Facturación

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Identificación 

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Procesos Administrativos y Financieros Facturación		MPAF2A
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	(DD-MM-AA)	(DD-MM-AA)

Elaboró:

Revisó y Autorizó: 

Introducción

El proceso de facturación constituye un conjunto de actividades que permiten realizar el cobro del servicio o producto suministrado al usuario, garantizando la subsistencia de la organización mediante la venta de servicios asistenciales y el recaudo de sus costos, para tal fin la organización debe realizar un registro sistemático e individual de los procedimientos realizados y servicios prestados a cada usuario, liquidarlos a las tarifas establecidas o pactadas y realizar el cobro a las instancias pertinentes.

El área de Facturación esta relacionada con el que hacer de toda la organización, realiza el seguimiento al paciente desde su ingreso a la institución hasta el egreso, al tiempo
que realiza un registro de cada uno de los servicios prestados, para producir un documento equivalente de cobro o factura de venta de servicios.
Para Oncomedic el proceso de facturación es fundamental para sobrevivir un mercado tan complejo como el del sector salud pues una apropiada facturación es la unica forma en que se puede recuperar los recursos empleados en la empresa
. 
 Para lograr el éxito en la facturación se requiere de una serie de condiciones en las que estan involucrados gran parte de la organización y que requiere tomar en cuenta:

• Documentos requeridos para la prestación del servicio
• Servicios suministrados
• Adecuada elaboración de la factura
• Envio de la factura con los documentos de soporte requeridos
• Radicación de la factura en forma apropiada y en los tiempos establecidos

De tal manera que para realizar un adecuada manejo de la facturación, se debe contar con un talento humano capacitado, infraestructura física adecuada, soporte tecnológico y logístico, dotación suficiente, procesos y procedimientos definidos, tener identificados los puntos críticos del proceso  y controlarlos, para lo cual se requiere visualizar la facturación como un proceso que tiene que ver con todas las
dependencias es decir un proceso transversal estableciendo entonces la facturación como todo un sistema.

Objetivo

Dar los lineamientos procedimentales para realizar un adecuado proceso de facturación desde la recepción de las autorizaciones hastas la entrega de las facturas a las diferentes instituciones contratantes

Alcance

Inicia desde la llegada de la autorización a la organización, incluye el registro de la atención en la historia clínica, entrega de documentación a Facturación, realización de la factura, organización de la documentación de soporte requerido y entrega de los documentos.

Marco Conceptual

Marco Legal

Para facturar adecuadamente los servicios de salud es importante tener en cuenta la vigencia y el tipo de contratación existente con las EAPBS el tipo de manual utilizado para liquidar los servicios de salud. En la actualidad el sistema de salud colombiano maneja manuales tarifarios los cuales son:

• Manual tarifario SOAT: es el decreto 2423 del 31 de diciembre de 1.996, se utiliza de manera obligatoria tanto para los accidentes de tránsito, eventos catastróficos y otros eventos que determine la CRES; como para los pacientes del POS y POS-S que consulten por urgencias de cualquier IPS y que pertenezca a una EPS con la cual no se haya establecido convenio o contratación alguna, que incrementa sus tarifas anualmente de acuerdo con el salario mínimo legal vigente aproximado a la centena. Este se encuentra dividido en 5 capitulos y se factura teniendo en cuenta el salario minimo diario legal vigente
•  Manual tarifario ISS 2001 e ISS 2004: En la creación del tarifario ISS (Acuerdo 256 de 2001) se utilizo la codificación CUPS (Clasificación única de procedimientos en salud. Resolución 2333 de 2000) para efectos de facturación de los servicios que las instituciones de servicios de salud ofrecen. Este acuerdo es actualizado con el 312 de 2004, donde se determina que es necesario actualizar la codificación y el contenido de las actividades, intervenciones y procedimientos, listados en el manual de tarifas del ISS, mediante su ordenamiento lógico y detallado, a su vez que sea un instrumento facilitador para la implantación ágil y oportuna, por parte del Seguro Social, de la Clasificación única de procedimientos en salud (CUPS)<span style="line-height: 1.5em;" />

La resolución 1995 de 1999 define las normas para el manejo de la historia clínica; el decreto 1813 de 1994 que crea el marco de cubrimiento de los servicios médico quirúrgicos en los riesgos catastróficos y en los accidentes de tránsito, de conformidad con las reglamentaciones expedidas por el Fondo de 15 Solidaridad y Garantía del Sistema General de Seguridad Social en Salud, FOSYGA.

El decreto 2357 de 1995, que reglamenta el régimen subsidiado en salud; el decreto 1283 de 1996 que reglamenta el FOSYGA y establece los procedimientos para la presentación de cuentas, como son el formulario único de reclamación adoptado por el Ministerio de Salud (FUSOAT 01) y el formulario para el trámite de la cuenta de cobro. (FUSOAT 02).

Resolución.412 de 2000, por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida  obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas técnicas y guías de atención para el desarrollo de las acciones de protección específica y detección temprana y la atención de enfermedades de interés en salud pública donde se incluyen cancer cervico uterino y cancer de seno

Decreto 1281 de 2002, Por el cual se expiden las normas que regulan los flujos de caja y la utilización oportuna y eficiente de los recursos del sector salud y su utilización en la prestación

Decreto 050 de 2003 ,Por el cual se adoptan unas medidas para optimizar el flujo financiero de los recursos del régimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.

Decreto 3260 de 2004 Por el cual se adoptan medidas para optimizar el flujo de recursos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Ley 1122 de 2007 que reforma en varios aspectos la ley 100 de 1993. Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 313 de 2008, Modificada por el art. 36, Decreto Nacional 126 de 2010, en lo relativo a las multas

Marco Referencial

La factura es un documento que se genera al efectuar la compra venta de servicios y debe contener los siguientes requisitos:

• Estar denominada expresamente como factura de venta.
• Razón y NIT  de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre del paciente y/o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
• Número de factura en un sistema de numeración consecutiva.
• Fecha de su expedición.
• Descripción de los productos o sercios prestados con sus respectivos valores.
• Valor total de la operación.
• Nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
• Calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
  

Descripción del Proceso

Recepción de Autorizaciones

El personal que recepciona las autorizaciones debe tener en cuenta las siguientes directrices para lograr un servicio oportuno y eficaz.
1) En todos los casos, debe verificarse que el paquete de autorización contenga los siguientes documentos:
a. Autorización original dirigida a Oncomedic ltda, con firma del paciente o acudiente.(Copia de la autorización Original para el recibido del paciente, si el paciente lo requiere.)
b. Fotocopia de la orden médica (Todos los productos o servicios autorizados, deben ser corroborados con orden médica o historia clínica del paciente justo en el momento en que son recibidos. Debe corresponder el nombre del paciente, EPS, medicamento, cantidad equivalente a la dosis requerida y la frecuencia o número de días de administración.
c. Fotocopia del informe de atención, para los pacientes de primera vez debe traer reporte de la histopatologia 
d. Fotocopia del No Pos o CTC del medicamento o procedistomiento NO POS
e. Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario
f. Fotocopia del carné del paciente.
2) Para los casos en que falte(n) ó haya alguna diferencia u otro tipo de hallazgo frente a medicamento(s) o servicios autorizados, se debe informar de inmediato en primera instancia al paciente y dejar evidencia del hallazgo en el documento “AUTORIZACIONES DE MEDICAMENTOS PRIMER SEMESTRE 2013” que se encuentra en el DRIVE del correo electrónico, describiendo detalladamente los pormenores y lo que llega autorizado hasta la fecha. De igual forma se debe informar a: A la oficina de autorizaciones de la EPS, donde se describa la situación de dicha la autorización ?????. Esto debe hacerse a los correoshabilitados por las EPS.

3) Información del prestador. La autorización debe estar dada ONCOMEDIC LTDA, NIT 800 217 198-4.
4) Fechas. Todos los documentos preferiblemente deben tener la misma fecha ó en su defecto que haya orden lógico en la secuencia de los mismos, es decir que primero que se ordene el medicamento/servicio y luego sea autorizado. Por tanto, las fechas de la autorización, no deben anteceder a la fecha de las órdenes médicas o informe de atención, CTC etc. En caso de que la
5) Vigencia. Se recibirá autorizaciones cuya vigencia sea al menos de 5 días hábiles por materia administrativa y de programación de los pacientes. En caso de tener vigencia menor o igual a 5 días, se debe reportar de inmediato y colocarse una alerta de color rojo o amarillo sobre el conjunto de documentos, dando prioridad a la gestión de los productos o servicios autorizados en él.
6) Autorizaciones mixtas. Cuando vienen las Autorizaciones de Medicamentos acompañadas por la Autorización de Poliquimioterapia, se reciben ambas y se ingresan al sistema a través de “SOLICITUD DE MEDICAMENTOS” cuando se trata de medicamentos y “SOLICITUD DE SERVICIOS” cuando se trata de poliquimioterapia. Estos “link” se encuentran disponibles en la historia clínica de cada paciente en el recuadro de “Formatos” enseguida de la orden médica. En caso de no tener disponible el formulario (link) para ser diligenciado, debe solicitarse a la jefe de oficina de Calidad para que se cree los formatos respectivos y poder ingresarlos.

LIBERACIÓN DE PREAUTORIZACIONES
Por medio de las preautorizaciones las EPS verifican y hacen seguimiento al paciente ya que por medio de éstas se realiza una validación de datos interna para ser conviertidas en Autorizaciones propiamente dichas. Esta validación se realiza llamando a las líneas indicadas (Anexo 1) solicitando la autorización del servicio.
Materiales
Datos que debe tener a la mano:
a. Nombre completo del paciente, Número de Identificación (fotocopia cédula).
b. La Preautorización
c. Lápiz y papel
En el momento de autorizar el servicio o el medicamento, se asigna un número determinado dado por la operadora de la EPS, este procedimiento se es conocido como Liberación de la Autorización. Por este motivo debe tomar nota clara sobre dichas cifras y anotarlas en la parte superior de la preautorización. Finalmente las preautorizaciones se convierten en autorizaciones por tanto no finalmente.
INGRESO DE LA AUTORIZACIÓN
Para el ingreso de la autorización en la historia clínica de cada paciente, se realiza a través de “SOLICITUD DE MEDICAMENTOS” cuando se trata de medicamentos y “SOLICITUD DE PROCEDIMIENTOS” cuando se trata de poliquimioterapia. Estos “link” se encuentran disponibles en la historia clínica de cada paciente en el recuadro de “Formatos”, enseguida de la orden médica.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Se dirige haciendo Clik en el vínculo correspondiente dependiendo lo que vaya a ingresar.
2. Se da Clik en “Autorización en Línea”, que se encuentra en la parte superior izquierda de la hoja.
3. Luego se comienza a Diligenciar el Formulario que aparece, desde el número de autorización, Semanas de afiliación del paciente, nombre de quien autoriza y el cargo o actividad de quien autorizó, funcionario que se informa (en caso de tratarse de medicamentos, se le envía al Servicio Farmacéutico y si es autorización de Poliquimioterapia o mono quimioterapia se envía al servicio de enfermería).
4.

Registro de la Autorización en el Archivo interno de Farmacia¿?
Se realiza un registro interno con todos los datos de la autorización en un archivo que se encuentra en la pestaña Drive de los correos de Oncomedic. Este listado de archivos se conoce como “DOCS” y en él se encuentra un formato llamado “AUTORIZACIONES DE MEDICAMENTOS PRIMER SEMESTRE 2013”. Al final de éste documento, se escriben los siguientes datos en forma de párrafo: Nombre completo del Paciente, Número de Documento de Identidad, EPS a la que pertenece, numero de autorizaciones, desripcion del medicamento autorizado cantidad, presentacion, y el ATC y el CUM, fecha de la recepcion d ela autorizacion, fecha de la formulación, y nombre de quien la recibe. Este registro se hace es para llevar un control interno en la farmacia de los documentos que llegan y se gestionan, para poder realizar los diferentes pedidos y realizar el paquete del paciente).
Se debe determinar en qué forma el sistema toma los datos ingresados en la autorización para no realizar el resgistro interno de Farmacia, pues constituye un doble trabajo y tiempo para un mismo trabajo. Dra Lucy y todos.

Envío de autorizaciones a Facturación
Posterior al ingreso de las autorizaciones en el sistema, éstas deben ser enviadas a la oficina de Facturación en no más de 24 horas. A cada uno de los medicamentos y dispositivos autorizados se debe colocar (a lápiz) y con letra clara los códigos ATC y CUM (Código Único de Medicamentos) que se pueden encontrar en el sistema o en el Listado POS. Se debe realizar un registro de entrega de dicha autorización en el libro de tres columnas que mantendrá disponible en farmacia (área negra de Central de Mezclas). Esta entrega debe ser evidenciada por medio de la firma de recibido por parte del facturador responsable. (ojo Dra. Con Esto, porque facturación no lo acepta, aunque es lo normal).

Finalmente con los datos registrados en el Archivo Interno de Farmacia, se verifica la disponibilidad de los medicamentos autorizados para realizar
Posteriormente se verifica la disponibilidad de los Medicamentos.
Se hace la solicitud a compras por solicitud de pedido.
MENCIONAR EL FORMULARIO NUMERO 10 DE RECEPCION TECNICA.
ESTABLECER CUANTO TIEMPO SE PUEDE TOMAR POR PARTE DEL SERVICO FARMACEUTICO PARA LA ADQUISICION DEL MTO.
Mirar en qu eparte de la wiki quedara establecido este isntructivo.

Salidas:

• Factura con los requisitos legales y contractuales en cuanto a presentación, soportes, fechas, liquidación y formatos, entre otros.
• Informes que se genera en
  
  
  
  

Diagrama de Flujo

Formatos:

FMPAF2A1: Manual de Procesos Administrativos y Financieros de Facturación Factura

FMPAF2A1( Formulario 49 Oncolinux 2)  Formato de Manual de Procesos Administrativos y Financieros de Facturación para Cobro de Insumos

FACTURAS2010