempeño y auditorias a proveedores que luego son reportados y evaluados por el comite de compras
Proveedores Críticos: son los que suministran servicios o productos que afectan la calidad de los procesos, servicios o productos de la organización, dentro de Oncomedic Ltda identificamos los siguientes:
- Proveedores de medicamentos
- Proveedores de dispositivos biomedicos
- Empresa encargada de lavado de uniformes
- Empresas de mantenimiento y calibración de equipos
- Laboratorios de control de calidad fisicoquímico y microbiológico
- Empresas encargadas de la destrucción y disposición final de desechos
- Empresas encargadas de la distribución y suministro de medicamentos y dispositivos
Puntos de Inspección Y Auto-inspección: Aquellos aspectos y lugares que dada su relevancia deben ser verificados según las instrucciones escritas referentes a la autoinspección e inspección, a fin de establecer las normas y requisitos de la auditoria y que pueden aplicar o no de acuerdo al tipo de servicio o producto que suministra:
- Recurso humano
- Instalaciones
- Mantenimiento de edificios y equipos
- Almacenamiento de materias primas, medicamentos y productos
- Control de calidad
- Documentación
- Saneamiento e higiene
- Manejo de quejas
- Control de etiquetas, artes, insertos o rótulos
- Resultados de las autoinspecciones anteriores y medidas correctivas adoptadas.
- Logística de adquisición y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos
- Sistema de información del medicamento
Descripción de la actividad
Planificación: La planificación de la auditoria inicia con la identificación de los proveedores, y de los atributos críticos del proveedor, planteamiento de objetivos elaboración de un cronograma anual en que se evidencian las actividades a realizar, dentro de las que se deben incluir:
- Evaluaciones de desempeño
- Auditorias a los proveedores
El comite de compras es el encargado elaborar el programa de auditorias a proveedores en el mes de enero, el cual será aprobado con firma el Gerente.
Preparación de la Auditoria: Grupo auditor:
- Alista los formatos oficiales de inspección y hojas de verificación.
- Revisa los registros de la última auditoria si los hay
- Coordina fecha y hora y comunica al auditado para su aprobación.
Ejecución:
- El auditor líder presenta a los auditados el objetivo y el alcance de la visita, así como la metodología a seguir durante las actividades de la auditoria. Confirma la disponibilidad de los colaboradores y aclara detalles del plan de auditoria cuando se requiera
- El grupo auditor establecer conversaciones con los auditados, verifica cumplimiento de los requisitos enunciado, revisa los registros y demás documentos pertinentes, hace seguimiento de las auditorias anteriores y verificar su efectividad. Registra las desviaciones detectadas.
- En una reunión de cierre Auditor el líder auditor presenta a los auditados los aspectos relevantes de la auditoria, así como las no conformidades y/o observaciones.
- Se recomienda a los proveedores la realización del plan de acción y se acuerdan tiempos y métodos para el mismo.
- El auditor líder elaborar el informe que consiste en documentar la verificación de los ítem revisados en el formato de inspecciones oficial y un consolidado de los Resultados de la auditoria donde conste la valoración de la desviación como Crítico, Mayor Menor, Observaciones; escribir las conclusiones referidas al cumplimiento de las BPM, nombre y firma de los participantes, fecha de la auditoria y finalmente las firmas de las personas auditadas y auditor.
- Entrega del informe al Gerente y copia al proveedor Valorar las características de los servicio suministrado por los proveedor
- Seguimiento a los planes de acción y Estado de No conformes según pactado con el proveedor
Acciones extraordinarias: Ante alguna insatisfacción en la prestación del servicio o entrega de suministros se realiza un reporte en el Formato desviaciones que es informado al proveedor.
Evaluación de desempeño: Cada 6 meses se realiza el procedimiento de evaluación de desempeño de los proveedores, en sus acciones cotidianas, para tal fin se toman en cuenta los reportes de no conformidad del servicio o de la entrega del suministro que se realizaron en el periodo a evaluar.
Posterior a su análisis se realiza un informe a la gerencia y a los proveedores en cuanto a los resultados de la evaluación generada y se solicitan planes de mejoramiento de ser necesario
Análisis de resultados: De forma ordinaria el comite de compras anualmente decide de acuerdo a los reportes de auditoria y al desempeño económico de los proveedores continuar solicitando los servicios y productos a los proveedores habituales o cambiarlos, en caso de presentarse fallas graves durante el año se puede hacer cambio de proveedores
Cuadro de procedimiento
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Nombre del Procedimiento. |
Auditoria de proveedores |
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Objetivo del Procedimiento |
Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios en la cotidianidad, mediante la valoración de las especificaciones requeridas, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento internos y para los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten. |
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Responsable |
Director Tecítemsnico Servicio Farmacéutico y Departamento de Calidad |
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Alcance |
Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios en la cotidianidad, mediante la valoración de las especificaciones requeridas, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento internos y para los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten. |
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Requisitos Generales de Operación del Procedimiento |
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| Pasos |
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Diagrama de Flujo
