Procesos Estrategicos

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Procesos Estrategicos		MPE
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version

Elaboró:

Revisó y Autorizo Ultima Versión:

Marco Referencial

Sustento Teorico

Código de Ética y Buen Gobierno

Oncomedic ltda se a basado en la gestión basada en resultados una estrategia de gestión cuyo objetivo es lograr un mejor desempeño y resultado demostrables, es un proceso continuo que exige la retroalimentación, el aprendizaje y mejoras constantes. Los planes existentes son modificados regularmente en base a las lecciones aprendidas mediante el seguimiento y la evaluación, y los planes futuros son desarrollados en función de estas lecciones.

El proceso de planificación es altamente participativo, abierto, franco, creativo e innovador.
La planificación esta articulada a la filosofia empresarial basado en el conocimiento de la empresa y el entorno, se busca expresar con claridad de las metas, los objetivos, el compromiso y la motivación de las partes interesadas, lo que permite dar transparencia en el proceso y planes de gestión.

Las lecciones extraídas del seguimiento son debatidas periódicamente y usadas para reforzar las acciones y las decisiones. Se hacen evaluaciones constantes  para obtener mejoras en las acciones emprendidas en el momento que se requiera. Este proceso continuo de hacer, aprender y mejorar es lo que se conoce como enfoque del ciclo de vida de la Gestión Basada en Resultados.

Planificación: define lo que la organización, un programa o un proceso pretende lograr y cómo va a acometer la tarea, establece objetivos, desarrolla estrategias, traza los planes de implementación y asignar recursos para alcanzar esos objetivos, es importante destacar que la planificación implica:

• Identificar y enunciar la misión, visión, objetivos y metas de la organización
  
• Formular las estrategias necesarias para alcanzar la visión y los objetivos
• Determinar y asignar los recursos (financieros y de otro tipo) necesarios para alcanzar la visión y los objetivos
• Perfilar los planes de implementación, lo que incluye los planes para supervisar y evaluar los avances logrados para alcanzar la visión y las metas.

Seguimiento: proceso continuo por el que las partes interesadas obtienen regularmente una retroalimentación sobre los avances que se han hecho para alcanzar
las metas y objetivos. En otras palabras, el seguimiento no sólo se preocupa de si estamos emprendiendo las acciones que dijimos que haríamos, sino que también pregunta
si estamos avanzando para lograr los resultados que dijimos que queríamos alcanzar, el seguimiento también implica supervisar las estrategias y acciones emprendidas por otros y decidir las nuevas estrategias y acciones que se deben llevar a cabo para asegurar el avance hacia los resultados más importantes.

Evaluación: es una valoración rigurosa e independiente de actividades finalizadas o en curso para determinar en qué medida se están logrando los objetivos estipulados y contribuyendo a la toma de decisiones. La evaluación, al igual que el seguimiento, se puede aplicar a muchas cosas, incluidas una actividad, un proyecto, un programa, una estrategia, una política, un tema, un sector o una organización. La distinción clave entre las dos es que las evaluaciones son hechas de forma independiente para proporcionar a los gerentes y al personal una valoración objetiva sobre si están o no están bien encaminados. Además, son más rigurosas en sus procedimientos, diseño y metodología, y generalmente implican un análisis más amplio. Sin embargo, los objetivos del seguimiento y la evaluación son muy similares: proporcionar información que ayude a tomar decisiones más acertadas, mejorar el desempeño y alcanzar los resultados planeados.

Factores criticos a evaluar

• Pertinencia
• Eficacia 
• La contribución y el valor respecto a los resultados y prioridades
  
• Viabilidad financiera
  
• Nivel de apropiación de los implicados
  

Descripción del Proceso

La legislación colombiana consagra que los socios de toda compañía deben reunirse en junta de socios o asamblea de accionistas en sesión ordinaria por lo menos una vez al año, en la época fijada en los estatutos y si nada se pacta en el contrato social, dentro de los tres primeros meses del año.

•  A quién corresponde convocar.
•  Medio para realizar la convocatoria.
• Tiempo de antelación para su envío.

Los convocantes

Por regla general, le corresponde al representante legal convocar a las reuniones. el Código de Comercio prevé que puedan convocar los administradores, el revisor fiscal, la entidad que ejerza el control permanente sobre la sociedad o la Superintendencia de Sociedades.

Es de aclarar que los socios no pueden convocar directamente, excepto cuando se trate de la acción social de responsabilidad prevista en el Artículo 25 de la Ley 222 de 1995, caso en el cual la citación puede efectuarla un número plural de socios que represente por lo menos el 20% de las acciones, cuotas o partes de interés en que se halle dividido el capital social.

Medios y antelación
Otro aspecto relevante es el medio por el cual se debe convocar, que debe ser el previsto en los estatutos (carta, email, fax, etc). Si no se establece en los estatutos, se realizará mediante aviso en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad.

Si se trata de reuniones ordinarias, la citación debe hacerse con 15 días hábiles de antelación. Es preciso anotar que no se tendrán en cuenta ni el día de la convocatoria ni el de la reunión, y si en las oficinas de la administración laboran los sábados, se tendrán como hábiles y podrán contarse, de lo contrario, no.

En cuanto a la representación, todo socio puede hacerse representar mediante poder y, salvo los casos de representación legal (ejercicio de la patria potestad, representantes legales de personas jurídicas, etc), los administradores y empleados de la sociedad no pueden representar acciones o cuotas distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos.

Para deliberar en las sociedades limitadas se requiere un número plural de socios que represente por lo menos la mitad más una de las cuotas en que se divide el capital social, excepto que se pacte un quórum inferior en los estatutos.

Las actas
Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea de accionistas, se deben hacer constar en actas aprobadas por la misma o por las personas que se designen para tal efecto, y deben ser firmadas por el presidente y el secretario de la misma.
Si las actas contienen decisiones que deban ser inscritas en el Registro Mercantil, deberán ser presentadas para su correspondiente inscripción ante la cámara de comercio, sin que se requiera la presentación personal de las mismas.
Si no fuere convocada dentro de los 3 primeros meses del año, los socios pueden celebrar una reunión por derecho propio, el primer día hábil de abril en las oficinas donde funcione la administración de la empresa y podrán deliberar y decidir con cualquier número plural de socios cualquiera que sea la cantidad de acciones o cuotas representadas.

Planeación

1. Documento Temático Y Borrador Del Plan De Trabajo: En la fase de inicio, el equipo elabora un documento temático breve y un borrador de plan de trabajo. Estos pueden pulirse a medida que avanza el proceso de planificación. El documento debe capturar cualquier información disponible sobre los retos críticos que sedeben afrontar. Este es el primer entregable del proceso de planificación. El documento puede reflejar prioridades clave, preocupaciones, hallazgos de análisis diversos,

El documento debería tener al menos tres secciones:

• Sección 1: Antecedentes y propósito del documento: En esta sección, el equipo principal debería estructurar la base para preparar el documento, lo
  que, generalmente, incluye: 

        - Definición del problema o situación a tratar

        -  Antecedentes del documento (por qué el equipo se ha unido para iniciar un proceso de planificación).

        -  La naturaleza del proceso de planificación 

        -  Quiénes son las partes interesadas (El proceso debe ser lo suficientemente flexible como para involucrar a otros interesados adicionales a medida que haya más

                                                               información disponible durante la fase de análisis del problema.) Una vez

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