Distribucion de Medicamentos y Dispositivos medicos

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF8
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2010/07/10	2018/05/31	5

Elaboro ultima versión: Alexander Yepes, Lida Sambrano

Autorizo Ultima Versión: Comité de farmacia.

Introducción

En el presente manual se relaciona el procedimiento a seguir para la distribución de medicamentos y dispositivos médicos, actividad a cargo del personal del servicio Farmacéutico de Oncomedic Ltda.

En primer lugar encontramos descripción de las actividades a realizar para la entrega de medicamentos a la central de mezclas externa contratada con el fin de realizar los ajustes de dosis de medicamentos oncológicos, no oncológicos y reenvase de premedicaciones, teniendo en cuenta la orden de producción enviada por el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda, de acuerdo a la solicitud del servicio de enfermería, mediante la agendación de usuarios programados para quimioterapia.

De igual manera se registra el procedimiento para distribución medicamentos e insumos para entrega al servicio de enfermería o clientes externos, garantizando la estabilidad farmacológica y calidad en los medicamentos e insumos entregados, coordinando de esta manera un proceso seguro durante el tratamiento del paciente.

Objetivos

Objetivo  General: 

Estandarizar el procedimiento de distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico de Oncomedic a las diversas unidades de entorno de la organización o al proveedor externo para la adecuación de medicamentos, así como la entrega al usuarios, cumpliendo con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad de la atención.

Objetivos Específicos

1. Documentar las actividades que se deben ejecutar para garantizar una correcta distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico hasta las diversas unidades de entorno de Oncomedic Ltda

1. Establecer los lineamientos procedimentales en el despacho, transporte y entrega de medicamentos a central de mezclas contratada para adecuación de unidosis oncológicas, no oncológicas y reenvase de premedicaciones.

1. Garantizar la seguridad en distribución de los medicamentos y dispositivos médicos entregados a pacientes, y clientes externos.

Alcance

El proceso inicia cuando el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda recibe solicitud de dispensación de medicamentos o dispositivos de un usuario interno o externo, como la Agenda de pacientes para aplicación en sala enviada por el servicio de enfermería, hasta la entrega de medicamentos o dispositivos a la sala de aplicación, a proveedor externo para ajuste de dosis y a clientes externos o usuarios. En el proceso de involucra personal de servicio farmacéutico, del servicio de enfermería, usuarios y proveedor externo.

Procedimiento

Embalaje, Transporte y Entrega de Medicamentos a Central de Mezclas Externa

• Que: Alistamiento, transporte y entrega de medicamentos a central de mezclas externa contratada para realizar el ajuste de dosis de medicamentos oncologicos, no oncologicos y reenvase de premedicaciones.
• Quien: Regente de Farmacia/Químico farmacéutico.
• Cuando: Luego de haber recibido la programación de quimioterapia y de haber realizado el despacho de medicamentos.
• Como:

1. Despachar los medicamentos requeridos de acuerdo a la agenda programa por enfermería para el día siguiente.
2. Diligenciar el formato “Orden de producción” tomando como guía estricta la formulación de cada paciente programado y verificando los protocolos para adecuación de cada uno de los medicamentos solicitados.

Foto orden de producción Clinaltec

1. Pasar a revisión del químico farmacéutico el formato “Orden de producción” quien da las recomendaciones de modificación o da la aprobación para ser impreso y enviado a la central de mezclas externa.
2. Relacionar en el listado recepción de medicamentos cada uno de los medicamentos despachados a entregar especificando Detalle, remanente, Cantidad en ampollas entregadas, lote, fecha de vencimiento, registro invima, laboratorio, señalar si es fotosensible o termolábil.
3. Colocar el medicamento en nevera de icopor teniendo en cuenta los requerimientos técnicos, en la medida que se realiza el despacho y el respectivo registro en el formato correspondiente; los medicamentos que requieren refrigeración se deben empacar con pilas congeladas ubicadas en la parte inferior y en las paredes laterales de la nevera, así como en el intermedio de los medicamentos y en la parte superior a fin de conservar la temperatura requerida (2°C a 8°C)). Para medicamentos que no requieran cadena de frío se debe embalar en nevera de icopor pero sin necesidad de pilas congeladas.
4. Diligenciar el formulario en Oncolinux 2 “Dispensación de medicamentos e insumos” de acuerdo a la fecha de producción, en dicho formulario se relaciona el nombre del medicamento y las cantidades entregadas.
5. De acuerdo a lo solicitado por la central de mezclas, el formato de orden de producción y listado de recepción de medicamentos se envían por correo electrónico antes de las 12:00, y la entrega de medicamentos debe hacerse antes de las 2:00 pm del día anterior a la producción..
6. El transporte de los medicamento se realiza por personal enviado por el proveedor, quien hace la entrega al personal de la central de mezclas
7. Personal de la central de mezclas contratada recepciona los medicamentos comparando que lo relacionado en el listado enviado por correo electrónico concuerde con lo recibido, si se presenta faltante o sobrante de medicamentos se debe informar inmediatamente por correo electrónico al químico farmacéutico de Oncomedic Ltda, y realizar el envió del medicamento con las mezclas el día siguiente. El regente de farmacia debe hacer inmediatamente verificación del Kardex del medicamento, la cantidad requerida para el paciente, la cantidad recepcionada y la cantidad entregada.
8. El personal de la central de mezclas inmediatamente realiza la recepción de los medicamentos responde el correo en el cual se adjunto la información dando el visto bueno, de igual manera si se presentan diferencias en la información relacionada se debe informar por correo electrónico para que el regente de farmacia de Oncomedic ltda realice la corrección y debe enviar el correo corregido nuevamente hasta recibir el visto bueno de la información.
9. El proveedor contratado realiza el ajuste de dosis de acuerdo a lo solicitado, guiados por los protocolos correspondientes, bajo las condiciones de adecuación requerida. Para confirmar que dichos procesos se realizan correctamente se debe hacer auditoria al proveedor de acuerdo a lo establecido en el manual de selección de proveedores.

Entrega de Medicamentos, Dispositivos Médicos e Insumos a Enfermería.

• Que: Entrega de medicamentos en mezclas de unidosis oncológicas, no oncológicas, premedicaciones reenvasadas, medicamentos subcutáneos en jeringa prellena y dispositivos médicos.
• Quien: Regente de Farmacia
• Cuando: El día de la aplicación del medicamento al paciente programado y al momento de recibir los medicamentos mezclados por el proveedor externo.
• Como:

1. Recibir las mezclas de unidosis oncológicas, no oncológicas y pre medicaciones reenvasadas de la central de mezclas externa en los horarios de 7:30am a 8:00am.
2. Hacer limpieza del mesón de la sala de quimioterapia, lavado de manos general y colocación de guantes limpios previo a la manipulación de las unidosis.
3. Verificar que los medicamentos se encuentren embaladas, refrigeradas y fotoprotegidas de acuerdo a los requerimientos técnicos de cada uno.
   -Tomar la temperatura de la nevera de icoṕor la cual no debe superar los 8°C en caso que contenga medicamentos que requieran cadena de frío, si los medicamentos técnicamente no requieren ser almacenados en cadena de frío la temperatura no debe exceder los 22°C.
   -Todas las mezclas se recepcionan con bolsa fotoprotectora.
4. Comparar la orden de producción (orden de solicitud de adecuación y ajuste de concentraciones de dosis de medicamentos oncológicos) con los medicamentos recepcionados, corroborando que en la etiqueta del medicamento se registre de manera clara y correcta la siguiente información:
   -Nombre del paciente.
   -Documento de identidad.
   -Nombre del medicamento.
   -Concentración del medicamento.
   -Dosis (mg, UI).
   -Volumen de reconstitución del medicamento
   -Vía de administración
   -Vehículo de dilución
   -Volumen final de la mezcla.
   Nota: Este procedimiento se realiza por parte del funcionario del servicio farmacéutico en presencia de personal del servicio de enfermería quien de igual manera corrobora que los medicamentos que se están recepcionando sean los mismos que se solicitaron en la programación para aplicación a los pacientes.
5. Si el medicamento entregado por el proveedor cumple con lo requerido, se firma el recibido en el formato “Orden de despacho- Remisión” donde el proveedor relaciona las mezclas oncológicas preparadas como también las premedicaciones reenvasadas. Es de aclarar que antes de firmar el funcionario del servicio farmacéutico debe corroborar que la información relacionada en dicho formato sea real.Llegado el caso se presenta alguna inconsistencia en cuanto al no cumplimiento de acuerdo al concentración del medicamento, Dosis (mg, UI), volumen de reconstitución del medicamento, Vía de administración, vehículo de dilución y volumen final de la mezcla se informa inmediatamente a la central de mezclas y se devuelve la mezcla correspondiente para que se realice el ajuste pertinente; dicha anomalía se debe dejar registrada en el formato de “ORDEN DE DESPACHO-REMISIÓN”, este evento se debe informar por correo electrónico a la central de mezclas contratada con copia al director técnico del servicio farmacéutico de Oncomedic ltda y se debe diligenciar en el formulario de “Reportes de desviaciones”
6. Para la entrega de medicamentos subcutáneos a enfermería el despacho y embalaje se realiza de acuerdo al procedimiento anterior  y el traslado debe hacerse por personal del servicio farmacéutico quien transporta el medicamento en venera de icopor. Tener en cuenta que los medicamentos deben estar debidamente rotulados.
7. Para finalizar el proceso de entrega se debe diligenciar el formulario “41 Acta de responsabilidad en la entrega”, en el cual se relacionan los medicamentos subcutáneos entregados, las mezclas oncológicas, no oncológicas y premedicación reenvasada, el diluyente y Volumen final de la mezcla, refiriendo el nombre y el numero de identificación del paciente al cual se le va a realizar la aplicación correspondiente.
8. El servicio de enfermería debe responder dicha acta con el formulario No. 42 “verificación entrega CM”
   

• Donde: En la sala de aplicación de oncomedic ltda.
• Porque: Se requiere verificar las condiciones de entrega conservando la calidad de los medicamentos y dando seguridad en la atención.

Venta y Entrega de Medicamentos Directamente al Paciente.

Dispensación de Medicamentos

• Que: Dispensación de medicamentos de forma segura que permita la identificación y prevención de problemas potenciales relacionados con el uso de los medicamentos, mediante instrucciones sobre la adecuada utilización del mismo.
• Quien: Regente de Farmacia.
• Cuando: En el momento que el paciente requiera de la entrega de medicamentos para su administración fuera de la sala de aplicación Oncomedic ltda.
• Como:

1. Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado, que cumpla con las características y contenido de la prescripción establecidos en el Decreto 780 de 2016, que deroga al Decreto 2200. No dispensar sin orden medica.
2. No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de reducir la posibilidad de generar eventos adversos.
3. Revisar la documentación presentada para la entrega de los medicamentos de acuerdo al manual de autorizaciones, los medicamentos que no están en el plan de beneficios en salud deben ser prescritos y justificados en la plataforma MIPRES.
4. Dispensar los medicamentos al paciente y elaborar acta física de entrega de medicamentos, formulario 37 “Dispensación de medicamentos e Insumos” Firmar por el paciente.
5. Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como:
   -Condiciones de almacenamiento.
   -Método de reconstitución y administración.
   -Medición de la dosis.
   -Interacciones con alimentos y otros medicamentos.
   -Advertencias sobre efectos adversos.
   -Contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia.
   En caso de ser un medicamento nuevo, que no ha sido usado por el paciente o que represente un riesgo alto, realizar el proceso para una atención farmacéutica por parte del Químico del Servicio Farmacéutico de Oncomedic LTDA.
6. Rectificar o Registrar los teléfonos y correos electrónicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico.
7. Hacer el despacho de los medicamentos del inventario con el fin de nivelar inventario físico y magnético.

• Donde: Farmacia Oncomedic ltda
• Porque: Es importante consolidar la educación del paciente sobre el medicamento a suministrar para lograr los mejores resultados terapéuticos y reducir el riesgo de que se presenten problemas relacionados con la utilización del medicamento.

Los medicamentos y dispositivos médicos se rotan y/o almacenan de acuerdo al Procedimiento Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos

• Se despachan del inventario, buscándolo de acuerdo a la estampilla de cada uno, se ubica en el inventario en la gaveta de la cual se tomo y se envía a la central de mezclas despacho manteniendo las condiciones de almacenamiento.

Nota: dentro de la organización no se realiza suministro de medicamentos de control ni antibioticos.

Distribución de Insumos.

1. Enviar a farmacia la solicitud de Dispositivos médicos a través del instrumento: Solicitud de medicamentos y/o dispositivos médicos
2. Se realiza el proceso de adquisición del insumo de acuerdo a lo descrito en el procedimiento de Compras .
3. Realizar realizar el despacho del inventario de acuerdo a lo solicitado por enfermería

Verificar la solicitud en Oncolinux 2 listado de pedidos y ordenes de compra, conformación y solicitud para quimioterapia De acuerdo a la ubicación del insumo se saca y se despacha del inventario de la gaveta de origen a donde se halla hecho la solicitud:  

• Enfermería-Enfermería
• Recepción.
• Enfermería Consultorio(1 o 2)

Donde: Desde la farmacia a sala de aplicación, consultorios.

Porque: Se logra una apropiada gestión y uso racional de dispositivos médicos dentro de la organización.

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Distribución de Medicamentos y Dispositivos Medicos
Objetivo del Procedimiento	Estandarizar el procedimiento de distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico de Oncomedic a las diversas unidades de entorno de la organización o al proveedor externo para la adecuación de medicamentos, así como la entrega al usuarios, cumpliendo con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad de la atención.
Responsable	Regente de farmacia, bajo la supervisión del quimico farmaceutico
Alcance	El proceso inicia cuando el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda recibe solicitud de dispensación de medicamentos o dispositivos de un usuario interno o externo como la Agenda de pacientes para aplicación en sala enviada por el servicio de enfermería, hasta la entrega de medicamentos o dispositivos a la sala de aplicación, a proveedor externo para ajuste de dosis y a clientes externos o usuarios. En el proceso de involucra personal de servicio farmacéutico, del servicio de enfermería, usuarios y proveedor externo.
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Sistema Operativo Oncolinux 2 Manual de Distribución de medicamentos y dispositivos médicos, manual de autorizaciones Recurso humano Neveras de icopor Bolsas foto protectoras Bolsas plásticas Pilas frías. Stock de derrames Termómetros calibrados
Pasos	Recibir Programación de pacientes Validar información con la formula médica Solicitar mezcla de medicamentos a cliente externo Alistamiento, despacho y embalaje de medicamentos Transporte y entrega de medicamentos a Proveedor externo Recepción de mezclas Entrega de medicamentos a Enfermería Realizar acta de entrega

Puntos Críticos

1. Adecuada Identificación de los productos
2. Conservación de los productos de acuerdo a los requisitos establecido
   
3. Transporte seguro
4. Entrega a conformidad
5. Capacitación del personal que realiza el transporte

Diagrama de Flujo