Programa de Gestión Documental

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual del Procedimiento de Gestión Documental  Wiki Institucional		OM-MPGDWI
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 16-12-2010	7	No Aplica

Nombre

Manual del Procedimiento de Gestión Documental Wiki Institucional wiki institucional OM-MPGDWI

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

5 de Noviembre de 2008

Revisó:

Comité de calidad Diciembre de 2008

Autorizó:

Comité de Calidad  diciembre de 2008

Introducción

La gestión documental representa una tarea de vital importancia en el desarrollo institucional pues permite la adecuada ejecución de las tareas reduciendo errores dando mayor eficiencia y eficacia no solo en el actuar sino en el evidenciar la labor que cumple la institución.

ONCOMEDIC LTDA, se encuentra inmersa en la tarea constante de elaboración y actualización de su componente documental mediante la acción del encargado de calidad, así como de los diferentes coordinadores de área quienes crean los documentos y los someten a consideración del comité de calidad institucional quien lo aprueba o lo refiere para correcciones, iniciándose así el proceso de los documentos internos, de otro lado los documentos externos son recibidos y difundidos según las necesidades

De igual manera ONCOMEDIC LTDA ha venido implementando acciones de innovación y mejoramiento constante de la calidad basadas en la aplicación de metodologías vanguardistas en la gestión de recursos humanos, físicos y tecnológicos, lo que ha permitido contar con estructuras orgánicas sustentadas en procesos de trabajo sistematizado que han generado nuevos productos y servicios, así como renovado constantemente los antiguos, bajo los principios de eficacia, eficiencia y calidad en beneficio de nuestros clientes, por tal razón y en aras de facilitar los procesos de integración de la información, adopta la herramienta de la wiki, google docs, el programa oncolinux y la pagina oncologi.co para tal fin.

La política de gestión documental, tiene el propósito de servir de instrumento modelo en el ciclo vital del documento. Para lograr este propósito, es indispensable la valiosa participación del personal responsable de la ejecución de los diversos procesos, ya que de esa forma contaremos con la experiencia y los conocimientos suficientes para identificar, enfrentar y resolver la problemática existente y garantizar la calidad de la operación.

Objetivos

Objetivo General

Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental de Oncomedic Ltda y hacer más eficiente su implantación.

Objetivos  Específicos

• Definir el Procedimiento de Gestión Documental , en términos  ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
•  Estructurar los Procedimientos de Gestión Documental, metodología y de modo que orienten armónicamente el desarrollo institucional.
• Seguir la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

Marco Conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:

• Producción
  
• Recepción
  
• Distribución
  
• Consulta
  
• Organización
  
• Recuperación
  
• Disposición final de los documentos
  

Sustento teorico

“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA)” a nivel nacional Archivo Nacional .

La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y necesidad de búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión  documental que abrio la puerta a la posibilidad de digitaliazar la información

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental : bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental.

Políticas

Políticas Gerenciales de Gestión Documental

La política de la empresa ONCOMEDIC LTDAen materia de gestión, es garantizar una adecuado manejo del ciclo vital de cualquier documento que tenga la institución, así como generar procesos y productos seguros que favorezcan la competitividad en el mercado mediante la reducción de los costos operacionales; para ello la alta dirección asume el compromisoen los siguientes aspectos:

• Asignar a los empleados la responsabilidad de la adecuada gestión documental en cada una de sus áreas de trabajo.
  
• Brindar el tiempo para que todo el personal que ingrese vinculado o temporal, reciba la capacitación los documentos institucionales
  
• Suministrar a cada trabajador los elementos requeridos para la gestión documental, exigiendo su uso de los documentos en el desarrollo de la labor pero también propiciando los medios para crear conciencia del valor del documento.
  
• Incluir en las reuniones de la gerencia y otros grupos de trabajo, el análisis y la toma de decisiones la gestión documental
  
• Realizar los reportes requeridos a nivel interno y externo de forma oportuna
  
• Evaluar el desempeño de la gestión documental como base para el desarrollo, productividad y la calidad de la institución.

Misión del Programa de Gestión Documental

Garantizar a los clientes internos y externos de Oncomedic una adecuada gestión documental, cumpliendo con las normas establecidas en la Legislación de

Visión del programa de gestión documental

Oncomedic contará con un personal altamente capacitado, entrenado y comprometido en la gestión documental, haciendo mas efectivo el manejo de documentos y con ello el desarrollo empresarial

Objetivo General

Diseñar y Ejecutar el Programa de Gestión Documental de Oncomedic ltda, con el fin de proporcionar condiciones que  permitan el acceso y así de la documentación apropiada  mejorando la productividad de la empresa.

Objetivos Específicos

1. Formular e Implementar el Programa de Gestión Documental en Oncomedic ltda con el fin de cumplir con la normatividad vigente.
2. Identificar los documentos requeridos en cada uno de los puestos de trabajo, con el fin de optimizar su uso
3. Implementar el programa de gestión de documentos y ciclo vital de los mismos incrementando el grado de eficiencia.
4. Generar en los trabajadores el valor del documento en el desarrollo empresarial
5. Verificar el cumplimiento de las reglas de manejo de los documentos
6. Verificar las tareas realizadas y la documentación de las mismas
7. Fortalecer las actividades propias la gestión de los documentos
8. Socializar los documentos institucionales en forma adecuada

Organización del Programa de Gestión Documental

Coordinación del programa

La coordinación del programa de gestión documental, estará bajo responsabilidad del coordinador de calidad institucional, persona designada por la Gerencia ONCOMEDIC.

Funciones del Coordinador del Programa de Gestión Documental:

Sus funciones son entre otras:

• Programar y dar capacitación en lo referente a gestión documental institucional.
  
• Proponer a la Dirección, la adopción los diferentes documentos requeridos en las diferentes actividades institucionales
  
• Colaborar con los funcionarios en la redacción y verificación de los documentos institucionales.
  
• Llevar registros y estadísticas de los documentos institucionales
  

• Coordinar las actividades gestión documental

• Recopilar y analizar la documentación institucional

• Coordinar los recursos disponibles para cumplir con el cronograma de actividades.
• Programar inspecciones periódicas a los puestos y áreas de trabajo para verificar los correctivos o acciones tomadas
• Dar a conocer a la población trabajadora, las normas o procedimientos del Programa de Gestión Documental
• Promover conductas y comportamiento para establecer adecuado manejo del ciclo vital del documento
  
• Velar por el buen funcionamiento y marcha del equipo humano y tecnico institucional en cuanto al menejo de la información.
• Coordinar en conjunto con los líderes de áreas o departamentos, los protocolos y normas de uso de los documentos
  
• Las demás que se requieran, en el marco de la normatividad legal vigente para los esquemas de gestión de documentos institucionales
  

Campo De Aplicación

Las adecuada gestión de los documentos se aplicaran en todas las dependencias de la empresa y clase de trabajo, cualquiera que sea la forma de contratación, tanto para empleados de tiempo completo, como para temporales, contratistas y subcontratistas, a través de las diferentes acciones descritas en el presente programa, destinadas a promover y proteger la información institucional

Tales disposiciones son de carácter permanente y su cumplimiento esta a cargo del comité del comite de calidad, con la colaboración y asesoría de instituciones encargadas de la vigilancia y el control, como de personas naturales y jurídicas que desarrollan actividades sobre el particular.

Componentes del Programa De Gestión Documental

Proceso de Producción de documentos

Manual de Proceso de Elaboración de Manuales