Programa de Gestión Documental

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual del Programa de Gestión Documental  Wiki Institucional		OM-PGD
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 07-09-2011	8	No Aplica

Nombre

Manual del Programa de Gestión Documental Wiki Institucional wiki institucional OM-PGD

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

10 de Enero de 2003

Revisó:

Comité de calidad Septiembre de 2008

Autorizó:

Comité de Calidad  Septiembre de 2008

Introducción

Oncomedic ltda es una IPS privada que brinda servicios asistenciales de tercer y cuarto nivel, así como administrativos, para contribuir al mejoramiento de la salud de los colombianos. Por la importante labor que desarrolla, es necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales conformarán la memoria institucional, una parte fundamental del sistema de información de la entidad, se encuentra en el manual general de procesos y procedimientos institucionales wiki asi como en la base de datos de la institución, adicionalmente se ha implementado el uso de recursos tecnológicos que permiten el trabajo colaborativo como documentos google y el manejo de historias clínicas mediante el sistema operativo GaleNUx lo que ha permitido un gran desarrollo institucional tanto a nivel asistencial como a nivel administrativo.

Oncomedic ltda a estado implementando la filosofía del uso racional y apropiado de los recursos tanto físicos como humanos y tecnológicos apuntando sus esfuerzos a ser una institución con el menor uso del papel, lo que le permite mayor agilidad en muchas de sus actividades, esto sumado a la tendencia del trabajo colaborativo, y el criterio firme de que el conocimiento es universal y fluctuante por lo que aporta herramientas para que sus diferentes usuarios puedan acceder y aportar la información, lo cual se traduce en procesos y procedimientos actualizados que permiten auditorías en tiempo real dando mayor eficiencia en la ejecución del que hacer institucional

De este modo la información es asequible y ordenada, que permite integrar el trabajo del personal de las diferentes áreas facilitando el proceso de comunicación interna y externa.
La responsabilidad u obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de institucional, así como de su organización y conservación corresponde a cada uno de los funcionarios de Oncomedic ltda pero es liderada por el departamento de calidad institucional.
Es igualmente responsabilidad de todos los usuarios de Oncomedic trabajar sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, conscientes de la importancia de la gestión documental, no solo como la memoria institucional, sino documentación legal y contractual imprescindible, por tal motivo se creo el programa de gestión documental, con el cual se pretende brindar una herramienta para el manejo de la información.La gestión documental representa una tarea de vital importancia en el desarrollo institucional pues permite la adecuada ejecución de las tareas reduciendo errores dando mayor eficiencia y eficacia no solo en el actuar sino en el evidenciar la labor que cumple la institución.

Objetivos

Objetivo General

Normatizar de forma sistemática el programa de gestión documental de Oncomedic Ltda y hacer más eficiente su implementación.

Objetivos  Específicos

• Definir el Procedimiento de Gestión Documental , en términos  ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
•  Estructurar los Procedimientos de Gestión Documental, metodología y de modo que orienten armónicamente el desarrollo institucional.
• Seguir la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.
  
• Conservar en forma apropiada material documental institucional que permita establecer no solo el contexto histórico, sino también el legal, administrativo y documental.
  
• Garantizará el continuo acceso y actualización de los documentos institucionales
  
• Establecer los lineamiento confidencialidad de la información documental que asi lo requiera asi como velar por el estricto cumplimiento de esta disposición.
  
• Estimular a los usuarios internos y externos para el uso de las herramientas institucionales que permitan la actualización de y conservación de los valores documentales institucionales
  

Marco Conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:

• Producción
  
• Recepción
  
• Distribución
  
• Consulta
  
• Organización
  
• Recuperación
  
• Disposición final de los documentos
  

Sustento Teorico

“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)” a nivel nacional Archivo Nacional .

La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y necesidad de búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión  documental que abrio la puerta a la posibilidad de digitaliazar la información

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

La definición y reglamentación de las comunicaciones escritas es el punto de partida para estandarizar y reglamentar los procedimientos de la entidad y una de las fuentes mas importantes que permite la fluidez ce la comunicación, el adecuado control actualización y eficiencia de la ejecución.
Todas las dependencias de la Institución son fuentes productoras de información, independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas; de
la calidad con la que se elaboren depende el éxito y la buena imagen organizacional.
Las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de seriedad, por tanto, su presentación, su distribución y la correcta redacción y utilización de técnicas , garantizan que el mensaje llegue adecuadamente al destinatario.

Políticas

Políticas Gerenciales de Gestión Documental

La política de la empresa ONCOMEDIC LTDAen materia de gestión, es garantizar una adecuado manejo del ciclo vital de cualquier documento que tenga la institución, así como generar procesos y productos seguros que favorezcan la competitividad en el mercado mediante la reducción de los costos operacionales; para ello la alta dirección asume el compromisoen los siguientes aspectos:

• Asignar a los empleados la responsabilidad de la adecuada gestión documental en cada una de sus áreas de trabajo.
  
• Brindar el tiempo para que todo el personal que ingrese vinculado o temporal, reciba la capacitación los documentos institucionales
  
• Suministrar a cada trabajador los elementos requeridos para la gestión documental, exigiendo su uso de los documentos en el desarrollo de la labor pero también propiciando los medios para crear conciencia del valor del documento.
  
• Incluir en las reuniones de la gerencia y otros grupos de trabajo, el análisis y la toma de decisiones la gestión documental
  
• Realizar los reportes requeridos a nivel interno y externo de forma oportuna
  
• Evaluar el desempeño de la gestión documental como base para el desarrollo, productividad y la calidad de la institución.

Misión del Programa de Gestión Documental

Garantizar a los clientes internos y externos de Oncomedic una adecuada gestión documental, cumpliendo con las normas establecidas en la Legislación de

Visión del programa de gestión documental

Oncomedic contará con un personal altamente capacitado, entrenado y comprometido en la gestión documental, haciendo mas efectivo el manejo de documentos y con ello el desarrollo empresarial

Objetivo General

Diseñar y Ejecutar el Programa de Gestión Documental de Oncomedic ltda, con el fin de proporcionar condiciones que  permitan el acceso y así de la documentación apropiada  mejorando la productividad de la empresa.

Establecer los lineamientos generales que permitan proteger la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del que hacer institucional

Objetivos Específicos

1. Formular e Implementar el Programa de Gestión Documental en Oncomedic ltda con el fin de cumplir con la normatividad vigente.
2. Identificar los documentos requeridos en cada uno de los puestos de trabajo, con el fin de optimizar su uso
3. Implementar el programa de gestión de documentos y ciclo vital de los mismos incrementando el grado de eficiencia.
4. Generar en los trabajadores el valor del documento en el desarrollo empresarial
5. Verificar el cumplimiento de las reglas de manejo de los documentos
6. Verificar las tareas realizadas y la documentación de las mismas
7. Fortalecer las actividades propias la gestión de los documentos
8. Socializar los documentos institucionales en forma adecuada

Organización del Programa de Gestión Documental

Coordinación del programa

La coordinación del programa de gestión documental, estará bajo responsabilidad del coordinador de calidad institucional, persona designada por la Gerencia ONCOMEDIC.

Funciones del Coordinador del Programa de Gestión Documental:

Sus funciones son entre otras:

• Programar y dar capacitación en lo referente a gestión documental institucional.
  
• Proponer a la Dirección, la adopción los diferentes documentos requeridos en las diferentes actividades institucionales
  
• Colaborar con los funcionarios en la redacción y verificación de los documentos institucionales.
  
• Llevar registros y estadísticas de los documentos institucionales
  

• Coordinar las actividades gestión documental

• Recopilar y analizar la documentación institucional

• Coordinar los recursos disponibles para cumplir con el cronograma de actividades.
• Programar inspecciones periódicas a los puestos y áreas de trabajo para verificar los correctivos o acciones tomadas
• Dar a conocer a la población trabajadora, las normas o procedimientos del Programa de Gestión Documental
• Promover conductas y comportamiento para establecer adecuado manejo del ciclo vital del documento
  
• Velar por el buen funcionamiento y marcha del equipo humano y tecnico institucional en cuanto al menejo de la información.
• Coordinar en conjunto con los líderes de áreas o departamentos, los protocolos y normas de uso de los documentos
  
• Las demás que se requieran, en el marco de la normatividad legal vigente para los esquemas de gestión de documentos institucionales
  

Campo De Aplicación

Las adecuada gestión de los documentos se aplicaran en todas las dependencias de la empresa y clase de trabajo, cualquiera que sea la forma de contratación, tanto para empleados de tiempo completo, como para temporales, contratistas y subcontratistas, a través de las diferentes acciones descritas en el presente programa, destinadas a promover y proteger la información institucional

Tales disposiciones son de carácter permanente y su cumplimiento esta a cargo del comité del comite de calidad, con la colaboración y asesoría de instituciones encargadas de la vigilancia y el control, como de personas naturales y jurídicas que desarrollan actividades sobre el particular.

Recursos del programa de gestión documental

Para poder desarrollar y poner en funcionamiento el programa de gestión documental es necesario destinar los recursos indispensables para el cabal cumplimiento de estas actividades y funciones.

Recursos Humanos

La persona encargada de liderar el programa es el programa de gestión documental con el apoyo de el comite de calidad.

Equipos y Elementos

Se cuenta con material escrito,  software y hardware para el desarrollo del programa.

Listado de Hardware
EQUIPOS	CARACTERISTICAS TECNICAS
Servidor Principal de plataforma Web	Se tiene servicio de Hosting en un servidor de Atlanta el cual brinda recursos de manejo en plataforma web.
Servidor Local	Equipo de Computo con una Board EI7, HD de un Tera y Ram de 16Mgb con conexion permanate a la red interna y externa de acceso interno por localhost y externo por ssh.
Equipos o estaciones de trabajo	Estas maquinas son catalogadas autonomas o dependientes esto varia desde el punto de vista de acceso grafico contando con procesos autonomos locales de Red.
SISTEMA DE RED
Moden de conexion a Web	Se cuenta con dos modenes por proovedores diferentes que permiten un acceso continuo a las plataformas web. Para una velocidad de 6 Gb.
Equipo de Balanceo	Es un equipo que hace laa interfaz entre los servidores de DNS y la red Interna es el encargado de dar DHCP internas.
Swiche de 36 puertos	Es el que se encarga de repartir e intercomunicar todas las estaciones de trabajo con el equipo de balanceo
Gabinete y proteccion de red	Es donde se almacenan los equipos anteriores y sale el cableado estructural especificacion 6 para hacer comunicaciones o por LAN o WLAN.
Equipos de Impresion
Kyocera KM2810	Maquina Multifuncional que permite el scaneo, copia e impresion de Documentos tipo tonner.
Epson 810	Maquina que apoya las tareaas de impresion de Facturacion y documentos administrativos.
Epson 300	Maquina que apoya las tareas de impesion de Farmacia y de Notas de Aplicacion.
Listado de Software
SOFTWARE	CARACTERISTICAS TECNICAS
Plataforma Web	En el servidor remoto se encuentra con plataformas SQL, PHP, SSH y HTML lo que le permite un acceso remoto y seguro.
Sistema operativo Local	Debian Version 6.0 en algunas maquinas esta con entorno escritorio y en otras esta solo acceso terminal.
Plataforma documental asistencial y administrativa	Oncolinux version 1.8 lo que permite accesso a las HC, Farmacia, Notas Clinicas y Facturacion.
Plataforma documental administrativa y de Ofimatica	Se utiliza el servicio Apps de Google docs esto permite un manefo rapido, oportuno y en tiempo real de el manejo de los documentos.
Plataforma de Comunicacion	Sistema Apps de Google Chat que permite una interaccion permanente entre todos los funcionarios lo mismo que el manejo de dispositivos moviles.

Recursos Físicos

Se cuenta con salón de estantes y cajas para el archivo.

Recursos Financieros

Anualmente la gerencia y el área administrativa destina recursos para el desarrollo del programa de gestion documental

Estrategias

• Considerar al documento como eje fundamental en las actividades institucionales que requiere ser tratado en forma apropiada en cada momento de su ciclo vital
• Promover dentro de la población trabajadora el adecuado menejo documental para mejorar la aficiencia, efectividad y seguridad de las acciones
  
• El apoyo mutuo y el trabajo mancomunado del personal directivo y de los trabajadores, cuyo resultado es el trabajo en equipo, será el pilar fundamental para el diagnóstico e implementación de medidas de control en la gestión documental.
• La capacitación será una de las herramientas indispensables del programa, pues permitirá la participación activa de los trabajadores en la minimización de los Factores perdida o uso inapropiado de la información  en cada puesto de trabajo.
• Fomentar la importancia de la conformación del comite de redacción en el desarrollo de habilidades específicas en la creación de documentos
• El Coordinador del programa  de gestión documental  será una persona indispensable en la comunicación, para lograr el cumplimiento de los objetivos misionales y de soporte de la institución
  

Normas de buenas practicas de documentación

Las buenas practicas documentales permiten prevenir errores de comunicación, asegurando que las personas comprendan lo que esta documentado reduciendo la posibilidad de errores, los objetivos de la bestión documental son:
1) Aumentar la eficacia en la organización de los documentos.
2) Disminuir los esfuerzos asociados a los cumplimientos de las distintos marcos regulatorios.
3) Aumentar la eficiencia y productividad del manejo de la información
4) Facilitar la comunicación.

LOS DOCUMENTOS Y SU USO

Diariamente en nuestra institución se producen documentos de  muy diversas calidades que hacen dificil la gestión documental debido a los requerimientos mismos  para tal fin se categorizan los ducumentos

Las BPE de la OMS para productos farmacéuticos establecen que la buena documentación es parte integral y esencial de lo que se denomina "sistema de garantía de la calidad", por ende, debe estar relacionada con todos los aspectos de las Buenas Prácticas.

Ventajas de las buenas practicas de Documentación

• Estándariza y regulariza actividades
• Minimiza el riesgo de error.
• Aumenta o refuerza las competencias del personal
• Optimiza el uso de tiempo productivo y el de capacitaciones

A partir del análisis de sus ventajas podemos inferir los usos más comunes para los documentos, destacándose entre otros:

Definiciones ISO utiles en la gestión documental

• Autor: Persona o colectividad responsable del contenido intelectual o artístico de un documento. (ver 7.1.1)
• Capítulo: División numerada o titulada de un documento escrito, que generalmente se distingue o diferencia de las divisiones que la siguen o que la preceden.
• Contribución: Texto independiente que forma una parte de una publicación.
• Documento principal: Este documento comprende las partes identificables separadas del todo pero que no son independientes ni física ni bibliográficamente.
• Editor: Persona o colectivo responsable de la producción y de la difusión de un documento.
• Edición: Conjunto de los ejemplares de un documento producido a partir un mismo ejemplar original obtenido de una matriz.
• Una edición puede comprender varias impresiones en las cuales aparecen cambios de menor importancia.

 Uso de  Abreviaturas

Los nombres que forman parte de un título figuran en la referencia (por ejemplo, un autor, un editor científico) pueden ser reducidos a iniciales, siempre y cuando no signifique una confusión al momento de la identificación de la persona.

Los nombres de Estados, provincias, países, etc., añadidos a los nombres de lugares dentro de los elementos de publicación (ver 7.6.2) o a los nombres colectivos (ver 7.1.3) pueden ser abreviados conforme su uso. Los nombres de Estados, de provincias o de países deben ser resumidos según los códigos alpha-2 o alpha-3 de la ISO 3166.

Los títulos de las publicaciones en serie pueden ser resumidos conforme a la ISO 4, a condición de que esta no implique ambigüedad.

Las otras palabras o términos típicos utilizados en las referencias bibliográficas pueden ser resumidos conforme a la ISO 832.

Para las patentes, el nombre de países o de la administración de emisión de patentes pueden resumirse conforme con el código ST 3 (World Intellectual Property Organization. Patent information and documentation handbook. Genova: WIPO, 1981-83) de la OMPI.

Salvo por las abreviaturas utilizadas corrientemente, la significación de todas las abreviaturas utilizadas en las referencias o las fuentes de estas deben figurar en una nota o en una tabla.

Uso de  mayúsculas

La utilización de las mayúsculas debe estar conforme al uso de la lengua o de la escritura de la fuente desde la cual se extrajo la información.

Puntuación

Un sistema coherente de puntuación debe ser utilizado para todas las referencias que aparezcan en la publicación.

Cada elemento de la referencia debe estar totalmente separado del elemento siguiente por un signo de puntuación (punto, etc.)

Una puntuación coherente es igualmente utilizada para distinguir los demás elementos al interior de un elemento.

NOTA: Para poner el acento sobre la importancia de la coherencia, ha sido utilizado en los Ejemplos un esquema único de puntuación y de diferenciación tipográfica, en toda la presente norma internacional. Este esquema simplemente está destinado a servir de Ejemplo y no al hecho de que forme parte de la presente norma internacional.

Caracteres tipográficos

Variados son los caracteres tipográficos que pueden ser utilizados para distinguir entre los elementos o para poner en evidencia los elementos más determinantes de la presentación de las referencias.

Es importante que todo documento sea claro sin enmendaduras o errores que dificulten su interpretación

Componentes del Programa De Gestión Documental

Proceso de Disposición Final de los Documentos

Formato de Verificación del Manual del programa de Gestión Documental