Adquisicion de Medicamentos y Dispositivos Medicos

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Asistencial		Código
	Manual de  Proceso de Adquisición y Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Wiki Institucional		OMSF05
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 01/04/2010	(DD-MM-AA)  07-09-2011	2	1

 

Nombre

Proceso de Adquisición y Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médico OMSF05

Elaboro:

Luis Carlos Alvarez Quimico farmaceutico 01 de abril de 2010

Reviso:

Lucy Ramirez Coordinadora asistencial 07 de septiembre 2011

Autorizo:

Comite de Farmacia y Terapéutica 17 de enero de 2011

Introducción:

En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA, en donde se permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras de la institución, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.

Procedimientos

El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la adquisición de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:

Estimación y solicitud de necesidades para el servicio farmacéutico

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para cierto período, teniendo en cuenta:

• Perfil epidemiológico de la institución

• Población usuaria y/o consumo histórico

• Comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios

• Oferta de servicios y presupuesto

Químico Farmacéutico:

• Elabora la programación anual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales.
• Genera semanalmente en el software, las solicitudes de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos, para un periodo de un mes, quincena o semana mediante el análisis de existencias.
• Envía al departamento del área financiera , las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos  empleando el aplicativos de mensajes en intranet con asunto de  Solicitud de Productos y haciendo uso de consecutivos con fecha

FORMATO DE SOLICITUD DE INSUMOS

VER REGISTROS EN

Solicitud de Pedidos de Insumos Hospitalarios

Matriz de Gestión de Pedidos de Medicamentos y Dispositivos médicos

Coordinación Financiera

• Recibe del Químico Farmacéutico las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos  y direcciona  a Comité e compras; la necesidad requerida para la Institución,  para su autorización.
• Genera la orden de compra de Medicamentos y dispositivos médicos en el instrumento:"Orden de Compra ONCOMEDIC LTDA"

Ver registros en: Orden de Compra ONCOMEDIC LTDA

Matriz de Gestión de Pedidos de Medicamentos y Dispositivos médicos

• Cotiza con los proveedores (laboratorios y distribuidores), los productos requeridos.
• Ejecuta la compra y recepciona remisiones y facturas de proveedores,  para causar dichos documentos

Recepción de medicamentos y dispositivos médicos

Recepción de Medicamentos y dispositivos médicos adquiridos por la IPS ONCOMEDIC LTDA

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad

Auxiliar de farmacia:

• Recibe de la transportadora los productos (medicamentos y/o material médico quirúrgico) empacados en cajas, sin verificar el contenido y compara con el número de cajas registradas en la guía transportadora
• Solicita al Químico Farmacéutico la Orden de Compra generada por la coordinación financiera.
• Revisa el contenido de las cajas y registra en el formato Acta de Recepción Técnica digital; la orden de compra, el número de factura, el nombre de la distribuidora; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante y estado físico de los productos; el número de la guía transportadora y el nombre de la empresa transportadora.

Nota: Si se presentan novedades en la recepción técnica, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de Recepción Técnica digital</font>

• Separa los productos con novedad y digital rotulo de cuarentena digital e identifica el producto

Químico Farmacéutico

• Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
• Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena
• Recibe del Auxiliar de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
• Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios  y genera el comprobante de ingreso  permanente.
• Envía a coordinación administrativa  los documentos:  comprobante de ingreso, remisión.</font>
  
• Destina a archivo del servicio farmacéutico, los documentos: Copia de comprobante de ingreso,impresión acta de recepción técnica digital, la guía transportadora y novedades para la grabación de los mismos</font>

Recepción de Medicamentos y dispositivos médicos adquiridos  por la EPS Y ARS

• El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos enviados desde las EPS Y ARS contratadas, así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad

Auxiliar de farmacia

• Recibe del paciente afiliado a la EPS O ARS CONTRATADA  los productos (medicamentos y/o dispositivos médicos) empacados en cajas, verificando el contenido y compara con el número de cajas registradas en la autorización de EPS Y ARS y Orden médica
• Revisa el contenido de las cajas y registra en el formato Acta de Recepción Técnica digital,autorización de EPS Y ARS y Orden médica, el número de historia clínica; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, estado de la calidad de los productos  y el nombre de la EPS.</font>

Nota: Si se presentan novedades en la recepción técnica, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de Recepción Técnica digital </font>

• Separa los productos con novedad y digita rotulo de cuarentena digital e identifica el producto
• Aplica los intrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspección de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos recepcionados 

Químico Farmacéutico

• Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
• Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena
• Recibe del Auxiliar de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. </font>
  
• Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios  y genera el comprobante de ingreso transitorio.
• Destina a archivo del servicio farmacéutico, los documentos: impresión acta de recepción técnica digital,autorización de EPS Y ARS y Orden médica

Recepción de Medicamentos y dispositivos médicos adquiridos  por las IPS

El servicio farmacéutico de la realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo de verificar las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos enviados desde las IPS contratadas, así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad

Auxiliar de farmacia

• Recibe de la IPS los productos (medicamentos y/o dispositivos médicos) empacados en cajas, verificando el contenido y compara con el número de cajas registradas en la autorización o remisión de la IPS contratada  </font>
  
• Revisa el contenido de las cajas y registra en el formato Acta de Recepción Técnica digital, autorización o remisión de IPS contratada las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante y estado de la calidad de los productos; el nombre de la IPS.

Nota:Si se presentan novedades en la recepción técnica, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de Recepción Técnica digital o manual

• Separa los productos con novedad y digita  el  rotulo de cuarentena digital manual e identifica el producto
• Aplica los intrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspección de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos recepcionados 

Químico Farmacéutico

• Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
• Verifica los parametros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena   </font>
• Recibe del Auxiliar de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. </font>
  
• Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios  y genera el comprobante de ingreso transitorio.
• Destina a archivo del servicio farmacéutico, los documentos: impresión acta de recepción técnica digital, autorización o remisión de la IPS

Recepción de Medicamentos y dispositivos médicos por devolutivos de enfermería

El servicio farmacéutico de la realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo de verificar las especificaciones técnicas con las que fueron manipulados los medicamentos y dispositivos médicos devueltos por el servicio de enfermería, así como las especificaciones de entrega.

Auxiliar de enfermería

• Diligencia las cantidades sobrantes de medicamentos y dispositivos médicos en el campo "devolución"  del documento hoja de devolutivos de enfermería

Auxiliar de farmacia

• Recibe de la auxiliar de enfermería   los productos (medicamentos y/o dispositivos medicos) listados en las canastas o recipientes plasticos destinados para ello, verificando el contenido y compara con las cantidades registradas en la devolucion</font>
  
• Realiza el movimiento de entrada al inventario interno de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Nota: Si se presentan novedades en la recepción, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de recepcion digital  </font>

• Separa los productos con novedad y digita rotulo de cuarentena digital o manual e identfica el producto

Químico Farmaceutico

• Revisa el procedimiento de adquisicion de medicamentos y dispositivos medicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
• Verifica los parametros de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena   
• Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios  y genera el comprobante de ingreso permanente.
  
• Destina  a archivo del servicio farmaceutico, los documentos: impresion acta de recepción técnica digital,  la devolucion de Productos 
  
• FORMATO ACTA DE RECEPCION TECNICA

• VER REGISTROS:

Resultados de la Recepcion Tecnica Oncomedic LTDA

Inspección de Calidad de Medicamentos y Disposivos medicos

• El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control de calidad de las especificaciones técnicas derivadas del laboratorio fabricante a través de tablas de muestreos e inspección de las características físicas e información técnica de los medicamentos y dispositivos médicos durante la recepción Técnica

Químico Farmacéutico

• Supervisa las actividades de control de calidad de los medicamentos ydisositivos medicos recepcionados en el servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA 

Auxiliar de Farmacia

• Realiza un muestreo de Medicamentos y dispositivos medicos recepcionados, basado en el manejo de la Tabla: Militar Estándar,  con el objeto de determinar: especificaciones de calidad de los productos.
• Registra las especificaciones de calidad de la muestra de medicamentos y dispositivos medicos  obtenida, en el formato: Inspeccion y Control de Calidad de Medicamentos y dispositivos medicos

Formatos

Formato Inspeccion y Control de Calidad

• VER  REGISTROS EN:Inspeccion y Control de Calidad de Insumos

Ver Registros:

Registros de Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos