Adquisicion de Medicamentos y Dispositivos Medicos

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Identificación

	Unidad Asistencial		Código
	Manual de Adquisición y Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF06
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2010/04/01	2011/09/07	2

 

Elaboro: Luis Carlos Alvarez Quimico farmaceutico

Reviso y Autorizo Ultima Versión: Comite de Farmacia y Terapéutica

Introducción:

En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA, en donde se permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras de la institución, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.

De igual forma se protocoliza la recepción de medicamentos suministrados por las EAPBS para ser aplicados a los pacientes dentro de su tratamiento de modo que se cumplan con los criterios de BPM de la organización

Objetivo

Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas practicas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirurgicos.

Alcance

El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirurgicos

Procedimientos

El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la adquisición de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:

Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirurgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a:

• Perfil epidemiológico de la institución

• Población usuaria y/o consumo histórico

• Comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios

• Oferta de servicios y presupuesto

Coordinador Administrativo del Servicio Farmaceutico:

• Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales.
• Genera semanalmente en el software, las solicitudes de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos, para periodos de un mes, quincena o semana mediante el análisis de existencias.
• Envía al departamento del área financiera , las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos  empleando la solicitud por inventario de Oncolinux 2

Coordinación Financiera

• Recibe del Coordinador Administrativo del servicio farmaceutico las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos  y direcciona  a Comité e compras; la necesidad requerida para la Institución,  para su autorización.

• Genera la orden de compra de Medicamentos y dispositivos médicos:
  

• Cotiza con los proveedores (laboratorios y distribuidores), los productos requeridos.
• Ejecuta la compra y recepciona remisiones y facturas de proveedores,  para causar dichos documentos

Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos por la IPS ONCOMEDIC LTDA

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad

Regente de farmacia:

• Recibe de la transportadora los productos (medicamentos y/o material médico quirúrgico) empacados en cajas, sin verificar el contenido y compara con el número de cajas registradas en la guía transportadora
• Solicita al Coordinador administrativo del servicio farmaceutico la Orden de Compra generada por la coordinación financiera.
• Revisa el contenido de las cajas, verifica con la orden de compra, el número de factura, el nombre de la distribuidora; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y o código de barras, estado físico de los productos, número de la guía transportadora y  nombre de la empresa transportadora 

Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmaceutico o al coordinador financiero segun sea la no conformidad continuando con un proceso Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto

• Separa los productos con novedad y digital rotulo de cuarentena digital e identifica el producto
• Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por orden de compra, escaneando la factura y subiendola como archivo adjunto  remitiendolo a la bodega correspondiente

Químico Farmacéutico

• Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
• Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena
• Recibe del regente de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
• Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventario.
• Envía a coordinación administrativa  los documentos:  Factura y número de orden de compra
  

Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos  por la EPS Y ARS

• El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos enviados desde las EPS Y ARS contratadas, así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad

Regente de Farmacia

• Recibe de un funcionario del servicio farmaceutico de las EAPBS contratantes  los productos (medicamentos y/o dispositivos médicos), verificando nombre y documento del usuario, orden médica, medicamento y/o insumo, la dosis, cantidad, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y/o código de barras, estado físico de los productos, temperatura de conservación, el nombre de la EPS.

Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmaceutico y al funcionario del servicio farmaceutico de la institución contratante la no conformidad continuando con un proceso Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto

• Separa los productos con novedad y identifica el producto en cuarentena
• Aplica los intrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspección de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos recepcionados 
• Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por idrc, escaneando la remisión u orden medica y subiendola como archivo adjunto, remitiendolo a la bodega correspondiente
  

Químico Farmacéutico

• Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
• Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena
• Recibe del regente de Farmacia el registro de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. 
  
• Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al inventario del sistema oncolinux 2 por idrc tal como se mostro previamente
  

Inspección de Calidad de Medicamentos y Disposivos medicos

• El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control de calidad de las especificaciones técnicas derivadas del laboratorio fabricante a través de tablas de muestreos e inspección de las características físicas e información técnica de los medicamentos y dispositivos médicos durante la recepción Técnica

Químico Farmacéutico

• Supervisa las actividades de control de calidad de los medicamentos ydisositivos medicos recepcionados en el servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA 

Auxiliar de Farmacia

• Realiza un muestreo de Medicamentos y dispositivos medicos recepcionados, basado en el manejo de la Tabla: Militar Estándar,  con el objeto de determinar: especificaciones de calidad de los productos.
• Registra las especificaciones de calidad de la muestra de medicamentos y dispositivos medicos  obtenida, en el formato: Inspeccion y Control de Calidad de Medicamentos y dispositivos medicos

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.
Objetivo del Procedimiento
Responsable
Alcance
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento
Pasos

Diagrama de Flujo

Formatos

Formato Inspeccion y Control de Calidad