Adquisicion de Medicamentos y Dispositivos Medicos

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Adquisición Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF6
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2010/04/01	2021/06/29	5

 

Elaboro: Servicio farmacéutico.

Reviso y Autorizo Ultima Versión:  Comité de farmacia y terapéutica.

Nota: Según acta del comité de farmacia y terapéutica del mes de abril de 2013 se divide el manual de recepción y adquisición de medicamentos y dispositivos médicos, generándose este nuevo documento

Introducción:

En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico, y financiero de la IPS ONCOMEDIC LTDA, luego de realizar una correcta selección del proveedor, con el objetivo de adquirir los medicamentos y dispositivos médicos de calidad los cuales requiere la institución, esta actividad se realiza de acuerdo a la rotación de los insumos en salas de aplicación, consultorios, farmacias y área administrativa de Oncomedic o suministros solicitados por las entidades contratadas, de acuerdo a estas condiciones se realizan si es necesario pedidos diarios, semanales y mensuales mediante el proceso que se describe a continuación, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.

Objetivo

Garantizar que los productos adquiridos cumplan con las características, técnicas, legales y financieras requeridas para su adecuado uso y desarrollo organizacional

Alcance

El procedimiento se inicia con la identificación de las necesidades de adquisición del producto, descripción de las características requeridas, cotización si es necesario, orden de compra entrega de producto al servicio farmacéutico, gestión de la factura de compra

Procedimientos

El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la recepción de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:

Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a:

• Población usuaria y/o consumo histórico

• Comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios

• Oferta de servicios y presupuesto
• Perfil epidemiológico de la institución

Coordinador Administrativo del Servicio Farmacéutico:

• Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales.
• Genera semanalmente en el software, las solicitudes de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos, para periodos de un mes, quincena o semana mediante el análisis de existencias.
• Envía al departamento del área financiera las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos  empleando la solicitud por inventario de Oncolinux 2

Coordinación Financiera

• Recibe del Coordinador Administrativo del servicio farmacéutico las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos  y gestiona los requerimientos.

• Genera la orden de compra de Medicamentos y dispositivos médicos:
  

• Cotiza con los proveedores (laboratorios y distribuidores), los productos requeridos.
• Ejecuta la compra .

Se continua con el Procedimiento Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Adquisición de Medicamentos y Dispositivos Médicos
Objetivo del Procedimiento	Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas prácticas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirúrgicos.
Responsable	Químico Farmacéutico
Alcance	El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico Orden de compra, factura y/o remisión Orden médica y datos del paciente  Página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. Sistema Operativo Oncolinux2
Pasos	Formula y/o Solicitud de medicamentos y/o insumos medico quirúrgico Tramite Administrativo de consecución de medicamentos Verificación de las BPM de los productos  Recepción Técnica

Diagrama de Flujo