Distribucion de Medicamentos y Dispositivos medicos

Regresar al Servicio Farmacéutico

 
Cuadro de identificación

	Unidad Asistencial		Código
	Manual de Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF08
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version
	2010/07/10	2011/01/17	2

Elaboro: Luis Carlos Alvarez Quimico farmaceutico

Reviso y Autorizo Ultima Versión: Comité de Farmacia

 Definición

El proceso de distribución de medicamentos y dispositivos médicos comprende la prescripción de un medicamento a un paciente en la IPS ONCOMEDIC LTDA  por parte del profesional legalmente autorizado, la dispensación por parte del servicio farmacéutico, la administración correcta en la dosis y vía prescrita y en el momento oportuno por el profesional de la salud legalmente autorizado para tal fin y el registro de los medicamentos administrados y/o la devolución debidamente sustentada de los no administrados con el fin de contribuir al éxito de la farmacoterapia.

El servicio farmacéutico hospitalario de la IPS ONCOMEDIC LTDA distribuye medicamentos y dispositivos médicos que cumplen con las condiciones legales y técnicas para su producción y comercialización.

Procedimiento

El procedimiento del servicio farmacéutico hospitalario de la  IPS ONCOMEDIC LTDA  para la distribución de medicamentos y dispositivos adopta un sistema de prescripción individual, monodosis dentro del esquema  de las veinte y cuatro (24) horas

La distribución de medicamentos y dispositivos médicos del servicio farmacéutico hospitalario de la  IPS ONCOMEDIC LTDA  se realiza básicamente hacia los siguientes servicios de asistenciales: Unidad de Enfermería de la <span lang="es-CO" />IPS ONCOMEDIC LTDA, Unidad de Farmacia de las diversas Clinicas y Hospitales con previo  convenio para el suminstro de las unidosis y nutriciones parenterales . La entrega informada de los medicamentos (dispensación) a los pacientes, sucede para  los casos de  solicitud de los pacientes que cuya  EPS  tienen convenio con la  IPS ONCOMEDIC LTDA para el suministro de los mismos

El procedimiento de Devolución Intrahospitalaria de los Medicamentos y dispositivos médicos al servicio farmacéutico consiste en una serie de actividades que surgen debido a la    recuperación física de los productos no consumidos por el paciente.

Distribucion De Medicamento (Unidosis) a el Sala Aplicación de IPS ONCOMEDIC LTDA

Elaboración de Orden Médica

Dependencia 1:Asistencial Consulta especializada, Servicio Medico de la IPS  ONCOMEDIC LTDA

Médico Tratante:

• Realiza  la evolución de los pacientes
• Registra los medicamentos requeridos en la fórmula médica (Plan de Manejo), documento institucional: Consulta de la HC del paciente con las indicaciones necesarias para su administración, cumpliendo con lo previsto en el articulo 16 y 17 del Decreto 2200 de 2005: descripción técnica del medicamento, dosificación, vía . Los medicamentos se prescriben para la aplicación por ciclos. Posterior a esto, entrega la o las formulas a Farmacia

Recepción de autorización y Orden Medica

Dependencia 2:Servicio Asistencial de enfermeria, Servicio Farmacéutico  de la  IPS ONCOMEDIC LTDA

Personal de enfermería o de farmacia segun sea que la organización suministre o no los medicamentos:

• Recibe de los pacientes la orden de medicamentos y las ordenes de quimioterapia.
  
• Registra el resultado del paso anterior en el instrumento "Solicitud diaria de Medicamentos y Dispositivos medicos"

Alistamiento de los medicamentos y dispositivos medicos

Dependencia 3: Servicio Asistencial de Farmacia

Área:Farmacia

Auxiliar de Farmacia:

• Revisa detalladamente los medicamentos y dispositivos medicos en el instrumento: "Autorizaciones de Medicamentos" y retroalimenta al departamento de enfermeria los pacientes que cumplen con los medicamentos compleetos ara la programacion de la quimioterapia y posterior alistamiento de la unidosis. 
• Revisa detalladamente los medicamentos y dispositivos medicos en el instrumento: "Solicitud diaria de Medicamentos y Dispositivos medicos" e inicia el alistamiento de los materiales para la dispensacion

Químico Farmacéutico:

• Verifica si los medicamentos corresponden cuantitavamente al plan de manejo ordenado por el medico tratante
• Realiza la programacion semanal de la quimioterapia
• Realiza la validación de los calculos del numero de ampollas, frascos, comprimidos y capsulas que se requiere para realizar orden de produccion
  
• Inicia preparacion de Unidosis oncologicas

Alistamiento y Preparacion de dosis unitarias

Dependencia 3: Servicio Asistencial de Farmacia

Área:Central de Mezclas 

Químico Farmacéutico:

• Realiza  los calculos para emitir la orden de producción: ver documento:Orden de Produccion de Unidosis Oncológica; de unidosis Oncológicas  requeridas por el departamento de enfermeria de la IPS ONCOMEDIC LTDA según los análisis revisados del documento:Calculo de Unidosis

1. Realiza las solicitudes de los insumos a farmacia necesarios para ingresar a las respectivas areas de preparación (gris,blanca), de acuerdo a la transcripción de la orden medica que hace el dpto de enfermeria en el documento: Solicitud diaria de Insumos a la Central de Mezclas

1. lleva a cabo los protocolos de limpieza y lavado de manos para el alistamiento final de los materiales necesarios de preparacion de unidosis, segun documentos:  Limpieza de áreas, :Registros de Limpieza y Desinfección ONCOMEDIC LTDA

Auxiliar de Farmacia:

1. Recibe del Q.F la Orden Produccion (ver documento: Orden de Produccion de Unidosis Oncológica;  y  las solicitudes de los insumos a farmacia necesarios para ingresar a las respectivas areas de preparación (gris,blanca): ver documentos: Protocolo de ingreso al área biolimpia 
2. Realiza los alistamientos finales de dispositivos medicos,  viales, ampollas, frascos, comprimidos y capsulas,  y lo suminstra a la central de mezclas , ver registros: :Lista de chequeo diaria de alistamientoy documentos.  Protocolo de limpieza de materiales para ingreso al área biolimpia
   

Regente de Farmacia:

1. Realiza las etiquetas de cada monodosis de  viales, ampollas, frascos, comprimidos y capsulas,  y rotula en el empaque destinado para ello; ver documentos:Etiquetas, Registro y Verificación de etiquetas,
2. Lleva a cabo los protocolos de limpieza y lavado de manos para el ingreso final de los materiales necesarios de preparacion de unidosis; ver documentos Limpieza de áreas

1. Ingresa a las areas de preparacion (gris,blanca); ver Documentos: Protocolo de ingreso al área biolimpia  e inicia el  apoyo en el  procesamiento de las unidosis de viales,  ampollas, frascos, comprimidos, capsulas y polvos
   
2. Realiza el cumplimiento del protocolo de  despeje de areas ejecutando cada paso para salir y dejar en el siguiente estado de uso a equipos y areas  Protocolo de despeje de área
   

Químico Farmacéutico:

1. Realiza   el proceso de preparación de unidosis oncológicas de viales, ampollas, ampulepack y minibolsas en el area blanca, ver protocolo de elaboración:Manual de Farmacotecnia
2. Realiza y/o propicia los medios para la elaboración de los  perfiles farmacoterapeticos generados de cada paciente que requiere unidosis oncologicas;  ver registros:  Perfil farmacoterapeutico Oncomedic Ltda
   

Regente de Farmacia:

1. Almacena las unidosis que requieren de conservacion en frio, en el sistema de refrigeración organizandolas en orden alfabetico; Ver registros de dispensación y almacenamiento[1]:Registro de Almacenamiento y Dispensacion de Unidosis, NPT y Formulas Magistrales
2. Entrega al Q.F. las unidosis requeridas para enviar a enfermeria
3. NOTA: La preparación de las unidosis oncológicas se realizaran un dia antes de la aplicación de la quimioterapia, para las unidosis con estabilidades mayores a 24horas
   

Logistica de Dispensación de las Unidosis Oncológicas

Horarios de Entrega

1. El servicio farmacéutico de oncomedic ltda desde la central de mezclas estará realizando las entregas de las mezclas oncológicas en un 90%, cotidianamente y sin eventos adversos en los procesos, hasta la hora: 9:30am; y el 10 % (ejemplo: infusores) de las mismas mezclas solicitadas hasta la hora 10:00am

2. El servicio farmacéutico estará entregando las unidosis estériles no oncológicas (reenvasado esteril) hasta la hora: 8:00am.

Aspectos a Revisar:

a) Las unidosis no oncológicas estériles son Preparadas en un área ésteril.. para el caso en que exista una eventualidad relacionada con la omisión de una solicitud de dichas unidosis por falta de orden medica, el servicio farmacéutico preparará las unidosis en el área negra para uso inmediato, con la revisión previa de la formula u orden medica y se hara la respectiva anotación

b) El servicio farmacéutico realizara las entregas de los medicamentos orales para tomar en casa y los medicamentos subcutaneos o o intramusculares que no requieren de reconstitución en el momento en que se esta realizando las entregas de las mezclas oncológicas.. sin embargo se pone a consideración por el departamento de enfermería si puede almacenar provisionalmente dichos medicamentos por unas horas en su servicio mientras se los administra al paciente

c) Lo anterior se iniciara a partir del martes 18 de octubre de 2011 .. sin embargo se deja a consideración del servicio de enfermería si desea adelantar lo establecido para una fecha en particular de acuerdo a sus necesidades

Condiciones a tener en cuenta:

1. Para el caso en que enfermería identifique que el manejo de una o dos mezclas estériles oncológicas se caracteriza por que el periodo de infusión de medicamentos y demás aplicaciones de medicamentos obliga a que el paciente tenga estancias en sala de aplicación por 9 o mas horas; el servicio farmacéutico procurara entregar dichas mezclas oncológicas alrededor de las 9:00am. Lo anterior permite que el servicio de enfermería ajuste la solicitud de la Pre-Orden de Producción agregando el orden de prioridad del requerimiento, sobre todo para estos casos.

2. Para el caso en que existan eventos programados que afecten el inicio de las actividades en el servicio farmacéutico; por ejemplo: las capacitaciones de los jueves;  se programará a los pacientes a aplicación de quimioterapia 1 hora posterior a la normalmente citada

[Distribucion De Medicamentos (Unidosis) a Servicio de Hospitalizacion IPS Externa

Envío de la Orden Médica al Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Dependencia 1: Servicio de Enfermería de la IPS Contratante

Área: Hospitalización de la IPS

Médico Tratante:

• Realiza diariamente la evolución de los pacientes teniendo en cuenta el horario establecido.
  
• Registra los medicamentos requeridos en la fórmula médica, original y 2 copias, (documento institucional), con las indicaciones necesarias para su administración, cumpliendo con lo previsto en el articulo 16 y 17 del Decreto 2200 de 2005: descripción técnica del medicamento, dosificación, vía y frecuencia. Los medicamentos se solicitan para 24horas. Posterior a esto, entrega la o las formulas a Farmacia

Dependencia 2:Servicio de Farmacia de la IPS Contratante

Área: Farmacia de la IPS Contratante

Auxiliar de Farmacia:

• Recibe de las enfermeras jefes o auxiliares de enfermería de turno, los documentos: formulas medicas institucionales (original y 2 copias) 
  
• Revisa detalladamente el diligenciamiento de los documentos: formulas medicas, separa aquellas que requieren unidosis y envia una copia al Q.F. u otro personal responsable del sevicio
  

Químico Farmacéutico u otro funcionario responsable del servicio:

• Realiza la validación de los medicamentos que requieren de fraccionamiento de unidosis y envia via intranet al servicio farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA las ordenes de procesamiento de unidosis 

Recepción de la Orden Médica de las IPS y Alistamiento de las Unidosis

Dependencia 3: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Auxiliar de Farmacia:

• Recibe de las IPS los documentos: formulas medicas institucionales (1 copia) via intranet  
  
• Revisa detalladamente el diligenciamiento de los documentos: formulas medicas, y realiza los calculos del numero de viales,ampollas, frascos, comprimidos, capsulas y polvos que se requiere para realizar orden de produccion.
  

Químico Farmacéutico:

• Realiza la validación de los calculos del numero de ampollas, frascos, comprimidos y capsulas que se requiere para realizar orden de produccion

Alistamiento de las Unidosis

Dependencia 4: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área:Central de Mezclas 

Químico Farmacéutico:

• Realiza  los calculos para emitir la orden de producción  de unidosis de medicamentos inyectables(antibioticos, no antibioticos), solidos oraes y liquidos orales  requeridas por el servicio de hospitalizacion de la IPS CONTRATADA
  
• Realiza las solicitudes de los insumos a farmacia necesarios para ingresar a las respectivas areas de preparacion (gris,blanca)
• lleva a cabo los protocolos de limpieza y lavado de manos para el alistamiento final de los materiales necesarios de preparacion de unidosis
  

Auxiliar de Farmacia:

• Recibe del Q.F la Orden Produccion y  las solicitudes de los insumos a farmacia necesarios para ingresar a las respectivas areas de preparacion (gris,blanca)
• Realiza los alistamientos finales de dispositivos medicos,  viales, ampollas, frascos, comprimidos y capsulas,  y lo suminstra a la central de mezclas 

Regente de Farmacia:

• Realiza las etiquetas de cada monodosis de  viales, ampollas, frascos, comprimidos y capsulas,  y rotula en el empaque destinado para ello
• lleva a cabo los protocolos de limpieza y lavado de manos para el ingreso final de los materiales necesarios de preparacion de unidosis
  

• Ingresa a las areas de preparacion (gris,blanca) e inicia el  apoyo en el  procesamiento de las unidosis de viales,  ampollas, frascos, comprimidos, capsulas y polvos
  
  

Químico Farmacéutico:

• Realiza   el proceso de preparacion de unidosis oncológicas de viales, ampollas, ampulepack y minibolsas en el area blanca

Regente de Farmacia:

• Almacena las unidosis que requieren de conservacion en frio, en el sistema de refrigeración organizandolas en orden alfabetico
• Entrega al Q.F. las unidosis requeridas para enviar al servicio de hospitalizacion de las  IPS . NOTA: La preparación de las unidosis oncológicas se realizaran un dia antes de la aplicación de la quimioterapia, para las unidosis con estabilidades mayores a 24horas 

Mensajero

• Recibe de Farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA las Unidosis Oncologicas y No oncologicas  y las transporta hacia cada una de las IPS que requirieron del servicio

Quimico Farmacéutico de Control de calidad

• Verifica los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte y almacenamiento del producto hasta su llega al sitio de destino.
• Los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte del producto son:
• Se debe garantizar que los medicamento y/o producto correctamente identificados.
• Se debe asegurar que No contaminen otros materiales ni sean contaminados por otros.
• Se debe Mantener el medicamento o producto seguros y protegidos de grados inaceptables de calor, luz, frio, humedad y otros factores negativos.
• Se debe Revisar que los Medicamentos y/o productos termohabiles: conserven las especificaciones de conservaciones del laboratorio fabricante.
• Se debe Revisar el estado de Conservacion de la cadena de frio mediante medios apropiados.
• Que el acondicionamiento primario debe incluir los mismos datos en su etiquetado que el secundario del medicamento y/o producto.
• Que el Registro de los medicamentos y/o la devolucion debidamente sustentada de los no administrados.
• Se verifica No abrir durante el transporte.
• Se colocan observaciones de no conformidad con el producto.

Mensajero

• Firma el acta de responsabilidad entrega del medicamento.
• Hace firmar de la farmacia de las IPS Clientes, la constancia de recibido

Dispensacion de medicamentos ambulatorios

Dispensacion  de medicamentos ambulatorios de alto costo

Elaboración de Orden Médica

Médico Tratante:

• Realiza  la evolución de los pacientes
• Registra los medicamentos requeridos en la fórmula médica (Plan de Manejo),  documento institucional: Consulta de la HC del paciente sólo si los pacientes son atendidos en la IPS ONCOMEDIC, y si son atendidos por otra entidad, el medico especialista de dicha entidad emitara la orden medica y ésta sera transcrita y autorizada por la EPS o ARS que tiene afiliado al paciente con las indicaciones necesarias para su administración, cumpliendo con lo previsto en el articulo 16 y 17 del Decreto 2200 de 2005: descripción técnica del medicamento, dosificación, vía. Posterior a esto, entrega la o las formulas a Farmacia de ONCOMEDIC LTDA

Recepción de la Orden Médica

Jefe de enfermería:

• Recibe de los pacientes la orden de medicamentos, las ordenes de de monoquimioterapia y poliquimioterapia
• Envia via correo interno o intranet, las autorizaciones de medicamentos de las ARS y EPS a farmacia. Ver registros en: Autorizaciones de Medicamentos 

Alistamiento y dispensacion  de los medicamentos

Auxiliar de Farmacia:

• Revisa detalladamente los medicamentos solicitados y/o autorizados, e inicia el alistamiento de los mismos 
• Entrega los medicamentos al paciente y elabora un acta fisica de entrega de medicamentos
• Registra las fechas de recepción de la  autorización y las fechas de entrega fisica de los medicamentos  en el formato "Indicadores de Oportunidad en la Entrega de Medicamentos" . Ver registros en Instrumento de Verificacion de Oportunidad en la entrega de medicamentos
• Registra los telefonos y correos electronicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico

Químico Farmacéutico:

• Realiza el seguimiento farmacoterapeutico mediante el "Instrumento de Atencion Farmaceutica" para valorar:cumplimiento farmacoterapeutico, interacciones medicamentosas y alimenticia. Ver Registros de Atencion Farmaceutica:  
• Realiza Farmacovigilancia  mediante el "Instrumento de Relacion de Causalidad de RAMs" para valorar: Posibles reacciones adversas a medicamentos: Ver Registros de Farmacovigilancia: Eventos Adversos Asociados a Medicamentos y Analisis de Causalidad de Eventos Adversos Asociados a Medicamentos
• Realiza el seguimiento farmacoterapeutico mediante el "Instrumento de farmacodepedencia " para valorar:signos y sintomas de adiccion: Ver Registros de Farmacodepedencia:

Dispensacion  de medicamentos NO POS

Los medicamentos que no están contemplados en la Resolución 228 de 2002 deben ser prescritos y justificados por medio del Formato no POS. Este formato se puede diligenciar en físico o a través del sistema de información cuando se trata de órdenes médicas sistematizadas.

Dispensacion de medicamentos de control especial

Para el despacho de estos medicamentos es necesario  que la orden médica cumpla con los parametros de prescripción establecidos para medicamentos de control especial; si la prescripcion se realiza por medio físico debe contar con consecutivo por separado en original y dos copias para cada medicamento de este tipo.
La fórmula debe  contener nombre genérico, dosis, forma farmacéutica, cantidad, fecha, nombre del paciente N° historia clínica, firma, sello y registro medico del profesional que prescribe. No aceptar fórmulas incompletas o ilegibles.
Cuando se trata de una orden médica sistematizada, este formato se imprime directamente del sistema de información.

Dispensacion de antibióticos bajo control:

Para el despacho de estos medicamentos es necesario además de la orden médica, el diligenciamiento del formato correspondiente y soporte de epidemiología en el caso de antibióticos bajo control

Nota:

Estos documentos deben tenerlos diligenciados en la IPS correspondientes, Oncomedic hara la verificación periodicamente

Suministro de Dispositivos Medicos para la operativizacion de los servicios

La distribución de dispositivos médicos del servicio farmacéutico hospitalario de la  IPS ONCOMEDIC LTDA  se realiza básicamente hacia los siguientes servicios de asistenciales: Unidad de Enfermería de la <span lang="es-CO" />IPS ONCOMEDIC LTDA, Central de Mezclas, Consultorios Medicos y Consultorio odontologico

Registro y envio de la Solicitud de Dispositivos medicos 

Jefe de enfermería, Regente de farmacia:

• Envia a farmacia  la solicitud de Dispositivos medicos a través del instrumento: Solicitud Mensual de Dispositivos Medicos

Alistamiento y dispensacion  de los Dispositivos Medicos 

Auxiliar de Farmacia:

1. Revisa detalladamente los medicamentos y dispositivos medicos solicitados y/o autorizados, e inicia el alistamiento de los mismos 
2. Entrega los Dispositivos medicos y medicamentos a la jefe de enfermeria y al regente de farmacia y elabora un acta fisica de entrega de Dispositivos medicos
3. Nota: Los pedidos o solicitudes se realizaran los primeros 5 dias de cada mes, para realizar una entrega en los proximos 5 dias de la recepcion de la solicitud

Químico Farmacéutico:

1. Realiza el seguimiento y verificación al proceso de suministro de dispositivos medicos