Proceso de Producción de documentos
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Identificación
Cuadro de identificación
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Unidad Administrativa |
Código | ||
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Manual de Proceso de Producción de Documentos Wiki Institucional |
OM-PGD01 | |||
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Fecha de Emisión |
Fecha de Actualización |
Version |
Pagina | |
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(DD-MM-AA) 10/01/2003 |
(DD-MM-AA) 16-12-2010 |
7 |
No Aplica | |
Nombre
Manual de Proceso de Producción de Documentos Wiki Institucional OM-PGD01
Elaboró:
| Edwin Alexander Montoya Meneses | Gerente |
| Lucy Ramirez Londoño | Coordinador Asistencial |
| Fiorella Caypa Altare | Coordinador Administrativo |
Fecha:
5 de Noviembre de 2008
Revisó:
Comité de calidad Diciembre de 2008
Autorizó:
Comite de calidad
Introducción
En la acción diaria de Oncomedic ltda se ve que es necesario elaborar continuamente documentos de muy diversas características y con niveles jerárquicos de importancia diferentes, el objetivo de dichos documentos no es solo expresar el concepto institucional, si no también servir guía o de argumento legal o de evidencia de acciones cotidianas de nuestro desempeño.
La adecuada redacción de los documentos institucionales facilita el desempeño, por tal motivo se debe velar porque cada uno de ellos cumpla con el objetivo propuesto y las normas institucionales y nacionales de la gestión documental
Objetivo del Manual.
Establecer el referente conceptual y la metodologia para la elaboración de los diversos documentos institucionales
Marco conceptual
Sustento Legal
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.
En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como:
- Producción
- Recepción
- Distribución
- Consulta
- Organización
- Recuperación
- Disposición final de los documentos
Sustento Teórico
La elaboración de un documento en terminos generales debe seguir un proceso que incluye cuatro etapas principales: planeación, redacción,
revisión y aprobación.
PLANEACIÓN
Entre más tiempo se dedique a la planeación del documento, mayor certeza tendremos de cumplir con el objetivo del mismo y ahorraremos tiempo en modificaciones y correcciones que pudieron ser innecesarias.
En la etapa de planeación, se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos:
- Definir el objetivo o propósito del documento
- Analizar al lector o grupo de lectores
- Decidir el tono del documento
- Definir el alcance y la amplitud del escrito
- Investigar y recolectar información
- Clasificar, analizar e interpretar la información
- Organizar la información mediante un bosquejo o “outline”
REDACCIÓN
Una vez que se ha llevado a cabo la planeación del documento, se procede a redactar la primera versión del texto. Conforme se escriba el primer borrador, siempre tenga en mente la planeación que realizó con anterioridad, pero sea flexible al aplicarla, ya que puede ir descubriendo nuevas ideas o nueva información. Asimismo, al ser esta primera versión y un producto inacabado, concéntrese más en el contenido que en la forma, y deje para las etapas de revisión y edición el pulido del escrito.
Integrar las fuentes seleccionadas dentro del concepto institucional, si asi se requiere respetando los derechos de autor, exs importante distinguir ideas son propias agenas medianter tres recursos: cita textual, parafrasear o resumir; en los tres casos, se debe incluir la cita correspondiente. Una cita textual, indica sin lugar a dudas, dónde empieza y dónde termina la aportación del autor, para lo cual sus palabras van entrecomilladas. Es inadecuado hacer un escrito cargado de citas textuales; éstas se usan en definiciones o cuando queremos poner como ejemplo las palabras de un personaje clave. Parafrasear consiste en explicar con nuestras propias palabras los conceptos o ideas aportados por otra persona. Un parafraseo correcto no duplica las oraciones y el
vocabulario original sustituyéndolos por sinónimos; debe incluir los mismos conceptos o ideas, pero redactados en una forma distinta, más amigable y accesible. Por último,
resumir consiste en sintetizar las ideas y el pensamiento de otro autor; es posible incluir explicaciones e interpretaciones personales en un resumen, siempre y cuando el escritor lo considere conveniente.
REVISIÓN
La revisión de los documentos en oncomedic los realiza el comite de calidad con el objetivo de verificar el cumplimiento del objetivo y de las normas propias de la gestión documental institucional, para tal fin se envia un comunicado donde se invita a leer el documento y se cita para su aprobación o modificación
Descripción del Proceso
El proceso de emisión de documentos se realiza así:
- Un funcionario operativo u administrativo detecta la necesidad de un documento de cualquier índole
- El funcionario informa a el coordinador o coordinadores de su servicio la necesidad de dicho documento y discuten sobre los pro, contra y características del documento
- El coordinador de cada departamento presenta el proyecto de la creación del nuevo documento especificando las características, alcance y necesidades para la escritura del documento
- El encargado de la sección documental aprueba el proyecto acepta las características propuestas e ingresa al listado maestro y a la wiki los datos de dicho documento como medida informativa de el estado de dicho documenta a fin de evitar duplicidad de esfuerzos a si mismo se define el encargado de la realización del mismo y se le informan los tiempos y requerimientos de dicho documento
- El encargado de la producción del documento, lo elabora en medio magnético y lo entrega al encargado de la gestión documental
- El encargado de la gestión documental designa a un revisor para la evaluación del documento fijando criterios y tiempos para la misma
- El revisor aprueba o recomienda cambios al documento, e informa, en caso de no conformidad se solicita al redactor del documento las correcciones, cuando no se el documento quede cumpla con las recomendaciones del evaluador es devuelto al encargado de la gestión documental quien lo envía a los integrantes del comité de calidad solicitando se revisión y aprobación
- El comité de calidad aprueba el documento.
- El encargado de gestión documental sube el documento a la wiki verifica se fidelidad e informa de ello a todas la el redactor y revisores del texto con el fin de que verifique la fidelidad del mismo indicándoles que se cuenta con 8 días para modificaciones antes de considerar el documento como oficial
- Ante cualquier desviación en la calidad del producto se realiza informe y plan de mejoramiento y se procede a realizar las correcciones
- Una vez el documento es oficializado el encargado de la gestión documental informa a la personal interesado sobre su publicación y la metodología utilizada para evaluar su conocimiento y ejecución.
- De ser necesario algún registro el encargado de gestión documental inicia un proceso igual al anteriormente descrito excepto en lo referente a la revisión por el comité de calidad a no ser que las características del registro así lo dispongan
- La incorporación o cambio de los registros no afecta la versión del documento oficial
Cuadro de Procesos:
| Nombre del proceso | Proceso de producción de documentos |
| Coordinador del proceso |
Departamento de calidad |
| Producto |
Adecuada producción de documentos |
| Entrada |
Requerimiento de la redacción de un documento |
| Pasos |
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| Responsable del proceso |
Jefe de area que documenta |
Diagrama de Proceso
Procedimientos
| Documentos Asistenciales | |||
| Documento |
Descripción |
Instrutivo de elaboración | |
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Manual de Procesos |
El conjunto de procedimientos relacionadas o que interactúan y transforman elementos de entrada (recursos) en resultados (salidas). | Procedimiento de Elaboración de Manuales | |
| Manual de Procedimientos |
Modo de ejecutar diversas actividades que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa. | ||
| Manual de Actividades |
Modo de ejecutar determinadas acciones puntuales que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una acción especifica | ||
| Sistema de Manejo de historia clínica] | Documento médico legal obligatorio y sometido a reserva, en el que se consignan cronológicamente las condiciones de salud del usuario, los actos médicos, procedimientos del equipo de salud, y documentos anexos del paciente | Procedimiento Manejo de Historia Clínica | |
| Guías de manejo |
Son “directrices elaboradas sistemáticamente para asistir a los clínicos y a los pacientes en la toma de decisiones sobre la atención sanitaria adecuada para problemas clínicos específicos” | Procedimiento de Evaluación y Adopción de Guias de Practica Clínica | |
| Documentos Administrativos | |||
| Documento |
Descripción |
Instructivo de Elaboración | Documentos Oncomedic |
| Comunicaciones Internas y Externas |
Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a los funcionarios de la Institución o a personas ajenas a la misma, sobre las decisiones adoptadas en un asunto determinado, o para solicitarles su actuación en determinado sentido o para el suministro de información. La jerarquía de las comunicaciones: conceptos, oficios, memorandos y notas internas. |
Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas |
Comunicaciones Internas y Externas Oncomedic |
| Reportes |
Informes Ordinarios Requeridos por Entidades de Control |
DIAN | |
Formatos
Formato Verificador del Manual de Proceso de Producción de Documentos