Proceso de Organización de la Información

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información Wiki Institucional		OM-PGD03
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 10/01/2003	(DD-MM-AA) 08-09-2011	8	No Aplica

Nombre

Manual de Proceso de Organización, Consulta y Recuperación de la Información Wiki Institucional OM-PGD03
Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

8 de Septiembre de 2011

Revisó:

Comité de calidad Septiembre de 2011

Autorizó:

Comité de Calidad  Septiembre de 2011

Introducción

Ante la gran cantidad de información que requiere manejar Oncomedic ltda se hace necesario establecer una metodología que permita verificar los requerimientos documentales de la organización, mantener una tablas de retención actualizadas de los diversos  documentos y registros con que se dispone y los que se requieren.

Así mismo es de vital importancia la adecuada organización de la información que permita acceder a ella por los usuarios autorizados para tal fin en el momento en que se requiere de modo que el documento sea un instrumento vivo dentro de la institución y no simplemente un requisito obsoleto.

Para tal fin se modifica el presente manual partiendo de un diagnostico documental de la organización, tomando en cuenta a los usuarios internos y externos, y los procesos que se llevan a cabo, posteriormente se realizara una revisión de la documentación existente con la requerida y se realizara el ajuste continuo de la parte documental tomando en cuenta  
una tabla de Volumen, costo, riesgo

Objetivo General

Establecer el marco procedimental y la evaluación de la organización y disposición de la documentación de Oncomedic limitada, de modo que sea accequible dentro de los diversos usuarios de la organización de acuerdo a las disposiciones legales y a las políticas de la institución. 

Marco conceptual

Sustento  Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

La ley marco por la cual Oncomedic trabaja sus proceso de una manera electronia es la Ley 527 de Agosto 18 1999 la cual es la ley marco por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. especial mente a lo definido en la misma norma como:

Intercambio Electrónico de Datos (EDI): La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto.
Sistema de Información: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.
 

Sustento Teórico

Oncomedic cuenta con múltiples instrumentos para el adecuado manejo de la información, la mayoría de ellos son de tipo digital y que permite el acceso vía web lo que da la posibilidad de cumplir con los requisitos de ley o administrativos, cada vez mas instituciones permiten el suministro de información digital, sin embargo aun estamos en el camino de lograr el objetivo de reducción de los documentos  físicos. 

La digitalización de la información es un reto, no solo por la resistencia de muchos sectores de la sociedad, incluyendo las entidades de control, si no también por las limitaciones propias de la tecnología con la que disponemos, esta labor titánica a sido de vital importancia para Oncomedic y representa una de sus fortaleza pues invita al trabajo colaborativo, a la actualización de los documentos y a la eficiencia y eficacia en el actuar.

La organización es una fiel convencida del manejo de los sistemas operativos y programas libres, asi como de la libertad de la información, siempre bajo las normas legales que la rigen. Los instrumentos usados para la organización documental son:

• Archivo central Wiki Institucional
• Correo Electrónico Institucional
• Sistema Digital de Manejo de Historias Clínicas Oncolinux2
• Sistema Apps de Ofimatica

Descripción del Proceso

 Dentro de la filosofía de reducción del papel Oncomedic a planteado el siguiente procedimiento para el manejo de la información:

• Determinar el tipo de documento que se requieren de acuerdo a las necesidades de los usuarios internos, externos y los procesos que se llevan en la organización
• Determinar la existencia de los documentos requeridos y las condiciones de los mismos
• Establecer la ubicación dentro del ambiente documental de la institución en forma digital  o en el archivo físico de acuerdo con la características del mismo
• Codificación de la documentación
• Levantamiento de las tablas de retención de la organización dependiendo el tipo documental y los usos
• Mantenimiento y organización de los archivos de acuerdo a los lineamientos de ley, los requerimientos operativos y  las políticas organizacionales

Cuadro de Proceso

Nombre del Proceso.	Proceso de Organización, Consulta y Recuperación de la Información
Coordinador del proceso	Oficina de Calidad Institucional
Producto	Adecuado manejo documental
Entrada	Documento interno o externo que requiere ser organizado dentro de la información institucional
Pasos	Clasificación del documento Codificación del documento Ubicación dentro de el ambiente digital de la institución Archivo Físico y magnetico Búsqueda de la información dependiendo de las características del documento
Responsables del proceso	Coordinador de calidad

Diagrama de Proceso

Procedimientos 

Recepción y manejo de comunicaciones

Las comunicaciones pueden llegar a la organización de manera directa, es decir el interesado las trae a la organización o indirecta por correo fisico, fax o electronico.

Al momento de recibir el documento escrito en papel se debe verificar:

• Si va dirigida a la empresa o a una persona
• Es comunicacion oficial
• Estado del empaque
• Asunto: se debe verificar si es posible si esta bien dirigida
• Estan firmadas
• Fecha: Corroborar las fechas
• Tiene domicilio del remitente
  

Cuando el documento se recibe via mail este es recepcionado por el directamente interezado, para lo cual la empresa cuenta con un servicio de correo Institucional, es de aclarar que para dar cumplimiento a la Ley 527 de 1999,  no se permite utilizar ningun sistema de respuesta automatica, a fin de dar seguimiento y respuesta a las comunicaciones, es de anotar que los documentos informativos o publicitarios no requieren respuesta.
Cuando la informacion se recibe de manera oral se realiza anotacion en Notas Publicas si es una comunicacion o solicitud hecha por un usuario o familiar de algun servicio de los que nosotros prestamos, si por el contrario la informacion que se recibe es para algun funcionario estas se envian por la mensajeria Interna que se encuentra en la plataforma Oncolinux o como chat, pero si la informacion es de caracter Asistencia,se utiliza la plataforma de Oncolinux2 en la parte asistencia ingresando en http://oncomedic.com link Intranet.

Clasificación de las comuniciones recibidas

Las comunicaciones que llegan a Oncomedic pueden ser catalogadas como:  

• Externas: se cruzan entre entidades
• Internas: se cruzan entre dependencias 
• Oficiales: Son las recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
• Personales: son de caracter privado y llegan a titulo personal no generan tramite institucional
• Documentos contables ( requieren tramite especial)
• Folletos, revistas y publicaciones ( No requieren tramite)
• Progandas (No requieren tramite)

Radicación

• Apertura: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la estracción del documento y sus anexos.
• Revisión: Se debe verificar la competencia, los anexos, el destino datos de origen del remitente, dirección donde se debe dar respuesta y si el asunto es competencia de la entidad, cuando no este firmada se considera anonima, y se deriva a la oficiana a donde es referida sin radicar para que alli tomen las determinaciones.
• Registro: Una vez revisado se realiza el registro que consiste en la anotación de los datos mas significativos en el formato para tal fin, asi mismo se debe colocar el sello de radicado

Distribución y reparto 

Una vez radicado el documento debe transferirse a la unidad funcional a la cual fue dirigido

Distribucion de Documentos

Para mirar los canales de Distribucion de manarea interna o externa tendremos en cuenta los mismos tipos de documentos que se hablaron anteriormente como forma de llegada de los mismos asi:

• Durante el proceso de analisis y procesamiento de la pagina ya aprobada la persona a la cual se le designop para que vigilara dicha plataforma le saldra un mensaje de "La página «X Y Z» ha sido añadida a tu lista se seguimiento. Cambios futuros en esta página y su página de discusión asociada se indicarán ahí, y la página aparecerá en negritas en la lista de cambios recientes para hacerla más fácil de detectar. Cuando quieras eliminar la página de tu lista de seguimiento, presiona "Dejar de vigilar" en el menú." es to le permitira a este responsable monitorearla por la misma plataforma documental wiki o se le envia via mail cuando alguien haga un aporte a la misma. De acuerdo a la complejidad y anexos de este documento se presenta en reunion ordinaria o Extraordinaria del Comite de calidad el cual en pleno aprueba y sale la version oficial del documentos y se retira la vigilancia de la misma al delegado y empieza ha se auditada por la persona encargada de llevar el buen manejo de la Gestion Documental. 
•  El documento es scaneado y registrado el documento consecutivo de este y despues llevado y entregado en las manos del Funcionario jefe del area  al cual va dirigido el documento afin de que este realize los analizes pertinentes y genere una respuesta del mismo teniendo en cuenta que todo documento por politica empresarial debe ser contestado antes de 15 dias calendarios contados a partir del momento de recepcion, si llegare haber una demora en la entrega del mismo por parte de quien lo recibio inicialmente esto se tomara como una Desviacion al proceso.
• Cuando el documento se recibe por FAx se procede a entregar de manera inmediata al Departamento que le intereza el mismo, al llegarle este el jefe del departamento o quien haga sus veces decide sis es un documento que esta de paso por las instalaciones, ejemplo un examen de laboratorio, una autorizacion, o por el contrario se queda en la empresa si esl caso es el primero con esta misma impresion se tomanlos datos se hace la consulta y se genera una respuesta que se deja registrada en el sistema Oncolinux o Apps, pero si por el contrarioop el documento es del caso segundo se procede a scanearlo al bhuzon diseñado para el almacenamiento de los mismos mailcame@gmail.com y dirigirlo a los interezados para que den la respuesta.
• Si el documento se recibe por EDI el mismo fuincionario al cual le llego hace el repsectivo tramite de acuerdo a si es un registro asistencial lo colocara en la plataforma Oncolinux 1.8, si es de manejo de informacion administrativa su recorrido ser por medio magnetico siempre haciendole llegar una copia de el tramite a su jefe inmediato, para que quede constancia de que el proceso se esta llevando a cabo de acuerdo a la Gestion Documental. Si la respuesta es de indole mixta se debe realizar los dos procesos de manera paralela a fin de poderle dar una respuesta clara y oportuna alq solicitante del documento.
• Cuando la solicitud se recibe de manera oral siempre existira un respaldo escrito del mismo ya sea por Notas publicas, Notas reservadas, Chat, Anotaciones clinicas, anotaciones administrativas que el sistema Oncolinux 1.8 ofrece al respecto. Si es de indole administrativo o financiero se utilizara la plataforma Apps para generacion de los mismos.

Manejo de Archivo y Custodia

Para el manejo de Archivo y de custodia se cuenta principalmente con sistemas documentales magneticos sin embargo hay algunos documentos en papel por lo anterior se explicara un poco el proceso asi:

• Cuando se cuenta con un documento aprobado por el comite que esta codificado segun el plan maestro se trabaja bajo los conceptos de archivo y custodia de la plataforma Wiki siendo este asi:

Listado de paginas
Estadisticas
Proteccion de datos

• Cuando el documento llega en papel se almacena en cada una de las carpetas de acuerdo al tema en asunto, Contratacion EAPBS, Personal, Requerimientos y demas, en el archivo vivo por perido de 1 año, luego se pasa al archivo pasivo por un periodo de 5 años y pasa al archivo muerto para completar su ciclo por un periodo de 10 años, posteriormente y de acuerdo a los documentos se hacen registros magneticos y se llevan al archivo Municipal.

• Este documento si es de permanencia en la empresa se digitaliza para tener su conservacion y se anota el No de el escaner que se guarda en mailcame@gmail.com

• Para el manejo de de los EDI la plataforma Oncolinux tiene un tipo de archivo en PHH lo cual hace que los datos se almacenen en tablas, para el manejo de la Apps el proveedor dar la siguiente informacion de almacenamiento y custodia en Terminos de la Cuenta

• De manera Oral el almacenamiento se hace por la plataforma Oncolinux 1.8 por las Notas diseñadas al respecto.

Manejo de Mecanismos de respaldo y recuperacion de la Informacion

Para este manejo se evidencia que los documentos que se van ha tener en la empresa se almacenan digitalmente o en Oncolinux 1.8, en Apps Docs o en Ofimatica de Debian.

Por esta razon a cualquiera de ellos se les puede hacer un back up por la plataforma SSH, por TAR por SQL.

Dichos archivos se les hace un backup por parte de el proveedor del hosting tres veces al dia, por parte de nosotros de manera local unaq vez a la semana y se archiva en el HD local y en el externo.

para acceder se debe poseer Usuario Y contraseña en el sistema de almacenamiento pero solo tienen acceso a lectura para modificar debe ser superusuario.

Codificación de la información de Oncomedic LTDA

Con el objetivo de realizar una adecuada gestión documental, los documentos oficiales de Oncomedic requieren de su codificación, dicha actividad la realiza el encargado de la gestión documental quien el momento de aprobar el proyecto de elaboración del documento lo incorpora en el plan maestro como documento en elaboración

La codificación se realizara en la siguiente forma

1 Raíz:

Describe la empresa OM

2 Raíz:

Describe el servicio al que pertenece asi: 

Servicios Misionales:

• CI: Conceptualización Institucional
• CE: Consulta Especializada
• SA: Soporte Asistencial
• SF: Servicios Asistenciales
• SC.Servicios de Consultoría
• SS: Servicios Administrativos

Servicios de Apoyo:

• BS: Bioseguridad
• RC: Referencia y contra referencia
• IU: Información al Usuario
• TH: Talento Humano
• AF: Ambiente Físico
• GC: Gestión de calidad
• CO Contratación
• FI: Financieros y administrativos
• GD: Gestión documental

3 Raiz:

Numérica para los procesos del servicio, no representa ningún tipo de orden

Casos especiales:

Alfa numéricos

C#: Código

R#: Reglamento

P#: Programa

4 Raíz:

Por medio de letra se enuncian los  procedimientos no implica ningún orden

5 Raíz:

Por medio de numero de indican actividades o protocolos

Frecuencia de Revisiones

El encargado de gestión documental realiza revisión de la información dentro de un programa, donde se contempla revisión de los documentos cada 2 años