Facturación

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Identificación 

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Procesos Administrativos y Financieros Facturación		MPAF2A
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	(DD-MM-AA)	(DD-MM-AA)

Elaboró:

Revisó y Autorizó: 

Introducción

El proceso de facturación constituye un conjunto de actividades que permiten realizar el cobro del servicio o producto suministrado al usuario, garantizando la subsistencia de la organización mediante la venta de servicios asistenciales y el recaudo de sus costos, para tal fin la organización debe realizar un registro sistemático e individual de los procedimientos realizados y servicios prestados a cada usuario, liquidarlos a las tarifas establecidas o pactadas y realizar el cobro a las instancias pertinentes.

El área de Facturación esta relacionada con el que hacer de toda la organización, realiza el seguimiento al paciente desde su ingreso a la institución hasta el egreso, al tiempo
que realiza un registro de cada uno de los servicios prestados, para producir un documento equivalente de cobro o factura de venta de servicios.
Para Oncomedic el proceso de facturación es fundamental para sobrevivir un mercado tan complejo como el del sector salud pues una apropiada facturación es la unica forma en que se puede recuperar los recursos empleados en la empresa
. 
 Para lograr el éxito en la facturación se requiere de una serie de condiciones en las que estan involucrados gran parte de la organización y que requiere tomar en cuenta:

• Documentos requeridos para la prestación del servicio
• Servicios suministrados
• Adecuada elaboración de la factura
• Envio de la factura con los documentos de soporte requeridos
• Radicación de la factura en forma apropiada y en los tiempos establecidos

De tal manera que para realizar un adecuada manejo de la facturación, se debe contar con un talento humano capacitado, infraestructura física adecuada, soporte tecnológico y logístico, dotación suficiente, procesos y procedimientos definidos, tener identificados los puntos críticos del proceso  y controlarlos, para lo cual se requiere visualizar la facturación como un proceso que tiene que ver con todas las
dependencias es decir un proceso transversal estableciendo entonces la facturación como todo un sistema.

Marco Conceptual

Marco Legal

Para facturar adecuadamente los servicios de salud es importante tener en cuenta la vigencia y el tipo de contratación existente con las EAPBS el tipo de manual utilizado para liquidar los servicios de salud. En la actualidad el sistema de salud colombiano maneja manuales tarifarios los cuales son:

• Manual tarifario SOAT: es el decreto 2423 del 31 de diciembre de 1.996, se utiliza de manera obligatoria tanto para los accidentes de tránsito, eventos catastróficos y otros eventos que determine la CRES; como para los pacientes del POS y POS-S que consulten por urgencias de cualquier IPS y que pertenezca a una EPS con la cual no se haya establecido convenio o contratación alguna, que incrementa sus tarifas anualmente de acuerdo con el salario mínimo legal vigente aproximado a la centena. Este se encuentra dividido en 5 capitulos y se factura teniendo en cuenta el salario minimo diario legal vigente
•  Manual tarifario ISS 2001 e ISS 2004: En la creación del tarifario ISS (Acuerdo 256 de 2001) se utilizo la codificación CUPS (Clasificación única de procedimientos en salud. Resolución 2333 de 2000) para efectos de facturación de los servicios que las instituciones de servicios de salud ofrecen. Este acuerdo es actualizado con el 312 de 2004, donde se determina que es necesario actualizar la codificación y el contenido de las actividades, intervenciones y procedimientos, listados en el manual de tarifas del ISS, mediante su ordenamiento lógico y detallado, a su vez que sea un instrumento facilitador para la implantación ágil y oportuna, por parte del Seguro Social, de la Clasificación única de procedimientos en salud (CUPS)<span style="line-height: 1.5em;" />

La resolución 1995 de 1999 define las normas para el manejo de la historia clínica; el decreto 1813 de 1994 que crea el marco de cubrimiento de los servicios médico quirúrgicos en los riesgos catastróficos y en los accidentes de tránsito, de conformidad con las reglamentaciones expedidas por el Fondo de 15 Solidaridad y Garantía del Sistema General de Seguridad Social en Salud, FOSYGA.

El decreto 2357 de 1995, que reglamenta el régimen subsidiado en salud; el decreto 1283 de 1996 que reglamenta el FOSYGA y establece los procedimientos para la presentación de cuentas, como son el formulario único de reclamación adoptado por el Ministerio de Salud (FUSOAT 01) y el formulario para el trámite de la cuenta de cobro. (FUSOAT 02).

Resolución.412 de 2000, por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida  obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas técnicas y guías de atención para el desarrollo de las acciones de protección específica y detección temprana y la atención de enfermedades de interés en salud pública donde se incluyen cancer cervico uterino y cancer de seno

Decreto 1281 de 2002, Por el cual se expiden las normas que regulan los flujos de caja y la utilización oportuna y eficiente de los recursos del sector salud y su utilización en la prestación

Decreto 050 de 2003 ,Por el cual se adoptan unas medidas para optimizar el flujo financiero de los recursos del régimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.

Decreto 3260 de 2004 Por el cual se adoptan medidas para optimizar el flujo de recursos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Ley 1122 de 2007 que reforma en varios aspectos la ley 100 de 1993. Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 313 de 2008, Modificada por el art. 36, Decreto Nacional 126 de 2010, en lo relativo a las multas

Marco Referencial

La factura es un documento que se genera al efectuar la compra venta de servicios y debe contener los siguientes requisitos:

• Estar denominada expresamente como factura de venta.
• Razón y NIT  de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre del paciente y/o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
• Número de factura en un sistema de numeración consecutiva.
• Fecha de su expedición.
• Descripción de los productos o sercios prestados con sus respectivos valores.
• Valor total de la operación.
• Nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
• Calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
  

Al momento de la expedición de la factura deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar el nombre del documento: factura de venta,   razón y NIT de quien presta el servicio, consecutivo. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

“Desde el punto de vista fiscal el proceso de facturación tiene dos contextos, quien adquiera un bien y/o servicio en el territorio nacional está obligado a exigir factura o documento equivalente (art. 618 E.T.) y, toda persona que venda un bien y/o preste un servicio está obligado a expedirla independiente que los bienes o servicios se encuentren gravados o de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (art. 615 ibídem), salvo que por disposición expresa sea exonerado de ello, como en efecto dispone el artículo 616-2 del Estatuto Tributario y disposiciones concordantes.
Tales obligaciones formales tienen como propósito facilitar a la Administración Tributaria el control de los ingresos, costos, deducciones, impuestos descontables y otros rubros indispensables en la determinación de los impuestos a cargo de los contribuyentes.


Las cuotas moderadoras y copagos no tengan origen contractual sino legal, deben incluirse en la factura
 El proceso de gestión de cartera se convierte en un
componente fundamental del proceso administrativo de la institución, ya que es
quien propende y garantiza la liquidez de la empresa. La articulación de cartera
con facturación es de vital importancia, ya que a esta área llega el valor facturado
por asegurador o pagador, y se operativiza el cobro. Facturación lleva el control
de cuanto facturó por asegurador y cartera realimentará el proceso de facturación
llevando un registro detallado de cuanto recaudó del total facturado
6.2.8 Conciliación entre las Diferentes Aéreas: El valor facturado debe
coincidir con el valor que apropie cartera para generar cobro, con ello se evita la
pérdida de eventos facturables. Como cada área de una institución tiene un
responsable en facturación, éste lleva el control del valor facturado, el cual debe
coincidir con el que cartera apropie para el pago Tanto facturadores, como
consolidadores y cartera, dependencias que hacen parte del proceso de
facturación, deben realizar al finalizar el mes, conciliación contable con el fin de
verificar que lo efectivamente facturado por los facturadores y revisado por los
consolidadores coincida con el valor que apropie cartera para generar el cobro.
6.2.9 Aplicaciones Informáticas para la Facturación: Los sistemas aparecen
en las empresas como un solución a problemas específicos de tipo operacional
permitiendo el tratamiento repetitivo de grandes masas de datos, su uso cada vez
aumenta gracias a la disminución de los costos, no obstante paralelamente se
produce un aumento de los costos de personal.
Dentro de una empresa, un departamento de sistemas se compone básicamente
de dos componentes; uno de desarrollo y otro de explotación de estos sistemas. El
desarrollo hace referencia a la planeación, viabilidad, diseño y realización de
software de acuerdo a las necesidades de la institución, la actualidad normativa y
de la operación y la explotación hace referencia a la al manejo del aplicativo y la
ejecución de los trabajos relacionados con el área por parte de los funcionarios
Para monitorear el grado de desarrollo del aplicativo informático y definir su nivel
de explotación, se hace necesario la intervención de un profesional o técnico en
sistemas a quien en este documento le estamos llamando auditor computacional.
6.2.10 Niveles de los Sistemas de Información: Nivel gerencial, llamado nivel
estratégico, con información mas elaboradas, con pequeños volúmenes de
información, pocos datos pero muy elaborados.
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a. Nivel Ejecutivo, Llamado táctico, traduce en tácticas los objetivos, políticas,
misiones que le han sido fijadas a nivel gerencial, empleando información
elaborada, interesándole mas que el saldo de una cuenta, le interesa el saldo
medio de la cuenta de un colectivo determinado
b. Nivel Operacional, ejecuta las ordenes que le han entregado el nivel ejecutivo,
manejando información elemental, no integrada, como puede ser el saldo de
una cuenta. Se caracteriza por manejar un elevado volumen de información ,
realizando la parte del proceso mas simple, rutinarios, previsibles, cuenta con
extensos archivos, y su ejecución en las actualizaciones en un tiempo rápido
El sistema de información en general eficiente es aquel que le proporciona
información a los niveles gerencial, ejecutivo y operacional.
6.2.11 La Auditoria de Sistemas para un Sistema de Facturación: Definición.
La norma AFNOR1 X50-109, (Asociación Francesa de Normalización) define la
auditoria como el examen metódico de una situación relativa un producto, proceso
u organización en materia de calidad realizada en la cooperación de los
interesados a fin de verificar la concordancia de la realización de lo preestablecido
y la adecuación del objetivo buscado”
Funciones de la auditoria para un sistema de facturación en salud: Teniendo en
cuenta el perfil para la persona que intervendría en este proceso, se pueden
establecer tres funciones para el auditor:
a. Participar en las revisiones durante y después del diseño del sistema, así
como en la fase de realización de cambios importantes.
b. Realizar y juzgar los controles implementados en el sistema, para verificar sus
adecuaciones, a los objetivos, directrices, normas y requisitos legales, así la
protección a la confidencialidad y cobertura ante errores y fraudes.
c. Revisar el nivel de eficacia utilidad, fiabilidad y seguridad de los equipos e
información.

Descripción del Proceso

Esta área de facturación debe enviar hacia contabilidad, como mínimo, los siguientes documentos con sus respectivos atributos:

Factura o documento de cobro equivalente de venta por prestación de servicios
Nota Débito Cliente
Nota Crédito Cliente

Entradas:

• Contrato o convenio, un manual de tarifas
• Soportes o documentos

Salidas:

• Factura con los requisitos legales y contractuales en cuanto a presentación, soportes, fechas, liquidación y formatos, entre otros.
• Informes que se genera en
  
  
  
  

Diagrama de Flujo

Formatos:

FMPAF2A1: Manual de Procesos Administrativos y Financieros de Facturación Factura

FMPAF2A1( Formulario 49 Oncolinux 2)  Formato de Manual de Procesos Administrativos y Financieros de Facturación para Cobro de Insumos

FACTURAS2010