Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas

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Identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas		PGD01C
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version
	(AMD) 2003/10/01	(AMD) 2010/12/16	7

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comite de Calidad 2010/12/16

Introducción

Dentro del desempeño institucional se requiere de la producción de multiples documentos que permiten la comunicación interna e interinstitucional  que deben cumplir con los objetivos propuestos y responder a las filosofias y politicas institucionales, a los cuales se denominan Comunicaciones Oficiales.

Todas las dependencias de la Institución son fuentes productoras de información, independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas, es sumamente importante cuidar la calidad con la que se elaboren pues de ello depende el éxito y la buena imagen organizacional de tal manera que es de vital imporltancia establecer la definición y reglamentación de las comunicaciones escritas que permite la fluidez de la comunicación, el adecuado control actualización y eficiencia de la ejecución.
Las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de seriedad,  por tanto, su presentación, su distribución y la correcta redacción y utilización de técnicas , garantizan que el mensaje llegue adecuadamente al destinatario.

Objetivo

Establecer las normas y formatos que deben seguir las comunicaciones escritas de uso en la institución

Marco referencial

Sustento teorico

Presentación y Aspectos Generales de los Escritos Institucionales

La presentación de los actos administrativos y comunicaciones escritas debe llevarse a cabo con el formato Correspondiente para tal fin usando los instrumentos tecnológicos con los que dispone la entidad de modo que se pueda optimiza el proceso y los recursos.
El texto de los documentos debe distribuirse en forma que haga posible su buena lectura, comprensión, presentación permitiendo su fácil manejo y distribución.
En el caso de comunicaciones en papel es filosofía de la empresa su menor uso y su digitalización, sin embargo si es necesario su impresión las hojas, deben numerarse y en el encabezado de cada una de ellas transcribirse el epígrafe en su totalidad, entendiéndose por epígrafe el resumen fiel y comprimido del encabezamiento del acto administrativo o comunicación escrita que se desea expedir.

Para dar fe física de la actividad se lleva un acta de verificación que es simplemente un cuadro con  la firma de la asistencia.
Debe observarse sumo cuidado en la revisión y correcta numeración de los artículos, puntuación, redacción, entre otros, evitando palabras mal escritas y errores de ortografía en la transcripción.

La papelería que contiene el logotipo institucional debe utilizarse única y exclusivamente para asuntos oficiales, por tanto, queda prohibido la utilización de la papelería oficial para tramitar asuntos personales.

Es muy importante que los comunicados no contengan errores gramaticales, ortográficos, ni de puntuación. La presentación, tanto de originales como de copias, debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
De todas las comunicaciones enviadas dentro y fuera de la Institución debe dejarse evidencia para su conservación por medio digital o en físico.
Todas las comunicaciones deben ser firmadas únicamente por el funcionario autorizado para ello, de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Cuando las comunicaciones deban enviarse en sobres, se colocarán los documentos completos así como los anexos correspondientes.

Para los actos administrativos que lo ameriten deben citarse las facultades legales que permiten su expedición, citando los artículos de la norma o normas que los confieren. El artículo final debe indicar la vigencia de la respectiva comunicación escrita, cuando así se requiera.

Los actos administrativos y comunicaciones externas o internas de la institución deben cumplir con cierta estandarización, normas, calidad y presentación; además del uso de los formatos adecuados, deben estar elaborados de acuerdo con el tipo de información y la importancia de la comunicación.

Los documentos escritos expedidos por las diferentes dependencias de la Institución pueden ser de carácter general y particular, externos o internos, deberán
sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las directivas, mediante la reglamentación correspondiente. Las modificaciones, adiciones o derogaciones que a dichos escritos administrativos se efectúen, también deberán conservar la jerarquía normativa y la definición de cada escrito inicial.
Los escritos administrativos pueden ser actos administrativos y comunicaciones internas y externas.

Actos administrativos

Son las manifestaciones unilaterales de voluntad de la administración, tendientes a modificar el ordenamiento jurídico, es decir, a producir efectos jurídicos

Circular

Es una comunicación interna o externa de carácter informativo, dispositivo o instructivo, dirigida a varios destinatarios. Se utiliza para dar a conocer actividades de la entidad, así como las normas generales y asuntos de interés común.
La competencia para expedir circulares le corresponde al Representante legal, coordinadores de areas .
Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo institucional o se envía por correo electrónico en un formato PDF de acuerdo a la politica ambiental de la organización.

Circulares Oncomedic

Acta

Documento en el que consta lo sucedido, tratado o acordado en una reunión. Las actas se levantarán en relación con las actividades de la junta directiva, de los comités, o en cualquier actividad administrativa que así lo amerite.
Se guarda en el servidor y se firma un documento de constancia del mismo

Comunicaciones internas y externas

Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a los funcionarios de la Institución o a personas ajenas al mismo, sobre las decisiones adoptadas en un asunto determinado, o para solicitarles su actuación en determinado sentido o para el suministro de información.
La jerarquía de las comunicaciones: conceptos, oficios, memorandos y notas internas.

Conceptos

Son escritos de carácter general o particular, internos o externos, mediante los cuales se precisan, aclaran o resuelven consultas técnicas, científicas, administrativas o jurídicas.
De conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, dichos conceptos no comprometen la responsabilidad de la entidad ni son de obligatorio cumplimiento o ejecución. La facultad para emitir conceptos radica en el  representante legal, los jefes de area, comités asesores.

Oficio

Es una comunicación oficial escrita que por su naturaleza, es externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar información, consultar o enviar una respuesta a otras entidades o personas naturales o jurídicas, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de competencia de quien las expide.
La facultad para firmar oficios le corresponde al representante legal y a los coordinadores de area. Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo del Institucional o se envía por correo electrónico en un formato PDF de acuerdo a la politica ambiental de la organización. 

Memorando

Es una comunicación oficial personalizada de carácter interno que se emplea para transmitir información, dar orientaciones y pautas a las dependencias institucionales, con aspectos informativos, de control, de coordinación o de trámite relacionados con la gestión de la entidad.
Están autorizados para firmar memorandos el representante legal o los  directores de area. Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo del Institucional

Nota interna

Es una comunicación de carácter interno, cuyo fin es transmitir información urgente o remitir documentación de pronto trámite, para tal fin se puede utilizar el correo electronico, o notas publicas o privadas en oncolinux, la facultad para expedir notas internas las tienen todos los funcionarios institucionales, no se deben imprimir y únicamente se tiene la evidencia digital

Se realiza con Formato 6 Oncolinux 2

Informes Organismos de control

Estos son algunos de los reportes que en la actualidad se deben hacer a las diferentes entes de control asi:

Informes Ordinarios Requeridos por Entidades de Control

DIAN

Super Intendencia de Salud

Ministerio de la Proteccion Social

Secretaria de Salud Departamental

INVIMA

Cuadro de Procedimientos

Nombre del Procedimiento.	Elaboración de Comunicaciones Internas y externas
Producto	Adecuada comunicación e imagen institucional
Responsable	Oficina de Calidad Institucional
Alcance	Adecuada comunicación e imagen institucional
Pasos	Definición de la actividad a realizar Planteamiento de los objetivos de la comunicación Redacción de documento de acuerdo a las características del mismo Revisión del documento  por el coordinador del departamento o representante legal según sea el caso Envio del documento

Descripción de los Procedimientos

La adecuada comunicación institucional es de vital importancia por tal motivo la emisión de los documentos es de vital importancia, para tal fin se debe proceder a definir la actividad a realizar, Plantear de los objetivos de la comunicación, realizar la redacción del documento de acuerdo a las características del mismo, revisar el documento por el coordinador del departamento o representante legal según sea el caso, envío del documento