Proceso de consulta especializada

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Procesos Asistenciales de Consulta Especializada		MPA1
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2003/01/10	2011/09/08	8

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad  2011/09/08 

Manual en revisión

Introducción

Oncomedic Ltda considera de vital importancia la atención al usuario, para lograr los mejores resultados es fundamental el conocimiento de los procesos administrativos y  asistenciales que se realizan durante la prestación del servicio, para tal fin se crea el presente manual que incluye los formularios y procedimientos documentales requerido para las diferentes modalidades de tratamiento que se suministra dentro de la organización desde preconsulta oncologica, consulta especializada, consultas de control, evoluciones por internet, transcripción de la historia clínica, consulta de atención farmaceutica todo lo anterior permite tener la información requerida. 

Objetivo

• Establecer los procedimientos requeridos antes, durante y despues de  la consulta especializada suministrada por Oncomedic ltda
• Describir las diferentes modalidades de consulta suministrada en Oncomedic ltda
• Informar sobre los protocolos de manejo utilizados dentro de la organización

Marco conceptual

El proceso de atención en consulta medica especializada es supremamente importante tanto para el usuario de Oncomedic como para la institución misma, se inicia con una adecuada orientación al paciente de acuerdo al servicio que requiere esto permite no solo optimizar el uso del recurso humano institucional sino también reducir los costos de la EPS contratantes logrando al mismo tiempo un mayor beneficio para los usuarios mas aun en el área de manejo de Oncomedic donde se cuenta con multitud de opciones terapéuticas.

Adicionalmente Oncomedic Ltda acogiéndose a la Ley 12 DE 1987 por la cual se suprimen las barreras arquitectónicas y se dictan otras disposiciones a diseñado sus instalaciones pensando en el confort y comodidad de las personas con discapacidad motora o de orientación mediante las siguientes medidas:

1. Los pacientes con discapacidad motora y de orientación disminuida, ingresaran a las instalaciones de ONCOMEDIC por las rampas de las diferentes sedes
2. La atención por parte del personal asistencial se lleva a cabo en el primer piso de ambas sedes.
3. El acceso a la sala de aplicación permite fácil transito a las personas con discapacidad.
4. Cuenta con baños adecuados para personas con discapacidad motora y de orientación disminuid dotados con puertas de fácil acceso, y de barandas para facilitar el apoyo del paciente.

Descripción del Proceso

Previos a la Consulta

• Que: Oferta de turnos para la cita
• Quien: El médico o su delegado.
• Cuando: Mensualmente, al inicio del mes deben estar las agendas disponibles
• Como:

1- Entrar en el sistema Oncolinux con su usuario y contraseña.

2- Seleccionar turnos

3- Colocar la fecha, desde y hasta que hora realizara la atención y cuanto durara la consulta, seleccionar el nombre del profesional que oferta los turnos de la lista y dar grabar.

4- Confirmar o no los turnos de la lista que se despliega 

• Que: Asignación de la cita
• Quien: Auxiliar administrativo, Auxiliar de enfermería o auxiliar de farmacia según sea el caso
• Cuando: El paciente llama a solicitar la cita
• Como:

1- El paciente puede solicitar la cita por vía telefónica, para la asignación de la primera consulta se pide el reporte de la biopsia, con el objetivo de asegurar que los pacientes que ingresen al servicio tienen diagnostico oncológico, así mismo se solicita la autorización, si el paciente puede ser atendido en la organización se realizan los siguientes procedimientos.

2- Ingresar al sistema operativo Oncolinux usando su usuario y contraseña.

2- Seleccionar agenda y colocar en la ventana de paciente nuevo el numero de documento de identidad del paciente.

3-Ingresar los datos del paciente solicitados así:

4- Ingresar por agenda y colocar el número del documento de identidad del paciente, dar buscar

5- Colocar en poner en lista de espera la fecha en la que el paciente quiere que se le asigne la consulta, y grabar.

6- Seleccionar de lista de espera y asignar el turno y el servicio que se va a suministrar de acuerdo a la autorización, ingresar el número de la misma, el valor del procedimiento y asignar.

• Que: Recepción de documentación y gestión previa a la consulta
• Quien: Auxiliar administrativo
• Cuando: En el momento que acude el paciente a la consulta, justo antes de ingresar a la atención
• Como

1- Ingresa por sala de espera y selecciona el nombre del paciente al cual quiere autorizar la atención

2- Diligencie los datos solicitados en la autorización en caso de no haberlos colocado previamente y solicite al paciente la autorización original o en linea firmada por el paciente o acudiente, la orden, Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario y carné del paciente o copia del RUAF.

• Que: Toma de signos vitales
• Quien: Auxiliar de enfermería
• Cuando: Previo al ingreso del paciente para ser atendido en la consulta
• Como: 

1. Solicitar al paciente luego que a descansado un poco que pase al consultorio auxiliar
2. Pedir que deje a un lado, bolso, monedas o articulos que tenga que puedan modoficar el peso
3. Ayudar a subir al paciente a la pesa de piso, ubicarlo en posición de pie mirando al frente
4. Tomar el peso del paciente y anotarlo en una hoja.
5. Tomar el pulso radial por 60 segundos y anotar
6. Tomar tensión arterial, en caso de pacientes mastectomizadas usar brazo contrario al procedimento quirurgico 
7. Anotar datos recolectados
8. Entregar hoja con datos al paciente y solicitarle que la entregue al medic durante la consulta

En la consulta 

• Que: Realización de la consulta
• Quien: Profesional de la salud
• Cuando: El paciente ingresa para ser atendido
• Donde: Consultorio 1 y 2 sede oncomedic, en caso de que el paciente presente discapacidad motora que le impida subir las escaleras para atender al usuario, el medico tratante baja y la consulta de efectua en el consultorio auxiliar.
• Como
  

1- Ingresar al sistema operativo, es de anotar que la clave es personal e intransferible y los datos allí consignados después del ingreso son responsabilidad del usuario

2- Seleccionar en la lista Inicio.

3- Selecciionar el paciente a atender de la lista consultas autorizadas pendientes de acuerdo al orden establecido

4- Diligenciar historia clínica de primera vez así:

-Identificación del paciente: Previamente diligenciado en la apertura de la historia clínica, antes de iniciar el proceso de atención es fundamental que corroborar que la historia a diligenciar pertenece al paciente que esta atendiendo

- Sintomas:  incluir aspectos descritos en la anamnesis como características generales del paciente, motivo de consulta, evolución de la enfermedad  descrita por el paciente, manifestaciones subjetivas del paciente

- Enfermedad de Base: Describir la o las enfermedades que padece el paciente incluyendo la enfermedad oncológica o hematológica

-Antecedentes Familiares: Enunciar que enfermedades han padecido los miembros de la familia y pueden constituir factores de riesgo para el paciente

- Diagnostico Histológico:

- Numero Diagnostico: Dejar evidencia del numero del reporte histopatologico 

- Responsable: Colocar los datos del medico o la institución que realizo el análisis histopatologico

- Fecha del diagnostico: Colocarlo según reporte de histopatología

- Signos Vitales: Si bien es sumamente reportarlos todos, resulta fundamental al momento de realizar la formulación el peso y la talla para que el sistema haga el calculo de la superficie corporal  y de la dosis sugerida para el paciente

- Signos: Reporte los datos del examen clínico y exámenes complementarios 

- Tipo de diagnostico: Seleccione de la lista

-Codigo CIE 10:  colocaque los posibles nombres de modo que se abre la lista de posibilidades y seleccione de acuerdo a la necesidad

-T N M: Fundamental coloque T: según tamaño del tumor,  N: Presencia de invasión a ganglios linfáticos, M: Presencia de metástasis

-Análisis: Adicione el estadio de la enfermedad según TNM o/y otra clasificación aplicable según el caso, la propuesta terapéutica a instaurar

-Plan: Coloque en términos generales la terapéutica a seguir

-Información Reservada: Es una información que no se va a evidenciar en la historia clínica del paciente pero que puede resultar de interés para el equipo tratante, miedos, aficiones, situaciones de difícil manejo

- Tratamientos Oncologicos recibidos anteriormente: Dejar evidencia de los tratamientos que a recibido el paciente a nivel oncologico extra-institucional

-Marcadores tumorales: Precisar los resultados en caso de haber realizado estos análisis

- Paliativo: Describir si el paciente requiere tratamiento con finalidad paliativa o de soporte

-Revisar: Verificar que los datos estén apropiadamente diligenciados

- Grabar: 

Si el paciente ya ha sido valorado en oncomedic previamente encontrara la historia antigua que incluye:

 

-Cuadro con notas publicas realizadas en oncolinux 1

- Identificación del paciente:

- Resumen SOAP: Presionando sobre el puede obtener los datos de la historia clínica anotadas previamente como evolución por parte del medico

- Enfermedad de Base o Alerta Medica: En este cuadro se encuentran los datos suministrados en la historia clínica de primera vez o en las citas posteriores y que son claves en la atención, es factible adicionar información al cuadro presionando modificar datos de la historia clínica, es de anotar que estas adiciones quedan registradas de acuerdo a las normas establecidas para la gestión de la historia clínica y que buscan brindar mayor información que puede ser útil al momento de la atención

- Algunas historias cuentan con un Cuadro de Quimioterapia, donde se puede obtener la información de las quimioterapias aplicadas al paciente hasta el 2012, la información de las quimioterapias realizadas posteriormente  se puede encontrar entrando por receta.

Historia clínica para diligenciar en la consulta de control, o seguimiento

- Motivo de consulta: Colocar en términos del paciente la razón por la que acude a la consulta entre comillas

- Síntomas: incluir aspectos descritos en la anamnesis como, manifestaciones subjetivas que se están presentando

- Signos Vitales: Si bien es sumamente reportarlos todos, resulta fundamental al momento de realizar la formulación el peso y la talla para que el sistema haga el calculo de la superficie corporal y de la dosis sugerida para el paciente

- Signos: Reporte los datos del examen clínico y exámenes complementarios

-Tipo de diagnostico: Seleccione de la lista

- Diagnostico clínico: diga en términos semiologicos clínicos el diagnostico del paciente

-Codigo CIE 10: colocar los posibles nombres de modo que se abre la lista de posibilidades y seleccione de acuerdo a la necesidad
-T N M: Fundamental coloque T: según tamaño del tumor, N: Presencia de invasión a ganglios linfáticos, M: Presencia de metástasis

Estos dos últimos datos solo se modifican después de la primera cita cuando por alguna razón no se lograron definir apropiadamente en ella o cuando el paciente presenta segundos primarios.

-Análisis: Adicione el estadio de la enfermedad según TNM o/y otra clasificación aplicable según el caso, la propuesta terapéutica a instaurar
-Plan: Coloque en términos generales la terapéutica a seguir
-Información Reservada: Es una información que no se va a evidenciar en la historia clínica del paciente pero que puede resultar de interés para el equipo tratante, miedos, aficiones, situaciones de difícil manejo

- Grabar

- Al grabar se despliega la siguiente pantalla que permite efectuar la formulación y las solicitudes

- Ingresar por Recetar y se despliega la siguiente pantalla:

- Seleccionar formulario de medicación, cabe anotar que dentro de la organización contamos con un listado de medicamentos debidamente parametrizados, con los respectivos códigos y registros requeridos, para la formulación  se despliega:

La formulación se puede realizar por esquemas estandarizados o por medicamentos individuales, si se quiere formular por esquemas seleccionar " Formulación basada en esquemas" y el esquema requerido para el paciente de modo que se abre la siguiente ventana:

El sistema con la información de peso y talla suministrada en el momento de la consulta realiza el calculo de la superficie corporal y con ella sugiere la dosis requerida por el paciente en cada uno de los medicamentos, sin embargo el medico puede modificar los aspectos de formulación que considere relevantes, así mismo puede no enviar algun medicamento del esquema o adicionar alguno formulándolo por "Medicamentos individuales". 

La formulación por medicamentos individuales debe ser diligenciada en su totalidad por el medico tratante

- Si existe algun medicamento NO POS ingresar por "Medicamentos Formulados" y seleccionar Formulario

-Diligenciar el formulario NO POS y grabar

Para la solicitar los servicios se ingresar por el formulario de ordenes y diligenciarlo, para los procedimientos existe un listado maestro con los respectivos códigos cups

El medico tratante le informa al paciente cuales son las opciones terapéuticas para su caso y en caso de ser necesario tratamiento con quimioterapia se realiza educación del paciente donde se informa como se realiza el procedimiento y se firma el Consentimiento informado, en caso que el paciente no desee el procedimiento se debe firmar la Declaración de Retiro Voluntario, luego de realizadas todas estas actividades finaliza la consulta

Consideraciones generales

1. La atención puede iniciar con la preconsulta oncológica, permitiendo establecer un mayor contacto con el paciente, generar la historia clínica institucional, solicitar exámenes complementarios, remitir a la especialidad que se requiera para el tratamiento especifico dadas las condiciones del paciente, esta actividad permite optimizar el recurso de las diferentes especialidades oncológicas priorizando la atención de acuerdo con las necesidades del paciente, de modo que no se satura la consulta de un especialista lo que permite mayor oportunidad en la atención.
   
2. La consulta de oncología clínica busca establecer el tratamiento del paciente mediante el uso de medicamentos antineoplasicos en adjuvancia, neoadjuvancia, control de la enfermedad y paleación.
3. El enfoque de Ginecología oncológica es principalmente la intervención quirúrgica del paciente con alteraciones en los órganos genitales femeninos, dentro de la organización solo se presta el servicio de consulta y se provee la atención del profesional para la realización de la cirugía.
4. La consulta  de hematologia busca brindar soluciones principalmente a los trastornos neoplásicos de las células sanguineas
   
5. La consulta de oncología oral busca establecer diagnostico de pacientes con tumores de cavidad oral, así como brindar tratamiento paliativo de los paciente con lesiones neoplásicas sometidos a tratamientos oncológicos que presentan toxicidades directas o indirectas del sistema estomatológico.
   
6. La consulta farmacéutica se suministra en pacientes que tienen indicado el tratamiento farmacológico con finalidad de dar indicaciones del manejo mas apropiado de los medicamentos y sus posibles efectos secundarios o eventos adversos, educación para evitar complicaciones, identificar signos de alarma y manejo de complicaciones.
7. En las consultas de control el medico que ejecuta esta actividad valora signos de alarma, indicios de  progresión o recidiva tumoral, educa al paciente y a la familia, solicita exámenes para la adecuada evaluación del estado del paciente hace control de síntomas generados por la enfermedad como por los tratamientos instaurados.
   
8. Transcripción de historia clínica: La administración ambulatoria de medicamentos es una necesidad que en ocasiones presentan los pacientes y las instituciones.

Con el objetivo de cumplir la orden medica de pacientes formulados extrainstitucionalmente, se establecen los lineamientos articulado a los estandares de calidad y seguridad institucional asi: - Paciente o su delegado trae la historia clínica, orden medica y autorización del procedimiento de aplicación del medicamento. - La historia clínica es revisada y si es posible la aplicción en Oncomedic se habre la historia clínica y se siguen los procedimientos descritos como previos a la consulta. - Los datos de Consulta se ingresan por el personal de enfermeria quien coloca en la historia un texto que identifique el procedimiento como una transcripción don el objetivo de cumplir la orden medica, el médico que realizo la prescripción y la fecha de la misma,  rea la historia clínica se procede a realizar la transcripción por parte del personal de enfermería, coordinador asistencial o medico de base quien consigna dentro de la historia clínica que es una transcripción, el nombre del medico tratante, la fecha de la consulta. La historia clínica es escaneada y devuelta al paciente. Los medicamentos  o la autorización de entrega son recibidos por el servicio farmacéutico de oncomedic ltda así como la orden de aplicación de los medicamentos

Protocolos de manejo

Los protocolos fueron adoptados de las guías del Instituto Nacional de Cancerologia de Colombia tomando en cuenta las patologías mas comunes que se atienden dentro de la organización:

mediante analisis de la base de dato en el 2013:

• 27,65% de a población atendida  presentaban neoplasias malignas de mama
• 13,38% de pacientes que presentaban Neoplasias digestivas
• 9,05% Neoplasias malignas de órganos genitales femeninos
• 8,48% Osteopatías y condriopatías a quienes se les presta servicio de aplicación de medicamentos únicamente, según orden medica externa
• 6,61% Neoplasias de órganos genitales masculinos.

• Guías Instituto Nacional de Cancerología
  
• Guías Ministerio

• Cáncer de Seno: En el comite de tumores 2013/10/25 se adoptaron las guías de manejo del Instituto Nacional de Cancerología de Colombia y el Ministerio de Protección Social.
  
• Cáncer Gástrico
• Cáncer de Colon y Recto
• Cáncer de Cuello Uterino
• Cáncer de Ovario
• Cáncer de Próstata
• Cáncer de Pulmón
• Cáncer del Sistema Nervioso
• Melanoma Cutaneo
• Leucemias
  
• Manejo Oral Del Paciente Con Cáncer
• Complicaciones del Paciente con Cancer
• Programa de Atención farmacéutica
  
  

Cuadro Consulta Especializada

Nombre del proceso	Consulta Especializada
Coordinador del proceso	Coordinador asistencial
Producto	Adecuada atención del usuario y asignación de citas
Entrada	Recepción
Pasos	Solicitud de la consulta por vía telefónica   Solicitud de reporte de histopatología e historia clínica   Ingreso de los datos del usuario al sistema   Asignación de la consulta de acuerdo con las necesidades del paciente   Solicitud de los documentos requeridos (Orden medica, Autorización, fotocopia del carne)   Entrega de los documentos requeridos debidamente firmados. (Orden medica, Autorización, fotocopia del      carne)    Autorización en el sistema para que se realice la consulta    Consulta
Responsable del proceso	Coordinación asistencial

Cuadro Consulta de Atención Farmacéutica

Nombre del proceso	Consulta Farmacológica
Coordinador del proceso	Químico Farmacéutico
Producto	Identificación de PRM e Intervención Farmacéutica
Entrada	Recepción
Pasos	Solicitud y/o invitación a la consulta Farmacológica  por vía telefónica  Asignación de la consulta Farmacológica  de acuerdo de identificación previa de nesecidades sospechosas de PRM en  el paciente Solicitud de documentos requeridos (Registro DRUPS de Atención Farmacéutica, Autorización institucional, fotocopia del carne y cédula) Entrega de documentos debidamente firmados en recepción el día de la consulta Autorización de la consulta Farmacológica en el sistema institucional Consulta Farmacológica Intervención Farmacéutica y comunicación al medico tratante Fin
Responsable del proceso	Coordinación asistencial

Cuadro Transcripción de la Consulta

Nombre del procedimiento	Transcripción de historia clínica
Coordinador del proceso	Coordinador asistencial
Producto	Adecuado atención del usuario
Entrada	Recepción
Pasos	Solicitud del servicio de aplicación o suministro de medicamentos prescritos extrainstitucionalmente Presentación de la historia clínica y orden medica para la aplicación del medicamento. Transcripción por parte del personal de enfermería, coordinador asistencial o medico de base quien consigna dentro de la historia clínica que es una transcripción, el nombre del medico tratante, la fecha de la consulta. La historia clínica es escaneada y devuelta al paciente. Los medicamentos son recibidos por el servicio farmacéutico o la autorización de los mismos para se suministrados por parte de Oncomedic. La orden de aplicación de los medicamentos permite su aplicación de acuerdo con los requisitos establecidos por el medico tratante
Responsable del proceso	Coordinación asistencial

 

Diagrama