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Documento en revisión

Identificación

Nombre		Código
Manual de Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF8
Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
2010/07/10	2011/01/17	2

Elaboro: Luis Carlos Alvarez Quimico farmacéutico

Reviso y Autorizo Ultima Versión: Comité de Farmacia

Introducción

En el presente manual se registra el procedimiento a seguir inmediatamente después el químico farmacéutico de calidad hace la liberación del lote de producción, que permite la fase de transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos (según sea el caso) hasta el servicio de enfermería de la IPS ONCOMEDIC LTDA, los clientes externos o usuarios. Para que este proceso se realice de la mejor manera sin perder el sello de calidad, hemos implementado el siguiente documento para que cada uno de los procedimientos se realice de la mejor manera con el fin de garantizar la estabilidad farmacológica y calidad de los productos, logrando la seguridad y satisfacción de nuestros usuarios.

Objetivos

Objetivo General:

Cumplir con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad durante el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos, los cuales deben estar exentas de contaminantes, tóxicos, partículas materiales, y cambios ambientales severos, a los cuales pueden estar expuestos durante el transporte a las salas de aplicación, clientes externos y pacientes, garantizando que no se pierda su estabilidad farmacológica para lograr la eficacia del tratamiento fármacoterapéutico esperado.

Objetivos Específicos

Garantizar la seguridad y eficacia de la mezcla que sera administrada a los pacientes.
Proteger las mezclas de cualquier contaminante externo, o fluctuaciones de las condiciones que puedan alterar la condición del producto durante el transporte y entrega de la misma.
Establecer lineamientos procedimentales en el transporte de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos y dispositivos médicos,
Documentar la actividad que se realiza en el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas (UO) a enfermería y clientes externos.
Garantizar la seguridad del procedimiento de trasporte de los diferentes productos evitando o controlando las posibles eventualidades en el mismo.

Alcance

Inicia con la liberación del lote de producción por parte del químico farmacéutico de calidad hace el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos hasta el servicio de enfermería de la IPS ONCOMEDIC LTDA, los clientes externos o usuarios

Procedimiento

Distribución de Unidosis Oncologicas y No oncologicas

Que: Empaque de la mezcla e información de disponibilidad
Quién: Regente de farmacia central de Mezclas
Cuándo: Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción
Cómo

Reempacar y sellar la Mezcla de acuerdo al Manual Farmacotecnia
Colocar las mezclas en la esclusa Semi gris – Negra
Informar vía chat al servicio de farmacia y al servicio de enfermería de Oncomedic, en caso de ser necesario activar el proceso de transporte y entrega de mezclas

Dónde: Área Gris
Porque: se requiere activar el proceso de transporte y entrega de mezclas
Consideraciones especiales

No dejar mas de cinco (5) minutos las mezclas en esclusa, ya que algunas deben ser refrigeradas de inmediato para que no pierdan su estabilidad farmacológica.
Garantizar que los medicamentos y/o productos estén correctamente identificados de acuerdo a las condiciones farmacológicas del la mezcla precisando de ser necesario los requisitos de refrigeración o fotoprotección en la etiquetas.
Garantizar que los medicamentos y/o productos estén correctamente empacados de acuerdo a las recomendaciones del fabricante. Las mezclas termosensibles se colocan en neveras de icopor o plásticas refrigeradas con pilas congeladas en la parte superior e inferior de la mezcla o de lo contrario se vera afectada la preparación y es posible que se pierda su propiedad farmacológica.(En la etiqueta se manifiesta “Refrigerar”)
Las mezclas fotosensibles se identifican en la etiqueta con la indicación “Proteger de la luz” pues si la mezcla se expone a la luz se vera afectada y es posible que pierda su estabilidad farmacológica.
Algunas mezclas no se deben agitar y si durante la manipulación o el transporte no se tiene el cuidado necesario es posible que la mezcla pierda su Propiedad farmacológica. (En la Etiqueta se manifiesta “No agitar”)

Las mezclas que no son fotosensibles por seguridad se colocaran en una bolsa grande fotoprotectora, y luego en un recipientes seguros para el transporte.
Inmediatamente organizadas las mezclas de la manera requerida se debe sellar la nevera con cinta transparente.
La persona de farmacia en el momento de realizar la entrega al encargado del transporte de las mezclas verifica el acta de transporte la cual debe estar completamente diligenciada, donde se estipula la fecha, medicamento mezclado, dosis, cantidad total de mezclas entregadas y nos indica si debe ir refrigerada o fotoprotegida. Esta verificación se realiza comparando lo estipulado en el acta con las mezclas que se entregan (Para UO).
La persona que realiza el traslado de las mezclas debe conocer las recomendaciones para el mismo, enn ningún caso debe abrir la nevera de el traslado

Que: Entrega de la mezcla al cliente
Quien: Regente de farmacia o auxiliar de farmacia, Cliente
Cuando: En el momento de entregar las mezclas a enfermería o cliente externo

Mezclas de Unidosis Oncológicas para clientes externos 9:00 am o antes. (Se reciben las ordenes de producción el día antes y se confirma la orden a las 7:30am)
Las Mezclas de Unidosis Oncológicas para el servicio de enfermería de Oncomedic ltda se entregaran a las 8:30 am, (Se confirma la producción a las 7:00 am)
Las Unidosis No Oncológicas se entregaran a las 5:00 pm el día antes de la aplicación. (La programación debe estar lista antes de las 2:00pm).

Como:

La persona que recibe las mezclas debe asegurarse que la nevera de este debidamente sellada (La cinta debe estar como se envío del servicio farmacéutico).
Tomar temperatura de mezclas termosensibles. (No puede ser mayor a 8ºC)
Verificar fotoprotección, (Bolsa Negra), si es fotosensible.
Nombre del paciente
Medicamento
Dosis
Diluyente empleado para la mezcla
Volumen final de la mezcla.
Si no hay inconvenientes se da por terminado el proceso de entrega.
Si hay inconveniente, se realiza devolución de la mezcla por no cumplir con alguno de los requisitos, se debe hacer bajo las condiciones adecuadas o requeridas por la mezcla (Fotoprotegida, refrigerada) y se informa de inmediato el motivo de la devolución al servicio de farmacia de oncomedic Ltda por medio de correo electrónico o personalmente.
Firmar el acta de responsabilidad entrega de la mezcla.
Firmar la constancia de recibido de la farmacia de las IPS Clientes (en caso que aplique)
Registrar el Acta de entrega (Formulario 41), y quien recibe responde el acta (Formulario 42),donde confirma que esta de acuerdo con lo que se entrego en el formulario 41. y escribe las observaciones pertinentes.

Para Tener en cuenta:

Es importante tener en cuenta los horarios de entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas y no oncológicas a enfermería y clientes externos. Ya que la puntualidad hace parte del sello de calidad que nos debe identificar.
En caso de pacientes que requieren un periodo de infusión de medicamentos de 9 o mas horas; el servicio farmacéutico procurara entregar las mezclas oncológicas alrededor de las 8:30am.
Cuando se tienen eventos programados que afecten el inicio de las actividades del servicio farmacéutico, por ejemplo las capacitaciones de los jueves, se realizan acuerdos previos para para programar los pacientes, en el caso anteriormente descrito se opto por citar los pacientes una hora después de lo acordado para los demás días
No abrir la mezcla durante el transporte
El personal que realiza el traslado de la mezcla debe estar capacitado para manejar derrames accidentales de la misma y contar con los aditamentos requeridos para tal fin.

Distribución de Nutriciones Parenterales

Que: Empaque de la mezcla e información de disponibilidad
Quién: Regente de farmacia central de Mezclas
Cuándo: Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción
Cómo

Reempacar y sellar la Mezcla de acuerdo al Manual Farmacotecnia
Colocar la nutrición en la esclusa Semi gris – Negra
Activar el proceso de transporte y entrega de la nutrición

Dónde: Área Gris
Porque: se requiere activar el proceso de transporte y entrega de mezclas

Consideraciones especiales:

No dejar mas de cinco (5) minutos la Nutrición parenteral en la esclusa, deben ser refrigeradas de inmediato para que no pierdan su estabilidad farmacológica.
Garantizar que las NPT y/o producto correctamente identificados.

Que: Entrega de la mezcla al cliente
Quien: Regente de farmacia o auxiliar de farmacia, Cliente.
Cuando: En el momento de entrega de las nutriciones segun negociación con el cliente
Como:

Mantener los producto seguros y protegidos del calor garantizando que la temperatura de la NP se mantenga entre 2 grados C a 8 grados C.
El acondicionamiento primario debe incluir los mismos datos en su etiquetado que el secundario de la NPT.
Tomar temperatura de las nutriciones (No puede ser mayor a 8ºC)
Verificar fotoprotección, (Bolsa Negra).
Nombre del paciente
Volumen final de la nutrición.
El traslado de la NPT debe hacerse en recipientes térmicos exclusivos, en condiciones pre establecidas
Se debe asegurar que las NPT No contaminen otros materiales ni sean contaminados por otros.
Revisar el estado de Conservacion de la cadena de frio
Si no hay inconvenientes se da por terminado el proceso de entrega.
Si hay inconveniente, se realiza devolución de la nutrición por no cumplir con alguno de los requisitos, se debe hacer bajo las condiciones adecuadas o requeridas para la nutrición (Fotoprotegida, refrigerada) y se informa de inmediato el motivo de la devolución al servicio de farmacia de oncomedic Ltda por medio de correo electrónico o personalmente.
En ningún caso se debe abrir durante el transporte.
El mensajero firma el acta de responsabilidad entrega del medicamento y hace firmar de la farmacia de los Clientes, la constancia de recibido.

Donde: Farmacia de Oncomedic ltda, Farmacia del cliente
Porque: Es fundamental el adecuado transporte y entrega de la nutrición para que conserve su potencial terapeutico

Distribución de Mezclas Magistrales

Que: Distribución de mezclas Magistrales
Quien: Regente de farmacia o auxiliar de farmacia, Cliente.
Cuando: Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción
Como:

Colocar las formulas magistrales en la esclusa Semi gris – Negra
Informa al servicio de farmacia para que se active el proceso de transporte y entrega de mezclas

Consideraciones Especiales:

Garantizar que las formulas magistrales y/o producto se encuentren correctamente identificados.
Asegurar que No contaminen otros materiales ni sean contaminados por otros.
Mantener la formula magistral segura protegida de grados inaceptables de calor, luz, frío, humedad y otros factores negativos.
Revisar que los las formulas magistrales y/o productos termolábiles: conserven las especificaciones de conservaciones del laboratorio fabricante.
Si se entrega directamente al paciente, entregar instrucciones escritas de ser necesario, educar sobre el uso de la mezcla, sus efectos deseados, los efectos adversos posibles, signos de alarma y recomendaciones de retroalimentación, hacer firmar el Acta de entrega.
Si se transporta a un cliente externo, entregar instrucciones escritas de ser necesario, firmar el acta de responsabilidad entrega del medicamento y la constancia de recibido.

Donde: Farmacia Oncomedic, farmacia del cliente.
Porque: Es indispensable asegurar la entrega del producto en adecuadas condiciones al cliente final de acuerdo a la formula medica.

Distribución de Productos Reenvasados o Reempacados

Que: Distribución de Productos reenvasados o reempacados
Quien: Regente de farmacia o auxiliar de farmacia, Cliente.
Cuando: Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción
Como:

Colocar las formulas magistrales en la esclusa Semi gris – Negra
Informa al servicio de farmacia para que se active el proceso de transporte y entrega de mezclas

Consideraciones especiales:

Los productos reenvasados se entregan debidamente rotulados con fecha de vencimiento, lote, invima, nombre del paciente y día de entrega o dispensación.

Si el producto es entregado al paciente

Explicar al paciente las recomendaciones de conservación y uso adecuado del medicamento, así como la importancia del cumplimiento farmacoterapeutico.
Recolectar firma en acta de entrega.

Si el producto se entrega a un cliente externo:

Garantizar que los medicamento reenvasados se encuentren correctamente identificados.
Asegurar que No contaminen otros materiales, ni sean contaminados por otros.
Mantener el medicamento o producto seguros y protegidos de grados inaceptables de calor, luz, frio, humedad y otros factores negativos.
Revisar que los Medicamentos y/o productos termolabiles: conserven las especificaciones de conservaciones del laboratorio fabricante.
El acondicionamiento primario debe incluir los mismos datos en su etiquetado que el secundario del medicamento y/o producto.
Por ningún motivo se debe abrir durante el transporte o antes que el paciente lo vaya a tomar.

Donde: Farmacia de Oncomedic o farmacia del cliente de acuerdo al contrato
Porque: Permite la entrega de la cantidad exacta de medicamentos de acuerdo a la prescripción y no a la presentación comercial interviniendo unicamente en la forma en que es empacado y no en la presentación del producto

Dispensación de Medicamentos no Procesados en la Central de Mezclas.

Que: Dispensación de los medicamentos y dispositivos médicos, aplicando las buenas prácticas de dispensación, contribuyendo al éxito del tratamiento terapéutico
de calidad, segura, económica y racional.
Quien: Regente de Farmacia, auxiliar de farmacia, cliente
Cuando: En el momento que el paciente requiera de la entrega de medicamentos para su administración en casa
Como:

Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción establecidos en el Decreto 2200 de 2005.
No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de reducir la posibilidad de generar eventos adversos.
Revisar la documentación presentada para la entrega de los medicamentos de acuerdo al manual de autorizaciones, los medicamentos que no están contemplados en la Resolución 5521 de 2013 deben ser prescritos y justificados por medio del Formato no POS.
Dispensar los medicamentos al paciente y elaborar acta física de entrega de medicamentos, formulario 37 “Dispensación de medicamentos e Insumos” Firmar por el paciente
Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, método de reconstitución y administración, medición de la dosis, interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia. En caso de ser un medicamento nuevo, que no ha sido usado por el paciente o que represente un riesgo alto, realizar el proceso para una atención farmacéutica por parte del Químico del Servicio Farmacéutico de Oncomedic LTDA.
Rectificar o Registrar los teléfonos y correos electrónicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico.
Hacer el despacho de los medicamentos del inventario con el fin de nivelar inventario físico y magnético.
Despacho de medicamentos para la central de mezclas:
•De acuerdo a la programación enviada por el jefe de enfermería se verifica con la cédula de cada paciente la formula registrada en galenux.
• Si hay medicamentos autorizados para oncomedic se sacan de la gaveta uno(1) (No oncológicos) o del Extraíble uno(1) (Oncológicos), verificando la rotación de los mismos se dispensan los que presentan fecha de vencimiento mas cercana.
• Si son medicamentos que se han entregado por otras farmacias se encuentran almacenados por EPS: Nueva EPS (Gaveta 2), Salud Total (Gaveta 3), Golden group y famisanar (Gaveta 4), emcosalud, Asmetsalud (Gaveta 5), Comparta (Gaveta 6), los medicamentos de cada paciente están apartados por separadores y posiblemente retenidos por bandas de caucho, para evitar se confundan con los de otros pacientes.

• Se despachan del inventario, buscándolo de acuerdo a la estampilla de cada uno, se ubica en el inventario en la gaveta de la cual se tomo y se envía a la central de mezclas despacho manteniendo las condiciones de almacenamiento.

• Se colocan en el recipiente para la desinfección e ingreso al área de producción.

Nota: dentro de la organización no se realiza suministro de medicamentos de control ni antibioticos.

Donde: Farmacia Oncomedic ltda
Porque: Es importante consolidar la educación del paciente sobre el medicamento a suministrar para lograr los mejores resultados terapeuticos y reducir el riesgo

Venta y Entrega de Medicamentos Directamente al Paciente

Que: Dispensación de medicamentos de forma segura que permita la identificación y prevención de problemas potenciales, mediante instrucciones sobre la adecuada utilización del medicamento.
Quien: Regente de farmacia
Cuando: Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción, o el producto y el usuario o la entidad solicita un medicamento concreto, mediante una prescripción médica y orden de entrega o pago en efectivo
Como:

Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción establecidos en el Decreto 2200 de 2005, No dispensar sin orden medica.
No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de reducir la posibilidad de generar eventos adversos.
Revisar la documentación presentada para la entrega de los medicamentos de acuerdo al manual de autorizaciones, los dispositivos que no están contemplados en la Resolución 5521 de 2013 deben ser prescritos y justificados por medio del Formato no POS
Llenar los respectivos recibos de caja menor y/o Facturas para legalizar la venta.
Alistar los medicamentos o dispositivos médicos requeridos.
Dispensar los medicamentos a entregar al usuario según se ha descrito en la orden medica.
Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, cómo reconstituirlos, cómo medir la dosis, qué cuidados debe tener en la administración, horarios , interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia.
Ofrecer una asistencia complementaria mediante Programa de farmacovigilancia y Atención farmaceutica
Rectificar o Registrar los teléfonos y correos electrónicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico.
Hacer el despacho de los medicamentos del inventario, Farmacia_Contenedor_Farmacia despacho. con el fin de nivelar inventario físico y magnético.

Distribución de Insumos

Enviar a farmacia la solicitud de Dispositivos médicos a través del instrumento: Solicitud de medicamentos y/o dispositivos médicos
Alistamientar y dispensar de los Dispositivos Médicos
En caso de ser suministrados para un paciente en particular revisar detalladamente los dispositivos médicos solicitados y/o autorizados, e iniciar el alistamiento de los mismos.
Entregar los dispositivos médicos al jefe de enfermería o al regente de farmacia.
Proceso de entrega en el sistema:
1. Verificar la solicitud en GaleNux listado de pedidos y ordenes de compra, conformación y solicitud para quimioterapia.
2. De acuerdo a la ubicación del insumo se saca y se despacha del inventario de la gaveta de origen a donde se halla hecho la solicitud:
  *Central de mezclas- Central de mezclas Recepción
  *Central de mezclas- Central de mezclas nevera
  *Enfermería-Enfermería Recepción.
  *Enfermería odontología.
  *Enfermería Consultorio(1 o 2)

Donde: Desde la farmacia a sala de aplicación, Central de Mezclas, consultorios.

Porque: Se logra una apropiada gestión de dispositivos médicos dentro de la organización.

Recursos del Procedimiento:

Para desarrollar la actividad de transporte de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos, se debe contar con los siguientes recursos:
Recursos Humano:

Persona que entrega (Funcionario del servicio farmacéutico)
Persona que realiza el transporte de las Mezclas (mensajero)
Persona que recibe (Funcionario de enfermería, o farmacia dependiendo del lugar donde se entreguen las mezclas)

Recursos materiales:

Neveras de icopor
Bolsas foto protectoras
Bolsas plásticas
Pilas frías.
Stock de derrames

Cuadro de Procedimiento

Nombre del Procedimiento.	Distribución de Medicamentos y Dispositivos Medicos
Objetivo del Procedimiento	Cumplir con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad durante el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos, los cuales deben estar exentas de contaminantes, tóxicos, partículas materiales, y cambios ambientales severos, a los cuales pueden estar expuestos durante el transporte a las salas de aplicación, clientes externos y pacientes, garantizando que no se pierda su estabilidad farmacológica para lograr la eficacia del tratamiento fármacoterapéutico esperado.
Responsable	Regente de farmacia, bajo la supervisión del quimico farmaceutico
Alcance	Inicia con la liberación del lote de producción por parte del químico farmacéutico de calidad hace el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos hasta el servicio de enfermería de la IPS ONCOMEDIC LTDA, los clientes externos o usuarios
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Sistema Operativo Oncolinux 2 Manual de Distribución de medicamentos y dispositivos medicos, manual de farmacotecnia, manual de autorizaciones Recurso humano Neveras de icopor Bolsas foto protectoras Bolsas plásticas Pilas frías. Stock de derrames
Pasos	Reempacar y sellar el producto terminado de acuerdo al Manual Farmacotecnia Colocar el producto en la esclusa Semi gris – Negra Activar el proceso de transporte y entrega del producto Realizar la entrega de acuerdo a las especificaciones requeridas por el producto Dejar evidencias

Puntos Críticos

Adecuada Identificación de los productos
Conservación de los productos de acuerdo a los requisitos establecido
Transporte seguro
Entrega a conformidad
Capacitación del personal que realiza el transporte

@@ Línea 82: / Línea 82: @@
 = Procedimiento  =
-Distribución de Unidosis Oncologicas y No oncologicas
+=== Distribución de Unidosis Oncologicas y No oncologicas ===
 *'''Que:''' Empaque de la mezcla e información de disponibilidad