Preparación, Prevención y Respuesta Ante Emergencias

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Plan de Emergencia Wiki Institucional		OM-MPEWI
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 16-12-2010	7	No Aplica

Nombre

Manual de Plan de Emergencia Wiki Institucional (OM-MPEWI)

Elaboró:

Maria del Pilar Villanueva

Fecha:

5 de Noviembre de 2008

Revisó:

Comite de calidad Diciembre de 2008

Autorizó:

Comite de calidad

INTRODUCCIÓN

En las actividades laborales que se realizan en cualquier tipo de empresa productora de bienes y/o servicios, existe la posibilidad de ocurrencia de situaciones de emergencia de diversa índole: fallas estructurales, daños en equipos y sistemas, virus informáticos, interrupción del suministro de energía, agua, aseo o comunicaciones; se suman también fenómenos naturales como movimientos sísmicos, descargas eléctricas, inundaciones, lluvias torrenciales y vientos fuertes que en algún momento, además de causar en la mayoría casos traumatismos de orden económico, pueden afectar el servicio que presta la Entidad.

La prevención de emergencias es una de las más importantes acciones de un Programa de Salud Ocupacional. Ello requiere la cooperación, el compromiso y el apoyo decidido de todos los niveles organizacionales de Oncomedic ltda

La resolución 1016 de 1.989 emanada por los Ministerios de Salud, Trabajo y Seguridad Social, mediante la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma en que los programas de salud ocupacional se deben desarrollar por cada uno de los empleadores del país, estipula en el numeral 18 del artículo 11, que toda institución debe organizar y desarrollar un plan de emergencias, teniendo en cuenta las siguientes ramas: Preventiva Estructural Control de las Emergencias.

JUSTIFICACIÓN

El desarrollo acelerado de conceptos en materia de prevención, salud y seguridad y el lento proceso de cambio hacia esta misma cultura dentro de las actividades laborales de las empresas, requieren el diseño de programas y actividades para la prevención y preparación de emergencias al igual que la formación de brigadas de salud y seguridad que involucren conceptos nuevos procurando que este proceso sea cada vez más íntegro, acorde con la situación histórica de la empresa y de nuestra sociedad.

Es evidente que una situación de emergencia necesita un manejo que se puede salir de los procedimientos normales de una organización y requieren la utilización de recursos internos y posiblemente externos y ante todo contar con herramientas y metodología eficientes que posibilite la recuperación en el menor tiempo posible de lo afectado.

Oncomedic ltda se ha visto involucrado en algunos sismos o terremotos que han afectado a ciudades vecinas, pero afortunadamente no han repercutido en fallas estructurales de sus instalaciones.

Por otro lado, en la empresa no se han presentado situaciones de emergencias tales como incendios, atentado terrorista, robos o amenaza de bomba que ameriten una pronta y rápida actuación frente e estas situaciones y que pongan en peligro la integridad del personal interno y visitante en determinado momento, mediante acciones rápidas, coordinadas y confiables, tendientes a desplazar al personal por y hasta lugares de menor riesgo, de igual forma, la Entidad no está exenta de que suceda alguna eventualidad y deben estar preparados para afrontarla.

El tema cobra aún más importancia si se tiene en cuenta que existe una Legislación que reglamenta la instauración de un Plan de Emergencias integral, el cual debe ponerse en funcionamiento con acciones como capacitación del personal y adquisición de diversos elementos y equipos imprescindibles para su correcta operación.

En este orden de ideas, no se puede entonces desconocer que el asunto de las emergencias trasciende lo meramente normativo y laboral, constituyéndose en un asunto de interés colectivo. Cuando nos afecta un evento catastrófico no hay discriminación en sus consecuencias; sin embargo, mucho se puede hacer en la prevención y mitigación de esos efectos desde el compromiso de conocer y facilitar la aplicación de las normas específicas en este campo, pues conociendo la forma correcta de actuar ante situaciones de desastre, se evita perpetuar un legado de historia dolorosa, escrita sobre la tumba de víctimas de eventos catastróficos de diversa índole. En ellas se consagra y busca, en esencia, la protección del derecho fundamental por excelencia: el derecho a la Vida.

“Es mejor estar preparados para algo que no va a suceder a que nos suceda algo para lo que no estábamos preparados”.

Políticas de salud ocupacional

Politicas Gerenciales de emergencias

Oncomedic Ltda consecuente con la visión de importancia de garantizar un ambiente laboral sano y seguro a sus colaboradores, visitantes, se compromete a dirigir esfuerzos y recursos que le permitan al personal asociado tener conocimiento sobre los diferentes riesgos a los que se encuentran expuestos durante su desempeño laboral, tomar conciencia y capacitarse en temas relacionados con la prevención y atención de situaciones derivadas de eventuales emergencias de diversa naturaleza, para lo cual se apoyarán todas las acciones destinadas a minimizar, prevenir y controlar la aplicación de actividades que tengan que ver con la atención de emergencias, promoviendo en la empresa conductas apropiadas que permitan cuidar la integridad física de sus colaboradores y minimizar el impacto económico y social derivado de este tipo de eventos.

Objetivo General

Establecer y generar destrezas, condiciones y procedimientos que permita a los ocupantes y usuarios de las instalaciones de Oncomedic ltda prevenir y protegerse en caso de desastres o amenazas colectivas que puedan poner en peligro su integridad, obteniendo conocimiento sobre acciones rápidas, coordinadas y confiables, que permitan a las personas responder con eficacia en la prevención y atención de emergencias, disminuyendo las consecuencias negativas generadas por dichas situaciones.

Objetivos Específicos

1. Identificar y aplicar un proceso de planeación en prevención, previsión, mitigación, preparación, atención y recuperación en casos de desastre.
2. Contar con una adecuada estructura organizativa para casos de emergencia.
3. Elaborar el inventario de recursos humanos, físicos, técnicos y financieros, tanto internos como externos con que cuenta la institución para atender sus propios eventos de emergencia.
4. Identificar las amenazas, determinar la vulnerabilidad y definir niveles de riesgo frente a estas.
5. Estructurar un procedimiento normalizado de evacuación para todos los usuarios y ocupantes de las instalaciones (empleados, pacientes y visitantes).
6. Establecer unos esquemas operativos “In Situ” para posibles lesionados.
7. Generar en los empleados involucrados condiciones de seguridad y sensibilizar al personal para lograr su participación en las acciones de prevención de emergencias.
8. Desarrollar en los empleados involucrados destrezas necesarias para que individualmente y como grupo puedan ponerse a salvo en caso de emergencia.
9. Estructurar y aplicar el programa de Señalización para emergencias.

Datos Generales de la Empresa

Localización

En el departamento del TOLIMA zona urbana Municipio de Ibagué en el barrio Cadiz carrera 4b # 31 - 44,  posicionamiento geográfico según  Latitud=4.436895 y Longitud=-75.220884 o para Ubicacion en mapa haga clik  Aqui WGS 84 a 1825 msnm, rodeada por vías pavimentadas y estructuras de cemento concreto, ladrillo y metal.

La zona está integrada por instalaciones de tipo comercial (Almacenes, Restaurantes, Oficinas Colegios), como también viviendas y locales comerciales.

UBICACIÓN URBANA

Ambiente Socioeconómico:

El Sector en el cual se encuentran ubicadas las instalaciones de Oncomedic ltda es mixto, pues en él se mezclan viviendas y otras empresas.

El flujo de personas y vehículos es considerable, si se tiene en cuenta que a parte de los residentes de la zona y los empleados del sector, se encuentra ubicada al lado de la carrera cuarta b. La cual es de bastante acceso.

Límites

Costado Norte: Carrera 4B.
Costado Sur: Vivienda y carrera 4A.
Costado Oriental: Con zona comercial (almacenes/institución educativa)Calle 32.
Costado Occidental: Vivienda, Zona comercial Calle 31

Elementos Estructurales

La edificación está construida en su mayoría con estructuras elaboradas en ladrillo, cubiertas con lozas de concreto, los pisos están construidos en concreto cemento en el área de consultorios, sala de aplicación de medicamentos y las areas administrativa cuenta con baldosas estilo cerámica, la recepción tiene piso en granito y la central de mezclas y área de oncología oral cuentan con piso epoxico, la terraza es en cemento, los techos de material  cemento soportados sobre estructuras solidas de concreto.

MANDO Y DIRECCIÓN

COMITE DE EMERGENCIAS

El Comité de Emergencias tiene como función coordinar y tomar las decisiones necesarias antes, durante y después de la emergencia, este debe ser liderado por gerencia, y grupo de personas quienes están en la capacidad de evaluar y coordinar los eventos de Emergencia:

Participantes del comite

Nombre y apellidos	Cargo
Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Fiorella Caipa Altare	Coordinador Administrativa
Lucy Ramirez L	Coordinadora de Calidad
Luis Carlos Alvares	Coordinado de farmacia
Maria del Pilar Villanueva	Asesor de salud ocupacional
Erick Aristizabal	Abogado

Al interior de Oncomedic se encuentra conformada una brigada de Emergencias, responsable de prevenir y preparar las acciones de coordinación de una emergencia que implique una respuesta especializada hasta cuando se hagan presentes las autoridades de la empresa o los organismos de socorro externos, momento en el cual deben empalmar con los respectivos responsables, sin dejar de ser apoyo y fuente de información para una respuesta adecuada, este tipo de eventualidades se cuenta con la participación decidida de la gerencia de Oncomedic ltda.

Funciones del comite de emergencias y salud ocupacional

1. Revisa el plan de emergencias, al menos una vez al año.
2. Actualizar el plan de evacuación cada vez que cambien las condiciones físicas o de organización en Oncomedic
3. La persona encargada de administrar la emergencia es la que tenga una mayor experiencia y entrenamiento, dejando a un lado el afán de protagonismo denominándose a este CI “Comandante de Incidente”.
4. Dará declaraciones oficiales de cómo transcurre el evento a los medios de comunicación o a los organismos que administren la emergencia para que ellos la divulguen.
   

IDENTIFICACIÓN DE AMENAZAS Y ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD

METODOLOGÍA DE TRABAJO

La información general extraída según las inspecciones a las áreas infraestructura e información del personal de la institución en cuanto a datos generales y antecedentes de eventos ocurridos.

Visitas de observación a las instalaciones para identificar amenazas tanto internas como externas y que pueden manifestarse en un sitio específico y en un determinado tiempo, consolidándose en un inventario general de riesgos específicos observados.

Una vez identificadas las amenazas se procedió a evaluarlas, combinando el análisis probabilístico, con el comportamiento físico de la fuente generadora, utilizando información de eventos ocurridos y se calificó de forma cualitativa con base en la siguiente escala:

POSIBLE: es aquel fenómeno que puede suceder o que es factible porque no existen razones históricas y científicas para decir que esto no sucederá. Se le asigna el color VERDE.

PROBABLE: Es aquel fenómeno esperado del cual existen razones y argumentos técnicos y científicos para creer que sucederá. Se le asigna el color AMARILLO

INMINENTE: Es aquel fenómeno esperado que tiene alta probabilidad de ocurrir. Se le asigna el color ROJO.

Esta información se encuentra en el Cuadro No. 1.

Luego de conocer la naturaleza de las amenazas, se realizó un inventario de recursos internos y externos, con los que se cuenta para evitar un desastre y atender correctamente la situación de peligro. Para este inventario se consideraron aspectos como: talento humano, recursos logísticos y recursos económicos.

De acuerdo con el punto anterior, se procedió a determinar la vulnerabilidad entendida como la predisposición ó susceptibilidad que tiene un elemento a ser afectado ó a sufrir una pérdida. Para su análisis se incluyeron los elementos sometidos al riesgo tales como: personas, recursos, sistemas y procesos.

En cuanto a personas se calificó: Organización, capacitación y dotación. En recursos se calificó: Materiales, edificación y equipos. En sistemas y procesos se calificó: Servicios Públicos, sistemas alternos y recuperación. Cada uno de los anteriores aspectos se calificó así:

0	Se cuenta con suficientes elementos
0,5	Se cuenta parcialmente con los elementos o están en proceso de adquisición.
1,0	Cuando no se cuenta con los recursos

Una vez calificado cada uno de los elementos se procedió a sumarlos y determinar el grado de vulnerabilidad tanto en las personas, recursos, sistemas y procesos de la siguiente manera:

0,0-1,0	Baja se colorea Verde
1,1-2,0	Media se colorea Amarillo
2,1-3.0	Alta se colorea Roja

Una vez determinada la vulnerabilidad, se determinó el nivel de riesgo para las amenazas prioritarias calificadas como inminentes y probables, relacionando la amenaza y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, esta relación se representó por un diamante de riesgo, el cual posee cuatro cuadrantes, uno de ellos representan la amenaza para la cual se va a determinar el nivel de riesgo y los otros tres representan la vulnerabilidad en los elementos de bajo riesgo: Personas, recursos, sistemas y procesos; de acuerdo con los colores de cada rombo, el riesgo se calificó de la siguiente manera:

3 a 4 rombos en rojo, el riesgo es alto y significa que del 75% al 100% de los valores que representan la vulnerabilidad y la amenaza, están en su punto máximo para que los efectos de un evento representen un cambio significativo en la comunidad, la economía, la infraestructura y el medio ambiente.

1 a 2 rombos rojos o 4 amarillos, el riesgo es medio y significa que del 50% al 75% de los valores que representan la vulnerabilidad son altos o la amenaza es alta, también es posible que tres de todos los componentes son calificados como medios, por lo tanto las consecuencias y efectos sociales, económicos y del medio ambiente pueden ser de magnitud, pero se espera sean inferiores a los ocasionados por el riesgo alto.

1 a 3 rombos amarillos y los restantes verdes, el riesgo es bajo y significa que del 25% al 49% de los valores calificados en la vulnerabilidad y la amenaza estáncontrolados. En este caso se espera que los efectos sociales, económicos y del medio ambiente representan pérdidas menores.

Finalmente se emitieron recomendaciones específicas para disminuir la vulnerabilidad frente a cada una de las amenazas identificadas como prioritarias.

Diamante de Emergencia

Análisis de Vulnerabilidad

Organización para Emergencias

La atención de las emergencias que se puedan presentar en las instalaciones, requiere de una organización, en donde cada persona o entidad involucrada, conozca en forma clara sus funciones y responsabilidades.

La estructura organizativa para el plan de emergencias, está conformada de la siguiente manera:

FUNCIONES

Coordinador comité de emergencia o Jefe de emergencia

Nivel	Radio de acción	Responsabilidad
ESTRATÉGICO Jefe de emergencia/ Comité	GLOBAL Y TOTAL Implica QUE HACER	Asumir la máxima responsabilidad y autoridad antes, durante y después de una emergencia. Tomar decisiones de alto nivel Transmitir información sobre la emergencia al interior de la empresa y medios de comunicación.
TÁCTICO Jefe de brigada	PARCIAL COMO HACER	Responde operativamente por el manejo de la emergencia.
EJECUCIÓN Grupos Operativos de Emergencia: brigadistas, personal de apoyo	PUNTUAL EJECUTAR	Ejecutar acciones.

 ACCIONES

PLAN DE ACTIVIDADES FORMATIVAS

Su objetivo es ofrecer a todos las personas que se relacionan con Oncomedic ltda los conocimientos básicos en el campo de la preparación de emergencias, con el fin de que puedan reaccionar adecuadamente, contribuyendo de esta forma a su seguridad personal y a la de toda la población.

Educación individual:

Es la educación a todas las personas acerca de la manera cómo deben de auto protegerse en caso emergencias y la forma correcta en cómo deben atender o evacuar en caso de emergencias las áreas de Oncomedic ltda.

Se realiza mediante charlas, videos, conferencias, boletines, plegables y cualquier otro medio de información que posee Oncomedic ltda.

EVALUACIÓN

Se realiza mediante ejercicios simulados de evacuación y atención de emergencias, elaborados por la dirección administrativa y las empresas asesoras de Oncomedic ltda

PLAN DE ACTIVIDADES OPERATIVAS

Constituye el plan de emergencias o de reacción propiamente dicho, consta de una serie de actividades distribuidas cronológicamente así:

• Conformación del comité de emergencia.
• Diseño del plan estratégico para la atención Entrenamiento y capacitación de los involucrados Análisis de vulnerabilidad.
• Planificación de evacuación Simulacro
• Evaluación

Actividades antes de la emergencia.

DETECCIÓN NOTIFICACIÓN

Es el medio que permite identificar el origen o causa de riesgo, el cual se puede avisar por medio de los  olores, llamadas telefónicas o información personal. Es el mecanismo mediante el cual se informa al coordinador de emergencias sobre la declaratoria de alerta y se activara la cadena de llamadas.

El coordinador de emergencias de la empresa define lo que debe hacerse inmediatamente, luego de estudiar los eventos que originaron la declaratoria de la alerta en consecuencia se procede así:

Identificar la vulnerabilidad, lo cual puede conducir a:

• Volver a la normalidad
• Permanecer reunidos y en estado de alerta
• Pasar a la fase de alarma
• Iniciar el proceso de atención y evacuación
• Dar aviso a entidades de socorro y seguridad

Actividades durante la emergencia.

cuando se presente una emergencia en el puesto de trabajo, se realizará de la siguiente manera:

SISMO,ASONADAS

1.la secretaria - recepcionista, iniciara pitando 3 veces,cada pito será largo y persistente, con el fin de que el personal asistencial, farmacia, consultorio y administrativo se enteren de la emergencia ira de inmediato al área de enfermería con las personas que se encuentre, estando en enfermería se ubicaran en el lugar distante de la ventana.

2. La parte asistencia tranquilizara a los pacientes y los ubicara a todos en la misma sala.

3.para evitar que ingresen personal ajeno a la institución con el fin de realizar delitos como robo, antes de llegar al área de enfermería la secretaria recepcionista cerrara e portón y la puerta principal y las Auxiliare correrán a traer compresa mojadas y ubicarlas en las los espacios donde puede ingresar gas que ocasione malestar al personal.

4.si se requiere el personal brigadista apoyará en el traslado del personal hacia el consultorio de odontología y/o si lo estiman a la terraza.

5. El personal de consultorio, farmacia, administrativo se trasladara al tercer piso.

INUNDACIÓN

En caso de que se observe inundación por causa del estallido del tanque del Agua del ibal, que está cerca se procedera a realizar los pasos anteriores.

INCENDIO

En caso de que se presente incendio en alguna de la áreas más criticas:

• Recepción,
• Asistencial
• Central de Mezcla
• Area Administrativa

Lo primero que se debe es dar aviso con los 3 pitazos continuo y la persona más cerca al circuito electrico (tacos) los bajara para evitar que se propague el conato a otra área.

El personal Brigadista en Incendios realizara la actividad para evitar que se propague, en caso de que los Brigadistas no puedan control este conato de Incendio, la persona de evacuación realizara la llamada a los Bomberos.

La persona encargada para realizar el Triage es la jefe de enfermería, quien tendrá a su disposición un botiquín con todo los materiales que se requieren en una emergencia.

Se inicia con el impacto, seguido por la fase de emergencia propiamente dicha, la cual genera la ubicación del PMU (Puesto de Mando Unificado), sitio previamente establecido y que se asigna para administrar la emergencia, además del MEC (Módulo de Estabilización y Clasificación de Lesionados) en donde se desarrollaran las labores de triage e inicia el despliegue de la cadena de socorro con los recursos propios de Oncomedic ltda

A esta respuesta interna, acuden las autoridades de socorro y de seguridad, (Comité Regional de Emergencias, Policía, Bomberos, Defensa Civil, DAS, y Antiexplosivos, entre otras de acuerdo a la emergencia) las cuales deben ser notificadas oportunamente, preferiblemente desde la fase de alerta.

Actividades posteriores a la emergencia.

Son aquellas consideradas como recuperación y de reconstrucción, y hacen parte de las políticas de Oncomedic ltda las cuales son:

• Investigación de los hechos para determinar causas básicas.
• Realizar un informe detallado del evento y sus consecuencias.
• Evaluación de los procedimientos utilizados.
• Recuperar o reparar áreas afectadas.
• Realizar auditoria a los equipos utilizados.
• Realizar mantenimiento preventivo y correctivo.
• Reanudar las labores propias de los servicios de Oncomedic ltda

PLAN DE EVACUACIÓN

La evacuación se debe realizar en forma ordenanda y lenta permitiendo el transito fluido por las diferentes areas, se inicia desde los diferentes puntos de trabajo siguiendo las rutas de evacuación previamente establecidas hasta llegar al punto de encuentro.

Planos institucionales

En este apartado encontrara los planos institucionales

Puntos de encuentro

De acuerdo a las características institucionales se determinaron dos puntos de encuentro, el primero en el área de recepción del primer piso y el segundo en la zona del parqueadero.

COORDINADOR DE EVACUACIÓN

• Conserva la calma, y suministra información precisa de la ruta de evacuación a seguir.
• Informa la ubicación del punto de encuentro y lugar exacto en donde se tiene que ubicar después de la evacuación.
• Verifica él número de evacuados en el punto de encuentro y toma lista, identifica número de evacuados que son funcionarios, número de evacuados que son visitantes e informa que persona no pudo evacuar si se presenta el caso.
• Tan pronto termina de tomar la lista, Informa de inmediato al Puesto de Mando de las novedades y observaciones durante la evacuación.

Cadena de llamadas

La cadena de llamadas es un mecanismo ágil, que permite transmitir mensajes cortos sobre una situación de emergencia e impartir instrucciones básicas para la actuación del grupo, ante la voz de alerta o de alarma.

Cadena de llamadas en caso de bombas

Cadena de llamadas externa

INSTITUCIÓN	NÚMERO DE TELÉFONO
POLICIA	112
BOMBEROS	119
DAS	153
CRUZ ROJA	132
DEFENSA CIVIL	144
TRANSITO	127
GAS NATURAL	164
ENERGIA	115
EMERGENCIAS	123
AMBULANCIAS	3156748413
SURA	018000511414 - 018000941414

Mantenimiento Preventivo - Correctivo: 

Para evitar incidentes y accidentes  la empresa cuenta con un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos.

Demarcación Y Señalización:

La señalización es una herramienta de seguridad que permite recordar de manera constante la presencia de los riesgos y la forma de actuar sobre los mismos. La demarcación por su parte se utiliza en áreas de trabajo, circulación, almacenamiento y vías de evacuación.