Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Medicos

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF7
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2010/07/10.	2022/07/29.	6

Elaboro: Personal servicio Farmacéutico.
Reviso y Autorizo Ultima Versión:Comité de Farmacia y Terapéutica.

Introducción

El almacenamiento es el procedimiento mediante el cual se asegura la calidad de los Medicamentos y dispositivos médicos durante su permanencia en custodia en la Farmacia de Oncomedic LTDA garantizando las condiciones requeridas por el fabricante y la organización, desde su ingreso hasta que el producto es dispensado al usuario final. El almacenamiento incluye diferentes aspectos técnicos como:

• Adecuación de áreas.
• Dotación de áreas.
• Control de factores ambientales.
• Gestión administrativa e inventarios.
• Evaluación del almacenamiento.

Debe recordarse que cualquier área donde se almacenen medicamentos o dispositivos biomédicos como servicio farmacéutico, botiquines, stocks, carro de paro, sala de aplicación, requiere de pautas mínimas para la adecuada conservación y custodia de los mismos.

Objetivo

Establecer los lineamientos procedimentales de almacenamiento para los medicamentos y dispositivos médicos dentro de los principios de calidad, eficiencia y la trazabilidad de cada producto que ingrese al Servicio Farmacéutico ya sea por solicitud de pedido y/o custodia previa a su distribución, dispensación y administración según sea el caso de acuerdo a las necesidades administrativas, técnicas e indicaciones del fabricante.

Alcance

Inicia posterior a la recepción técnica y administrativa de los medicamentos tanto en forma física como en el sistema, se realiza el movimiento a inventario de los medicamentos o insumos previamente recepcionados, continua con la rotulación, ubicación en el área de almacenamiento según las especificaciones técnico-administrativas del producto, conservación hasta la entrega a la central de mezclas externa, sala de aplicación, consultorios médicos o a clientes externos.

Marco Conceptual

Sustento teórico

Área de recepción.-Espacio dedicado exclusivamente para colocar los pedidos hechos al proveedor al momento de su llegada mientras se somete al proceso de recepción. Los productos que se encuentran en esta área no se pueden utilizar debido a que todavía no han pasado por el proceso de recepción.

Área de almacenamiento: - Representa el área destinada al almacenamiento de los productos que son aptos para dispensar.

Cuarentena: Situación de medicamentos o dispositivos biomedicos que se encuentran aislados físicamente, mientras se toma la decisión de su aprobación o rechazo para el almacenamiento o dispensación.

Área Cuarentena: Espacio dedicado exclusivamente para colocar medicamentos o dispositivos biomedicos que se encuentran aislados físicamente, mientras se toma la decisión de su aprobación o rechazo para el almacenamiento o dispensación mientras se toma la decisión de su aprobación o rechazo.

Dispositivo Médico de uso humano: Cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado solo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación propuesta por el fabricante para su uso en el diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad, diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento, alivio o compensación de una lesión o de una deficiencia, investigación, sustitución, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico, diagnóstico del embarazo y control de la concepción, cuidado durante el embarazo, el nacimiento o después del mismo, incluyendo el cuidado del recién nacido, productos para desinfección y/o esterilización de dispositivos médicos.

Oncomedic Ltda. Tiene clasificado su listado de Dispositivos Médicos según el riesgo potencial relacionado con el uso de los mismos. • Clase I: Son aquellos dispositivos médicos de bajo riesgo, sujetos a controles generales, no destinados para proteger o mantener la vida o para un uso de importancia especial en la prevención del deterioro de la salud humana y que no representan un riesgo potencial no razonable de enfermedad o lesión. • Clase II a: Son los dispositivos médicos de riesgo moderado, sujetos a controles especiales en la fase de fabricación para demostrar su seguridad y efectividad. • Clase II b: Son los dispositivos médicos de riesgo alto, sujetos a controles especiales en el diseño y fabricación para demostrar su seguridad y efectividad • Clase III: Son los dispositivos médicos de muy alto riesgo sujetos a controles especiales, destinados a proteger o mantener la vida o para un uso de importancia sustancial en la prevención del deterioro de la salud humana, o si su uso presenta un riesgo potencial de enfermedad o lesión.

Clasificación de dispositivos médicos Oncomedic ltda

Clasificación del Riesgo de los dispositivos  Médicos: La clasificación de los dispositivos médicos está dada por las Reglas de Clasificación descritas en el ARTÍCULO 7° del decreto 4725 (18 reglas), donde se especifican los criterios de aplicación a los distintos Dispositivos médicos: Invasivos, No invasivos, Dispositivos médicos Activos por ejemplo duración del contacto con el cuerpo, grado de invasión y efecto local contra efecto sistémico  etc. y algunas otras reglas especiales. Equipo Biomédico: Dispositivo Médico operacional y funcional que reúne sistemas y subsistemas eléctricos, electrónicos o hidráulicos, incluidos los programas informáticos que intervengan en su buen funcionamiento, destinado por el fabricante a ser usado en seres humanos con fines de prevención, diagnóstico, tratamiento o rehabilitación, No constituyen equipo biomédico, aquellos dispositivos médicos implantados en el ser humano o aquellos destinados para un sólo uso.

Fecha de vencimiento.- Es el límite de tiempo hasta el que se garantiza que el producto mantiene las características de calidad (físicas, químicas, microbiológicas, terapéuticas, y toxicológicas). (Manual de Normas Técnicas de Calidad Guía Técnica de Análisis. 2002).

Insumos para la salud.- Son todos los productos que tiene importancia sanitaria tales como: materiales de prótesis y órtesis, de aplicación intracorporal de sustancias, los que se introducen al organismo con fines de diagnóstico y demás, las suturas y materiales de curación en general y aquellos otros productos que con posterioridad se determine que requiere de registro sanitario para su producción y comercialización. (Decreto 677/95 INVIMA). Lote. Cantidad definida y homogénea de una materia prima, material de acondicionamiento o de un producto que posee las especificaciones de calidad, elaborado en un proceso o serie de procesos determinados, realizado(s) bajo condición(es) constante(s).

Medicamento.- Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica, que se utiliza para la prevención alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Lo envases rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto estos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado. . (Decreto 677/95 INVIMA).

Referencia: Variante cualitativa o de diseño de un producto, empleado para un mismo uso y que corresponde a un mismo titular y fabricantes.

Zona de Cadena de Frío.-Sitio en el cual se ubican los medicamentos que requieren refrigeración, generalmente se utiliza una nevera la cual debe ser exclusiva para almacenar los medicamentos y no debe guardarse alimentos ni ningún otro tipo de productos.

Descripción de Procedimientos

Responsabilidad

• Regente de farmacia.
• Químico Farmacéutico.

Recursos

Tecnológicos:

• Equipo de cómputo y Programa de Control de Inventarios (Visof)

Logísticos:

• Estanterías o muebles para almacenar medicamentos.
• Neveras
• Estiba
• Áreas delimitadas y rotuladas.
• Termo higrómetros y termómetros
• Aire acondicionado
• Formatos incluidos en este procedimiento

Humanos:

• Químico farmacéutico
• Regente de farmacia.

Metodológicos: El proceso se dará a conocer por medio de circulares y charlas de socialización al personal involucrado de las diferentes áreas.

Condiciones Para Iniciar el Procedimiento

Las áreas de almacenamiento con que cuenta el servicio farmacéutico la IPS ONCOMEDIC LTDA, cumplen con las siguientes especificaciones:

Área Física

• Alejada de sitios de alta contaminación, con fácil circulación de personas y de objetos autorizados para su ingreso, con pisos, paredes y techos de material impermeable, resistente, uniforme, de fácil limpieza y sanitización y resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura.
  
• Iluminada con luz natural y/o artificial que permite la identificación de los medicamentos y dispositivos médicos, y el buen manejo de la documentación (formulas y recetarios)
• Sistema de ventilación natural y artificial garantizando la conservación adecuada de los medicamentos

Equipos y Elementos de Almacenamiento

• Estibas y gabinete  seguros de material impermeable y fácil de limpiar 
• Refrigeradores para los medicamentos que requieren refrigeración
• Termómetro e higrómetro calibrado para control de las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante.
• Extintores de incendios
• Escritorios y sillas para la zona de administración, dispensación y recepción
• Computadora, software Visof.

Documentación

• Registros de control de temperatura y humedad.
• Registros y control de limpieza del área.
• Registros y control de fechas de vencimiento.
• Registros inventarios

Nota: Es indispensable contar con condiciones higiénicas permiten la estabilidad microbiológica de los medicamentos y otros dispositivos almacenados.

Pasos para el Almacenamiento.

Ingreso a Inventario.

El procedimiento se realiza de acuerdo a lo descrito en el Manual de Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos, teniendo en cuenta que es un proceso que en el registro va intermedio a la recepción técnica y administrativa.

Ingreso a Inventario por Orden de Compra Ir al Manual de Recepción de medicamentos

Nota: (El registro de la recepción técnica e ingreso al inventario no debe exceder las seis (6) horas luego de haber recibido el medicamento o dispositivo médico)

Si se presentan novedades notificar al Químico Farmacéutico según sea el inconveniente. Separar los productos con novedad y disponerlos en el área de cuarentena diferenciandolos de los demás medicamentos en proceso, identificando con un rótulo que especifica los inconvenientes que presentan y la fecha. Mecanismo de control

Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos

Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Adquiridos Por Orden de Compra.

Que: Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Adquiridos Por Orden de Compra.
Quien:Regente de Farmacia
Como:
*Ubicar los medicamento e insumos debidamente recibidos, rotulados y semaforizados según las fechas de vencimiento en las columnas de almacenamiento y neveras asignados para tal fin , en forma independiente, diferenciada y de acuerdo al método FIFO, los primeros en vencerse son los primeros en salir.
*Identificar los medicamentos que requieren refrigeración (en el empaque encontrará las condiciones de temperatura de almacenamiento), almacenar en la nevera manteniendo la puerta abierta durante el menor tiempo posible.
*Ubicar los medicamentos almacenando primero los de cadena de frío, seguido de los de alto costo.
*Ubicar los dispositivos médicos en la estantería correspondiente de acuerdo a la codificación anotada en los mismos.
*Ubicar los líquidos de gran volumen en las estibas, siguiendo las recomendaciones del proveedor anotadas en el material de embalaje.
Cuando:Diaria y continuamente luego de realizar la recepción técnica, administrativa e ingreso al inventario de los medicamentos o dispositivos médicos, hasta el despacho o distribución de los mismos. El tiempo de organizar los productos en el lugar correspondiente no debe exceder a las ocho (8) horas luego de haber recibido el medicamento o dispositivo médico.
Donde:En el servicio farmacéutico de Oncomedic Ltda, en los lugares destinados para el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. .
Porque:Porque los medicamentos y dispositivos médicos requieren un cuidado especial durante el almacenamiento con el fin de conservar su integridad física y química (en caso de medicamentos) hasta su uso final, garantizando de esta manera la seguridad del paciente.

Mecanismo de control

Teniendo en cuenta el histórico de consumo realizar la orden de compra. Nivel mínimo existencias (NmE) Representa la cantidad de reserva o seguridad para evitar ruptura o agotamientos en el inventario que pueden generar demanda insatisfecha. NmE= CPM x TR (expresado en meses). Consumo promedio (CPM) Se define como la cantidad del medicamento o dispositivo médico que se consume en un periodo de un mes. Se toma la información de los consumos obtenidos en la estimación de las necesidades, ya sea por consumo histórico o perfil epidemiológico. Tiempo de reposición (TR) Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra, las cuales varían de acuerdo a la modalidad de compra y de los proveedores seleccionados. Este tiempo se toma desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta el momento en que se recibe el medicamento en la respectiva dependencia. Referencia: MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS Pag. 51 http://unab.edupol.com.co Quien:Regente de Farmacia
Como: Revisar el interior de las columnas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, así como las neveras de almacenamiento de productos termolabiles y termosensibles
Cuando:Mensualmente o de acuerdo a las necesidades presentadas
Donde:En el sistema Visof se realiza la verificación de acuerdo al inventario existente y el histórico de consumo del medicamento o dispositivo médico a solicitar.
Porque:..Es necesario que los medicamentos o dispositivos médicos que se quieren adquirir sean los de mayor rotación con el fin de evitar malas adquisiciones y posibles perdidas económicas para la empresa. Es conveniente que los medicamentos y dispositivos médicos permanezcan el menor tiempo posible almacenados en la farmacia de Oncomedic Ltda.

Almacenamiento de Medicamentos y/o Dispositivos Medicoquirúrgicos Ingresados Por Orden Medica

Luego de realizar recepción administrativa, recepción técnica e ingreso al inventario se deben Identificar los paquetes de medicamentos y dispositivos por paciente llenando el rotulo asignado donde coloca: nombre del paciente, Fecha de ingreso de los medicamentos para custodia de Oncomedic, ERP, tipo de ciclo, responsable del rotulo y a que gaveta se asignara.

Nota aclaratoria: Los medicamentos que requieran para uso durante varios días del ciclo tratamiento deben estar rotulados por separado debido a que si no se realiza de esta manera pueden quedar sueltos generando confusión para las entregas.

Tabla 1

• Almacenar los  medicamentos e insumos en las gavetas extrahibles o en las neveras segun requisitos del fabricante.
• Organizar el paquete de cada paciente dentro de  gavetas usando los separadores y llevando el  consecutivo de la fila que se esta o va a ocupar para lograr mayor organización y mejor aspecto.
• Ubicar en la nevera los medicamentos termosensibles que esta en proceso de Recepción administrativa, recepción técnica e ingreso a inventario  en el espacio destinado para tal fin evitando confusiones, luego que se termine el proceso, ubicar en áreas asignadas para el almacenamiento.
• Almacenar los dispositivos por laboratorios, lotes, presentación con separadores.

Medidas de control de las Condiciones Durante el almacenamiento .

Tabla Informativa Medicamentos  .

Regente de Farmacia:

• Registrar diariamente en la mañana y la tarde las lecturas arrojadas por el por el termóhigrometro digital, realizando el recorrido al interior del área de farmacia.
• Registra diariamente en jornadas mañana y tarde las lecturas arrojadas por el termómetro digital de la nevera.
• Las neveras cuentan con sistemas de alarma ante incrementos de temperatura.

Químico Farmacéutico:

• Verifica la toma de temperatura y Humedad en los registros destinados para ello.

Controles Ambientales de humedad y Temperatura

• Que: Verifica las condiciones ambientales de temperatura y humedad y la temperatura del termómetro de la nevera
• Quien:El Regente de Farmacia y/o auxiliar de servicios farmacéuticos
• Como: mediante la toma y lectura de la temperatura y humedad
• Cuando: en la mañana y en la tarde
• Donde: en el servicio farmacéutico con el termómetro y/o termo higrómetro.
• Porque: Es fundamental la vigilancia de las condiciones de temperatura y humedad que permitan asegurar la idoneidad del medicamento o dispositivo biomedico para su uso.
• Registros:
  Se reporta , la temperatura y humedad relativa del termo higrómetro en el gráfico de control de factores ambientales, en el formato de Registro de temperatura y humedad de áreas el cual se encuentra en Visof. El registro de la temperatura de neveras se realiza en este mismo formato seleccionando los campos relacionados con “nevera de farmacia”

Ruta de registro:
• Ingresar a Visof
• Clic en Salud-sistema de calidad-encuestas salud
• En el campo encuesta, seleccionar “ Registro de temperatura y humedad de áreas”
• Clic en nuevo
• En el campo afiliado colocar el NIT de la empresa 800217198
• En el campo funcionario, seleccione el nombre de la persona que realiza el registro
• “Zona de registro” seleccione la zona que va a registrar; farmacia, enfermería o neveras
• “Toma de valores de humedad en áreas” digitar el valor correspondiente, los decimales se deben separar por comas, sin dejar espacios intermedios.
• “Temperatura de áreas °C” digitar el valor correspondiente, los decimales se deben separar por comas, sin dejar espacios intermedios.
• “Temperatura de Neveras °C” digitar el valor correspondiente, los decimales se deben separar por comas, sin dejar espacios intermedios.
• “Horario” Seleccionar si es mañana o tarde (se debe realizar en estas dos franjas).

Mensualmente se analiza la gráfica de comportamiento en el respectivo comité de farmacia y terapéutica.

Aspectos a tener en cuenta:

• El exceso de humedad deteriora los medicamentos catalogados como higroscópicos.
• Las temperaturas de almacenamiento que se consideran son:

- Temperatura ambiente: 15-30°C - Temperatura de refrigeración: 2-8°C

• El congelamiento (temperatura por debajo de 0°C), o temperaturas por encima de 30°C, deben evitarse porque generalmente puede conducir a la pérdida de potencia o de las características fisicoquímicas de los medicamentos.
• La humedad relativa máxima aceptada para el almacenamiento de los medicamentos es hasta un 70%, de lo contrario se deben tomar medidas de control pertinentes para garantizar su calidad.

Todos los datos se guardaran en el formulario visof Registro de temperatura y humedad de áreas

Tabla 2. Condiciones de almacenamiento según temperaturas.

Corrección:

• En caso exceder la temperatura óptima para el almacenamiento de productos refrigerados (mayor a 8 ºC) y/o ambiente (mayor a 30 ºC ) realizar revisión de suministro de energía o regular el aire acondicionado e informar a los encargados de mantenimiento en forma inmediata, asegurar que los medicamentos se conserven en las condiciones requeridas mediante el uso de nevera portátiles con pilas o geles de refrigeración. Cada pila debe tener un uso inferior a 8 horas para medicamentos de refrigeración y 12 horas para medicamentos con almacenamiento a temperatura ambiente.

Controles Ambientales de Combustibilidad

• Que:
  -Almacenamiento en sitios que posean condiciones controladas de ventilación, temperatura y humedad, iluminación adecuada, extintor.
  -Almacenamiento en lugares que cuentes con adecuada seguridad en suministro de energía.
• Quien:El Regente de Farmacia y/o auxiliar de servicios farmacéuticos
• Como: mediante la verificación de las condiciones generales del ambiente físico.
• Cuando:Diariamente
• Donde: en el servicio farmacéutico.
• Porque: Es fundamental la vigilancia de las condiciones generales que permitan asegurar la idoneidad del medicamento o dispositivo biomedico para su uso.
• Registros:

“Registro de T°, humedad”

• Que:-Realizar control de Extintores y recargue de a cuerdo a las necesidades.
• Quien:Brigadas de emergencia y encargados del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
• Como: mediante la verificación de las condiciones de extintores y recarga de los mismos por proveedor externo
• Cuando:Verificaciones semestrales y Anualmente de acuerdo a la fecha de recarga del extintor.
• Donde: en el servicio farmacéutico.
• Porque: Es fundamental la vigilancia de las condiciones generales que permitan asegurar la idoneidad del medicamento o dispositivo biomedico para su uso.
• Registros: Registro de Inspección de extintores

• Que: Contar con un plan de emergencia actualizado y socializado.
• Quien:Brigadas de emergencia y encargados del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
• Como: mediante la verificación periódica de las condiciones del plan.
• Cuando:Permanente con revisiones anuales
• Donde: en el servicio farmacéutico.
• Porque: Porque el plan de emergencia hace parte fundamental de la seguridad de los funcionarios y de los usuarios que se acercan a Oncomedic Ltda. Y las personas que hacen parte de las brigadas de emergencia deben velar para que las condiciones se cumplan dentro de la institución.

Registros: Plan de Emergencias

Corrección:

• En caso de conato de incendio llamar a los brigadistas de incendios y/o los bomberos según el caso
  

Control de Fechas de Vencimiento

• Que: Semaforizar los medicamentos y/o dispositivos médicos almacenados.
• Como: teniendo en cuenta la fecha de caducidad se identifican los medicamentos y dispositivos biomedicos con colores Rojo, amarillo y verde, los cuales se lote si son productos que ingresan a la organización por solicitud de pedidos; cuando se reciben los medicamentos y/o dispositivos médicos en custodia solo se colocara el color rojo a los próximos a vencer entre 3 y 6 meses.

Medidas de Control Regente de farmacia

• Que: Controlar las fechas de vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos.
• Quien: Químico Farmacéutico
• Como: mediante verificación aleatoria de medicamentos y dispositivos biomedicos
• Cuando: cada mes
• Donde: en el servicio farmacéutico.
• Porque: Es una herramienta indispensable en el servicio farmacéutico, realizando esta actividad se reduce el riesgo a tener perdidas económicas a causa del vencimiento de medicamentos.
• Registros:Actas de comité de farmacia y terapéutica- Registro mensual

Áreas:

• Farmacia
  

Corrección

• En caso de medicamentos próximos a vencer deben ser distribuirlos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o solicitar con una antelación de 2 meses la devolución o cambio al proveedor y/o ERP.

• Los medicamentos próximos a vencer se pueden rotar, pero el regente deja registro del proceso con el fin de identificar el lote y la fecha de vencimiento del medicamentos que se va a suministrar al paciente.
  

• Los medicamentos que se reciben de la central de mezclas como aprovechamientos, se deben recepcionar e ingresar al inventario al igual que se realiza una orden de compra, con la excepción que se debe seleccionar en el campo documentos “entrada por aprovechamiento (EAA)”

• Los medicamentos vencidos o deteriorados deben ser desechados segúnManual de Disposición Final de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Consideraciones para Medicamentos que Requieran Almacenamiento Especial

Medicamentos fotosensibles: Protegidos de los rayos del sol o de la incidencia directa de lámparas de iluminación los medicamentos fotosensibles, los cuales vienen empacados en blíster color rojo o en envases de color ámbar para su debida protección.

Medicamentos que requieran custodia de la cadena de frio Para todos aquellos medicamentos que requieran de temperatura de refrigeración (2°C a 8°C) para preservar la cadena de frio la nevera deberá estar instalada lejos de cualquier fuente de calor, sobre una base firme y nivelada, a una distancia de 15 cm de la pared más próxima. La nevera será de uso exclusivo de los medicamentos. Los medicamentos oncológicos se almacenaran distantes de los medicamentos que sean derivados sanguíneos. En caso de averiarse la nevera y esta no pueda ser reparada el mismo día, se debe seguir el PLAN DE CONTINGENCIA DE CONDICIONES AMBIENTALES, informar a la Gerencia para tomar las medidas pertinentes e inmediatas para el mantenimiento del equipo de refrigeración.

Medicamentos de Gran Volumen: Se almacenan en estibas en su empaque secundario original y teniendo en cuenta el orden alfabético por principio activo y el volumen. Las cajas se arruman según los recomendado por el fabricante y alejadas al menos 15 centímetros de la pared

BARRERAS DE SEGURIDAD PARA ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS CON NOMBRE, Y FORMA FARMACÉUTICA PARECIDOS (MEDICAMENTOS LASA).

En caso de presentarse el químico farmacéutico, elabora un listado de los medicamentos que presentan igual nombre pero cuentan con una concentración diferente, como estrategia para evitar la sobredosificación o la entrega de medicamentos con concentraciones subterapéuticas

.En caso de encontrarse medicamentos con nombre y presentación comercial parecidos. El Regente de Farmacia, se identifica mediante stickers de colores, lo que dará una señal de alerta al personal encargado de dispensar los medicamentos, indicando que esos medicamentos pueden ser confundidos.

El Químico Farmacéutico inspecciona periódicamente las estanterías marcadas con los sticker de barreras de seguridad para evidenciar la correcta identificación de los mismos. Se evalúa la separación de los medicamentos con nombres similares y la comprensión que tenga el regente de farmacia sobre las posibles confusiones que se den entre nombre o concentraciones de medicamentos que puedan llegar a confundirse.

Control de Inventarios en Áreas de Almacenamiento

Condiciones que aseguran la calidad del almacenamiento

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control y mantenimiento de los inventarios físicos de los medicamentos y dispositivos médicos haciendo uso de herramientas que nos permiten desarrollar de manera eficiente y eficaz los conteos físicos de los medicamentos y dispositivos médicos.

Medidas de control

Químico Farmacéutico y Regente de farmacia

• Elabora la programación anual de jornadas de inventario general de medicamentos y Dispositivos médicos, almacenados en las columnas almacenamiento la farmacia.
• Genera trimestralmente los documentos como registro de inventarios de medicamentos y registro de Inventarios de dispositivos médicos.
• Organiza por grupos de trabajo, las personas que van a participar en la jornada de inventario general.
• Establece trimestralmente los muestreos aleatorios de productos, para activar los conteos físicos cíclicos en farmacia.

• Realizar semestralmente los conteos físicos en las columnas de almacenamiento de farmacia y registra los datos en los formatos.

Áreas

Farmacia

Correcciones

En caso de presentarse Discrepancias entre el inventario y las existencias se levanta una desviación y se realiza seguimiento de las mismas.

Observación de Otras Evidencias y Signos de Alarma.

Regente de farmacia 

Realizar revisiones aleatorias diarias, observar cualquier evidencia de inestabilidad de los medicamentos, de acuerdo con su forma farmacéutica:

• Precipitados
• Turbidez
• Crecimientos de hongos en soluciones y jarabes
• Separación de fases en emulsión (fase acuosa y fase oleosas)
• Cambio de color en soluciones coloreadas
• Perdida de dureza
• Indicios de oxidación
• Cambio de color en las tabletas
• Perdida de la capacidad de re-dispersión al agitar, en el caso de las suspensiones.

Químico farmacéutico

Realizar revisiones aleatorias semanales, observar cualquier evidencia de inestabilidad de los medicamentos, de acuerdo con su forma farmacéutica:

• Precipitados
• Turbidez
• Crecimientos de hongos en soluciones y jarabes
• Separación de fases en emulsión (fase acuosa y fase oleosas)
• Cambio de color en soluciones coloreadas
• Perdida de dureza
• Indicios de oxidación
• Cambio de color en las tabletas
• Perdida de la capacidad de re-dispersión al agitar, en el caso de las suspensiones.

CONTROL DE ACCESO:

El regente de Farmacia y/o Auxiliar de Servicios Farmacéuticos, mantendrá bajo llave el servicio farmacéutico e informa a través de carteles las siguientes recomendaciones y las hace cumplir:

Identificar el área como solo ingreso de personal autorizado. No ingerir alimentos o bebidas dentro del servicio farmacéutico.

Carro de Paro

Cuadro de procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos
Objetivo del Procedimiento	Establecer los lineamientos procedimentales que se llevan a cabo para que los medicamentos y dispositivos médicos se almacenen de manera adecuada permitiendo realizar un manejo con calidad y fácil identificando la trazabilidad de cada producto que ingrese al Servicio Farmacéutico, ya sea por solicitud de pedido y/o custodia de medicamentos para preparación y posteriormente administración, de acuerdo a las necesidades administrativas o características de los medicamentos y/o Dispositivos medicoquirúrgicos según las indicaciones de almacenar del fabricante.
Responsable	Químico  farmacéutico
Alcance	Inicia desde el ingreso a inventario en Visof con la respectiva rotulación si son para la custodia según las especificaciones técnico-administrativas del producto, área de ubicación, almacenamiento y conservación, hasta la entrega del producto a los clientes del servicio farmacéutico
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Área física Alejada de sitios de alta contaminación, con fácil circulación de personas y de objetos autorizados para su ingreso,  con pisos, paredes y techos de material impermeable, resistente, uniforme, de fácil limpieza y sanitización y resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura. Iluminada con luz natural y/o artificial que permite la identificación de los medicamentos y dispositivos médicos, y el buen manejo de la documentación (formulas y recetarios) Sistema de ventilación natural y artificial garantizando la conservación adecuada de los medicamentos Equipos y elementos de almacenamiento Estibas y gabinete  seguros de material impermeable y fácil de limpiar  Refrigeradores para los medicamentos que requieren refrigeración Termómetro e higrómetro calibradolas para control de las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante. Extintores de incendios Escritorios y sillas para la zona de administración, dispensación y recepción Computadora, software Visof. Documentación Registros de control de temperatura y humedad  Condiciones higiénicas que permitan la estabilidad microbiológica de los medicamentos y otros insumos almacenados
Pasos	Ingreso a Inventario Almacenamiento  Control de las Condiciones Durante el Proceso de almacenamiento

Diagrama de Flujo