Proceso de Producción de documentos
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Identificación
Cuadro de identificación
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Unidad Administrativa |
Código | ||
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Manual de Proceso de Producción de Documentos Wiki Institucional |
OM-PGD01 | |||
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Fecha de Emisión |
Fecha de Actualización |
Version |
Pagina | |
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(DD-MM-AA) 23/08/2010 |
(DD-MM-AA) 16-12-2010 |
7 |
No Aplica | |
Nombre: Manual de Proceso de Producción de Documentos Wiki Institucional OM-PGD01
Elaboró:
| Edwin Alexander Montoya Meneses | Gerente |
| Lucy Ramirez Londoño | Coordinador Asistencial |
| Fiorella Caypa Altare | Coordinador Administrativo |
Fecha: 23 AGOSTO 2010
Revisó: Comité de Calidad
Autorizó: Comite de calidad 07/09/2011
Introducción
En la acción diaria de Oncomedic ltda es necesario elaborar continuamente documentos de muy diversas características y con niveles jerárquicos de importancia diferentes, el objetivo de dichos documentos no es solo expresar el concepto institucional, si no también servir guía o de argumento legal o de evidencia de acciones cotidianas de nuestro desempeño.
La adecuada redacción de los documentos institucionales facilita el desempeño, por tal motivo se debe velar porque cada uno de ellos cumpla con el objetivo propuesto y las normas institucionales y nacionales de la gestión documental
Objetivo del Manual.
Establecer el referente conceptual y la metodologia para la elaboración de los diversos documentos institucionales
Marco conceptual
Sustento Legal
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.
En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:
- Producción
- Recepción
- Distribución
- Consulta
- Organización
- Recuperación
- Disposición final de los documentos
Sustento Teórico
La elaboración de un documento en terminos generales debe seguir un proceso que incluye cuatro etapas principales:
- Planeación
- Redacción
- Revisión
- Aprobación.
PLANEACIÓN
En la etapa de planeación, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:
- Definir el objetivo o propósito del documento
- Analizar al lector o grupo de lectores
- Decidir el tono del documento
- Definir el alcance y la amplitud del escrito
- Investigar y recolectar información
- Clasificar, analizar e interpretar la información
- Organizar la información mediante un bosquejo o “outline”
REDACCIÓN
- Primera versión del texto tomando en cuenta la planeación pero abierto a nuevas ideas o nueva información sin perder de vista el objetivo del documento, asimismo, concéntrese más en el contenido que en la forma.
- Integrar las fuentes seleccionadas dentro del concepto institucional mediante cita textual, resumen
- Revisión preliminar verificando ortografia y presentación del documento
Revisión
La revisión de los documentos en oncomedic la realiza el comite de calidad o la persona delegada por este con el objetivo de verificar el cumplimiento del objetivo y de las normas propias de la gestión documental institucional, para tal fin se envia un comunicado donde se invita a leer el documento y se cita para su aprobación o modificación.
Autorización
A partir de la autorización el documento se considera patrimonio institucional
Descripción del Proceso
El proceso de emisión de documentos se realiza así:
- Un funcionario operativo u administrativo detecta la necesidad de un documento de cualquier índole
- El funcionario informa a el coordinador o coordinadores de su servicio la necesidad de dicho documento y discuten sobre los pro, contra y características del documento
- El coordinador de cada departamento presenta el proyecto de la creación del nuevo documento especificando las características, alcance y necesidades para la escritura del documento
- El encargado de la sección documental aprueba el proyecto acepta las características propuestas e ingresa al listado maestro y a la wiki los datos de dicho documento como medida informativa del estado de dicho documento a fin de evitar duplicidad de esfuerzos, así mismo se define el encargado de la realización del mismo y se le informan los tiempos y requerimientos de dicho documento
- El encargado de la producción del documento, lo elabora en medio magnético y lo entrega al encargado de la gestión documental
- El encargado de gestión documental designa a un revisor para la evaluación del documento fijando criterios y tiempos para la misma
- El revisor aprueba o recomienda cambios al documento, e informa, en caso de no conformidad se solicita al redactor del documento las correcciones, cuando el documento cumpla con las recomendaciones del evaluador es devuelto al encargado de la gestión documental quien lo envía a los integrantes del comité de calidad solicitando se revisión y aprobación
- El comité de calidad aprueba el documento.
- El encargado de gestión documental sube el documento a la wiki verifica se fidelidad e informa de ello a el redactor y revisores del texto con el fin de que verifiquen la fidelidad del mismo indicándoles que se cuenta con 8 días para modificaciones antes de considerar el documento como oficial
- Ante cualquier desviación en la calidad del producto se realiza informe y plan de mejoramiento y se procede a realizar las correcciones
- Una vez el documento es oficializado el encargado de la gestión documental informa al personal interesado sobre su publicación y la metodología utilizada para evaluar su conocimiento y ejecución.
- De ser necesario algún registro el encargado de gestión documental inicia un proceso igual al anteriormente descrito excepto en lo referente a la revisión por el comité de calidad a no ser que las características del registro así lo dispongan
- La incorporación o cambio de los registros no afecta la versión del documento oficial
Cuadro de Procesos:
| Nombre del proceso | Proceso de producción de documentos |
| Coordinador del proceso |
Coordinador de calidad |
| Producto |
Documento claro, coherente con el concepto institucional |
| Entrada |
Requerimiento de la redacción de un documento |
| Pasos |
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| Responsable del proceso |
Jefe del area realiza el documento |
Diagrama de Proceso
Procedimientos
| Documentos Asistenciales | |||
| Documento |
Descripción |
Instrutivo de elaboración | |
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Manual de Procesos |
El conjunto de procedimientos relacionadas o que interactúan y transforman elementos de entrada (recursos) en resultados (salidas). | Procedimiento de Elaboración de Manuales | |
| Manual de Procedimientos |
Modo de ejecutar diversas actividades que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa. | ||
| Manual de Actividades |
Modo de ejecutar determinadas acciones puntuales que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una acción especifica | ||
| Programas institucional | Procedimiento de Elaboración de Programas Institucionales | ||
| Sistema de Manejo de historia clínica] | Documento médico legal obligatorio y sometido a reserva, en el que se consignan cronológicamente las condiciones de salud del usuario, los actos médicos, procedimientos del equipo de salud, y documentos anexos del paciente | Procedimiento Manejo de Historia Clínica | |
| Guías de manejo |
Son “directrices elaboradas sistemáticamente para asistir a los clínicos y a los pacientes en la toma de decisiones sobre la atención sanitaria adecuada para problemas clínicos específicos” | Procedimiento de Evaluación y Adopción de Guias de Practica Clínica | |
| Documentos Administrativos | |||
| Documento |
Descripción |
Instructivo de Elaboración | Documentos Oncomedic |
| Comunicaciones Internas y Externas |
Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a los funcionarios de la Institución o a personas ajenas a la misma, sobre las decisiones adoptadas en un asunto determinado, o para solicitarles su actuación en determinado sentido o para el suministro de información. La jerarquía de las comunicaciones: conceptos, oficios, memorandos y notas internas. |
Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas |
Comunicaciones Internas y Externas Oncomedic |
| Reportes |
Informes Ordinarios Requeridos por Entidades de Control |
DIAN | |