Proceso de Gestión de Recursos

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Gestión de Recursos		MGR
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2003/01/10	2024-12-20	7

Elaboró Ultima Versión:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad  

Introducción

En la prestación de los servicios de la organización, se considera que el factor mas importante y significativo lo constituye el talento humano pues es el encargado de desarrollar el concepto de humanización, servicio, seguridad  y calidad, sin embargo los recursos físicos y la tecnología biomedica se constituyen en fortalezas que promueven la seguridad y el confort de los usuarios y empleados de Oncomedic ltda, así mismo la apropiada sistematización de procesos es un factor fundamental en el desempeño profesional, de tal manera que es fundamental realizar unos procesos acordes a los requerimientos de ley y de la organización que permitan la adecuada gestión del recurso humano, el ambiente físico, y los sistemas organizacionales.

En este documento se definen los procedimientos propios en la gestión del Talento Humano que conllevan a garantizar la agrupación del personal en todos y cada uno de los procesos misionales y administrativos elevando los niveles de eficiencia y eficacia, la consecución de metas, desarrollando una cultura de autocontrol dentro del marco de mejoramiento continuo en procura de generar una respuesta satisfactoria a los requerimientos de los clientes, así mismo enuncia los procesos requeridos en la gestión del ambiente físico con el objetivo de lograr los mejores resultados operacionales y el menor impacto ambiental.

Objetivos

Establecer el marco metodológico y procedimental que permita el adecuado manejo del recurso humano, físico y tecnológico de la institución, aportando instrumentos aplicados para el mejoramiento del sistema de la calidad al estimular el adecuado desarrollo del recurso humano, el uso razonable de cada uno de los elementos, garantizando la continuidad de los procesos en casos de contingencia, optimizando la consecución, uso y mantenimiento del recurso físico institucional.

Alcance

El presente manual involucra la gestión de recurso humano de la organización; desde el proceso de reclutamiento, selección, capacitación, desarrollo profesional, evaluación de desempeño, bienestar, clima laboral y desvinculación,de igual manera, la gestión de recurso físico, tecnológicos y del sistema para lograr los mejores resultados organizacionales.

Marco Conceptual

Marco Legal Gestión del Recurso Humano

• Constitución Política de Colombia
• Ley 100 de 1993 “Esta ley crea el Sistema General de Seguridad Social en Salud, estableciendo las bases para la administración de los recursos humanos en el sector salud.
• Decreto 780 de 2016- última actualización 11 de junio de 2024 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social”
• Ley 1164 de 2007: Ley del Talento Humano en Salud, que regula la formación, ejercicio y el desarrollo profesional del personal de salud en Colombia.
• Resolución 3100 de 2019: Establece el estándar de habilitación para el recurso humano del sector salud.

Marco Legal Gestión de Recursos físicos

• Ley 100 de 1993 “Esta ley crea el Sistema General de Seguridad Social en Salud, estableciendo las bases para la administración de los recursos humanos en el sector salud.

• Decreto 1938 de 1994 No aplica
• Resolución 3100 de 2019 “Además de los estándares de habilitación para el recurso humano, esta resolución también establece los criterios para la infraestructura física y dotación tecnológica de las IPS, asegurando que cumplan con los requisitos de seguridad y calidad para la prestación de servicios de salud.
• Ley 9 de 1979: Código Sanitario Nacional, que establece normas sobre la infraestructura sanitaria, incluyendo las condiciones físicas de las instalaciones de salud.
• Resolución 1441 de 2013: Define los criterios para la clasificación y el manejo de residuos hospitalarios y similares, que afectan directamente la gestión de los recursos físicos en las IPS.

Marco Referencial

• Organizaciones:Las Organizaciones son conjuntos de personas, recursos materiales, monetarios y técnicos, organizados para el logro sus objetivos. A partir de la división del trabajo y su agrupación en función de características comunes, se origina una estructura jerarquizada en atención a los grados de autoridad que se ejerzan en ella
  

• Administración del Talento Humano: Las personas son fundamentales en la producción de los bienes y servicios que proporciona Salud@rte Oncomedic, por lo cual es fundamental influir en la relación entre la organización y sus empleados, motivando acciones que permitan el desarrollo de conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud de los individuos que componen el recurso Humano institucional.

Para la gestión de recurso humano es importante conocer el personal con el cual se cuenta en la institución: Listado de funcionarios contratados de igual manera, es necesario evaluar y optimizar la capacidad de Oncomedic Ltda para cumplir con su misión y proporcionar servicios de calidad, ajustándose a las demandas cambiantes del entorno y utilizando de manera eficiente los recursos disponibles, para esto se tiene disponible el Manual de Gestión de Capacidad Instalada

En la gerencia del talento humano existen principios filosóficos y legales propios de Salud@rte Oncomedic como:

1. Código de Ética y Buen Gobierno:Establece las normas deontológicas que rigen el trabajo tanto desde lo administrativo como lo humano y ético en Salud@rte Oncomedic.
2. Reglamento Interno de Trabajo: Este documento fue presentado y aprobado por el ministerio de trabajo y publicado en la wiki institucional
3. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo­: Representa una de las herramientas de gestión más importantes para mejorar la calidad de vida laboral de las empresas y con ella su competitividad mediante la  creación de una cultura en Seguridad y salud sincronizada con los planes de calidad, mejoramiento de los procesos y puestos de trabajo, productividad, desarrollo del recurso humano y la reducción de los costos operacionales.

Descripción de Procesos

Gestión del Talento Humano

A continuación, se relacionan las diferentes fases y manuales para la gestión del talento humano de la IPS Oncomedic Ltda.

Primera fase

Atracción, reclutamiento y selección: En esta fase, Oncomedic Ltda identifica las necesidades y determina las habilidades y competencias necesarias para cubrir el cargo, de igual manera, se realiza la publicación de ofertas de empleo búsqueda de candidatos y atracción de talento a través de diferentes canales (redes sociales y bolsas de trabajo), de acuerdo a los resultados obtenidos durante la atracción y reclutamiento se realiza el proceso de selección de la persona idónea que ocupara el cargo. De esta fase hacen parte los siguientes Manuales:

• Manual de Funciones del Personal: Describe las funciones que debe cumplir las personas asignadas a cada cargo, el nivel de autoridad, requisitos académicos, experiencia mínima, acreditación, competencias laborales, competencias funcionales y competencias comportamentales.
• Manual de Contratación de Personal : Luego de la identificación de la necesidad de contratación descrita en el manual de funciones del personal, se ejecuta el manual de contratación del personal, el cual describe el proceso que se realiza para la contratación del personal de la empresa.

Segunda fase:

Inducción, desarrollo y capacitación: Luego de la selección del candidato más adecuado y la negociación de términos y condiciones del empleo (contratación), se da inicio a la fase de inducción, desarrollo y capacitación. Durante la inducción se realiza la integración, donde se da la bienvenida y adaptación del nuevo empleado a la cultura, políticas y procedimientos de la empresa. Se realiza la formación inicial, en donde se capacita al funcionario sobre las responsabilidades del puesto, el uso de herramientas y la estructura de la organización. Hace parte del desarrollo y capacitación, la formación continua y la evaluación de desempeño, para esto, Oncomedic Ltda cuenta con un programa de capacitaciones y aliados que aportan al desarrollo de habilidades para mejorar el desempeño y fomentar el crecimiento personal. En relación a la evaluación de desempeño, se hace una evaluación anual para identificar de áreas a mejorar y establecer nuevas metas. Hacen parte de esta fase los siguientes manuales:

• Manual Capacitación del Personal: La capacitación de personal es una actividad permanente y dinámica en Oncomedic ltda, aquí se encontrara la programación y el reporte de las actividades
  
• Manual de Gestión de Permisos Laborales : El permiso laboral es el acto administrativo, mediante el cual se le concede al colaborador autorización para ausentarse justificadamente del centro laboral durante la jornada legal de trabajo, el permiso se da a solicitud del interesado y está condicionado a las necesidades de la empresa.

Tercera fase:

Administración de salarios (compensación). De acuerdo al manual de funciones y el perfil del personal que se requiere en cada área, se tiene una escala salarial justa y competitiva basada en las responsabilidades del puesto, la experiencia y las habilidades del funcionario. Hace parte de esta fase los siguientes manuales:

• Manual de Novedades:Este manual pretende informar a los funcionarios de ONCOMEDIC LTDA, las pautas que se deben tener en cuenta para reportar una novedad en la nómina

Cuarta Fase: Bienestar y Clima Laboral: En Oncomedic Ltda es fundamental lograr un ambiente de trabajo positivo, reducir el estrés laboral y aumentar la motivación y productividad de los funcionarios. A continuación, se relacionan las estrategias que plantea la IPS para incentivar el bienestar de los funcionarios y mejorar el clima laboral:

Bienestar Laboral:

La IPS Oncomedic Ltda se compromete a implementar programas y políticas de bienestar que promuevan la salud física, mental y emocional de los empleados. Estas acciones están diseñadas para mejorar la calidad de vida en el entorno laboral, reducir los niveles de estrés y fomentar un ambiente de trabajo saludable. A continuación, se relacionan algunas de las actividades que se realizan, las mismas articuladas al sistema de seguridad y salud en el trabajo.}

1- Salud y Prevención:

• Gestión de vacunación para el personal de acuerdo con las directrices de salud pública.
• Incentivar al personal a realizarse chequeos médicos preventivos periódicos promoviendo la detección temprana de posibles problemas de salud.
• Gestión de asistencia a examen periódico con medicina laboral, con el fin de mitigar posibles enfermedades laborales.
• Capacitación en ergonomía para minimizar el riesgo de lesiones y promover un ambiente laboral seguro.

2- Apoyo a la Salud Mental:

• Capacitaciones para todo el personal, con un enfoque en manejo de estrés y bienestar emocional.
• Talleres periódicos de técnicas de relajación.
• Capacitación en orientación en equilibrio entre vida personal y laboral para prevenir el agotamiento laboral (burnout).

3- Promoción de Estilos de Vida Saludables:

• Gestión con aliados para brindar espacios para actividad física; rumba terapia, disponibilidad de gimnasio en la caja de compensación a la cual están afiliados los funcionarios.
• Capacitación sobre alimentación saludable, talleres con profesional en nutrición.

4- Estrategias para Prevenir el Cansancio del Personal: El cansancio en el personal de Salud se ha identificado como uno de los factores que afectan la Seguridad del paciente, por tal motivo en Oncomedic ltda se han implementado las siguientes estrategias
*Adecuada proporción de pacientes en relación al personal de Salud que presta servicios.
*Asignación de horas de jornada laboral apropiadas
*Prevención del trabajo en jornadas continuas entre instituciones que superen los límites máximos recomendados.
*Propiciar espacios y tiempos de descanso del personal de salud.

Clima Laboral:

La IPS Oncomedic Ltda reconoce que un buen clima laboral es esencial para el bienestar de sus empleados y, por ende, para el éxito de la institución. A través de políticas y prácticas de recursos humanos, se busca promover un ambiente de respeto, colaboración y comunicación abierta.

1. Comunicación y Retroalimentación:

• Establecimiento de canales de comunicación internos eficaces; En Oncomedic Ltda se establece como canal de comunicación oficial, para comunicación sincrónica el chat del correo institucional y reuniones informativas presenciales o por medio de la plataforma Meet. Para comunicación asincrónica se tiene el correo electrónico institucional.
• Encuestas de clima laboral anuales para evaluar la percepción del ambiente de trabajo y recibir retroalimentación de los funcionarios.

1. Reconocimiento y Recompensas:

• Reconocimiento semestral a funcionarios para destacar el desempeño excepcional, innovación, y actitud positiva hacia el servicio al paciente.

1. Promoción de la Colaboración y el Trabajo en Equipo:

• Actividad de integración anuales para todo el personal.
• Celebración de cumpleaños para el personal
• Actividades de dispersión durante periodo de san juan y fiestas decembrinas
• Fomento de la colaboración interdepartamental para mejorar la coordinación y el apoyo mutuo en el manejo de casos específicos y tareas operativas.

1. Desarrollo de Liderazgo Positivo:

• Capacitación para líderes en habilidades de comunicación, gestión de personas y resolución de conflictos, para fortalecer un ambiente laboral basado en el respeto, la empatía y la equidad.

1. Flexibilidad Laboral:

• Flexibilidad en horarios para apoyar el balance vida-trabajo, otorgando permisos y ausencias que consideren necesidades individuales.

Indicadores de Medición: Para evaluar el impacto de los programas implementados en la gestión de recurso humano, se realizarán mediciones anuales en los siguientes indicadores:

• Niveles de satisfacción laboral (medido a través de encuesta).
• Índice de rotación de personal.
• Tasa de ausentismo laboral relacionada con estrés y problemas de salud mental.

Gestión Del Recurso Físico De Oncomedic ltda

A continuación, se establecen lineamientos para la administración eficiente de los recursos físicos, asegurando el funcionamiento óptimo, la seguridad y la sostenibilidad de los equipos, instalaciones y materiales necesarios en la prestación de servicios en Oncomedic Ltda.

1- Políticas Generales de Gestión de Recursos Físicos en Oncomedic Ltda

Cumplimiento Legal y Normativo: Asegurar que todos los recursos físicos cumplen con las normas nacionales e internacionales de salud, seguridad y medio ambiente aplicables a las especialidades que ofertamos en Oncomedic Ltda.

Eficiencia y Sostenibilidad: Aplicar prácticas seguras en el uso y mantenimiento de equipos y en el manejo de residuos hospitalarios, especialmente aquellos generados en la sala de aplicación de quimioterapia, farmacia y consultorios.

Calidad y Seguridad: Implementar estándares de calidad en el uso y cuidado de equipos biomédicos para prevenir fallas que puedan afectar la seguridad del paciente.

Uso y Preservación del Espacio: Optimizar el uso del espacio físico en las áreas de consulta, aplicación de quimioterapia y almacenamiento de equipos, manteniendo la accesibilidad y comodidad de pacientes y personal.

2- Gestión de Equipos biomédicos en Oncomedic Ltda

Inventario de Equipos biomédicos: En Oncomedic Ltda se cuenta con un registro detallado de todos los equipos biomédicos, incluyendo su ubicación, especificaciones técnicas y frecuencia de uso. Este inventario se actualiza anualmente o dependiendo, si se da de baja algún equipo o se hace la adquisición de uno nuevo, en estos casos, el inventario se debe actualizar de inmediato.

Manual de Gestión de Capacidad Instalada: La capacidad instalada hace referencia a la disponibilidad de recursos necesarios para producir un servicios, permitiendo establecer la cantidad de atenciones que pueden realizarse, para realizar esta valoración es necesario tomar en cuenta los recursos físicos, humanos, tecnológicos, disponibles

Programa de Inventario y Mantenimiento de Equipos y Áreas: El conocimiento de los activos fijos institucionales es de suma importancia, no solamente desde el punto de vista financiero sino también por el manejo de los requerimientos de mantenimiento que tienen, el inventario de saludarte oncomedic se realizara mediante la implementación de unidades de entorno, por su parte la Gestión de Mantenimiento es una herramienta de apoyo al personal médico, para-médico y técnico que permite garantizar la operacionalidad de los equipos y los espacios en forma segura, con los máximos niveles costo efectivos.

El procedimiento de mantenimiento correctivo se realiza inmediatamente se informe las fallas, asegurando el menor tiempo de inactividad posible (tiempo de respuesta ocho (8) horas.

Calibración y Validación: En Oncomedic Ltda se realizan procedimientos de calibración periódica de los equipos para garantizar su precisión, especialmente aquellos utilizados en la sala de quimioterapia, estas calibraciones y validaciones se realizan anualmente.

Capacitación del Personal en Equipos biomédicos: Se establece capacitación continua al personal asistencial sobre el uso seguro y eficiente de los equipos biomédicos, especialmente los equipos usados en sala de quimioterapia. Dentro del programa de capacitaciones, se establecen mínimo tres (3) capacitaciones anuales para el personal.

Manejo de Residuos Peligrosos: En Oncomedic Ltda se tiene el plan de gestión de residuos hospitalarios donde se especifican actividades para la disposición de residuos generados durante la atención, incluyendo desechos de riesgo citotóxico y desechos de riesgo biológico.

Programa Para la Gestión Integral de Residuos Hospitalarios: El manejo de los residuos hospitalarios genera altos costos ambientales, sanitarios y económicos, tanto para los generadores del residuo como para los usuarios de los servicios de salud, por tal motivo se ha constituido en una prioridad del Ministerio del Medio Ambiente y Ministerio de protección social; respondiendo al lineamiento de la política ambiental establecida por el gobierno nacional, el Comité de Gestión Ambiental de Oncomedic ltda establece el presente Programa Integral de Manejo de Residuos Hospitalarios, con la finalidad de dar respuesta a las necesidades medioambientales generadas por la interacción constante de la institución y el medio ambiente.

3- Gestión de Infraestructura

Condiciones de Instalaciones: En Oncomedic Ltda se garantiza que las instalaciones cuentan con las condiciones necesarias (ventilación, iluminación, señalización y accesibilidad) para la comodidad y seguridad de pacientes y personal que trabaja en la IPS.

Control de Acceso y Seguridad: Se tienen políticas de acceso restringido a área de aplicación de quimioterapia, área de consulta y almacenamiento de insumos y medicamentos oncológicos (farmacia).

Mantenimiento de Infraestructura: De acuerdo al cronograma de ambiente físico la programación de mantenimiento de áreas se realiza anualmente, sin embargo, en caso de presentarse alguna novedad se realiza mantenimiento de manera inmediata, en especial áreas como consultorios, salas de espera, sala de quimioterapia, y servicio de farmacia. De igual manera se realiza revisión periódica de sistemas de aire acondicionado.

4- Gestión de recursos del sistema

Todo el personal de Oncomedic Ltda hace administración eficaz de los recursos tecnológicos y de información en la organización, incluyendo la optimización del hardware, software, datos y redes para garantizar la operatividad y seguridad del sistema de información y mejorar la atención a los pacientes. A continuación, se presentan los principales componentes de la gestión de recursos del sistema en una IPS:

• Gestión de Recursos del Sistema

Oncomedic es una institución a la vanguardia de la sistematización en los procesos y el uso de tecnologías que permitan el mejor aprovechamiento de los recursos físicos, humanos y tecnológicos siempre buscando la mejor calidad en los servicios mayor eficiencia en la actividades que realiza, es así como la sistematización de los procesos de oncomedic involucra tanto el manejo integral de la información médica de los pacientes como la administración de los recursos y procesos de la institución, el software está inspirado en la arquitectura cliente-servidor mediando Internet, lo que optimiza tiempo y espacio para así lograr la meta de la IPS con agilidad economía y flexibilidad

5- Evaluación y Mejora Continua

• Auditorías y Control: Se realizan auditorías internas periódicas para verificar el cumplimiento de los estándares en gestión de recursos físicos; auditoria a proveedor de mantenimiento de equipos biomédicos; inspecciones periódicas de áreas; rondas de ambiente seguro. Luego se realiza supervisión y ajuste de inconformidades según los resultados de las auditorías e informes de inspección de áreas.