Informes de Comite
Identificación
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Unidad Administrativa |
Código | ||
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Manual de Procedimiento de Gestión de Comités |
MPC5 | |||
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Fecha de Emisión |
Fecha de Actualización |
Versión | ||
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2003/01/10 |
2013/01/25 |
8 | ||
Elaboró: Lucy Ramirez L
Revisó y Autorizó Ultima Versión: Comite de Calidad
Introducción
Un comité es un equipo de trabajo que se reune dentro de una metodología establecida, con responsabilidades claras que contribuyen a la adecuada prestación de los servicios, encaminado a planear y evaluar las acciones de la organización permitiendo el adecuado desarrollo y el mejoramiento continuo de la calidad por lo que requiere planes de trabajo, métodos para documentación de reuniones y avances, interacción entre los miembros, abordaje técnico para el análisis y solución de problemas, entre otros.
Por lo anterior es fundamental establecer el propósito, alcance y responsabilidades de cada comité y el área dentro de la estructura organizacional a la que pertenece, definir las estrategias de reunión y métodos rigurosos de trabajo para que sean efectivas, productivas y contribuyan al sistema de autocontrol de la institución.
Miembros de un comité.
Los comités deben contar con la presencia de los principales responsables del buen funcionamiento de los programas, procesos y acciones objeto de análisis permanente del comité en cuestión, otras personas pueden ser invitadas a reuniones específicas, para analizar problemas que afectan ocasionalmente el funcionamiento correcto de esos procesos o programas.
No hay un número ideal de personas que deban conformar un comité, pero deben estar presentes las personas necesarias para la toma de decisiones y la ejecución de las actividades propuestas entendiendo que el trabajo de un comité debe ser expedito, efectivo y eficiente, y que el tiempo de quienes lo conforman tiene un costo para la institución, más aun si se toma en cuenta que Oncomedic es una institución pequeña, el número de miembros de cada comité debe ser el mínimo posible.
Propósito y Alcance del comité.
Tener claridad del propósito del trabajo del comité asegura su correcto funcionamiento, los miembros del comite deben tener claro por qué y para qué existe el comité, cuál es el alcance de su acción, cuál el resultado esperado, dentro de lo establecido en la legislación vigente, si la hubiera y cuál su necesidad dentro de la política y objetivos de calidad de la institución, que son a su vez un despliegue de su direccionamiento estratégico. En otras palabras un comité constituye un cómo para el cumplimiento de la política y objetivos de calidad, su responsabilidad en el cumplimiento de estos objetivos debe estar claramente establecida y su funcionamiento diseñado para responder a los planes de la organización, ser una herramienta para hacer el seguimiento a los resultados.
Trabajo para el comité.
A partir del plan de mejoramiento de calidad se define un programa de auditoría, dentro del cual cada comité tiene una función. Para que el trabajo del comité sea productivo, una vez clarificado su propósito y alcance, es necesario un plan de trabajo para que los resultados esperados se den y el comité contribuya a los logros de la organización.
El plan de cada comité debe ser un despliegue del direccionamiento estratégico de la institución, por consiguiente, los planes deberán negociarse con los niveles superiores y establecerse acorde con los siguientes criterios:
- El comité define objetivos específicos que son la declaración general de lo que se propone lograr durante un lapso de tiempo y de acuerdo con las prioridades definidas para la organización. Los objetivos específicos del comité deben expresar su labor como respuesta a los objetivos y estrategia definidos en el nivel inmediatamente superior.
- El comité define metas que hay que alcanzar, que constituyen la medida cuantitativa del objetivo y que deben ser realistas y estar acordes con la capacidad de la organización. Las metas deben ser acordadas con el nivel superior, como una contribución a los logros y metas de ese nivel.
- Debe definir indicadores de seguimiento, que son la manera para monitorear el cumplimiento de la meta.De acuerdo con lo anterior, en el plan de mejoramiento de calidad están definidos los objetivos, estrategias y metas de calidad para la institución. Para lograrlas son necesarios proyectos o conjuntos de acciones en cumplimiento de alguna de las cuales está la responsabilidad del comité.
- Con sus objetivos y metas específicas el comité clarifica su contribución a los logros de calidad y procede a definir un plan de acción detallado que establezca responsabilidades y medios para hacerlos realidad. El comité debe describir las actividades (QUÉ) por realizar para obtener las metas, indicar las responsabilidades en cuanto a personas (QUIÉN); el tiempo de ejecución (CUÁNDO); espacio (DÓNDE) y forma (CÓMO) de desarrollarlas y por qué debe realizarse la actividad. Un formato (matriz 5W-1H) puede ser útil para la elaboración del plan de trabajo de un comité.
Los planes de acción definidos sirven al comité como tablero de control de las actividades, como instrumento de capacitación a las personas que participan del proyecto y como medio para revisar el cumplimiento del plan con su equipo y presentar su avance a los niveles superiores de la organización.
Los planes detallados deben guiar el hacer o ejecutar, que inicia con la capacitación a los implicados y que los diferentes responsables lleven a cabo las actividades definidas de acuerdo con el plan.
De manera complementaria, para que los planes se cumplan y lleven a las metas deseadas es necesario realizar seguimiento permanente con los indicadores definidos para cada meta, de forma sistemática y con una periodicidad definida, y así conocer de manera oportuna si se está logrando o no la meta deseada. Un formato (matriz de informe de tres generaciones) puede ser útil para tal fin
Objetivo
Establecer los lineamientos fundamentales de conformación y acción de los comites institucionales
Descripción del Procedimiento
De acuerdo a las necesidades de control de programas y procesos de la organización así como los requerimientos legales se crean los comites y se establece su proposito, alcance, perfil y funciones, tiempos de trabajo y personal que lo conforman, posteriormente se sigue la metodología propuesta para tal fin.
Cuadro de Procedimiento
| Nombre del Procedimiento |
Implementación y desarrollo de los Comite |
| Responsable |
Coordinador de Calidad |
| Alcance |
Inicio:Planeación de la creación de los comites.
Fin: Seguimiento, evaluación y plan de mejoramiento de los comites |
| Descripción de los procedimientos |
Planeación de la creación de los comites. Conformación de los comites Descripción de los lineamientos de trabajo Seguimiento de los lineamientos de trabajo Evaluación de los comités Plan de Mejoramiento |
| Periodicidad |
De acuerdo al comite descrito para cada comite |
| Estándar |
Actas de Comite |
Instrumentos del Procedimiento
Descripción del comite
En acta 001-2007 de Enero 15 de 2007 se instauraron los comités de gestión de en Salud@rte Oncomedic ltda así:
- Comité técnico de calidad: Coordina el sistema de garantía de calidad de la institucional mediante el análisis de los indicadores suministrados por el proceso de auditoria interna y externa y las condiciones especiales que se presenten en el desarrollo institucional siendo un componente fundamental del Programa de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad PAMEC.
La gestión de la Calidad institucional es una actividad fundamental en el desempeño de la organización, razón por la cual requiere la existencia de un comité especialmente creado a ese sólo efecto, con el fin de monitorear la implementación y desarrollo continuo del sistema de gestión de calidad total y el programa de mejoramiento de la calidad, evaluando los niveles de calidad y satisfacción alcanzados y proponiendo estrategias de mejoramiento y crecimiento continuo.
El Comité de calidad de Oncomedic ltda fue creado mediante acta 001-2007 de Enero 15 de 2007 donde se establecieron los lineamientos generales del comite, y se ha reunido desde esa fecha, las actas del comite fueron llevadas inicialmente en físico y posteriormente fueron llevadas en medio digital para facilitar su archivo y consulta.
Objetivo
- Coordinar el sistema de garantía de calidad de la institucional mediante la planeación y el análisis del PAMEC y los proceso de auditoria interna y externa y las condiciones especiales que se presenten en el desarrollo institucional.
- Evaluar la calidad del servicio suministrado dentro de la organización, identificando las principales causas en las desviaciones de calidad en la prestación del servicio.
- Identificar los posibles problemas de seguridad del paciente en Oncomedic ltda, priorizar los riesgos, planear, implementar y evaluar métodos de gestión del riesgo que permitan prevenir la ocurrencia de eventos adversos en los procesos de atención en salud mediante el despliegue de metodologías científicamente probadas y la adopción de herramientas prácticas que mejoren las barreras de seguridad y establezcan un entorno seguro de la atención en salud.
Alcance
El comité de calidad es un componente de seguimiento del programa de auditoria para el mejoramiento de la calidad de la organización e involucra todas las areas de la organización de acuerdo a las estrategias y metas propuestas en dicho programa
Funciones del Comité de Calidad
- Establecer los lineamientos estratégicos de calidad.
- Elaborar y proponer el Programa de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC), realizando el seguimiento de las acciones contenidas en éste y actualizando sus contenidos y metas.
- Asesorar otros comités de la organización formulando recomendaciones para el mejoramiento de la calidad de las diversas areas.
- Promover la adhesión, asociación y participación de clientes internos y externos de la organización a las líneas de acción e iniciativas institucionales, destinadas a mejorar la calidad.
- Apoyar las actividades para el logro de la acreditación y certificación de la organización, realizando el seguimiento de los avances e incumplimientos observados
- Presentar resultados de los indicadores de calidad en forma mensual y anual
- Analizar con regularidad los resultados obtenidos dentro del PAMEC
- Promover la realización de encuestas de satisfacción y velar por el adecuado manejo de quejas reclamos, sugerencias, desviaciones
- Instar a la organización al mejoramiento continuo mediante proyectos de capacitación
- Analizar los temas propuestos ante el Comité y plantear acciones de mejora
- Hacer acta de los comites y dar seguimiento a los acuerdos tomados.
- Integrar y coordinar equipos específicos de mejora para dar seguimiento a las acciones correspondientes.
- Difundir las recomendaciones emitidas, a los servicios involucrados y dar seguimiento a las acciones correspondientes.
- Atender todas aquéllas observaciones derivadas de los procesos de auditoria externa sobre procedimientos, desempeño, cumplimiento de metas, que se
refieran a deficiencias en la atención de calidad. - Establecer los lineamientos de capacitación formación y actualización continua en calidad dirigidos a todo el personal de la organización
- Actualizar permanentemente la normatividad aplicable al Comité de calidad y la organización .
- Establecer los mecanismos de interrelación entre la coordinación asistencial, coordinación administrativa, coordinación de farmacias, coordinación de calidad para establecer planes de acción acordes a las necesidades del paciente y la organización
- Identificar el panorama de riesgos en la atención de Oncomedic ltda
- Diseñar, ejecutar y evaluar que los procesos, procedimientos y guías de atención en salud que incluyan acciones administrativas, asistenciales y de manejo de medicamentos que aporten a la seguridad del paciente
- Diseñar, ejecutar y evaluar estrategias que permitan disminuir el riesgo en la atención mediante acciones que reduzca el error generado por factores humanos.
- Diseñar, ejecutar y evaluar procesos, procedimientos de gestión de los riesgos físicos generados por la estructura, los equipos biomédicos y muebles de la institución
- Diseñar, ejecutar y evaluar programas de educar a los pacientes y sus familias que permitan el conocimiento y abordaje de los factores que pueden mejorar la seguridad de los procesos de atención.
- Diseñar, ejecutar y evaluar procesos que permitan identificar, reportar, analizar y realizar planes de mejoramiento a los eventos adversos generados en la organización
- Realizar evaluación y seguimiento de los planes de mejoramiento y el aprendizaje organizacional
- Comparar los datos sobre seguridad del paciente en la organización y compararlo con otras organizaciones
Integrantes
El comite de calidad esta conformado por los directivos de las diferentes areas
- Gerente
- Coordinador de Calidad
- Coordinador Administrativo
- Coordinador Asistencial
- Coordinador del Servicio Farmacéutico
- Auxiliar de Calidad
Funciones y Responsabilidades de los Miembros del Comité
Presidente: El gerente de la organización es el presidente del comite de calidad sus funciones son:
- Presidir las sesiones del Comité.
- Viabilizar el plan de acción del comite e incentivar el PAMEC dentro de la organización
- Vigilar el cumplimiento de la periodicidad de las sesiones.
- Supervisar el cumplimiento del Orden del día de las Sesiones.
- Dirigir los debates, recibir las mociones planteadas por los miembros del Comité y decidir la procedencia de las mismas.
- Resolver las diferencias de opinión que se presenten entre los miembros del Comité y emitir voto de calidad, en caso de empate en las votaciones.
- Efectuar las declaratorias de resultados de las votaciones.
- Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados.
- Aprobar y firmar las actas de las sesiones.
Coordinador del Comité:
- Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
- Orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
- Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
- Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
Secretario
- Recibir y dar tramite a las solicitudes de personal sobre aspectos que pueden mejorar la calidad en la atención, presentar los indicadores de calidad para su estudio.
- Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comite de calidad, indicando la hora y el lugar de la reunión, de acuerdo a la programación de la coordinación.
- Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.
- Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.
- Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comite a las diferentes dependencias de la empresa.
- Solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
- Elaborar informes sobre la gestión del comite que incluya estadisticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales seran presentados a la alta dirección de la empresa.
Periodicidad de las Reuniones
El comité se reunirá de manera ordinaria mensualmente, de acuerdo al cronograma establecido, citado vía internet por la secretaría administrativa tomando en cuenta:
- Lugar y fecha de la reunión
- Puntos a tratar en la reunión, en caso de requerir documentación se solicitara y proveerá para su lectura previamente
En caso de requerirse se puede delegar a otra persona para la asistencia al comité de acuerdo a la conveniencia de la situación
Las actas de los comites se encuentran en home/documentos
- Comité de Farmacia y Terapéutica. Promueve el uso racional de los medicamentos en términos de efectividad, seguridad y costo, tanto a nivel institucional a través de una adecuada política de medicamentos, como a nivel de instituciones externas mediante la regulación en la prestación del servicio farmacéutico y a nivel individual del paciente a través del seguimiento farmacoterapéutico hace parte fundamental de la integración del servicio farmacéutico al que hacer de la organización.
- Comité de Ética Hospitalaria Acorde a lo expresado en la 13437 DE 1991 se constituyen los Comités de Ética y buen gobierno, se adopta el Decálogo de los Derechos de los Pacientes, el código de ética y buen gobierno institucional donde se busca la humanización en la atención a los pacientes en todas las acciones administrativas y asistenciales en el comite de calidad del primero de marzo de 2013 se toma la decisión de nombrar este comite como comite de ética hospitalaria.
- De acuerdo a solicitud de la secretaria de salud departamental en la circular 204 2013 y luego de verificar los requisitos exigidos se determina que la institución no cuenta con un comité de ética hospitalaria sino con un comité de ética y buen gobierno, sin embargo dicho comite cumple con las funciones requeridas por lo que se realiza el cambio y las adecuaciones pertinentes
- Comité de Salud Ocupacional Vela por el cumplimiento integral del Programa del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo a los requisitos de ley y buscando el bienestar de los funcionarios.
- Comité de Registros Asistenciales Vela por el adecuado diligenciamiento y manejo de la historia clínica, así como promueve la adopción y mantenimiento de las normas nacionales sobre historia clínica y procedimientos de los registros clínicos del prestador, eleva, recomendaciones sobre los formatos de los registros específicos y anexos y mecanismos para mejorar los registros requeridos.
Dichos comités fueron descritos en acta de la fecha y se han reunido con los intervalos de tiempo estipulados para cada uno.
Posteriormente se creo:
- Comité de Gestión de Residuos Hospitalarios: Vela por la programación, divulgación y ejecución de las actividades del plan de acción del Programa de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios PGIRH
Las actas de los comités reposan en el archivo, sin embargo ante la política institucional de sistematización de procesos se decide continuar llevando las actas de los comités mediante el uso de la wiki institucional a partir de Enero de 2010, en el mes de abril de 2010 y en el proceso de re-ingeniería institucional se estudian nuevamente los comités y se replantea el trabajo de los mismos, a partir de Abril de 2012 se inicia el achivo de las actas de los comites dentro de home/documentos/Calidad
- Comite de Convivencia: En respuesta a solicitud del delegado del ministerio de protección social del día 17/05/2011 se crean los lineamientos generales del comité de convivencia de acuerdo a el artículo 14 de la Resolución número 2646 del 17 de julio de 2008 que contempla como medida preventiva de acoso laboral, conformar el Comité de Convivencia Laboral y establecer un procedimiento interno confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las conductas de acoso laboral”.
- Comite de Compras: Es el encargado de aplicar la política de compras, verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar las ofertas con los criterios definidos, para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa. El director técnico del servicio farmacéutico dará concepto técnico al comité para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos.
- Comite de Tumores
- Comite de Seguridad del Paciente: Se decidió que el tema de seguridad del paciente se tratara dentro del comite de calidad en un apartado de este.
Formato 15 del Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad, Plan de Trabajo de Comites
Formato 16 del Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad, Seguimiento a Comites
FMPC05 Formato Manual de Procedimiento de Gestión de Comités Asistencia: se encuentra en home/Documentos/Formatos