Distribucion de Medicamentos y Dispositivos medicos

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF8
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2010/07/10	2015-09-04	4

Elaboro: Flor Angela Mora, Diego Rivera Coordinadores de servicios.

Reviso y Autorizo Ultima Versión:  Reunión de Coordinadores

Documento en revisión a actualización.

Introducción

En el presente manual se relaciona el procedimiento a seguir para la distribución de medicamentos y dispositivos médicos, actividad a cargo del personal del servicio Farmacéutico de Oncomedic Ltda.

En primer lugar encontramos descripción de las actividades a realizar para la entrega de medicamentos a la central de mezclas externa contratada con el fin de realizar los ajustes de dosis de medicamentos oncológicos, no oncológicos y reenvase de premedicaciones, teniendo en cuenta la orden de producción enviada por el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda, de acuerdo a la solicitud del servicio de enfermería, mediante la agendación de usuarios programados para quimioterapia.

De igual manera se registra el procedimiento para distribución medicamentos e insumos para entrega al servicio de enfermería o clientes externos, garantizando la estabilidad farmacológica y calidad en los insumos entregados, coordinando de esta manera un proceso seguro durante el tratamiento del paciente.

Objetivos

Objetivo  General: 

Estandarizar el procedimiento de distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico de Oncomedic a las diversas unidades de entorno de la organización o al proveedor externo para la adecuación de medicamentos, así como la entrega al usuarios, cumpliendo con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad de la atención.

Objetivos Específicos

1. Documentar las actividades que se deben ejecutar para garantizar una correcta distribución de medicamentos y dispositivos médicos desde el servicio farmacéutico hasta las diversas unidades de entorno de Oncomedic Ltda

1. Establecer los lineamientos procedimentales en el despacho, transporte y entrega de medicamentos a central de mezclas contratada para adecuación de unidosis oncológicas, no oncológicas y reenvase de premedicaciones.

1. Garantizar la seguridad en distribución de los medicamentos y dispositivos médicos entregados a pacientes, y clientes externos.

Alcance

El proceso inicia cuando el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda recibe solicitud de dispensación de medicamentos o dispositivos de un usuario interno o externo como la Agenda de pacientes para aplicación en sala enviada por el servicio de enfermería, hasta la entrega de medicamentos o dispositivos a la sala de aplicación, a proveedor externo para ajuste de dosis y a clientes externos o usuarios. En el proceso de involucra personal de servicio farmacéutico, del servicio de enfermería, usuarios y proveedor externo.

Procedimiento

Embalaje, Transporte y Entrega de Medicamentos a Central de Mezclas Externa

• Que: Alistamiento, transporte y entrega de medicamentos a central de mezclas externa contratada para realizar el ajuste de dosis de medicamentos oncologicos, no oncologicos y reenvase de premedicaciones.
• Quien: Regente de Farmacia/Químico farmacéutico.
• Cuando: Luego de haber recibido la programación de quimioterapia y de haber realizado el despacho de medicamentos.
• Como:

1. Despachar los medicamentos requeridos de acuerdo a la agenda programa por enfermería para el día siguiente.
2. Diligenciar el formato “Orden de solicitud de adecuación y ajuste de concentraciones de dosis de medicamentos oncológicos” tomando como guía estricta la formulación de cada paciente programado y verificando los protocolos para adecuación de cada uno de los medicamentos solicitados.
3. Pasar a revisión del químico farmacéutico el formato “Orden de solicitud de adecuación y ajuste de concentraciones de dosis de medicamentos oncológicos” quien da las recomendaciones de modificación o da la aprobación para ser impreso y enviado a la central de mezclas externa.
4. Relacionar en el formato “recepción de medicamentos” cada uno de los medicamentos despachados a entregar especificando Detalle, remanente, Cantidad en ampollas entregadas, lote, fecha de vencimiento, registro invima, laboratorio, señalar si es fotosensible o termolábil.
5. Colocar el medicamento en nevera de icopor teniendo en cuenta los requerimientos técnicos, en la medida que se realiza el despacho y el respectivo registro en el formato solicitado por el proveedor; los medicamentos que requieren refrigeración se deben empacar con pilas congeladas ubicadas en la parte inferior y en las paredes laterales de la nevera, así como en el intermedio de los medicamentos y en la parte superior a fin de conservar la temperatura requerida (2°C a 8°C)). Para medicamentos que no requieran cadena de frío se debe embalar en nevera de icopor pero sin necesidad de pilas congeladas.
6. Diligenciar el formulario en Oncolinux 2 “Dispensación de medicamentos e insumos” de acuerdo a la fecha de producción, en dicho formulario se relaciona el nombre del medicamento y las cantidades entregadas.
7. De acuerdo a lo solicitado por la central de mezclas, los formatos de “orden de solicitud de adecuación y ajuste de concentraciones de dosis de medicamentos oncológicos” y “recepción de medicamentos” se entregan impresos junto con los medicamentos, la entrega debe hacerse antes de las 2:00 pm del día anterior a la producción.
8. El transporte de los medicamento se realiza por personal del servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda, quien hace la entrega a regente de farmacia en la central de mezclas contratada. Se recomienda que el personal de farmacia este presente mientras personal de la central de mezclas realiza la recepción y verificación detallada de medicamentos.
9. Entregar los medicamentos a la central de mezclas externa, verificando lo solicitado con la cantidad de medicamento entregado, en caso de identificarse diferencia se debe las causas de lo sucedido y proceder a la inmediata corrección del evento mediante verificación del Kardex del medicamento, la cantidad requerida para el paciente, la cantidad recepcionada y la cantidad entregada.
10. Hacer firmar por parte del personal de la central de mezclas el recibido en el formato de “recepción de medicamentos” y si se presento diferencia en alguna parte de la información registrada en dicho formulario se de debe corregir inmediatamente sobre el mismo documento.
11. El proveedor contratado realiza el ajuste de dosis de acuerdo a lo solicitado, guiados por los protocolos correspondientes, bajo las condiciones de adecuación requerida. Para confirmar que dichos procesos se realizan correctamente se debe hacer auditoria al proveedor de acuerdo a lo establecido en el manual de selección de proveedores.

Venta y Entrega de Medicamentos Directamente al Paciente

Dispensación de Medicamentos

• Que:Dispensación de los medicamentos y dispositivos médicos.
• Quien: Regente de Farmacia.
• Cuando: En el momento que el paciente requiera de la entrega de medicamentos para su administración en casa
• Como:

1. Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado, que cumpla con las características y contenido de la prescripción establecidos en el Decreto 2200 de 2005.
2. No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de reducir la posibilidad de generar eventos adversos.
3. Revisar la documentación presentada para la entrega de los medicamentos de acuerdo al manual de autorizaciones, los medicamentos que no están en el plan de beneficios en salud deben ser prescritos y justificados en la plataforma MIPRES.
4. Dispensar los medicamentos al paciente y elaborar acta física de entrega de medicamentos, formulario 37 “Dispensación de medicamentos e Insumos” Firmar por el paciente
5. Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, método de reconstitución y administración, medición de la dosis, interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia. En caso de ser un medicamento nuevo, que no ha sido usado por el paciente o que represente un riesgo alto, realizar el proceso para una atención farmacéutica por parte del Químico del Servicio Farmacéutico de Oncomedic LTDA.

1. Rectificar o Registrar los teléfonos y correos electrónicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico.
2. Hacer el despacho de los medicamentos del inventario con el fin de nivelar inventario físico y magnético.
   Despacho de medicamentos para la central de mezclas:
   •De acuerdo a la programación enviada por el personal de enfermería se verifica con la cédula de cada paciente la formula registrada en galenux.
   • Si hay medicamentos autorizados para oncomedic se sacan de la gaveta uno(1) (No oncológicos) o del Extraíble uno(1) (Oncológicos), verificando la rotación de los mismos se dispensan los que presentan fecha de vencimiento mas cercana.
   • Si son medicamentos que se han entregado por otras farmacias se encuentran almacenados por EPS: Nueva EPS (Gaveta 2), Salud Total (Gaveta 3), Golden group y famisanar (Gaveta 4), emcosalud, Asmetsalud (Gaveta 5), Comparta (Gaveta 6), los medicamentos de cada paciente están apartados por separadores y posiblemente retenidos por bandas de caucho, para evitar se confundan con los de otros pacientes.

• Se despachan del inventario, buscándolo de acuerdo a la estampilla de cada uno, se ubica en el inventario en la gaveta de la cual se tomo y se envía a la central de mezclas despacho manteniendo las condiciones de almacenamiento.

Nota: dentro de la organización no se realiza suministro de medicamentos de control ni antibioticos.

• Donde: Farmacia Oncomedic ltda
• Porque: Es importante consolidar la educación del paciente sobre el medicamento a suministrar para lograr los mejores resultados terapéuticos y reducir el riesgo

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• Que: Dispensación de medicamentos de forma segura que permita la identificación y prevención de problemas potenciales, mediante instrucciones sobre la adecuada utilización del medicamento.
  
• Quien: Regente de farmacia
• Cuando: Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción, o el producto y el usuario o la entidad solicita un medicamento concreto, mediante una prescripción médica y orden de entrega o pago en efectivo
• Como:

1. Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción establecidos en el Decreto 2200 de 2005, No dispensar sin orden medica.
2. No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de reducir la posibilidad de generar eventos adversos.
3. Revisar la documentación presentada para la entrega de los medicamentos de acuerdo al manual de autorizaciones, los dispositivos que no están contemplados en la Resolución 5521 de 2013 deben ser prescritos y justificados por medio del Formato no POS
4. Llenar los respectivos recibos de caja menor y/o Facturas para legalizar la venta.
5. Alistar los medicamentos o dispositivos médicos requeridos.
6. Dispensar los medicamentos a entregar al usuario según se ha descrito en la orden medica.
7. Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, cómo reconstituirlos, cómo medir la dosis, qué cuidados debe tener en la administración, horarios , interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia.
8. Ofrecer una asistencia complementaria mediante Programa de farmacovigilancia y Atención farmaceutica
9. Rectificar o Registrar los teléfonos y correos electrónicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico.
10. Hacer el despacho de los medicamentos del inventario, Farmacia_Contenedor_Farmacia despacho. con el fin de nivelar inventario físico y magnético.

Distribución de Insumos

1. Enviar a farmacia la solicitud de Dispositivos médicos a través del instrumento: Solicitud de medicamentos y/o dispositivos médicos

1. Regente de farmacia realiza la solicitud cotización de insumos a proveedor , mediante correo electrónico, generando una orden de compra (los pedidos se realizan sobre consumo).
2. El proveedor envía en menos de seis (6) horas la cotización de los insumos
3. La Jefe financiera autoriza dicha solicitud.
4. Solicitar al proveedor el envío del pedido correspondiente
5. El pedido se recibe directamente en el servicio de enfermería, el cual se recepciona de acuerdo a lo solicitado y facturado. Si hay pendientes se debe informar inmediatamente para realizar el respectivo informe al proveedor.
6. La factura se ingresa al sistema de inventario del servicio farmacéutico.
7. Realizar realizar el despacho del inventario de acuerdo a lo solicitado por enfermería

Verificar la solicitud en GaleNux listado de pedidos y ordenes de compra, conformación y solicitud para quimioterapia De acuerdo a la ubicación del insumo se saca y se despacha del inventario de la gaveta de origen a donde se halla hecho la solicitud:  

• Enfermería-Enfermería
• Recepción.
• Enfermería Consultorio(1 o 2)

Donde: Desde la farmacia a sala de aplicación, consultorios.

Porque: Se logra una apropiada gestión de dispositivos médicos dentro de la organización.

Recursos del Procedimiento

Para desarrollar la actividad de transporte de medicamentos y dispositivos médicos, se debe contar con los siguientes recursos:
Recursos Humano:

1. Persona que entrega (Funcionario del servicio farmacéutico).
2. Persona que realiza el transporte de las Mezclas (mensajero).
3. Persona que recibe (Funcionario de enfermería, o farmacia dependiendo del lugar donde se entreguen las mezclas).

Recursos materiales:

1. Neveras de icopor.
2. Bolsas foto protectoras.
3. Bolsas plásticas.
4. Pilas frías.
5. Stock de derrames.

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Distribución de Medicamentos y Dispositivos Medicos
Objetivo del Procedimiento	Cumplir con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad durante el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos, los cuales deben estar exentas de contaminantes, tóxicos, partículas materiales, y cambios ambientales severos, a los cuales pueden estar expuestos durante el transporte a las salas de aplicación, clientes externos y pacientes, garantizando que no se pierda su estabilidad farmacológica para lograr la eficacia del tratamiento fármacoterapéutico esperado.
Responsable	Regente de farmacia, bajo la supervisión del quimico farmaceutico
Alcance	Inicia con la liberación del lote de producción por parte del químico farmacéutico de calidad hace el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos hasta el servicio de enfermería de la IPS ONCOMEDIC LTDA, los clientes externos o usuarios
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Sistema Operativo Oncolinux 2 Manual de Distribución de medicamentos y dispositivos medicos, manual de farmacotecnia, manual de autorizaciones Recurso humano Neveras de icopor Bolsas foto protectoras Bolsas plásticas Pilas frías. Stock de derrames
Pasos	Reempacar y sellar el producto terminado de acuerdo al Manual Farmacotecnia Colocar el producto en la esclusa Semi gris – Negra Activar el proceso de transporte y entrega del producto Realizar la entrega de acuerdo a las especificaciones requeridas por el producto Dejar evidencias

Puntos Críticos

1. Adecuada Identificación de los productos
2. Conservación de los productos de acuerdo a los requisitos establecido
   
3. Transporte seguro
4. Entrega a conformidad
5. Capacitación del personal que realiza el transporte

Diagrama de Flujo