Proceso de Organización de la Información

Regresar al Programa de Gestión Documental

Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información		PGD2
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2003/10/01	2022-03-30	8

Elaboró Ultima Versión:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador de Calidad

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad  

Introducción

Ante la gran cantidad de información que maneja Oncomedic ltda se hace necesario establecer una metodología que permita el acceso, retención y uso de la misma de acuerdo a los requerimientos procedimentales y legales, esto se logra mediante el uso herramientas digitales y físicas que permiten la organización de los diversos documentos así como de procedimientos estandarizados de modo que sea un instrumento vivo y útil dentro de la institución y no simplemente un requisito obsoleto, desactualizado o desarticulado con la realidad organizacional.

Objetivo General

Establecer el marco procedimental  para la organización, distribución y archivo de la documentación de Oncomedic limitada, de modo que sea asequible de acuerdo a las disposiciones legales y a las políticas de la institución. 

Marco conceptual

Sustento Legal

• La Ley 594 de 2000: - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal o del objeto social para el que fueron creadas. En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.
  
• La ley marco por la cual Oncomedic trabaja sus proceso de una manera electrónica es la Ley 527 de Agosto 18 1999 la cual es la ley por la cual se reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico, de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones especialmente a lo definido en la misma norma como:

1. Intercambio Electrónico de Datos (EDI): La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto.
2. Sistema de Información: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

• Resolución 1995 DE 1999 (Julio 8) Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica.

• Decreto 1072 articulo 2.2.4.6.3 Gestión documental del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
  

• Resolución 8934 2014: Por la cual se establecen las directrices para la gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la superintendencia de industria y comercio.

• Acuerdo 008 DE 2014 (Octubre 31): Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000

Sustento Teórico

Oncomedic cuenta con múltiples instrumentos para el adecuado manejo de la información, la mayoría de ellos son de tipo digital, permitiendo el acceso vía web lo que da la posibilidad de cumplir con los requisitos de ley o administrativos pues cada vez mas instituciones permiten el suministro de información por este medio.

La digitalización de la información es un reto, no solo por la resistencia de muchos sectores de la sociedad, incluyendo las entidades de control, si no también por las limitaciones propias de la tecnología con la que disponemos, esta labor titánica a sido de vital importancia para Oncomedic y representa una de sus fortaleza pues invita al trabajo colaborativo, a la actualización de los documentos y a la eficiencia y eficacia en el actuar.

La organización es una fiel convencida del manejo de los sistemas operativos y programas libres, así como de la libertad de la información, siempre bajo las normas legales que la rigen. 

Los instrumentos usados para la organización documental son:

• Archivo central Wiki Institucional
• Archivo central de Historias clínicas Visof
• Archivo central home/
• Correo Electrónico Institucional
  
• Pagina oncologi.co
• Sistema Apps de Ofimática

Descripción del Proceso

 Dentro de la filosofía de reducción del papel Oncomedic a planteado el siguiente proceso para el manejo de la información:

• Determinar el tipo de documento  que se requiere organizar
  
• Establecer la ubicación dentro del ambiente documental de la institución en forma digital  o en el archivo físico de acuerdo con la características del mismo
• Codificación de la documentación
• Levantamiento y mantenimiento de las tablas de retención documental o listado maestro de documentos.
• Distribución o mantenimiento y organización de los documentos de acuerdo a los lineamientos de ley, los requerimientos operativos y  las políticas organizacionales

Cuadro de Proceso

Nombre del Proceso.	Proceso de Organización, Consulta y Recuperación de la Información
Coordinador del proceso	Oficina de Calidad Institucional
Producto	Adecuado manejo documental
Entrada	Documento interno o externo que requiere ser organizado dentro de la información institucional
Pasos	Clasificación del documento Codificación o radicación del documento Ubicación del documento dentro del ambiente digital o físico de la institución Búsqueda de la información dependiendo de las características del documento
Responsables del proceso	Coordinador de calidad

Diagrama de Proceso

Procedimientos

Gestión de Comunicaciones

Oncomedic ltda ha estado implementando la filosofía del uso racional y apropiado de los recursos tanto físicos como humanos y tecnológicos apuntando sus esfuerzos a ser una institución con el menor uso del papel, lo que le permite mayor agilidad en muchas de sus actividades, esto sumado a la tendencia del trabajo colaborativo y el criterio firme que el conocimiento es universal y fluctuante, por lo que aporta herramientas para que sus diferentes usuarios puedan acceder y producir información, lo cual se traduce en procesos y procedimientos actualizados que permiten auditorias en tiempo real dando mayor eficiencia en la ejecución del que hacer institucional, al presentarse de manera asequible y ordenada, que permite integrar el trabajo del personal de las diferentes áreas facilitando el proceso de comunicación interna y externa.

Recepción de comunicaciones

Comunicaciones en físico: pueden ser entregadas directamente por el interesado, por correo o fax.

Al momento de recibir el documento escrito en papel se debe verificar:

• A quien va dirigido: a la empresa, a una persona a una dependencia en particular, debe evitar recibir documento que no son remitidos para la organización.
• Tipo de comunicación: oficio, publicidad, carta, circular, documentos informativos o publicitarios.
• Estado del empaque: No debe estar rasgado o con signos de alteración.
• Asunto: se debe verificar si es posible si esta bien dirigida.
• Firmas y datos del remitente como dirección y teléfonos de contacto.
• Fecha.

Comunicaciones digitales: Cuando el documento llega vía mail este es recibido por el directamente interesado, para lo cual la empresa cuenta con un servicio de correo Institucional, es de aclarar que para dar cumplimiento a la Ley 527 de 1999, no se permite utilizar ningún sistema de respuesta automática, a fin de dar seguimiento y apropiada gestión a las comunicaciones.

Comunicaciones Orales: se realiza anotación en notas publicas si es una comunicación o solicitud hecha por un usuario o familiar de algún servicio prestado por la organización, como chat, en lo posible no recibir este tipo de comunicaciones y solicitar que se realice un escrito para lograr un mejor control documental.

Radicación

• Apertura: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del documento y sus anexos.
• Revisión: Se debe verificar la competencia, los anexos, el destino datos de origen del remitente, dirección donde se debe dar respuesta y si el asunto es competencia de la entidad, cuando no este firmada se considera anónima, y se deriva a la oficina a donde es referida sin radicar para que allí tomen las determinaciones.
• Registro: Una vez revisado se realiza el registro que consiste en la anotación de los datos mas significativos en el formato para tal fin, así mismo se debe colocar el sello de radicado y el nombre de quien recibe con la fecha de radicación
• Scaneado con el fin de transformar el documento a medio digital.
  

Distribución y reparto.

Una vez radicado y scaneado el documento debe transferirse para su archivo físico y remitido electronicamente a la unidad funcional a la cual fue dirigido, por política empresarial debe ser contestado antes de 15 días calendarios contados a partir del momento de recepción, cualquier irregularidad en el proceso se estudiara como una desviación.

Distribución de Documentos

En el manejo de la información existe canales físicos y digitales que permiten la difusión y distribución de la información para tal fin se ha definido los siguientes tipos de archivo:

Archivo Central:

Constituido por los documentos reglamentarios y procedimentales propios de la organización, para tal fin se usa la wiki institucional donde se encuentran los programas, procesos y procedimientos, esta herramienta permite conocer el historial del documento los cambios en las páginas, páginas de discusión; es responsabilidad del coordinador de calidad, pero requiere del trabajo de todos los funcionarios con el objetivo de mantenerlo actualizado y acorde al que hacer organizacional.

Archivo Intermedio:

Permite acceder a información que no se requiere con regularidad, se denomina intermedio dado que los documentos que maneja son de tipo informativo, de consulta esporádica o de gestión que no son manejados por otros medios, se guarda mediante el uso de un disco duro en el que anualmente se alimenta la información que posteriormente es llevada a otro disco duro donde reposa como parte del archivo histórico, es de anotar que este es un archivo de la organización donde no están permitidos documentos personales.

La información se recolecta en home/documentos/ y se ubica en las siguientes carpetas:

• Biblioteca
• Calidad
• Correspondencia
• Financiera
  
• Formatos
• Gestion_de_Recursos  
• Publicidad
• Representacion_Legal

Con el objetivo de tener un apropiado control de acceso y gestión de la información cada carpeta tiene 3 tipos de usuarios posibles:

1. Propietario: es la persona que creo la carpeta o el coordinador de la gestión de la misma.
2. Grupo: Permite identificar funcionarios con permisos especiales.
3. Otros: Permite asignar permisos a todos los funcionarios.

Cada usuario puede tener diferentes tipos de permisos de acuerdo con las características de los documentos que se gestiónan en cada una de las carpetas:

1. Ninguno: No le es permitido acceder a la información de la carpeta.
2. Solo lectura: Puede acceder a la información de la carpeta para leerla únicamente, no le es permitido realizar modificaciones.
3. Lectura y escritura: Puede acceder a la carpeta y realizar modificaciones si el formato del documento lo permite.

Biblioteca

• Propietario: edwin
• Grupo: calidad
• Uso: Contiene archivos públicos generales, documentos legales, estados financieros, guías de manejo, programas de computadores.
• Carpetas:

1. Estados_Financieros
   
2. Informacion_Asistencial Contiene guías, protocolos de manejo de uso general
3. Informacion_Medicamentos Contiene fichas técnicas de medicamentos
4. Informacion_Sistemas_Programacion
5. Legalidades contiene la normatividad que tiene injerencia en la organización.

Calidad

• Propietario: calidad
• Grupo: calidad
• Uso: En esta carpeta encontrara los documentos del programa de gestión de calidad
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Publica
       -Auditoria_Proveedores  Contiene los informes de las auditorias realizadas por oncomedic a los proveedores
       -Auditoria_Externa contiene los reportes de las auditorias realizadas por terceros a Oncomedic
       -Comites Contiene las actas de los comites institucionales
      - Farmacovigilancia
      - PAMEC contiene Caracterizacion_Poblacion, Auditorias_Internas, Informes_Indicadores
      - Tecnovigilancia

Correspondencia

• Propietario: Financiera
• Grupo: Calidad
• Uso: Contiene la gestión de comunicaciones internas y externas.
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Privado
  

     -Correspondencia_Despachada: Se deja la evidencia de despacho, debe coincidir con los oficios de drive.
     -Correspondencia_Recibida.
     -Tutelas.

Financiera

• Propietario: financiera.
• Grupo: calidad
• Uso: En esta carpeta encontrara los documentos de gestión del departamento financiero de Oncomedic ltda.
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Privada.
      - Cartera:  Estados de cartera EAPBS.
      - Contratos: Se encuentran los contratos realizados con las EAPBS.
      - Glosas:  Se encuentran las glosas generadas por las EAPBS y la respuesta dada por la IPS ONCOMEDIC LTDA.
      - Pagos efectuados:  Se encuentra el reporte de los pagos realizados a profesionales, proveedores.
      - Pagos recibidos:  Se encuentran los reportes de los pagos realizados por las EAPBS a ONCOMEDIC LTDA
      - Propuestas:
      - Proveedores: Se encuentran los contratos suscritos con los proveedores.

Formatos

• Propietario: calidad.
• Grupo: calidad.
• Uso: En ella encuentra todos los formatos oficializados de la organización.
• Carpetas, descripción de las carpetas y nivel de seguridad: No tiene carpetas en su interior, documentos públicos.

Gestión_de_Recursos

• Propietario: calidad.
• Grupo: calidad
• Uso: En esta carpeta se encuentra todo lo relacionado con el ambiente físico y la gestión del talento humano.
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Publica y Privado dependiendo el tipo de documento.
  

   - Recursos_Fisicos: 

1. Equipos.
2. Planta_Fisica.
3. Red_Sistemas.

   - Recursos_Humanos:

1. Capacitaciones.
2. Hojas_de_Vida.
3. Seguridad_y_Salud_en_el_Trabajo.
   

Publicidad

• Propietario: Comité de calidad
• Uso: Imágenes corporativas y documentos de difusión y publicidad.
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Público solo lectura.

Representación_Legal

• Propietario: Departamento de financiera.
• Uso: Documentos requeridos para una relación comercial.
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Publica/Privada de acuerdo al documento.
         -Camara_de_Comercio.
         -Certificaciones_Bancarias.

Reglas de Uso de los archivos de gestión

Al colocar el nombre a los documentos debe tenerse en cuenta las siguientes reglas establecidas:

• El nombre será tipo título, es decir cada palabra debe iniciar con letra mayúscula.
• La separación de las palabras se debe hacer con guión bajo
• Los artículos y conectores como de, la, y, etc. siempre van en minúsculas
• Colocar los nombres de los archivos según la tipología, esto con el fin de facilitar su búsqueda, Tema.
• Siempre al final del nombre del archivo colocar la fecha en que se elaboró (año/mes/día), Ejemplo: Registro_de_Quejas_2012_08_01
• Se permiten extensiones xls, doc,odt,ott, txl,csv,pdf
• No se permiten extensiones xlsx, docx.
• Evitar el uso excesivo de carpetas, esto facilitará la búsqueda de los documentos.
• Todos los formatos que utilice un área deben quedar guardados en la carpeta Formatos, los que no se agreguen en dicha carpeta se consideran no oficiales.
• Todos los comités quedarán ubicados en la carpeta Calidad, pero los responsables de su organización y uso son los encargados de cada comité.
  

• Si el documento se recibe por Intercambio Electrónico de Datos (EDI) el mismo funcionario al cual le llego hace el respectivo tramite de acuerdo a si es un registro asistencial lo colocara en la plataforma de gestión de historia clínica, si es de manejo de información administrativa su recorrido ser por medio magnético siempre haciéndole llegar una copia del tramite a su jefe inmediato, para que quede constancia de que el proceso se esta llevando a cabo de acuerdo a la Gestión Documental. Si la respuesta es de índole mixta se debe realizar los dos procesos de manera paralela a fin de poderle dar una respuesta clara y oportuna al solicitante del documento.
• Cuando la solicitud se recibe de manera oral siempre existirá un respaldo escrito del mismo. Si es de índole administrativo o financiero se utilizara la plataforma Apps para generación de los mismos.
  

Manejo de Archivo y Custodia

Para el manejo de Archivo y de custodia se cuenta principalmente con sistemas documentales magnéticos sin embargo hay algunos documentos en papel.

• Cuando se cuenta con un documento aprobado por el comité que esta codificado según el plan maestro se trabaja bajo los conceptos de archivo y custodia de la plataforma Wiki siendo este así:Protección de datos

• Cuando el documento llega en papel se almacena en cada una de las carpetas de acuerdo al tema, el archivo activo sera por periodo de 1 año, luego se pasa al archivo pasivo por un periodo de 5 años y pasa al archivo historico para completar su ciclo por un periodo de 10 años, posteriormente y de acuerdo a los documentos se hacen registros magnéticos y se llevan al archivo Municipal.

• Documentos que requieren permanencia en la empresa se digitaliza para su conservación y se anota el N° de scaner que se guarda en mailcame@gmail.com
• De acuerdo a la Resolución 1995 DE 1999 para el manejo de la Historia Clínica ARTÍCULO 15.- RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN. La historia clínica se conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central.
• El Decreto 1072 articulo 2.2.4.6.3 Establece la gestión documental del sistema de seguridad y salud en el trabajo.El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido en el presente decreto siempre y cuando se garantice la preservación de la información, Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo
2. Resultados de mediciones y monitores a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo
3. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.
4. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Manejo de Mecanismos de Respaldo y Recuperación de la Información

Los documentos de la historia clínica se almacenan digitalmente o en Oncolinux 1.8, en Apps Docs o en Ofimática de Debian, se realizan backup por la plataforma SSH, por TAR por SQL semanalmente.

Los archivos que se guardan en servidor local y se les hace un backup una vez a la semana y se archiva en el HD local y en el externo.

Para acceder se debe poseer Usuario Y contraseña en el sistema de almacenamiento pero solo tienen acceso a lectura para modificar debe ser superusuario.
Sistema de Manejo de historia clínica

Guías de manejo

Son “directrices elaboradas sistemáticamente para asistir a los clínicos y a los pacientes en la toma de decisiones sobre la atención sanitaria adecuada para problemas clínicos específicos” Procedimiento de Evaluación y Adopción de Guias de Practica Clínica.

Codificación de la información de Oncomedic LTDA

Con el objetivo de realizar una adecuada gestión documental, los documentos oficiales de Oncomedic requieren de su codificación, dicha actividad la realiza el encargado de la gestión documental quien el momento de aprobar el proyecto de elaboración del documento lo incorpora en el plan maestro como documento en elaboración

La codificación se realizara en la siguiente forma

1 Raíz:

Describe el tipo de documento

• M: Manual
• P: Programa
• R: Reglamento
• T: Protocolo
• MD: Modelo
• C: Código

Pre raiz: antecede a la primera raiz  y enuncia los siguientes tipos documentales

• F: Formato
  
• I: Instructivo

2 Raíz:

Describe los procesos, programas, reglamentos, formatos o protocolos a los que  pertenece asi: 

• GP: General de Gobierno y Procesos

Procesos Estrategicos

• PE: Procesos Estrategicos
• PC: Procesos de Calidad

Procesos Misionales:

• PA: Procesos Asistenciales
• PF: Procesos Servicio Farmaceutico
• PD: Procesos Servicios Administrativos
  

Servicios de Apoyo:

• PR: Procesos de Gestión de Recursos
• PI: Procesos de Información al Usuario
• PF: Procesos Financieros
  

Programas:

• AMEC: Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad
• GD: Gestión Documental
• GIRH: Gestión de Residuos Hospitalarios
• SP: Seguridad del Paciente
• SGSST: Programa Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Reglamento:

• IT: Interno de Trabajo
• HSI: Higiene y Seguridad Industrial
  

Código:

• EBG: Etica y Buen Gobierno.

Modelos

• AS: Atención en Salud
• PSI: Políticas de Seguridad de la información

3 Raíz:

Numérica para los procesos del servicio, o Subprogramas no coincide con un orden en particular, en el caso de los subprogramas se antepone la S para enunciarse

4 Raiz:

Se denomina por letras identificando los subprocesos o procedimientos, no coincide con un orden en particular

5 Raíz:

Numérica identificando los subprocesos o procedimientos, no coincide con un orden en particular

Frecuencia de Revisiones

La documentación debe ser evaluada constantemente de acuerdo a los usos que tiene,  por pólitica de la organización se contempla revisión de los documentos cada 2 años, sin embargo si así se requiere se puede solicitar revisiones adicionales