Procedimiento de Elaboración de Comunicaciones Internas y Externas

Conceptos

Son escritos de carácter general o particular, internos o externos, mediante los cuales se precisan, aclaran o resuelven consultas técnicas, científicas, administrativas o jurídicas.
De conformidad con lo establecido en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, dichos conceptos no comprometen la responsabilidad de la entidad ni son de obligatorio cumplimiento o ejecución. La facultad para emitir conceptos radica en el  representante legal, los jefes de area, comités asesores.

Oficio

Es una comunicación oficial escrita que por su naturaleza, es externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar información, consultar o enviar una respuesta a otras entidades o personas naturales o jurídicas, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de competencia de quien las expide.
La facultad para firmar oficios le corresponde al representante legal y a los coordinadores de area. Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo del Institucional

Memorando

Es una comunicación oficial personalizada de carácter interno que se emplea para transmitir información, dar orientaciones y pautas a las dependencias institucionales, con aspectos informativos, de control, de coordinación o de trámite relacionados con la gestión de la entidad.
Están autorizados para firmar memorandos el representante legal o los  directores de area. Se imprimirán en papel tamaño carta con el logotipo del Institucional

Nota interna

Es una comunicación de carácter interno, cuyo fin es transmitir información urgente o remitir documentación de pronto trámite. para tal fin se puede utilizar el correo electronico.
La facultad para expedir notas internas las tienen todos los funcionarios institucionales, no se deben imprimir y únicamente se tiene la evidencia digital