Programa de Auditoria a Proveedores
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Identificación
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Unidad Administrativa |
Código | ||
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Manual Procedimiento de Auditoría de Proveedores |
MPC2F | |||
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Fecha de Emisión |
Fecha de Actualización |
Version | ||
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(DD-MM-AA) 2011/09/08 |
(DD-MM-AA) No Aplica |
1 | ||
Elaboró: Luis Carlos Alvarez
Revisó y Autorizó Ultima Versión: Comité de Calidad, 8 Septiembre de 2011
Introducción
Existe gran numero de insumos, medicamentos y servicios que requiere la organización, con impacto en la salud de los pacientes, la productividad de la empresa y la calidad de la atención suministrada. A su vez el adecuado manejo de los proveedores nos enfrenta a nuevos retos debido no solo al impacto dentro de la organización, si no también a la corresponsabilidad de la organización con los proveedores y el sistema de salud.
Oncomedic ltda es consciente de la necesidad de evaluar constantemente la calidad de los proveedores y sus proceso, retroalimentandolos y ayudándolos como parte del compromiso organizacional que permite ir dando pasos a la excelencia operativa no solo de la empresa si no también del sector.
Los recursos limitados del sector salud y las necesidades crecientes de los usuarios es imprescindible establecer mecanismos para lograr los mejores resultados con los recursos disponibles, implementando reglas claras para la evaluación de los proveedores
Objetivos
Realizar control del desempeño de los proveedores de suministros, medicamentos y servicios en la cotidianidad, mediante la valoración de las especificaciones requeridas, así como ante imprevistos, no conformidades, quejas y emergencias con el fin de generar el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de Oncomedic ltda. promoviendo planes de mejoramiento internos y para los proveedores que permitan introducir las acciones necesarias para superar las deficiencias que se detecten.
Alcance
La evaluación de los proveedores inicia desde el momento mismos en que se seleccionan los proveedores, la valoración de su desempeño cotidiano, el manejo de las posibles desviaciones y quejas que permita la toma de decisiones y la retroalimentación de los procesos de los proveedores y el mejoramiento mutuo
Sustento Teorico
Marco Legal
La calidad de la atención, en el marco del SGSSS y la normatividad vigente, se ha definido como la provisión de servicios de salud a los usuarios de forma accesible, equitativa y con un nivel profesional óptimo, considerando el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el fin de lograr la satisfacción de los usuarios, esta definición centrada en el usuario, involucra aspectos como accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la atención.
La ley 100 de 1993 establece el desarrollo de un Sistema de Garantía de la Calidad que incluye la Auditoria Médica tanto para las Instituciones prestadoras de servicios de salud como para las empresas
El decretos 2174 de noviembre 28 de 1996 cobija a todas las personas naturales y jurídicas que integran el sistema general de seguridad social en salud, define las características de la calidad de la atención en salud, las cuales están dadas por el conjunto de características técnico-científicas, humanas, financieras y materiales que debe tener la seguridad social en salud, bajo la responsabilidad de las personas e instituciones que integran el sistema y la correcta utilización de los servicios por parte de los usuarios. Las características principales de la calidad de la atención en salud son: la accesibilidad, la oportunidad, la seguridad y la racionalidad técnica.
El decreto 1011 de 2006 define la auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención de salud como: “mecanismo sistemático y continuo de evaluación y mejoramiento de la calidad observada respecto de la calidad esperada de la atención de salud que reciben los usuarios.”, Esta definición centrada en el usuario, involucra aspectos como accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad en la atención todos estos aspectos estan impactados por los proveedores de los servicios.
Marco Referencial
Para llevar a cabo una adecuada gestión de proveedores es necesario revisar la política de auditoria a los proveedores, sus criterios de evaluación, calificación y selección pues este aspecto es fundamental en el desempeño de la organización, para tal fin es preciso elaborar un cronograma de auditorias a proveedores externos que se debe ejecutar apropiadamente y dejar constancia de las mismas mediante informes de auditorias a proveedores externos; así mismo es fundamental definir responsables y conformar el equipo de auditores.
Proveedores Críticos: En la evaluación de los proveedores, es preciso establecer cuales son los que suministran servicios o productos que afectan la calidad de los procesos, servicios o productos de la organización, estos son denominados proveedor críticos y deben ser auditados; dentro de Oncomedic Ltda identificamos los siguientes:
- Proveedores de materias primas
- Empresa encargada de lavado de uniformes
- Empresas de mantenimiento y calibración de equipos
- Laboratorios de control de calidad fisicoquímico y microbiológico
- Empresas encargadas de la destrucción y disposición final de desechos
- Empresas encargadas de la distribución y suministro de medicamentos y dispositivos
Puntos de Inspección Y Autoinspección: Aquellos aspectos y lugares que dada su relevancia deben ser verificados según las instrucciones escritas referentes a la autoinspección e inspección, a fin de establecer las normas y requisitos de la auditoria y que pueden aplicar o no de acuerdo al tipo de servicio o producto que suministra:
- Recurso humano
- Instalaciones
- Mantenimiento de edificios y equipos
- Almacenamiento de materias primas, medicamentos y productos
- Control de calidad
- Documentación
- Saneamiento e higiene
- Manejo de quejas
- Control de etiquetas, artes, insertos o rótulos
- Resultados de las autoinspecciones anteriores, y medidas correctivas adoptadas.
- Logística de adquisición y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos
- Sistema de informacion del medicamento
Descripción de la actividad
Planificación
Grupo auditor Elaborar en equipo el programa de auditorias internas y a proveedores al inicio del año en el mes de enero y lo registra en el Programa de Garantía de Calidad, el cual será aprobado con firma el Gerente general.
Preparación
Grupo auditor Alistar los formatos oficiales de inspección y hojas de verificación. Revisar los registros de la última auditoria. Coordinar fecha y hora y comunicar al auditado para su aprobación
Ejecución
Auditor Líder Reunión de apertura :
El auditor presenta a los auditados el objetivo y el alcance, así como la metodología a seguir durante las actividades de la auditoria. Confirma la disponibilidad de los colaboradores y aclara detalles del plan de auditoria cuando se requiera
Desarrollo de la auditoria
Grupo auditor Establecer conversaciones con los auditados, verificar cumplimiento de los procedimientos e instructivos, revisar los registros y demás documentos pertinentes, hacer seguimiento de las auditorias anteriores y verificar su efectividad. Registrar las desviaciones detectadas.
Reunión de cierre Auditor Líder El auditor presenta a los auditados los aspectos relevantes de la auditoria, así como las no conformidades y/o observaciones. Para el caso de las auditorias internas, el auditado define las causas de las no conformidades y establece el plan de acción (5 días hábiles).
Plan de Acción Auditado Se realiza un plan de acción preventivo o correctivo según lo indicado el en procedimiento de manejo de acciones correctivas y preventivas
En el caso de las auditorias a proveedores, se define en común acuerdo de las partes quien y cuando se establece el plan de acción.
Informe de auditoría
Auditor Líder Elaborar el informe que consiste en documentar la verificación de los ítems revisados en el formato de inspecciones oficial que corresponde a una adaptación de las guías ICA-Invima de Buenas Prácticas de Manufactura. Anexo No. 1: Registro de no conformidades
El informe debe contener el consolidado de los Resultados de la auditoria
Conclusión Auditoria (ver formato) donde conste los resultados de No conformes y su valoración en Crítico, Mayor Menor, Observaciones; escribir las conclusiones referidas al cumplimiento de las BPM, nombre y firma de los participantes, fecha de la auditoria y finalmente las firmas de las personas auditadas y auditor.
Se entrega el informe al Gerente general (para las auditorias internas y a proveedores) y copia del informe al proveedor encabezado por el Gerente general o quien este delegue y que se considere actor de mejoras por parte del proveedor. Seguimiento a los planes de acción y Estado de No conformes Auditor Líder según lo indicado el en procedimiento de acciones correctivas y preventivas
MANEJO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Se realiza según lo conforme con el procedimiento de acciones correctivas y preventivas. Personal relacionado con auditorías internas y a proveedores CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS AÑOS 2010 Y 2011
AUDITORIA FECHA A REALIZAR RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE LA AUDITORIA Auditoría interna 2011-10-02 Director Técnico
Reporte de informe de acciones de mejora de la auditoría interna 2011-10-09 Director Técnico Auditoría a proveedores críticos 2011-12-02 Director Técnico
Reporte de informe de acciones de mejora de proveedores críticos 2012-01-15 Director Técnico Auditoría externa del sistema de calidad 2012-04-01 Gerente General
Reporte de informe de acciones de mejora de auditoría externa 2012-04-15 Director Técnico Auditoría interna 2012-10-02 Director Técnico
Reporte de informe de acciones de mejora de la auditoría interna 2012-10-11 Director Técnico Auditoría a proveedores críticos 2012-12-02 Director Técnico
Reporte de informe de acciones de mejora de proveedores críticos 2012-01-15 Director Técnico Documentación
La valoración de los proveedores es un proceso permanente que permite el mejoramiento de los mismos.
Ante alguna insatisfacción en la prestación del servicio o entrega de suministros se realiza un reporte en el Formatode no conformidad que es informado al proveedor.
Cada 6 meses se realiza el procedimiento de evaluación de los proveedores de acuerdo al instrumento anexo, para tal fin se toman en cuenta los reportes de no conformidad del servicio o de la entrega del suministro que se realizaron en el periodo a evaluar.
Posterior a su análisis se realiza un informe a la gerencia en cuanto a los resultados de la evaluación generada
La gerencia realiza informe para los diferentes proveedores solicitando plan de mejoramiento si es necesario.
Cuadro de la actividad
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Nombre del Procedimiento. |
Evaluación de Proveedores |
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Objetivo del Procedimiento |
Valorar las características del servicio suministrado por los proveedor |
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Responsable |
Departamento de Compras y Suministros/ Coordinador administrativo |
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Alcance |
Departamento de Compras y suministro |
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Requisitos Generales de Operación del Procedimiento |
Instrumento de criterios de evaluación que permita reconocer los Atributos Básicos del Proveedor |
Metodología de Evaluación
Items
Los items a evaluar y su calificacion segun su el formato son:
1. Conformidad del servicio= 60 puntos
2. Valoracion del servicio= 40 puntos
Sub Items
Los Sub- Items a evaluar son:
1. Conformidad Servicio:
1.1 Estructura
1.2 No conformidades por auditorias internas
1.3 Quejas, Sugerencias
2. Valoracion del Servicio para todos los Proveedores
2.1 Capacidad real en imprevisto, cambios de especificaciones y emergencias
2.2 Experiencia
2.3 Oportunidad prestacion servicios
2.4 Servicios Adicionales Ofrecidos
Peso Especifico
El peso especifico utilizado para los items es:
1. Conformidad del Servicio= 60 Puntos
2. Valoracion del Servicio= 40 Puntos
Para un total de 100 puntos el cual seria el puntaje maximo e ideal para cada proveedor
Peso Especifico
1. Conformidad del Servicio:
Estructura
1.1 No conformidades por auditorias Internas Quejas, sugerencias:
Rango Puntos
0% 60 puntos
1-3% 30 puntos
- 4% 0 puntos
2.Valoracion del servicio para todos los proveedores
2.1 Capacidad respuesta en imprevistos: 10 puntos
2.2 Experiencia: 5 puntos
2.3 Oportunidad prestacion Servicios
Rango Puntos
1-3 dias 15 puntos
4-5 10 puntos
6-7 5 puntos
>=8 0 puntos
2.4 Servicios Adicionales ofrecidos: 10 puntos
Resultados
De acuerdo a los resultados arrojados se realizara un análisis de cada proveedor bajo los siguientes patrones de medida:
RANGO CALIFICACION
1. 1-70 puntos Malo No Apto
2. 71-90 Puntos Sujeto a Revisión
3. 91-100 Puntos Apto
Nota: Si el proveedor llegase a calificar en el rango de 1-70 se suspendera el proceso y se le comunicara cual fue su calificacion, si el rango esta entre 71-puntos se hará una revisión interna y posteriormente se hablara con el proveedor para que realice actividades de mejoramiento en los puntos críticos,Y así pueda continuar con el proceso. Si el rango esta entre 91 y 100 puntos el proveedor sera apto y se procedera al proceso de contratacion
Responsabilidad
Auditor
Preparar la auditoría, dirigir el trabajo del equipo de auditoría, dar instrucciones a los auditores, informar verbalmente al auditado sobre no conformidades y observaciones, informar al auditado y/o al solicitante los obstáculos encontrados en el desarrollo de la auditoria, elaborar y presentar el informe final de auditoría, permanecer dentro del alcance de la auditoria.
Auditado
Informar a sus colaboradores sobre la auditoría, permitir el acceso a las instalaciones, documentos y registros según lo solicite el auditor, cooperar con el auditor para permitir el logro del objetivo de la auditoria y determinar las acciones correctivas basadas en el reporte de no conformidades y observaciones de auditoría.
REGISTROS DE AUDITORIA
Formato Para la Auditoria
Aspecto técnico
Para proveedores de medicamentos, dispositivos médicos e insumos | |||||
| Conformidad Técnica |
60 puntos | ||||
| Estructura |
Rango |
Puntos |
Puntuación | ||
No. de medicamentos, dispositivos médicos e insumos no conformes en el periodo X 100 Total consumo en el periodo |
0%
|
60 |
|||
| 1-3% |
50 | ||||
| 4-6% |
40 | ||||
| 7- 9% |
30 | ||||
| >= 10% |
0 | ||||
Para proveedores de servicios | |||||
| Conformidad en la prestación del servicio |
60 punto | ||||
| Estructura |
Rango | Puntos |
Puntuacion | ||
| No. de no conformidades de servicio en el periodo x100 No. total de servicios prestados por el proveedor en el periodo No conformidad por: Auditorias internas, Quejas, sugerencias |
0% |
60 |
|||
| 1-3% |
30 |
||||
| .=4% |
0 |
||||
| Valoración del servicio para todos los proveedores |
40 puntos | ||||
| Capacidad de respuesta en imprevistos, cambios de especificaciones y emergencias |
10 |
||||
| Experiencia |
5 |
||||
| Oportunidad en la entrega de productos y/o prestación del servicio de acuerdo a los plazos convenidos |
Rango |
Puntos |
Puntuación | ||
| 1-3 días |
15 |
||||
| 4-5 días |
10 | ||||
| 6-7 días |
5 | ||||
| >= 8 días |
0 | ||||
| Servicios adicionales ofrecidos(si el proveedor nos suministra apoyo tecnológico, educación continuada, recursos físicos y económicos) |
10 |
||||
Análisis de Desviaciones de la Calidad Esperada y la Calidad Observada
ITEMS
Los items a evaluar y su calificacion segun su el formato son:
1. conformidad del servicio= 60 puntos
2. Valoracion del servicio= 40 puntos
SUB ITEMS
Los Sub- Items a evaluar son:
1. Conformidad Servicio:
1.1 Estructura
1.2 No conformidades por auditorias internas
1.3 Quejas, Sugerencias
2. Valoracion del Servicio para todos los Proveedores
2.1 Capacidad real en imprevisto, cambios de especificaciones y emergencias
2.2 Experiencia
2.3 Oportunidad prestacion servicios
2.4 Servicios Adicionales Ofrecidos
PESO ESPECIFICO
El peso especifico utilizado para los items es:
1. Conformidad del Servicio= 60 Puntos
2. Valoracion del Servicio= 40 Puntos
Para un total de 100 puntos el cual seria el puntaje maximo e ideal para cada proveedor
PESO ESPECIFICO
1. Conformidad del Servicio:
Estructura
1.1 No conformidades por auditorias Internas Quejas, sugerencias:
Rango Puntos
0% 60 puntos
1-3% 30 puntos
- 4% 0 puntos
2.Valoracion del servicio para todos los proveedores
2.1 Capacidad respuesta en imprevistos: 10 puntos
2.2 Experiencia: 5 puntos
2.3 Oportunidad prestacion Servicios
Rango Puntos
1-3 dias 15 puntos
4-5 10 puntos
6-7 5 puntos
>=8 0 puntos
2.4 Servicios Adicionales ofrecidos: 10 puntos
Descripción del Proceso
Cuadro de Proceso
| Nombre del Proceso |
Auditoria de servicios |
| Coordinador |
Gerente. |
| Producto |
Evaluación integral de los servicios proveedores |
| Entrada |
ONCOMEDIC LTDA |
| Pasos |
Evaluación a Proveedores
Informe preliminar Análisis de resultados Plan de mejoramiento |
| Responsable |
Coordinador administrativo y asistencial |