Proceso de Organización de la Información

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información Wiki Institucional		OM-PPGD03
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 16-12-2010	7	No Aplica

Nombre

Manual de Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información Wiki Institucional OM-PPGD03

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

5 de Noviembre de 2008

Revisó:

Comité de calidad Diciembre de 2008

Autorizó:

Comité de Calidad  diciembre de 2008

Introducción

Ante la gran cantidad de información que poseen las entidades de salud se hace necesario establecer la metodologia para la adecuada organización de la información que permita acceder a ella en el momento en que se requiere de modo que el documento sea un instrumento vivo dentro de la institución y no simplemente un requisito obsoleto.

Objetivo del Manual.

Describir el manejo de la organización de los documentos de Oncomedic ltda

Marco conceptual

Sustento  Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

Sustento Teórico

Oncomedic cuenta con multiples instrumentos para el adecuado manejo de la información, la mayoria de ellos son de tipo digital, y se permite el acceso via internet lo que da la posibilida de cumplir con los requisitos de ley o administrativos, cada vez mas instituciones permiten el suministro de información digital, sin envargo aun estamos lejos de lograr el objetivo de reducción de los documentos  fisicos

La digitalización de la información es un reto, no solo por la resistencia de muchos sectores de la sociedad, incluyendo las entidades de control, si no tambien por las limitaciones propias de la tecnologia con la que disponemos, esta labor titanica a sido de vital importancia para Oncomedic y representa una de sus fortaleza pues invita al trabajo colaborativo, a la actualización de los documentos y a la eficiencia y eficacia en el actuar

Los instrumentos usados para la organización documental son

Wiki Institucional

Correo electronico institucional

Sistema digital de manejo de historias clinicas Oncolinux

Descripción del Proceso

 Dentro de la filosofía de reducción del papel oncomedic a planteado el siguiente procedimiento para el manejo de la información

Cuadro de Procedimientos

Nombre del Procedimiento.	Organización de la información
Producto	Adecuado Manejo de la información
Responsable	Oficina de Calidad Institucional
Alcance	Adecuado manejo documental
Pasos

Anexos

Formato Verificador de Manual Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información