Adquisicion de Medicamentos y Dispositivos Medicos

Definicion:

Es el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéuticode la IPS ONCOMEDIC LTDA, en donde se permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras de la institución, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.

Comité de compras: Aplica la política de compras, verifica las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analiza las ofertas con los criterios definidos, para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa de proveedores.

Químico Farmacéutico:En su cargo de director técnico del servicio farmacéutico emite el concepto técnico al comité para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos

Comité de compras:Crea mecanismos que permitan adquirir los dispositivos médicos y los medicamentos que deban utilizarse en las urgencias evidentes, tanto incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS), como aquellos que no estén incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS).

Procedimiento

El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la adquisición de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:

Estimación y solicitud de necesidades para el servicio farmaceutico

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para cierto período, teniendo en cuenta: el perfil epidemiológico de la institución, la población usuaria y/o consumo histórico, comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios y la oferta de servicios y el presupuesto disponible

Area: Farmacia
Químico Farmacéutico:

Elabora la programación anual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos medicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales.

Genera semanalmente en el software, las solicitudes de pedidos de medicamentos y dispositivos medicos, para un periodo de 1 mes, mediante el análisis de existencias.

Envía al departamento del area financiera , las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos medicos  empleando el aplicativos de mensajes en intranet con asunto de  Solicitud de Productos 

Coordinacion Administrativa

Recibe del Químico Farmacéutico las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositvos medicos  y envía a gerencia la necesidad requerida para la Institución,  para su autorización.

Genera la orden de compra de Medicamentos y dispositivos medicos 

Cotiza con los proveedores (laboratorios y distribuidores), los productos requeridos.

Recepción de medicamentos y dispositivos medicos

Recepcion de Medicamentos y dispositivos medicos adquiridos  por la IPS ONCOMEDIC LTDA

El servicio farmacéutico de laIPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad

Auxiliar de farmacia:

Recibe de la transportadora los productos (medicamentos y/o material medico quirúrgico) empacados en cajas, sin verificar el contenido y compara con el número de cajas registradas en la guía transportadora

Solicita al Químico Farmacéutico la Orden de Compra generada por la coordinacion financiera.

Revisa el contenido de las cajas y registra en el formato Acta de Recepción Técnica digital  la orden de compra, el número de factura, el nombre de la distribuidora; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante y estado físico de los productos; el número de la guía transportadora y el nombre de la empresa transportadora.

Nota: Si se presentan novedades en la recepción técnica, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de Recepcion Tecnica digital
  Separa los productos con novedad y digita  el  rotulo de cuarentena digital e identfica el producto

Quimico Farmaceutico

Revisa el procedimiento de adquisicion de medicamentos y dispositivos medicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Verifica los parametros de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena   

Recibe del Auxiliar de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.

Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios  y genera el comprobante de ingreso  permanente.

Envía a coordinacion adminisrativa  los documentos:  comprobante de ingreso, remision.

Destina  a archivo del servicio farmaceutico, los documentos: copia de comprobante de ingreso, acta de recepción técnica digital,  la guía transportadora y novedades para la grabacion de los mismos

Recepcion de Medicamentos y dispositivos medicos adquiridos  por la EPS Y ARS

Auxiliar de farmacia:

Recibe del paciente afiliado a la EPS O ARS CONTRATADA  los productos (medicamentos y/o dispositivos medicos) empacados en cajas, verificando el contenido y compara con el número de cajas registradas en la autorizacion de EPS Y ARS y Orden medica

Revisa el contenido de las cajas y registra en el formato Acta de Recepción Técnica digital,  la autorizacion de EPS Y ARS y Orden medica, el número de historia clinica; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, estado de la calidad de los productos  y el nombre de la EPS.

Nota: Si se presentan novedades en la recepción técnica, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de Recepcion Tecnica digital

Separa los productos con novedad y digita  el  rotulo de cuarentena digital e identfica el producto

Auxiliar de farmacia

Aplica los intrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspeccion de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos recepcionados 

Quimico Farmaceutico

Revisa el procedimiento de adquisicion de medicamentos y dispositivos medicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Verifica los parametros de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena   

Recibe del Auxiliar de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.

Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios  y genera el comprobante de ingreso transitorio.

Destina  a archivo del servicio farmaceutico, los documentos: acta de recepción técnica digital,  la autorizacion de EPS Y ARS y Orden medica

Recepcion de Medicamentos y dispositivos medicos adquiridos  por las IPS

Auxiliar de farmacia:

Recibe de la IPS   los productos (medicamentos y/o dispositivos medicos) empacados en cajas, verificando el contenido y compara con el número de cajas registradas en la autorizacion o remision de la IPS contratada 

Revisa el contenido de las cajas y registra en el formato Acta de Recepción Técnica digital,  la autorizacion o remision de IPS contratada ; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante y estado de la calidad de los productos; el nombre de la IPS.

Nota: Si se presentan novedades en la recepción técnica, el auxiliar de farmacia registra las observaciones en el espacio de observaciones del acta de Recepcion Tecnica digital o manuall

Separa los productos con novedad y digita  el  rotulo de cuarentena digital manual e identfica el producto

Auxiliar de farmacia

Aplica los intrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspeccion de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos recepcionados 

Quimico Farmaceutico

Revisa el procedimiento de adquisicion de medicamentos y dispositivos medicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Verifica los parametros de calidad de los medicamentos y dispositivos medicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena   

Recibe del Auxiliar de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.

Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventarios  y genera el comprobante de ingreso transitorio.

Destina  a archivo del servicio farmaceutico, los documentos: acta de recepción técnica digital,  la autorizacion o remision de la IPS