Proceso de Disposición Final de los Documentos

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Proceso de Disposición Final de Información		PGD03
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2003/10/01	2020-02-10	8

Elaboró Ultima Versión:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad

Introducción

Clasificación de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a los requerimientos empresariales y a las disposiciones legales vigentes

Objetivos

Establecer el marco procedimental  de la disposición final de los documentos

Marco Conceptual

Sustento legal

• Constitución Política de 1991

• Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.
  
• Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.
  
• Ley 39 de 1981.
  Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.
  
  Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
  Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.
  
• Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.
  
  Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.
  
• Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
  
• Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.
  
• Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.
  
• Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.
  Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.
  Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
  Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.
  Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.
  Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.
  Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
  Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
  NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.
  NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.
  NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
  NTC 5238. Micrografía : microfilmación de series: Procedimientos de operación.
  
  

Planeación de nuevas versiones o Declaración de obsoletos

Cuando un documento deja de cumplir su función debe ser referenciado como obsoleto, para tal fin se realiza el siguiente proceso:

• Un funcionario dentro de la organización identifica que un documento no cumple con las funciones para las que fue creado   esto puede suceder dentro de su desenpeño diario o mediante las busquedas activas de auditoria documental
  
• Informa al encargado de la gestion documental quien estudia el caso tomando en cuenta a los diferentes actores de relacionadsos con el documento y realiza analisis de desviación y plan de mejoramienro
• Dentro de los planes de mejoramiento pueden salir requerimientos de declarar obsoleto un documento o la edición del documento y declaración de una nueva versión
• Se seguiria el proceso de reedición y se adotan los linemientos de producción del documento

Actividades

La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Archivo de Gestión

“Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

• Producción,
• Recepción,
• Distribución,
• Trámite,
• Organización,
• Consulta,
• Conservación.
  
• Disposición final de documentos.
  

Los archivos de gestión se manejan en oncomedic principalmente de forma digital mediante la incorporación de los documentos escritos en el sistema de Wiki Institucional, home/documentos, Programa de manejo de historias clínicas, los indumentos físicos se archivan en departamentos de trabajo según la necesidad

Archivo General

“En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

• Organización
• Consulta
• Conservación
  
• Disposición final de documentos

Los archivos estan organizados en sus respectivas cajas de archivo rotulados por servicio y año, los documentos se han reducido debedo a que cada dia se utiliza mas la gestión documental

En la institución contamos con copias de los principales documentos digitales de modo que no se pierda la información

Archivo Historico

“Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. Ley 594 de 2000.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

• Organización,
• Consulta,
• Conservación, y
• Disposición final de documentos.
  

Los archivos están organizados en sus respectivas cajas de archivo rotulados por servicio y año, los documentos se han reducido debido a que cada día se utiliza mas la gestión documental

En la institución contamos con copias de los principales documentos digitales de modo que no se pierda la información