Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas de Wiki Institucional		OM-PGD01D
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 16-12-2010	7	No Aplica

 

Nombre

Manual de Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas de Wiki Institucional OM-PGD01E

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

5 de Noviembre de 2008

Revisó:

Comite de calidad Diciembre de 2008

Autorizó:

Comite de Calidad  diciembre de 2008

Introducción

Dentro del desempeño institucional se requiere der la producción de multiples documentos institucionales que deben cumplir con los objetivos propuestos y responder a las filosofias y politicas institucionales, los documentos que se pueden  emitir son: 

Documentos Administrativos

La presentación de los actos administrativos y comunicaciones escritas debe llevarse a cabo con el formato Correspondiente para tal fin usando los instrumentos tecnológicos con los que dispone la entidad de modo que se pueda optimiza el proceso y los recursos.
El texto de los documentos debe distribuirse en forma que haga posible su buena lectura, comprensión, presentación permitiendo su fácil manejo y distribución.

En el caso de comunicaciones en papel es filosofía de la empresa su menor uso y su digitalización, sin embargo si es necesario su impresión las hojas, deben numerarse y en el encabezado de cada una de ellas transcribirse el epígrafe en su totalidad, entendiéndose por epígrafe el resumen fiel y comprimido del encabezamiento del acto administrativo o comunicación escrita que se desea expedir.

Para dar fe física de la actividad se firma un acta de verificación que es simplemente un cuadro con las respectivas firmas de asistencia.
Debe observarse sumo cuidado en la revisión y correcta numeración de los artículos, puntuación, redacción, entre otros, evitando palabras mal escritas y errores de ortografía en la transcripción.

La papelería que contiene el logotipo institucional debe utilizarse única y exclusivamente para asuntos oficiales, por tanto, queda prohibido la utilización de la
papelería oficial para tramitar asuntos personales.

Es muy importante que los comunicados no contengan errores gramaticales, ortográficos, ni de puntuación. La presentación, tanto de originales como de copias, debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

De todas las comunicaciones enviadas dentro y fuera de la Institución  debe dejarse evidencia para su conservación por medio digital o en físico.

Todas las comunicaciones deben ser firmadas únicamente por el funcionario autorizado para ello, de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Cuando las comunicaciones deban enviarse en sobres, se colocarán los documentos completos así como los anexos correspondientes.

Para los actos administrativos que lo ameriten deben citarse las facultades legales que permiten su expedición, citando los artículos de la norma o normas que los confieren. El artículo final debe indicar la vigencia de la respectiva comunicación escrita, cuando así se requiera.

Los actos administrativos y comunicaciones externas o internas de la institución  deben cumplir con cierta estandarización, normas, calidad y presentación; además del uso de los formatos adecuados, deben estar elaborados de acuerdo con el tipo de información y la importancia de la comunicación.

Los documentos escritos expedidos por las diferentes dependencias de la Institución pueden ser de carácter general y particular, externos o internos, deberán
sujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las directivas, mediante la reglamentación correspondiente. Las modificaciones, adiciones o derogaciones que a dichos escritos administrativos se efectúen, también deberán conservar la jerarquía normativa y la definición de cada escrito inicial.

Los escritos administrativos pueden ser actos administrativos y comunicaciones internas y externas.

Conceptos

Son escritos de carácter general o particular, internos o externos, mediante los cuales se precisan, aclaran o resuelven consultas técnicas, científicas, administrativas o jurídicas.
De conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, dichos conceptos no comprometen la responsabilidad de la entidad ni son de obligatorio cumplimiento o ejecución. La facultad para emitir conceptos radica en el  representante legal, los jefes de area, comités asesores.

Oficio

Es una comunicación oficial escrita que por su naturaleza, es externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar información, consultar o enviar una respuesta a otras entidades o personas naturales o jurídicas, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de competencia de quien las expide.
La facultad para firmar oficios le corresponde al representante legal y a los coordinadores de area. Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo del Institucional

Memorando

Es una comunicación oficial personalizada de carácter interno que se emplea para transmitir información, dar orientaciones y pautas a las dependencias institucionales, con aspectos informativos, de control, de coordinación o de trámite relacionados con la gestión de la entidad.
Están autorizados para firmar memorandos el representante legal o los  directores de area. Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo del Institucional

Nota interna

Es una comunicación de carácter interno, cuyo fin es transmitir información urgente o remitir documentación de pronto trámite. para tal fin se puede utilizar el correo electronico.
La facultad para expedir notas internas las tienen todos los funcionarios institucionales, no se deben imprimir y únicamente se tiene la evidencia digital

Objetivo del Manual.

Describir el manejo de historia clinica institucional

Cuadro de Procedimientos

Nombre del Procedimiento.	Elaboración de Comunicaciones Internas y externas
Producto	Adecuada comunicación e imagen institucional
Responsable	Oficina de Calidad Institucional
Alcance	Adecuada comunicación e imagen institucional
Pasos	Definición de la actividad a realizar Planteamiento de los objetivos de la comunicación Redacción de documento de acuerdo a las características del mismo Revisión del documento  por el coordinador del departamento o representante legal según sea el caso Envio del documento

Descripción de los Procedimientos

La adecuada comunicación institucional es de vital importancia por tal motivo la emisión de los documentos es de vital importancia, para tal fin se debe proceder a definir la actividad a realizar, Plantear de los objetivos de la comunicación, realizar la redacción del documento de acuerdo a las características del mismo, revisar el documento por el coordinador del departamento o representante legal según sea el caso, envío del documento

Anexos

Formato Verificador de Manual Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas