Proceso de Producción de documentos
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Identificación
Cuadro de identificación
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Unidad Administrativa |
Código | ||
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Manual de Proceso de Producción de Documentos Wiki Institucional |
OM-PGD01 | |||
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Fecha de Emisión |
Fecha de Actualización |
Version |
Pagina | |
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(DD-MM-AA) 10/01/2003 |
(DD-MM-AA) 16-12-2010 |
7 |
No Aplica | |
Nombre
Manual de Proceso de Producción de Documentos Wiki Institucional OM-PGD01
Elaboró:
| Edwin Alexander Montoya Meneses | Gerente |
| Lucy Ramirez Londoño | Coordinador Asistencial |
| Fiorella Caypa Altare | Coordinador Administrativo |
Fecha:
5 de Noviembre de 2008
Revisó:
Comité de calidad Diciembre de 2008
Autorizó:
Comite de calidad
Introducción
En la acción diaria de Oncomedic ltda se ve que es necesario elaborar continuamente documentos de muy diversas características y con niveles jerárquicos de importancia diferentes, el objetivo de dichos documentos no es solo expresar el concepto institucional, si no también servir guía o de argumento legal o de evidencia de acciones cotidianas de nuestro desempeño.
La adecuada redacción de los documentos institucionales facilita el desempeño, por tal motivo se debe velar porque cada uno de ellos cumpla con el objetivo propuesto y las normas institucionales y nacionales de la gestión documental
Objetivo del Manual.
Establecer el referente conceptual y la metodologia para la elaboración de los diversos documentos institucionales
Marco conceptual
Sustento Legal
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.
En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:
- Producción
- Recepción
- Distribución
- Consulta
- Organización
- Recuperación
- Disposición final de los documentos
Sustento Teórico
La elaboración de un documento en terminos generales debe seguir un proceso que incluye cuatro etapas principales: planeación, redacción,
revisión y aprobación.
PLANEACIÓN
Entre más tiempo se dedique a la planeación del documento, mayor certeza tendremos de cumplir con el objetivo del mismo y ahorraremos tiempo en modificaciones y correcciones que pudieron ser innecesarias.
En la etapa de planeación, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:
- Definir el objetivo o propósito del documento
- Analizar al lector o grupo de lectores
- Decidir el tono del documento
- Definir el alcance y la amplitud del escrito
- Investigar y recolectar información
- Clasificar, analizar e interpretar la información
- Organizar la información mediante un bosquejo o “outline”
REDACCIÓN
Una vez que se ha llevado a cabo la planeación del documento, se procede a redactar la primera versión del texto. Conforme se escriba el primer borrador, siempre tenga en mente la planeación que realizó con anterioridad, pero sea flexible al aplicarla, ya que puede ir descubriendo nuevas ideas o nueva información. Asimismo, al ser esta primera versión y un producto inacabado, concéntrese más en el contenido que en la forma, y deje para las etapas de revisión y edición el pulido del escrito.
Integrar las fuentes seleccionadas dentro del concepto institucional, si asi se requiere respetando los derechos de autor, exs importante distinguir ideas son propias agenas medianter tres recursos: cita textual, parafrasear o resumir; en los tres casos, se debe incluir la cita correspondiente. Una cita textual, indica sin lugar a dudas, dónde empieza y dónde termina la aportación del autor, para lo cual sus palabras van entrecomilladas. Es inadecuado hacer un escrito cargado de citas textuales; éstas se usan en definiciones o cuando queremos poner como ejemplo las palabras de un personaje clave. Parafrasear consiste en explicar con nuestras propias palabras los conceptos o ideas aportados por otra persona. Un parafraseo correcto no duplica las oraciones y el
vocabulario original sustituyéndolos por sinónimos; debe incluir los mismos conceptos o ideas, pero redactados en una forma distinta, más amigable y accesible. Por último,
resumir consiste en sintetizar las ideas y el pensamiento de otro autor; es posible incluir explicaciones e interpretaciones personales en un resumen, siempre y cuando el escritor lo considere conveniente.
REVISIÓN
La revisión de los documentos en oncomedic los realiza el comite de calidad con el objetivo de verificar el cumplimiento del objetivo y de las normas propias de la gestión documental institucional, para tal fin se envia un comunicado donde se invita a leer el documento y se cita para su aprobación o modificación
Descripción del Proceso
Un funcionario identifica la carencia de la gestión documental por muy diversas causas, por ejemplo incorporación de un nuevo servicio, producto o la identificación la carencia documental en algún proceso, por ejemplo se requiere ser mas especifico en cuanto a un procedimiento o actividad y se decide crear un nuevo documento para describirlo, el funcionario expresa su inquietud al coordinador del servicio y el coordinador informa al encargado de la gestión documental esta situación quien decide acoger o no el documento, en caso de inconformidad ante esta decisión el funcionario puede presentar su solicitud al comité de calidad, por otra parte el comité de calidad o el coordinador de gestión documental puede solicitar al coordinador de un servicio que inicie la redacción de un documento, momento en el cual se abre la pagina wiki y se coloca el documento dentro del listado maestro de documentos con el código que tendrá y con la especificación de que se encuentra en construcción tanto en la pagina wiki como en la pagina misma, que se requiere, el departamento delegado de la producción inicial de documento reúne la información y busca los medios para planear y redactar el manual,
El documento es pues un producto intelectual de las personas del servicio que intervinieron en su redacción y revisión preliminar y ambos deben quedar incluidos en el apartado de elaboración la fecha de elaboración consignada en el manual es la de el día en que termina su evaluación, cuando el documento es terminado debe ser revisado por el coordinador de gestión documental o un delegado suyo servicio quien da su aprobación en el apartado de reviso aparece el nombre de la persona que realizo dicha revisión y la fecha en que entrego el documento una vez revisado por segunda vez el documento es enviado a los miembros del comité de calidad y propuesto para su aprobación en el próximo comité, el documento aprobado es subido a la wiki y se somete nuevamente a validación por un periodo de una semana todo este proceso debe queda cerrado mediante de la emisión de un documento PDF que se guardara en docs con la fecha de aprobación
Es de anotar que el proceso puede requerir de procedimientos, actividades y formatos que para efectos del presente sistema seran cosiderados como documentos indepencientes, es decir la modificación de un documento solo tiene impacto sobre el propio documento y no sobre los documentos relacionados, de tal modo que no requiere que se cambie su veción.
Cuadro de Procesos:
| Nombre del proceso | Proceso de producción de documentos |
| Coordinador del proceso |
Departamento de calidad |
| Producto |
Adecuada producción de documentos |
| Entrada |
Requerimiento de la redacción de un documento |
| Pasos |
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| Responsable del proceso |
Jefe de area que documenta |
Diagrama de Proceso
Procedimientos
| Documentos Asistenciales | |||
| Documento |
Descripción |
Instrutivo de elaboración | |
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Manual de Procesos |
El conjunto de procedimientos relacionadas o que interactúan y transforman elementos de entrada (recursos) en resultados (salidas). | Procedimiento de Elaboración de Manuales | |
| Manual de Procedimientos |
Modo de ejecutar diversas actividades que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa. | ||
| Manual de Actividades |
Modo de ejecutar determinadas acciones puntuales que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una acción especifica | ||
| Historia Clínica Oncolinux | Documento medico legal obligatorio y sometido a reserva, en el que se consignan cronologicamente las condiciones de salud del usuario, los actos medicos, procedimientos del equipo de salud, y documentos anexos del paciente | Procedimiento Manejo de Historia Clinica | |
| Guias de manejo |
Son “directrices elaboradas sistemáticamente para asistir a los clínicos y a los pacientes en la toma de decisiones sobre la atención sanitaria adecuada para problemas clínicos específicos” | Procedimiento de Evaluación y Adopción de Guias de Practica Clínica | |
| Documentos Administrativos | |||
| Documento |
Descripción |
Instrutivo de Elaboración | Documentos Oncomedic |
| Comunicaciones Internas y Externas |
Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a los funcionarios de la Institución o a personas ajenas a la misma, sobre las decisiones adoptadas en un asunto determinado, o para solicitarles su actuación en determinado sentido o para el suministro de información. La jerarquía de las comunicaciones: conceptos, oficios, memorandos y notas internas. |
Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas |
Comunicaciones Internas y Externas Oncomedic |
| Reportes |
Informes Ordinarios Requeridos por Entidades de Control |
DIAN | |
Formato Verificador del Manual de Proceso de Producción de Documentos