Proceso de Producción de documentos

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Proceso de Producción de Documentos  Wiki Institucional		OM-PPGD01
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 16-12-2010	7	No Aplica

Nombre

Manual de Proceso de Producción de Documentos Wiki Institucional  OM-PPGD01

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

5 de Noviembre de 2008

Revisó:

Comité de calidad Diciembre de 2008

Autorizó:

Comite de calidad

Introducción

En la acción diaria de Oncomedic ltda se ve que  es necesario elaborar continuamente documentos de muy diversas características y con niveles jerárquicos de importancia diferentes, el objetivo de dichos documentos no es solo expresar el concepto institucional, si no también servir guía o de argumento legal o de evidencia de acciones cotidianas de nuestro desempeño.

La adecuada redacción de los documentos institucionales facilita el desempeño, por tal motivo se debe velar porque cada uno de ellos cumpla con el objetivo propuesto y las normas institucionales y nacionales de la gestión documental

Objetivo del Manual.

Establecer el referente conceptual y la metodologia para la elaboración de los diversos documentos institucionales

Marco conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:

• Producción
  
• Recepción
  
• Distribución
  
• Consulta
  
• Organización
  
• Recuperación
  
• Disposición final de los documentos
  

Sustento Teórico

La elaboración de un documento en terminos generales debe seguir un proceso que incluye cuatro etapas principales: planeación, redacción,
revisión y edición.

PLANEACIÓN

Entre más tiempo se dedique a la planeación del documento, mayor certeza tendremos de cumplir con el objetivo del mismo y ahorraremos tiempo en modificaciones y correcciones que pudieron ser innecesarias.
En la etapa de planeación, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:
- Definir el objetivo o propósito del documento
- Analizar al lector o grupo de lectores
- Decidir el tono del documento
- Definir el alcance y la amplitud del escrito
- Investigar y recolectar información
- Clasificar, analizar e interpretar la información
- Organizar la información mediante un bosquejo o “outline”

REDACCIÓN

Una vez que se ha llevado a cabo la planeación del documento, se procede a redactar la primera versión del texto. Conforme se escriba el primer borrador, siempre tenga en mente la planeación que realizó con anterioridad, pero sea flexible al aplicarla, ya que puede ir descubriendo nuevas ideas o nueva información. Asimismo, al ser esta primera versión y un producto inacabado, concéntrese más en el contenido que en la forma, y deje para las etapas de revisión y edición el pulido del escrito.

Integrar las fuentes seleccionadas dentro del concepto institucional, si asi se requiere respetando los derechos de autor, exs importante distinguir ideas son propias agenas medianter tres recursos: cita textual, parafrasear o resumir; en los tres casos, se debe incluir la cita correspondiente. Una cita textual, indica sin lugar a dudas, dónde empieza y dónde termina la aportación del autor, para lo cual sus palabras van entrecomilladas. Es inadecuado hacer un escrito cargado de citas textuales; éstas se usan en definiciones o cuando queremos poner como ejemplo las palabras de un personaje clave. Parafrasear consiste en explicar con nuestras propias palabras los conceptos o ideas aportados por otra persona. Un parafraseo correcto no duplica las oraciones y el

vocabulario original sustituyéndolos por sinónimos; debe incluir los mismos conceptos o ideas, pero redactados en una forma distinta, más amigable y accesible. Por último,

resumir consiste en sintetizar las ideas y el pensamiento de otro autor; es posible incluir explicaciones e interpretaciones personales en un resumen, siempre y cuando el escritor lo considere conveniente.

REVISIÓN

La revisión de los documentos en oncomedic los realiza el comite de calidad con el objetivo de verificar el cumplimiento del objetivo y de las normas propias de la gestión documental institucional, para tal fin se envia un comunicado donde se invita a leer el documento y se cita para su aprobación o modificación

Descripción del Proceso

Al momento de emitir un documento institucional se debe definir que tipo de documento es el que de va a redactar y para que fin, dentro de la institución contamos con diferentes documentos como:

Cuadro de Procesos:

Nombre del proceso	Proceso de producción de documentos
Coordinador del proceso	Departamento de calidad
Producto	Adecuada producción de documentos
Entrada	Requerimiento de la redacción de un           documento
Pasos
Responsable del proceso	Jefe de area que documenta

Diagrama de proceso

Documentos Asistenciales
Documento	Descripción	Instrutivo de elaboración
Manual de Procesos	El conjunto de procedimientos relacionadas o que interactúan y transforman elementos de entrada (recursos) en resultados (salidas).	Procedimiento de Elaboración de Manuales
Manual de Procedimientos	Modo de ejecutar diversas actividades que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.
Manual de Actividades	Modo de ejecutar determinadas acciones puntuales que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una  acción especifica
Historia Clínica Oncolinux	Documento medico legal obligatorio y sometido a reserva, en el que se consignan cronologicamente las condiciones de salud del usuario, los actos medicos, procedimientos del equipo de salud, y documentos anexos del paciente	Procedimiento Manejo de Historia Clinica
Guias de manejo	Son “directrices elaboradas sistemáticamente para asistir a los clínicos y a los pacientes en la toma de decisiones sobre la atención sanitaria adecuada para problemas clínicos específicos”	Procedimiento de Evaluación y Adopción de Guias de Practica Clínica

Documentos Administrativos
Documento	Descripción	Instrutivo de Elaboración	Documentos Oncomedic
Circular	Es una comunicación interna de carácter informativo, dispositivo o instructivo, dirigida a varios destinatarios. Se utiliza para dar a conocer actividades de la entidad, así como las normas generales y asuntos de interés común.	Procedimiento de Elaboración de Circulares	Circulares Oncomedic
Acta	Documento en el que consta lo sucedido, tratado, o acordado en una reunión. Las actas se levantarán en relación con las actividades de la junta directiva, de los comités, o en cualquier actividad administrativa o asistencial que así lo amerite.	Procedimiento de Elaboración de Actas	No aplica su recolección en este apartado, pues son de muy amplia utilización
Comunicaciones Internas y Externas	Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a los funcionarios de la Institución o a personas ajenas a la misma, sobre las decisiones adoptadas en un asunto determinado, o para solicitarles su actuación en determinado sentido o para el suministro de información. La jerarquía de las comunicaciones: conceptos, oficios, memorandos y notas internas.	Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas
Reportes		Informes Ordinarios Requeridos por Entidades de Control	DIAN