Programa de Auditoria a Proveedores
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Identificación
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Nombre | Código | 
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| Programa de Auditoría de Proveedores | PAP | |||
| Fecha de Emisión | Fecha de Actualización | Versión | ||
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2013/11/19 |
2024/11/29 |
3 | ||
Elaboró:
| Blas Alarcon Arteaga |
Químico Farmacéutico de Calidad |
| Lucy Ramirez Londoño |
Coordinadora de Calidad Oncomedic |
Revisó y Autorizó Ultima Versión: Comite de calidad
Introducción
En el marco de nuestro compromiso con la calidad, la seguridad del paciente y el cumplimiento normativo, hemos diseñado un Programa de Auditoría a Proveedores Externos que busca garantizar que los insumos, medicamentos, dispositivos médicos y servicios suministrados, cumplan con los estándares de calidad y seguridad establecidos por la IPS y las regulaciones vigentes.
El rol de los proveedores externos en la cadena de suministro es fundamental para mantener la continuidad de los procesos asistenciales, la eficacia terapéutica y la integridad de los productos. Por ello, este programa está orientado a evaluar y supervisar de manera sistemática los aspectos técnicos, operativos y de cumplimiento de cada proveedor, fortaleciendo la relación de confianza y asegurando la calidad en cada etapa del suministro.
Este programa será implementado a través de auditorías periódicas, las cuales se realizarán de manera programada y bajo criterios previamente definidos. Los resultados obtenidos permitirán evaluar el desempeño de los proveedores y tomar decisiones informadas que fortalezcan nuestra red de suministro y aseguren la calidad en el servicio ofrecido a nuestros pacientes.
Objetivos
Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios, mediante la valoración de las especificaciones requeridas por la normatividad vigente y auditorias, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda.
Alcance
La evaluación y auditoria de los proveedores inicia desde el momento mismo en que se seleccionan los proveedores, la valoración de su desempeño cotidiano en el procedimiento de adquisición, el manejo de las posibles desviaciones y quejas que permita la toma de decisiones y la retroalimentación de los procesos de los proveedores y el mejoramiento mutuo.
Sustento Teórico
Marco Legal
La calidad de la atención en el marco del SGSSS y la normatividad vigente se ha definido como la provisión de servicios de salud a los usuarios de forma accesible, equitativa y con un nivel profesional óptimo, considerando el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el fin de lograr la satisfacción de los usuarios, la ley 100 de 1993 establece el desarrollo de un Sistema de Garantía de la Calidad que incluye la Auditoria Médica para las Instituciones prestadoras de servicios de salud.
El decretos 2174 de noviembre 28 de 1996 cobija a todas las personas naturales y jurídicas que integran el sistema general de seguridad social en salud, define las características de la calidad de la atención en salud, las cuales están dadas por el conjunto de atributos técnico-científicos, humanos, financieros y materiales que debe tener la seguridad social en salud, bajo la responsabilidad de las personas e instituciones que integran el sistema y la correcta utilización de los servicios por parte de los usuarios. Las características principales de la calidad de la atención en salud son: la accesibilidad, la oportunidad, la seguridad y la racionalidad técnica.
El decreto 1011 de 2006 define la auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención de salud como: “mecanismo sistemático y continuo de evaluación y mejoramiento de la calidad observada respecto de la calidad esperada de la atención de salud que reciben los usuarios.”, involucra aspectos como accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la atención todos estos aspectos están impactados por los proveedores de los servicios.
El decreto 780 de 2016 capitulo No. 10 en el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.
La Resolución 5095 de 2018, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, establece los estándares y procedimientos para la Acreditación en Salud en el marco del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad (SOGCS). Su objetivo principal es fortalecer la calidad de los servicios de salud en el país mediante la implementación de estándares superiores de calidad para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) y las Entidades Promotoras de Salud (EPS).
La resolución 0444 por la cual se adopta el Instrumento de Verificación de Cumplimiento de Buenas Prácticas de Elaboración de preparaciones magistrales y se dictan otras disposiciones.
El decreto número 351 de 2014, por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos generados en la atención en salud y otras actividades.
La Resolución 256 de 2016, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, establece el Reglamento Técnico de Habilitación para los Prestadores de Servicios de Salud en cuanto a los requisitos específicos para las condiciones de habilitación de los servicios de salud y las tecnologías en salud, con el fin de garantizar que estos servicios cumplan con los estándares mínimos de calidad para la protección y seguridad de los pacientes.
La Resolución 3100 de 2019, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia, donde se establecen las condiciones y requisitos de habilitación para los prestadores de servicios de salud y las tecnologías en salud. Esta resolución busca garantizar que los servicios de salud ofrecidos en Colombia cumplan con los estándares mínimos de calidad, seguridad y oportunidad, en el marco del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud (SOGCS).
La Resolución 1884 de 2023, la cual regula el uso de herramientas tecnológicas y sistemas de información para el seguimiento y control de la gestión de calidad en las IPS, promoviendo la implementación de estándares que permitan el monitoreo eficiente y la mejora continua de los servicios de salud. Esta resolución también refuerza la transparencia y la rendición de cuentas en la calidad de la atención proporcionada por las instituciones de salud.
Marco Referencial
Los proveedores de los productos y servicios de oncomedic limitada deben cumplir con los estándares de calidad en los productos y servicios que suministran, para tal fin se identifican los proveedores críticos, se elabora un cronogramas evaluaciones de desempeño y auditorias a proveedores que luego son reportados y evaluados por el comite de compras
Proveedores Críticos: son los que suministran servicios o productos que afectan la calidad de los procesos, servicios o productos de la organización, dentro de Oncomedic Ltda identificamos los siguientes:
- Proveedores de medicamentos y dispositivos médicos.
- Empresa encargada de lavado de uniformes.
- Empresas de mantenimiento y calibración de equipos.
- Empresas encargadas de la gestión y disposición final de desechos.
- Empresa encargada de realizar el ajuste de dosis de medicamentos oncológicos, no oncológicos y reenvase de pre medicaciones.
Puntos de Inspección Y Auto-inspección: Aquellos aspectos y lugares que dada su relevancia deben ser verificados según las instrucciones escritas referentes a la autoinspección e inspección, a fin de establecer las normas y requisitos de la auditoria y que pueden aplicar o no de acuerdo al tipo de servicio o producto que suministra:
- Recurso humano.
- Instalaciones.
- Mantenimiento de edificios y equipos.
- Almacenamiento de medicamentos y productos.
- Control de calidad.
- Documentación.
- Saneamiento e higiene.
- Manejo de quejas.
- Resultados de las autoinspecciones anteriores y medidas correctivas adoptadas.
- Logística de adquisición y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos.
- Sistema de información del medicamento.
Descripción de la actividad
Planificación: La planificación de la auditoria inicia con la identificación de los proveedores y de sus atributos crítico, planteamiento de objetivos y alcance de la evaluación, elaboración de un cronograma anual en que se evidencian las actividades a realizar, dentro de las que se deben incluir:
- Auditorias a los proveedores
El comite de compras es el encargado programar las auditorias a proveedores.
Preparación de la Auditoria: Grupo auditor:
- Alista los formatos oficiales de inspección y hojas de verificación.
- Revisa los registros de la última auditoria, si los hay.
- Coordina fecha y hora y comunica al auditado para su aprobación.
Ejecución de la auditoria:
- El auditor líder presenta a los auditados el objetivo y el alcance de la visita, así como la metodología a seguir durante las actividades de la auditoria. Confirma la disponibilidad de los colaboradores y aclara detalles del plan de auditoria cuando se requiera
- El grupo auditor establecer conversaciones con los auditados, verifica cumplimiento de los requisitos enunciado, revisa los registros y demás documentos pertinentes, hace seguimiento de las auditorias anteriores y verificar su efectividad, registra los hallazgos
- En una reunión de cierre el Auditor el líder presenta a los auditados los aspectos relevantes de la auditoria, así como las no conformidades y/o observaciones.
- Se recomienda a los proveedores la realización del plan de acción y se acuerdan tiempos y métodos para el mismo.
- El auditor líder elaborar el informe y entrega copia al proveedor y al comite de compras
- Seguimiento a los planes de acción y Estado de No conformes según pactado con el proveedor
Acciones extraordinarias: Ante alguna insatisfacción en la prestación del servicio o entrega de suministros se realiza un reporte en el Formato desviaciones que es informado al proveedor.
Análisis de resultados: De forma ordinaria el comite de compras anualmente decide de acuerdo a los reportes de auditoria y al desempeño económico de los proveedores continuar solicitando los servicios y productos a los proveedores habituales o cambiarlos, en caso de presentarse fallas graves durante el año se puede hacer cambio de proveedores
Cuadro de procedimiento
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Nombre del Procedimiento. |
Auditoria de proveedores |
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Objetivo del Procedimiento |
Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos, dispositivos y servicios en la cotidianidad, mediante la valoración de las especificaciones requeridas, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento internos y para los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten. |
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Responsable |
Comité de compras |
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Alcance |
Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios en la cotidianidad, mediante la valoración de las especificaciones requeridas, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento internos y para los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten. |
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Requisitos Generales de Operación del Procedimiento |
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| Pasos |
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Diagrama de Flujo
