Informes de Comite
Identificación
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Unidad Administrativa |
Código | ||
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Manual Procedimientos de Comite Wiki Institucional |
OM-MPCWI | |||
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Fecha de Emisión |
Fecha de Actualización |
Versión | ||
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2003/01/10 |
2010/12/16 |
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Elaboró:
| Edwin Alexander Montoya Meneses | Gerente |
| Lucy Ramirez Londoño | Coordinador Asistencial |
| Fiorella Caypa Altare | Coordinador Administrativo |
Revisó y Autorizó Ultima Versión: Comite de Calidad
Introducción
Un comité es un equipo de trabajo que se reune dentro de una metodología establecida con responsabilidades claras que contribuyen a la adecuada prestación de los servicios, encaminado a planear y evaluar las acciones de la organización en un tema determinado que permiten el adecuado desarrollo y el mejoramiento continuo se la calidad por lo que requieren instrumentos y planes de trabajo adecuados; métodos para documentación de reuniones y avances; interacción entre los miembros; abordaje técnico y análisis y solución de problemas, entre otros.
Por lo anterior es fundamental establecer lo mas claro y preciso posible el propósito, alcance y responsabilidades de cada comité y el área dentro de la estructura organizacional a la que pertenece, definir las estrategias de reunión y métodos rigurosos de trabajo para que las reuniones sean efectivas y productivas y contribuyan al sistema de autocontrol de la institución.
Comités con normatividad legal.
Algunos comités para el mejoramiento de la calidad de la atención en las instituciones de salud son de obligatoria existencia, por estar normados por el Ministerio de la Protección de Social o por la Superintendencia de Salud.
Los comités establecidos por la normatividad legal vigente son:
- Comité de Ética Hospitalaria Resolución 1343/91 En Oncomedic Denominado Comite de Etica y Buen gobierno
- Comité de Trasplantes Decreto 2493/06
- Comité de Infecciones, Profilaxis y Política Antibiótica Decreto 1562/8475
- Comité de Farmacia y Terapéutica Decreto 2200/05
- Comité de Vigilancia Epidemiológica Decreto 3518/06
- Comité Técnico-Científico Resolución 2933/06
- Comité de Transfusión Sanguínea Decreto 1571/93
- Comité Docencia-Servicio Decreto 0190/96
- Acuerdo 003/03
- Comité de Historia Clínica Resolución 1995/99
- Comité de Urgencias Decreto 412/92
Además de los comités obligatorios, los directivos de las instituciones pueden conformar otros para fortalecer el autocontrol en los procesos objeto de auditoría como pueden ser:
Selección de los miembros de un comité.
Los comités deben conformarse como equipos interfuncionales donde deben estar
representados los principales responsables del buen funcionamiento de los
procesos y acciones objeto de análisis permanente del comité en cuestión. Otras76
personas pueden ser invitadas para reuniones específicas, para analizar problemas
que afectan ocasionalmente el funcionamiento correcto de esos procesos.
No hay un número ideal de personas que deban conformar un comité, deben estar
presentes las personas necesarias para las decisiones que se toman, debe haber
la cantidad necesaria para asumir la carga de trabajo que desarrollan y,
entendiendo que el trabajo de un comité debe ser expedito, efectivo y eficiente, y
que el tiempo de quienes lo conforman tiene un costo para la institución, el número
de miembros de cada comité debe ser el mínimo posible.
El facilitador de calidad debe revisar la conformación correcta de los comités, y, de
encontrar fallas en ello, debe trabajar con el director de la institución para
Definir el propósito y alcance del comité.
Ningún equipo es productivo si cada uno de sus miembros no tiene claridad en
cuanto al propósito del trabajo, el alcance de su responsabilidad y la importancia
del mismo dentro de la organización. De esta manera, y una vez definidos los
miembros, la auditoría interna (en su función de facilitador de calidad) debe
promover una revisión de la misión del comité y clarificar su propósito y alcance en
una reunión con sus miembros.
Deben analizar por qué y para qué existe el comité, cuál es el alcance de su
acción, cuál el resultado esperado, dentro de lo establecido en la legislación
vigente, si la hubiera, y cuál su necesidad dentro de la política y objetivos de
calidad de la institución, que son a su vez un despliegue de su direccionamiento
estratégico. En otras palabras un comité constituye un cómo para el cumplimiento
de la política y objetivos de calidad, su responsabilidad en el cumplimiento de
estos objetivos debe estar claramente establecida y su funcionamiento diseñado
para responder a los planes de la organización, ser una herramienta para hacer el
seguimiento a los resultados de los planes de mejoramiento y de la ejecución de
los procesos estandarizados que se corrijan.
Trabajo para el comité.
A partir del plan de mejoramiento de calidad se define un programa de auditoría,
dentro del cual cada comité tiene una función. Para que el trabajo del comité sea
productivo y, una vez clarificado su propósito y alcance, es necesario un plan de 77
trabajo para que los resultados esperados se den y el comité contribuya a los
logros de la organización.
El plan de cada comité debe ser un despliegue del direccionamiento estratégico de
la institución. Por consiguiente, los planes deberán negociarse con los niveles
superiores y establecerse acorde con los siguientes criterios:
• El comité define objetivos específicos que son la declaración general de lo que
se propone lograr durante un lapso de tiempo y de acuerdo con las prioridades
definidas para la organización. Los objetivos específicos del comité deben
expresar su labor como respuesta a los objetivos y estrategia definidos en el nivel
inmediatamente superior.
• El comité define metas que hay que alcanzar, que constituyen la medida
cuantitativa del objetivo y que deben ser realistas y estar acordes con la capacidad
de la organización. Las metas deben ser acordadas con el nivel superior, como
una contribución a los logros y metas de ese nivel.
• Debe definir indicadores de seguimiento, que son la manera para monitorear el
cumplimiento de la meta.
De acuerdo con lo anterior, en el plan de mejoramiento de calidad están definidos
los objetivos, estrategias y metas de calidad para la institución. Para lograrlas son
necesarios proyectos o conjuntos de acciones en cumplimiento de alguna de las
cuales está la responsabilidad del comité. Con sus objetivos y metas específicas el
comité clarifica su contribución a los logros de calidad y procede a definir un plan
de acción detallado que establezca responsabilidades y medios para hacerlos
realidad.
El comité debe describir las actividades (QUÉ) por realizar para obtener las metas,
indicar las responsabilidades en cuanto a personas (QUIÉN); el tiempo de
ejecución (CUÁNDO); espacio (DÓNDE) y forma (CÓMO) de desarrollarlas y por
qué debe realizarse la actividad. Un formato (matriz 5W-1H) puede ser útil para la
elaboración del plan de trabajo de un comité.
Los planes de acción definidos sirven al comité como tablero de control de las
actividades, como instrumento de capacitación a las personas que participan del 78
proyecto y como medio para revisar el cumplimiento del plan con su equipo y
presentar su avance a los niveles superiores de la organización.
Los planes detallados deben guiar el hacer o ejecutar, que inicia con la
capacitación a los implicados y que los diferentes responsables lleven a cabo las
actividades definidas de acuerdo con el plan.
De manera complementaria, para que los planes se cumplan y lleven a las
metas deseadas es necesario realizar seguimiento permanente con los
indicadores definidos para cada meta, de forma sistemática y con una
periodicidad definida, y así conocer de manera oportuna si se está logrando o
no la meta deseada. Un formato (matriz de informe de tres generaciones)
puede ser útil para tal fin
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.
Objetivo
Establecer los lineamientos fundamentales de conformación y acción de los comites institucionales
Descripción del Procedimiento
De acuerdo a las necesidades y requerimientos legales institucionales se crean los comites y se establece su perfil en cuanto a funciones, tiempos de trabajo y personal que lo conforman, posteriormente se sigue la metodologia propuesta para tal fin
Cuadro de procedimiento
| Nombre del Procedimiento |
Implementación y desarrollo de los Comite |
| Responsable |
Coordinador de Calidad |
| Alcance |
Inicio: Conformación de los comites.
Fin: Plan de mejoramiento |
| Descripción de los procedimientos |
Conformación de los comites Descripción de los lineamientos de trabajo Seguimiento de los linealientos de tabajo Plan de Mejoramiento |
| Periodicidad |
De acuerdo al comite descrito |
| Estándar |
Actas de Comite |
Diagrama de procedimiento
Instrumentos del procedimiento
En acta 001-2007 de Enero 15 de 2007 se instauraron los comités de gestión de en Salud@rte Oncomedic ltda así:
Coordina el sistema de garantía de calidad de la institucional mediante el análisis de los indicadores suministrados por el proceso de auditoría interna y externa y las condiciones especiales que se presenten en el desarrollo institucional.
Promueve el uso racional de los medicamentos en términos de efectividad, seguridad y costo, tanto a nivel institucional a través de una adecuada política de medicamentos, como a nivel de instituciones externas mediante la regulación en la prestación del servicio farmacéutico y a nivel individual del paciente a través del seguimiento farmacoterapéutico.
Vela por el cumplimiento del código de ética y buen gobierno institucional en todas las acciones administrativas y asistenciales
Vela por el cumplimiento integral del programa de salud ocupacional de acuerdo a los requisitos de ley y buscando el bienestar de los funcionarios.
Vela por el adecuado diligenciamiento y manejo de la historia clínica, así como promueve la adopción y mantenimiento de las normas nacionales sobre historia clínica y procedimientos de los registros clínicos del prestador, eleva, recomendaciones sobre los formatos de los registros específicos y anexos y mecanismos para mejorar los registros requeridos.
Dichos comités fueron descritos en acta de la fecha y se han reunido con los intervalos de tiempo estipulados para cada uno.
Posteriormente se creo:
Vela por la programación, divulgación y ejecución de las actividades del plan de acción del programa de gestión de residuos
Las actas de los comités reposan en el archivo, sin embargo ante la política institucional de sistematización de procesos se decide continuar llevando las actas de los comités mediante el uso de la wiki institucional a partir de Enero de 2010, en el mes de abril de 2010 y en el proceso de re-ingeniería institucional se estudian nuevamente los comités y se replantea el trabajo de los mismos.
En respuesta a solicitud del delegado del ministerio de protección social del día 17/05/2011 se crean los lineamientos generales del comité de convivencia de aduerdo a el artículo 14 de la Resolución número 2646 del 17 de julio de 2008 que contempla como medida preventiva de acoso laboral, conformar el Comité de Convivencia Laboral y establecer un procedimiento interno confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las conductas de acoso laboral”;
Es el encargado de aplicar la política de compras, verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar las ofertas con los criterios definidos, para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa. El director técnico del servicio farmacéutico dará concepto técnico al comité para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos. La institución creará
mecanismos que permitan adquirir los dispositivos médicos y los medicamentos que deban utilizarse en las urgencias evidentes, que no estén incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS).
Comite de Tumores
Comite de Seguridad del Paciente