Programa de Auditoria a Proveedores

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Identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual Procedimiento de Auditoría de Proveedores		MPC2F
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version
	2011/09/08	No Aplica	1

Elaboró: Luis Carlos Alvarez

Revisó y Autorizó Ultima Versión: Comité de Calidad,   8 Septiembre de 2011

Nueva Versión pendiente de aprobación

Introducción  

Existe gran numero de insumos, medicamentos y/o servicios que requiere la organización y que deben ser suministrados por proveedores externos, ante el impacto en la salud de los pacientes, la productividad de la empresa y la calidad de la atención suministrada es necesario realizar una adecuada gestión de los proveedores no solo debido al impacto  dentro de la organización y su que hacer, si no también a la corresponsabilidad de la organización con los proveedores y el sistema de salud.

Oncomedic ltda es consciente de la necesidad de  evaluar constantemente la calidad de los proveedores y sus proceso, retroalimentandolos y ayudándolos como parte del compromiso organizacional que permite ir dando pasos a la excelencia operativa no solo de la empresa si no también del sector. 
 
Los recursos limitados del sector salud y las necesidades crecientes de los usuarios hacen  imprescindible establecer mecanismos para lograr los mejores resultados con los recursos disponibles, implementando reglas claras para la evaluación de los proveedores que se enuncian en el presente manual

Objetivos

Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios, mediante la valoración de las especificaciones requeridas y auditorias, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas  y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento internos y para los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten.

Alcance

La evaluación de los proveedores inicia desde el momento mismo en que se seleccionan los proveedores, la valoración de su desempeño cotidiano, el manejo de las posibles desviaciones y quejas que permita la toma de decisiones y la retroalimentación de los procesos de los proveedores y el mejoramiento mutuo.    

Marco Legal

La calidad de la atención, en el marco del SGSSS y la normatividad vigente, se ha definido como la provisión de servicios de salud a los usuarios de forma accesible, equitativa y con un nivel profesional óptimo, considerando el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el fin de lograr la satisfacción de los usuarios, esta definición centrada en el usuario, involucra aspectos como accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la atención.

La ley 100 de 1993 establece el desarrollo de un Sistema de Garantía de la Calidad que incluye la Auditoria Médica tanto para las Instituciones prestadoras de servicios de salud como para las empresas 

El decretos 2174 de noviembre 28 de 1996 cobija a todas las personas naturales y jurídicas que integran el sistema general de seguridad social en salud, define las características de la calidad de la atención en salud, las cuales están dadas por el conjunto de características técnico-científicas, humanas, financieras y materiales que debe tener la seguridad social en salud, bajo la responsabilidad de las personas e instituciones que integran el sistema y la correcta utilización de los servicios por parte de los usuarios. Las características principales de la calidad de la atención en salud son: la accesibilidad, la oportunidad, la seguridad y la racionalidad técnica.

El decreto 1011 de 2006 define la auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención de salud como: “mecanismo sistemático y continuo de evaluación y mejoramiento de la calidad observada respecto de la calidad esperada de la atención de salud que reciben los usuarios.”, Esta definición centrada en el usuario, involucra aspectos como accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la atención todos estos aspectos estan impactados por los proveedores de los servicios. 

Marco Referencial

Para llevar a cabo una adecuada gestión de proveedores es necesario revisar la política de auditoria a los proveedores, sus criterios de evaluación, calificación y selección pues  este aspecto es fundamental en el desempeño de la organización, para tal fin es preciso elaborar un cronograma de auditorias a proveedores externos que se debe ejecutar apropiadamente y dejar constancia de las mismas mediante informes de auditorias a proveedores externos; así mismo es  fundamental definir responsables y conformar el equipo de auditores.

Proveedores Críticos: En la evaluación de los proveedores, es preciso establecer cuales son los que suministran servicios o productos que afectan la calidad de los procesos, servicios o productos de la organización, estos son denominados proveedor críticos y deben ser auditados; dentro de Oncomedic Ltda identificamos los siguientes:

• Proveedores de materias primas
• Empresa encargada de lavado de uniformes
• Empresas de mantenimiento y calibración de equipos
• Laboratorios de control de calidad fisicoquímico y microbiológico
• Empresas encargadas de la destrucción y disposición final de desechos
• Empresas encargadas de la distribución y suministro de medicamentos y dispositivos

Puntos de Inspección Y Autoinspección: Aquellos aspectos y lugares que dada su relevancia deben ser verificados según las instrucciones escritas referentes a la autoinspección e inspección, a fin de establecer las normas y requisitos de la auditoria y que pueden aplicar o no de acuerdo al tipo de servicio o producto que suministra:

1. Recurso humano
2. Instalaciones
3. Mantenimiento de edificios y equipos
4. Almacenamiento de materias primas, medicamentos y productos
   
5. Control de calidad
6. Documentación
7. Saneamiento e higiene
   
8. Manejo de quejas
9. Control de etiquetas, artes, insertos o rótulos
10. Resultados de las autoinspecciones anteriores, y medidas correctivas adoptadas.
11. Logística de adquisición y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos
12. Sistema de informacion del medicamento
    

 Descripción de la actividad

Planificación: La planificación de la auditoria  auditoria inicia con la elaboración de un cronograma anual en que se evidencian las actividades que de realizan dentro de las que se deben incluir inspecciones y valoraciones de desempeño de los proveedores, el comite de calidad es el encargado elaborar el programa de auditorias internas y a proveedores en el mes de enero, el cual será aprobado con firma el Gerente general.

Preparación de la Auditoria: Grupo auditor identifica los proveedores a auditar, los objetivos de y alcances de la auditoria a realizar alista los formatos oficiales de inspección y hojas de verificación, revisa los registros de la última auditoria, coordina fecha y hora y comunica al auditado para su aprobación

Ejecución:

• El auditor líder presenta a los auditados el objetivo y el alcance de la visita, así como la metodología a seguir durante las actividades de la auditoria. Confirma la disponibilidad de los colaboradores y aclara detalles del plan de auditoria cuando se requiera
  
• El grupo auditor establecer conversaciones con los auditados, verifica cumplimiento de los requisitos enunciado, revisa los registros y demás documentos pertinentes, hace seguimiento de las auditorias anteriores y verificar su efectividad. Registra las desviaciones detectadas.
• En una reunión de cierre Auditor el líder  auditor presenta a los auditados los aspectos relevantes de la auditoria, así como las no conformidades y/o observaciones.
• Se recomienda a los proveedores la realización del plan de acción y se acuerdan tiempos y metodos para el mismo.
• El auditor líder elaborar el informe que consiste en documentar la verificación de los ítems revisados en el formato de inspecciones oficial y un consolidado de los Resultados de la auditoria donde conste la valoración de la desviación como Crítico, Mayor Menor, Observaciones; escribir las conclusiones referidas al cumplimiento de las BPM, nombre y firma de los participantes, fecha de la auditoria y finalmente las firmas de las personas auditadas y auditor.
• Entrega del informe al Gerente y copia al proveedor Valorar las características de los servicio suministrado por los proveedor 
• Seguimiento a los planes de acción y Estado de No conformes según pactado con el proveedor

Acciones extraordinarias: Ante alguna insatisfacción en la prestación del servicio o entrega de suministros se realiza un reporte en el Formato desviaciones  que es informado al proveedor.

Evaluación de desempeño: Cada 6 meses se realiza el procedimiento de evaluación de desempeño de los proveedores, en sus acciones cotidianas, para tal fin se toman en cuenta los reportes de no conformidad del servicio o de la entrega del suministro que se realizaron en el periodo a evaluar.
Posterior a su análisis se realiza un informe a la gerencia y a los proveedores en cuanto a los resultados de la evaluación generada y se solicitan planes de mejoramiento de ser necesario

Análisis de resultados: De forma ordinaria el comite de compras anualmente decide de acuerdo a los reportes de auditoria y al desempeño económico de los proveedores continuar solicitando los servicios y productos a los proveedores habituales o cambiarlos, en caso de presentarse fallas graves durante el año se puede hacer cambio de proveedores

Cuadro de procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Auditoria de proveedores
Objetivo del Procedimiento	Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios en la cotidianidad, mediante la valoración de las especificaciones requeridas, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento internos y para los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten.
Responsable	Director Tecnico Servicio Farmaceutico y Departamento de Calidad
Alcance	Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios en la cotidianidad, mediante la valoración de las especificaciones requeridas, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento internos y para los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten.
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Cronograma Anual de Auditorias de proveedores Formatos de auditorias de proveedores Formato de informes de Auditoria
Pasos	Planificación de la auditoria y/o Evaluación de desempeño Preparación de la auditoria y/o Evaluación de desempeño Ejecución de la auditoria y/o Evaluación de desempeño Presentación de resultados Planes de mejoramiento Seguimiento de las oportunidades de mejora

Diagrama de Flujo 

Instrumento Para Evaluación de Proveedores