Proceso de Organización de la Información
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Identificación
Cuadro de identificación
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Unidad Administrativa |
Código | ||
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Manual de Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información Wiki Institucional |
OM-PGD03 | |||
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Fecha de Emisión |
Fecha de Actualización |
Version |
Pagina | |
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(DD-MM-AA) 10/01/2003 |
(DD-MM-AA) 08-09-2011 |
8 |
No Aplica | |
Nombre
Manual de Proceso de Organización, Consulta y Recuperación de la Información Wiki Institucional OM-PGD03
Elaboró:
| Edwin Alexander Montoya Meneses | Gerente |
| Lucy Ramirez Londoño | Coordinador Asistencial |
| Fiorella Caypa Altare | Coordinador Administrativo |
Fecha:
8 de Septiembre de 2011
Revisó:
Comité de calidad Septiembre de 2011
Autorizó:
Comité de Calidad Septiembre de 2011
Introducción
Ante la gran cantidad de información que poseen las entidades de salud se hace necesario establecer la metodología para la adecuada organización de la información que permita acceder a ella en el momento en que se requiere de modo que el documento sea un instrumento vivo dentro de la institución y no simplemente un requisito obsoleto.
Objetivo del Manual.
Describir el manejo de la organización de los documentos de Oncomedic ltda
Marco conceptual
Sustento Legal
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.
La ley marco por la cual Oncomedic trabaja sus proceso de una manera electronia es la Ley 527 de Agosto 18 1999 la cual es la ley marco por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. especial mente a lo definido en la misma norma como:
Intercambio Electrónico de Datos (EDI): La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto.
Sistema de Información: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.
Sustento Teórico
Oncomedic cuenta con múltiples instrumentos para el adecuado manejo de la información, la mayoría de ellos son de tipo digital y que permite el acceso vía web lo que da la posibilidad de cumplir con los requisitos de ley o administrativos, cada vez mas instituciones permiten el suministro de información digital, sin embargo aun estamos en el camino de lograr el objetivo de reducción de los documentos físicos.
La digitalización de la información es un reto, no solo por la resistencia de muchos sectores de la sociedad, incluyendo las entidades de control, si no también por las limitaciones propias de la tecnología con la que disponemos, esta labor titánica a sido de vital importancia para Oncomedic y representa una de sus fortaleza pues invita al trabajo colaborativo, a la actualización de los documentos y a la eficiencia y eficacia en el actuar
Los instrumentos usados para la organización documental son:
Wiki Institucional
Correo Electrónico Institucional
Sistema Digital de Manejo de Historias Clínicas Oncolinux
Sistema Apps de Ofimatica
Descripción del Proceso
Dentro de la filosofía de reducción del papel Oncomedic a planteado el siguiente procedimiento para el manejo de la información: se debe determinar el tipo de documento que se tiene, la ubicación dentro de el ambiente digital de la institución y el archivo físico del documento de acuerdo con la características del mismo, dentro del proceso de organización a demás del reconocimiento de la plataforma en la cual se va a ubicar es importante que cada documento cumpla con la características de codificación y archivo apropiadas
Cuadro de Proceso
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Nombre del Proceso. |
Proceso de Organización, Consulta y Recuperación de la Información |
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Coordinador del proceso |
Oficina de Calidad Institucional |
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Producto |
Adecuado manejo documental |
| Entrada | Documento interno o externo que requiere ser organizado dentro de la información institucional |
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Pasos |
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| Responsables del proceso | Coordinador de calidad |
Anexos
Cuadro de Codificación de documentos de oncomedic
| Primera Raiz | Segunda Raiz |
Tercera Raiz |
Cuarta Raiz |
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| OM |
Documento de Oncomedic ltda |
Procesos Misionales |
CE |
Servicio Misional Consulta Especializada |
01 |
Pre-Consulta Oncologica |
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| 02 |
Consulta por Internet |
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| 03 |
Consulta por Oncología |
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| 04 |
Consulta por Hematología |
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| 05 |
Consulta por Ginecología Oncológica |
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| 06 |
Consulta por Cirugía Oncológica |
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| 07 |
Consulta por Oncología Oral |
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| 08 |
Consulta Farmacológica |
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| 09 |
Consulta de Transcripción de Historias Clínicas |
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| SA |
Servicio Misional de Soporte Asistencial y Enfermería |
01 |
Educación y Diagnostico Precoz del Cáncer |
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| 02 |
Atención de Soporte en Enfermería del Paciente Oncológico |
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| 03 |
Toma de Signos Vitales e Intervenciones durante la Consulta |
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| 04 |
Aplicación de Medicamentos |
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| 05 |
Aplicación de Medicamentos Oncológicos |
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| 06 |
Atención de Urgencias en la Sala de Aplicación |
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| 07 |
Atención de Otras Urgencias Oncologicas |
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| SF | Servicio Misional farmaceutico | 01 |
Selección de Medicamentos |
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| 02 |
Proceso de Atención Farmacéutica |
A |
Dispensación Farmacéutica |
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| B |
Procedimiento de Evaluación del Servicio de Dispensación |
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| C |
Seguimiento Farmacéutico Personalizado |
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| 03 |
Procesos de Fármaco-Vigilancia |
A |
Diagnostico Institucional de la Gestión de Medicamentos |
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| B |
Manual de Procedimiento de Clasificación de PRM y PRUM y medidas de control |
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| 04 |
Procesos Control de Fármaco-Dependencia |
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| 05 |
Proceso de Adquisición y Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos |
||||||||||
| 06 |
Proceso de Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos |
A |
Manual de Procedimiento de Almacenamiento de Insumos Hospitalarios |
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| B |
Manual de Procedimiento de Almacenamiento de Dispositivos |
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| 07 |
Proceso de Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos |
A |
Medicamentos (Unidosis) Hacia El Servicio De Enfermería de la IPS |
||||||||
| B |
Medicamentos (Unidosis) Hacia El Servicio De Hospitalización de IPS |
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| C |
Nutriciones Parenterales de la UCI IPS |
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| 08 |
Procesos de Farmacotecnia |
A |
Procedimiento de Ingreso al Area Biolimpia |
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| B |
Procedimiento Limpieza de Material Para Ingreso al Area Biolimpia |
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| C |
Procedimientos de Elaboración de Productos |
1 |
Cronología de Trabajo | ||||||||
| 2 |
Adulto | ||||||||||
| 3 |
Pediátrica | ||||||||||
| 4 |
Ácido Zolédronico | ||||||||||
| 5 |
Bevazucimab | ||||||||||
| 6 |
Bleomicina | ||||||||||
| 7 |
Bortezomib | ||||||||||
| 8 |
Carboplatino | ||||||||||
| 9 |
Ciclofosfamida | ||||||||||
| 10 |
Cisplatino | ||||||||||
| 11 |
Citarabina | ||||||||||
| 12 |
Dacarbazina | ||||||||||
| 13 |
Daunorrubicina | ||||||||||
| 14 |
Docetaxel | ||||||||||
| 15 |
Doxorrubicina | ||||||||||
| 16 |
Doxorrubicina Liposomal | ||||||||||
| 17 |
Eculizumab | ||||||||||
| 18 |
Epirrubicina | ||||||||||
| 19 |
Etopósido | ||||||||||
| 20 |
Fluoracilo | ||||||||||
| 21 |
Folinato de calcio | ||||||||||
| 22 |
Gemcitabina | ||||||||||
| 23 |
Ibandronato | ||||||||||
| 24 |
Ifosfamida | ||||||||||
| 25 |
Idarrubicina | ||||||||||
| 26 |
Irinotecan | ||||||||||
| 27 |
Mesna | ||||||||||
| 28 |
Metetrotexato | ||||||||||
| 29 |
Mitoxantrona | ||||||||||
| 30 |
Oxaliplatino | ||||||||||
| 31 |
Paclitaxel | ||||||||||
| 32 |
Rituximab | ||||||||||
| 33 |
Tocilizumab | ||||||||||
| 34 |
Topotecan | ||||||||||
| 35 |
Trabectidina | ||||||||||
| 36 |
Trastuzumab | ||||||||||
| 37 |
Vinblastina | ||||||||||
| 38 |
Vincristina | ||||||||||
| 39 |
Vinorelbina | ||||||||||
| 40 |
Aciclovir | ||||||||||
| 41 |
Amikacina | ||||||||||
| 42 |
Ampicilina + Sulbactam | ||||||||||
| 43 |
Cefalotina | ||||||||||
| 44 |
Cefazolina | ||||||||||
| 45 |
Cefepime | ||||||||||
| 46 |
Cefoperazon | ||||||||||
| 47 |
Cefoperazon + Sulbactam | ||||||||||
| 48 |
Cefotaxime | ||||||||||
| 49 |
Cefradina | ||||||||||
| 50 |
Ceftazidime | ||||||||||
| 51 |
Ceftriaxona | ||||||||||
| 52 |
Ciprofloxacino | ||||||||||
| 53 |
Claritromicina | ||||||||||
| 54 |
Clindamicina | ||||||||||
| 55 |
Doxiciclina | ||||||||||
| 56 |
Gentamicina | ||||||||||
| 57 |
Imipenem | ||||||||||
| 58 |
Meropenem | ||||||||||
| 59 |
Metronidazol | ||||||||||
| 60 |
Oxaciclina | ||||||||||
| 61 |
Peniciliana Benzatinica | ||||||||||
| 62 |
Penicilina Cristalina(UI) | ||||||||||
| 63 |
Piperacina + Tazobactam | ||||||||||
| 64 |
Trimetropim Sulfametoxasol | ||||||||||
| 65 |
Vancomicina | ||||||||||
| 66 |
Clemastina | ||||||||||
| 67 |
Cloruro de sodio | ||||||||||
| 68 |
Cloruro de potasio | ||||||||||
| 69 |
Gluconato de Calcio | ||||||||||
| 70 |
Dexametasona | ||||||||||
| 71 |
Furosemida | ||||||||||
| 72 |
Heparina Sodica | ||||||||||
| 73 |
Hidrocortisona | ||||||||||
| 74 |
Sulfato de magnesio | ||||||||||
| 75 |
Metoclopramida | ||||||||||
| 76 |
Ondansetron | ||||||||||
| 77 |
No Oncológicas Ranitidina | ||||||||||
| D |
Elaboración Dosis Unitaria |
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| E |
Elaboración de Nutriciones Parenterales |
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| F |
Elaboración de Magistrales y Extemporaneas |
1 |
Preparación de Agua con Conservantes | ||||||||
| 2 |
Base para Pomada | ||||||||||
| 3 |
Jarabe Simple | ||||||||||
| 4 |
Base para Crema | ||||||||||
| 5 |
Buffer Citrato | ||||||||||
| 6 |
Buffer Fosfato | ||||||||||
| 7 |
Carboximetilcelulosa al 1 % | ||||||||||
| 8 |
Vehículos para las Suspensiones | ||||||||||
| 9 |
Base Gel | ||||||||||
| 10 |
Magistrales Liquidas | ||||||||||
| G |
Despeje de Area |
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| H |
Manejo de visitantes |
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| I |
Elaboración de Etiquetas |
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| 9 |
Gestión de Calidad del Servicio Farmacéutico |
A | Auditoria en la Selección de Medicamentos |
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| B | Auditoria en el Almacenamiento de Medicamentos |
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| C |
Auditoria en Farmacotécnia y Elaboración de medicamentos |
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| D |
Auditoría en el Producto Terminado |
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| E |
Auditoria en La Distribución del Producto |
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| F |
Auditoría en Farmacovigilancia |
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| G |
Auditoría en Instalaciones y Equipos |
||||||||||
| H |
Auditoría en Talento Humano |
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| I |
Auditoría en Gestión Documental |
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| J |
Auditoría en Investigación y docencia |
||||||||||
| SS |
Proceso Misional de Prestación de Servicios Administrativos Salud@rte |
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| SC |
Servicio Misional de Consultoría Salud@rte |
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| BS |
Procesos de Bioseguridad y Control de Infecciones |
01 |
Procedimiento de Lavado de Manos |
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| 02 |
Manual Procedimiento de Uso de Equipo de Protección Personal Wiki Institucional |
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| 03 |
Proceso de Aseo Limpieza y Desinfección de los Servicios. |
A |
Procedimiento de Selección y Uso de Desinfectantes Según Ficha de la Secretaria de Salud Distrital de Bogota.Adaptada para Salud@rte Oncomedic |
1 |
Actividad de Aplicación del Producto | ||||||
| B |
Manual Procedimiento de Limpieza de Area |
1 |
Limpieza de Central de Mezclas | ||||||||
| 1a |
Limpieza de Cabina de Flujo Laminar | ||||||||||
| 2 |
Limpieza de Sala de Aplicación de Medicamentos | ||||||||||
| 2a |
Limpieza Bombas de Infusión | ||||||||||
| 3 |
Limpieza de Consultorio de Oncologia Oral | ||||||||||
| 3a |
Limpieza, Desinfección y Esterilización de Instrumentos de Oncologia Oral | ||||||||||
| 4 |
Limpieza de Areas B | ||||||||||
| 5 |
Limpieza de Areas C | ||||||||||
| 6 |
Limpieza de Areas D | ||||||||||
| 7 |
Limpieza de Areas de Deposito de Desechos | ||||||||||
| RC |
Procesos de Referencia y Contrareferencia |
||||||||||
| IU |
Procesos de Información al Usuario |
||||||||||
|
Administrativos |
TH |
Proceso Administrativo de Gestión de Talento Humano |
-C01 |
Código de Ética y Buen Gobierno |
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| -R01 |
Reglamento Interno de Trabajo |
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| -P01 |
Programa de Salud Ocupacional |
A |
Proceso de Manejo de Accidentes Laborales |
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| B |
Proceso de Manejo de Accidentes Laborales Con Materiales que Representan Riesgo Biológico |
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| -R02 |
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial |
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| -S01 |
Subprograma de Medicina Preventiva |
A | SISTEMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA PARA LA PREVENCIÓN DE LESIONES OSTEOMUSCULARES | ||||||||
| -S02 |
Subprograma de Seguridad Industrial: |
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| -S03 |
Subprograma de Higiene Industrial |
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| 01 |
Funciones de Personal |
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| 02 |
Selección de Personal |
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| 03 |
Manual de Capacitaciones |
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| AF |
Manual Proceso de Gestión de Ambiente Físico Wiki Institucional |
01 |
Manejo Inventario |
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| 02 |
Manual de Mantenimiento de Equipos Wiki Institucional |
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| -P01 |
Programa de Gestión de Residuos Hospitalarios |
A |
Segregación de Residuos |
||||||||
| 03 |
Limpieza de Areas Generales |
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| 04 |
Inventario de Servicios Publicos y Manejo de Eventualidades Wiki Institucional |
||||||||||
| GC |
Procesos de Gestión de la Calidad |
01 |
Proceso de Autocontrol |
||||||||
| 02 |
Procesos de Auditoría Interna |
-P01 |
Manual Procedimiento de PAMEC Wiki Institucional |
||||||||
| -SP01 |
Sub Proceso de Auditoría de Servicios |
A |
Oportunidad en Consulta Especializada | ||||||||
| B |
Oportunidad en la Asignación de Citas Para Tratamiento de Quimioterapia | ||||||||||
| C |
Oportunidad en Tratamiento de Radioterapia | ||||||||||
| D |
Oportunidad en la Entrega de Medicamentos | ||||||||||
| E |
Auditoría de Calidad de Historias Clínicas | ||||||||||
| F |
Auditoría de Tasa de Satisfacción Global | ||||||||||
| G |
Procedimiento de Auditoría de Respuesta | ||||||||||
| 03 |
Auditoría Externa |
||||||||||
| CO |
Procesos Administrativos de Contratación |
01 |
Contratación de Personal |
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| 02 |
Contratación de Proveedores |
A |
Inscripción de Proveedores |
||||||||
| B |
Procedimiento de Evaluación y Selección del Proveedor |
||||||||||
| C | Procesos de Evaluación de Los Servicios del Proveedores Wiki Institucional |
||||||||||
| SS |
Procesos Administrativos de Sistematización |
||||||||||
| FI |
Procesos Administrativos Financiera |
01 |
Facturación |
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| 02 | Gestión de Glosas | ||||||||||
| 03 | Recaudo de Cartera | ||||||||||
| 04 |
Conciliaciones |
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| 05 |
Cobro Juridico |
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| 06 | Compras | ||||||||||
| 07 | Pagos y Egresos | ||||||||||
| -PGD |
Programa de Gestión Documental |
01 |
Producción de Documentos |
A |
Elaboración de Manuales |
||||||
| B
|
Manejo de Historias Clínicas | ||||||||||
| C |
Evaluación y Adopción de Guias de Manejo |
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| E |
Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas |
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| 02 |
Recepción y Distribución de Documentos |
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| 03 | Organización de la información | ||||||||||
| 04 |
Disposición Final de Información |
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Formato Verificador de Manual Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información