Contratacion

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Servicio Farmacéutico

Identificación

	Nombre		Código
	Manual de contratación, Compras y Gestión de Proveedores		MPAF1
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión

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Revisó y Autorizo Ultima Versión: 

Pendiente de Aprobación 

Introducción

Este Manual incluye los aspectos mas relevantes de la gestión precontractual, contractual y post-contractual del procesos de contratación de oncomedic ltda de modo que se encuentre dentro del ámbito de la Ley, seguridad y calidad que rigen los procesos de la organización, este un documento interno de ONCOMEDIC LIMITADA tiene por objeto integrar la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico –administrativo, atribuciones, estructura orgánica, objetivo y  distribución de funciones entre las diferentes dependencias en lo que tiene que ver con la gestión contractual, del talento humano y la adquisición de bienes y servicios, así como las metodología a seguir al momento de prestar los servicios, contribuyendo a la orientación del personal existente y de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a la temática contractual y a la vez proporcionándole un esquema funcional de los procesos y procedimientos para seleccionar a los contratistas de la misma.

Objetivo

Apoyar la gestión precontractual, contractual y post-contractual de Oncomedic ltda que a la vez se convierta en un instrumento de orientación básica de la contratación dentro del ámbito de la Ley, precisando la normatividad vigente, señalando los parámetros mínimos y los procedimientos que rigen la materia, lo cual permitirá unificar criterios sobre su aplicación.

Alcance

Este Manual incluye los propósitos, objetivos y normatividad legal, bajo la cual deben llevarse a cabo los procesos de contratación, (Precontractual, Contractual y Postcontractual), así:

Marco Conceptual

Marco Legal

Dentro de las disposiciones legales aplicables al proceso de contratación se enuncian las siguientes, sin perjuicio a la aplicación de normas que sobre la materia se expidan con posterioridad a la vigencia de este manual, caso en el cual se entenderán incluidas.

• Constitución Política de Colombia
• Ley 10 de 1990: Por la cual se organiza el Sistema Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones.
• Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el Sistema General de Seguridad Social
• Ley 789 de 2002: Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo del Trabajo.
• Ley 828 de 2003: Por la cual se expiden normas para el control de Evasión del Sistema de Seguridad Social.
• Ley 11 22 de 2007, por medio de la cual se realizan ajustes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Reforma realizada a la Ley 1150 de 2007
• Ley 1474 de 2011
• Decreto 2474 de 2008, 4828 del 2008 y 2516 de 2011 y demás normas concordantes, se modifica y actualiza el Manual de Contratación de ONCOMEDIC LIMITADA.
• Decreto 1703 de 2002: Por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
•  Decreto 4747 de 2007
  

Marco Referencial 

• Principios de Contratación: Son aplicables a la contratación los principios de buena fe, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, el debido proceso, la primacía de lo sustancial sobre lo formal, la igualdad, así mismo se tendrán en cuenta los principios y valores establecidos en el Código de Ética y Buen Gobierno
• Competencia Para Celebrar los Contratos: El Gerente de ONCOMEDIC LIMTIADA, en su calidad de Representante Legal de la entidad y ordenador del gasto, es la persona que tiene la competencia para ordenar y dirigir los procesos de contratación que celebre la institución sin importar su modalidad.

Descripción del Proceso

<u>La Etapa Precontractual comprende:</u>

• Recepción, verificación y consecución de documentos. (Solicitud del bien y/o servicio&nbsp;y estudios previos: técnicos, económicos y jurídicos)
  *Apertura formal de los procesos
  *Recepción de las ofertas
  *Análisis y evaluación de las ofertas por parte de los comités evaluadores

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<u>La Etapa Contractual comprende:</u>

• Elaboración de la minuta del contrato
  *Perfeccionamiento del contrato
  *Legalización del contrato
  *Ejecución del contrato
  *Adelantar procesos de sanción por incumplimiento del contrato cuando sea del caso
  *Adiciones, prorrogas cuando sean requeridas y debidamente justificadas.
  *Verificación y seguimiento a los informes de Supervisión de los contratos.

<u>Etapa Post Contractual:</u>

• Verificación de entradas por parte del área administrativa, o a quien ésta designe,&nbsp;según la necesidad específica del contrato.
  *Verificación de pagos por parte del área financiera
  *Elaboración Acta de Liquidación

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Contratación Interna

Hace referencia a los procesos de contratación que se requieren realizar para la consecución del recurso humano y físico necesario para el adecuado funcionamiento institucional

Contratación de Personal

Oncomedic considera que el recurso humano es fundamental en el proceso de atención, con el objetivo de brindar un adecuado servicio, se realiza el proceso contratación que inicia con una adecuada selección de personal tomando en cuenta los requerimientos de la vacante, el manual de funciones del empleado, el perfil, las pruebas y periodos de prueba si aplica  y se procede a realizar la contratación del personal de acuerdo a la normatividad vigente

Creación de Cargos Nuevos o ampliación del personal en cargos ya existente

• El Director del área que requiere al personal, indica la necesidad de crear el cargo, en elFormato FMGR2A1 De Solicitud Nuevo Cargo al coordinador administrativo
• El Coordinador administrativo analiza el requerimiento de acuerdo al Manual de Funciones existente y define si se requiere la creación de un nuevo cargo con funciones diferentes a las ya existentes o la incorporación de un nuevo funcionario con las funciones de un cargo ya existente o si no se requiere esta solicitud
• Si es necesario la creación del nuevo perfil profesional, o la incorporación de un nuevo funcionario en un cargo ya existente, coordinador administrativo informa a la Gerencia la necesidad de la incorporación de un nuevo funcionario y las características del mismo
• La Gerencia analiza el requerimiento y si lo ve necesario aprueba el proceso de selección
• En caso que la Gerencia apruebe la solicitud el coordinador administrativo o su delegado continua con el proceso de selección de personal
• En caso de que la gerencia no apruebe el coordinador administrativo debe ofrecer una opción para que quede resuelto el inconveniente de carencia de personal.
  

Requerimiento de Personal en Cargos Antiguos: debido a ausencias temporales o permanentes del personal se hace necesario activar el proceso de contratación de personal

Descripción de la vacante: El realizar la descripción de la vacante, permite una adecuada selección de personal pues se enuncian las características que se requieren para ejecutar adecuadamente el cargo tanto desde el punto de vista técnico como humano  atrayendo solicitantes idóneos
Identificación de la necesidad de contratación de personal
Descripción de las características del personal de acuerdo a los requerimientos del cargo Formato de descripción del cargo
Elaboración de instrumento
En caso de contar con formato previo se realiza re-evaluación del mismo de acuerdo a la situación institucional
Evaluación de Hoja de Vida y Verificación de datos

• Selección: Analizar las habilidades y capacidades de los solicitantes a fin de decidir, sobre bases objetivas, cuál tienen mayor potencial para el desempeño de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro, tanto personal como de la organización. La selección del personal debe corresponder a un proceso claro y preciso que parte del conocimiento de la descripción de las funciones que debe cumplir el personal a contratar esta información se obtiene  o se describe en caso de ser un cargo nuevo en el manual de funciones de personal, con base en ello se crea un documento que describa los requisitos de la vacante que se divulga por diversos medios dependiendo las características del cargo, se recepcionan las hojas de Vida Con  los Documentos Anexos, se evalúan las Hoja de Vida y se Verifican los datos.Selección de Personal: Decidir qué solicitantes deben ser contratados exige un proceso de selección apropiado que permita que ingrese a la organización el personal mas idóneo para ejecutar la función requerida, la selección inicia en el momento en que se establece la necesidad de contratar una persona y termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes, incluye la descripción los requerimientos de la vacante, las especificaciones humanas y los niveles de desempeño que requiere cada puesto.

se realizan las  entrevistas  y posteriormente se procede a realizar la selección del personal, que es vinculado a la institución dentro de un periodo de prueba, para finalmente ser contratado.

Verificación de la Información Suministrada en la Hoja de Vida: Oncomedic Ltda se reserva el derecho de verificar la autenticidad de la información, la cual será efectuada por la coordinación de calidad o recursos humanos. Los documentos a verificar en la hoja de vida son:

1. Nombres y apellidos del Aspirante
2. Lugar y Fecha de Nacimiento
3. Numero de Documento de Identidad
4. Profesión
5. Dirección familiar
6. Numero Teléfono Fijo
7. Numero Teléfono Celular
8. Estudios Realizado: Diplomado, Postgrados, Universitario,  Estudios Secundarios. Estudios Primarios
9. Experiencia Laboral
10. Referencias Académicas
11. Referencias Personales
12. Referencias Laborales
13. Soportes documentales

La información en medio magnético debe ser bien diligenciada y completa, No se tomará en cuenta documentación incompleta.
Verificación telefónica de autenticidad de la información, de ser necesario se realiza la verificación de los datos de grado para el caso de las personas con formación en oncologia en el país se realiza verificación en el Listado Oficial de Egresados del Instituto Nacional de Cancerología o se solicitaran pruebas de convalidación de datos.

Entrevista al Personal: Se decidió en el Comité de Calidad Efectuado el día Jueves 8 de Septiembre de 2011 que la entrevista sera realizada por el jefe inmediato y la Coordinadora Administrativa y Financiera en primera instancia. Posteriormente se entrevistara con la gerencia que es la persona facultada para la vinculación del personal.

Los aspectos a indagar son: 1. Estudios realizados 2. Experiencia laboral 3. Aspectos familiares relevantes para el desarrollo del cargo (Estado civil, Personas a carga, ubicación geográfica, entre otras) 4. Referencias familiares 5. Disponibilidad de horarios 6. Aspiración Salarial

Periodo de Prueba: Se incorpora el empleado a la empresa durante un periodo de prueba de máximo 2 meses, en los cuales conoce de cerca la parte operativa del cargo, después de los cuales la administración define la contratación del empleado

Contratación de Personal: Formalizar con apego a la Ley la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la organizacion. Se elabora borrador de minuta Modelo de minuta contrato personal

Contratación con Proveedores

En el Plan General de Desarrollo, institucional realiza un programa de mejoramiento de los procesos administrativos con el objetivo de incrementar la eficiencia de dichos procesos. Para tal fin se proponen las siguientes acciones en el corto y mediano plazo:

Reestructurar el área administrativa para fundamentarla en la planeación y la coordinación, adecuacion de sus procesos de acuerdo a las nuevas exigencias de efectividad y agilidad.

Consolidar la cultura de la racionalización de los recursos con que dispone Oncomedic, involucrando no solo al personal institucional, sino tambien a los usuarios de los servicios.
Optimizar la gestión del gasto y la inversión, fundamentándola en el mejoramiento de los procesos de decisión y procedimientos operativos con la participación y el compromiso institucional.

La contratación de proveedores incluye:

Inscripción de Proveedores en el Sistema

• La inscripción de los proveedores en el sistema permite iniciar el proceso de contratación con mayor eficacia y transparencia así como mayor eficiencia en los procesos de contratación
  
• La inscripción para el registro de proveedores es permanente y personal, para tal fin  el proveedor debe:
• Solicitar y diligenciar el formulario de inscripción de proveedores de Oncomedic Ltda
• Presentar los documentos anexos en medio digital.

1. Cámara de Comercio, Certificado de existencia, Capacidad y representación legal de persona jurídica
2. Formulario de inscripción a la DIAN (Nit o Rut)
3. Referencia de calidad de servicios (opcional)
4. Portafolio de Servicios
5. Propuesta o Cotización de productos y servicios
6. Aclaración de formas de pago y tiempos de entrega
   
7. Experiencia y capacidad demostrables
8. Si es auto retenedor la resolución
   

Verificación de la información Suministrada Por El Proponente : Oncomedic Ltda se reserva el derecho de verificar la autenticidad de la información, la cual será efectuada por la coordinación administrativa y de compras, teniendo en cuenta lo siguiente:

1. No se tomará en cuenta para la inscripción la documentación incompleta.
2. La información en medio magnético debe ser bien diligenciada y completa.
3. Verificación telefónica de autenticidad de la información.

• Formato de Inscripción a Proveedores

• Procedimiento de Evaluación y Selección del Proveedor

Introducción

El proceso de evaluación de proveedores proporciona una valoración de la gestión de calidad del proveedor y de la capacidad de suministro, asegurando así la alineación con las estrategias de gestión del comprador; la evaluación de los proveedores da lugar a una cadena de suministros más competitiva, con ventajas tanto para el comprador como para el cliente final. La metodología incluye criterios cuantitativos y cualitativos entre los que se cuenta:

Auditorias técnicas: facilitan una revisión de las transacciones, los proyectos y los procesos.

Auditorias sociales: evaluá e informa sobre el rendimiento ético y social de una organización. Las organizaciones que se someten a este tipo de auditorias demuestran ser responsables para con sus accionistas.

Auditorias medioambientales: éstas aumentan la eficacia y reducen el costo, mejoran el rendimiento medioambiental, evitan la contaminación, mantienen los recursos, destacan la imagen a ojos del público, de los organismos reguladores, los acreedores crediticios y los inversores.

La resolución de los problemas identificados durante las etapas de evaluación permite el desarrollo de las capacidades del proveedor a un nivel superior, el control del mantenimiento de la calidad y la gestión de la crisis de calidad pero necesita unos esfuerzos sostenidos a largo plazo. Es posible establecer y operar un programa de desarrollo para el proveedor que permita mejorar de la calidad del mismo mediante la creación y seguimiento de planes para este fin, con objetivos específicos, formación sobre calidad, nueva ingeniería que se traduce en  el desarrollo de la autonomía del proveedor en cuanto a la gestión de la calidad.

Implementar un proceso idóneo y objetivo en el suministro resulta rentable para todas las partes, permite brindar servicios de calidad, que sean trasparentes en todo sentido y realizar un esquema de trabajo que incluya tanto al cliente interno como externo que nos lleva a obtener resultados tangibles y de mayor rendimiento tanto económico como de aporte social.

Objetivos

Garantizar la aplicación de criterios establecidos para la evaluación y revaluación de proveedores realizando seguimiento a través de interventoria, controlando aspectos administrativos, técnicos, legales y económicos necesarios que permitan la correcta ejecución de los contratos celebrados entre Oncomedic y los proveedores de acuerdo a cláusulas estipuladas o convenidas entre los mismos.

a) Evaluar y revaluar en forma objetiva los proveedores seleccionados en el proceso de suministros

b) Sentar las bases técnicas, administrativas y económicas que permitan la escogencia de proveedores

Marco Teórico

Las compras afectan la calidad de los servicios que suministra nuestra institución, por tal motivo la adecuada valoración de los proveedores permite no solo el cumplimiento de las normas establecidas por la ISO 9001:2000 sino el mejoramiento permanenente.

Establecer las medidas de control y actividades a seguir para evaluar a los proveedores de Oncomedic, permite determinar el comportamiento de los proveedores en un período, para dar continuidad a la relación comercial, suspenderla temporalmente mientras se solucionan las causas de su suspensión o eliminarla definitivamente, con el propósito de obtener una evaluación de Proveedores más precisa y reducir en lo posible, los riesgos operacionales, financieros y legales que puedan afectar a Oncomedic.

Lo primero que se debe hacer es recordar uno de los 8 principios que fundamentan el modelo ISO 9001:2000, aquel que alude a las “relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor”. La organización debe aspirar a fortalecer las relaciones con sus proveedores, hacer fuerte toda la cadena de suministro, y no únicamente un eslabón. En este sentido, pueden aplicarse con los proveedores las siguientes acciones:

Entablar un contacto fluido y sincero, crear una relación de mutua confianza y colaboración.

Solicitar del proveedor que indique qué se puede mejorar para ayudarle a cumplir con más eficacia los requisitos del producto suministrado. Quizás la comunicación de los requisitos no es del todo completa, o también puede ser necesario planificar mejor las compras para facilitar al proveedor cumplir los plazos de entrega.

Establecer un sistema de medición de la competencia de los proveedores fiable y que permita el seguimiento particular de los proveedores más importantes. La información obtenida se utiliza no sólo para seleccionar a los proveedores, sino para ayudarles a mejorar lo que no está bien.

Enviarles la información sobre su nivel de calidad y solicitarle plan de mejoramiento.

Ofrecer la colaboración de su organización.

Establecer objetivos a los proveedores.

Descripcion del Procedimiento

Se debe seleccionar a los proveedores en función de su capacidad para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organización, de ahí que el proceso “COMPRAS” reciba información del procedimiento de  evaluación de proveedores.

Cuadro de Procedimiento:

Nombre del procedimiento	Evaluación de Proveedores
Coordinador del procedimiento	Coordinador Administrativo
Producto	Adecuada Selección del proveedor
Entrada	Inscripción en la base de datos de proveedores
Pasos	Inscripción de proveedores Selección de proveedores Compras Evaluación de Proveedores Entrega de Informes a los proveedores Plan de mejoramiento Reevaluación de Proveedores
Responsable del proceso	Coordinador de Compras

Instrumento de Selección de Proveedores

• Auditoria para los Proveedores
• Contratación de proveedores: Una vez realizado el proceso de Selección del proveedor se procede a acordar los términos del contrato

• Protocolo de Compras

Introducción

El proceso de compras es muy importante en la calidad de los productos y servicios de Oncomedic limitada

Esta actividad se realiza de acuerdo a la rotación de los productos para aplicación en las salas de Oncomedic o suministros solicitados por las entidades con que se contrata, de acuerdo a estas condiciones se realizan si es necesario pedidos diarios, semanales y mensuales  mediante ordenes de compra

Comité de compras

Aplica la política de compras, verifica las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analiza las ofertas con los criterios definidos, para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa de proveedores.

Crea mecanismos que permitan adquirir los dispositivos médicos y los medicamentos que deban utilizarse en las urgencias evidentes, tanto incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS), como aquellos que no estén incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS).

Químico Farmacéutico: En su cargo de director técnico del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA  emite el concepto técnico al comité para la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos

Descripción de la Actividad

Cuadro de Actividad

Nombre de la Actividad.	Compras
Objetivo de la Actividad	Adquisición de suministros
Responsable	Comité de Compras/ Departamento de Suministros/ Coordinador administrativo
Alcance	Departamento suministros
Requisitos Generales de Operación del Procedimiento	Acta de requisitos del producto (Inicialmente) Orden de compra Instrumento de control de recepción Instrumento de registro de no conformidad

Descripción de la Actividad

• Determinación de los requisitos de los productos a comprar al proveedor.
• Generación de la Orden de compra.
• Ejecución de la compra.
• Despacho y envío de los Medicamentos y dispositivos médicos y otros elementos por parte de los proveedores a la IPS ONCOMEDIC LTDA.
• Al momento de la entrega se realiza inspección del producto así:

1. Control administrativo de entrada (verificación de cantidades y tipo del producto).
2. Control de verificación de especificaciones.
   

• Generación del concepto de aceptación o rechazo de los productos recepcionados
• Recepción de documentos de facturación de los productos
• Causación de documentos de facturación de los productos

Contratación Externa

Contratación con EAPBS

La contratación que Oncomedic Ltda realiza con las diferentes Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, se encuentra regida y enmarcada por el ordenamiento jurídico aplicable. Entiéndase por tal a la Constitución Política, las leyes 50 de 1990, 100 de 1993, 715 de 2001, 1122 de 2007, los Decretos, Resoluciones y Circulares expedidos sobre la materia por los diferentes Órganos de Dirección y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Al definir la contratación con una EAPB, se toma en cuenta:

1. Que dicha entidad cuente con la respectiva habilitación para ejercer su objeto social dentro de la misma cobertura territorial en que Oncomedic Ltda ejerce el suyo.
2. Determinar el régimen de salud: contributivo, subsidiado, medicina prepagada, plan adicional o complementario.
3. Determinar los servicios incluidos en contrato.
4. Las tarifas a las cuales se prestarán los servicios.
5. El trámite y los términos para el pago por los servicios médicos prestados.
6. La forma de solicitar y expedir autorizaciones de servicios, referencia y contrarreferencia.
7. Causales de terminación del contrato.
8. Forma de solución de las posibles controversias originadas en virtud del contrato.
9. Fecha de iniciación del contrato, vigencia y prórroga.

Cuando las partes hayan llegado a un acuerdo definitivo sobre los puntos anteriormente indicados, se procederá a la elaboración de la correspondiente minuta,será revisado por el área jurídica de Oncomedic Limitada y posteriormente el Representante Legal suscribirá el contrato.

Una vez suscrito (firmado) el contrato, se suscribirán las pólizas que amparen el cumplimiento del mismo y se levantará el acta de inicio del contrato.

Durante el período de ejecución del contrato, es posible la realización de ajustes o correcciones, de acuerdo a las necesidades del momento, siempre y cuando dichas modificaciones no aleteren la esencia misma del contrato. Toda modificación sobre cualquier aspecto del contrato, deberá ser realizada mediante otrosí al contrato, firmado tanto por el Representante Legal de Oncomedic Limitada como de la Entidad Administradora de Planes de Beneficios.

Al finalizar el contrato, bien sea por vencimiento del período inicial o de sus correspondientes prórrogas, o por alguna de las causales de terminación anticipada pactadas, se levantará el acta final de liquidación del contrato, determinando lo saldos y obligaciones pendientes de cada una de las partes.

Es importante tener en cuenta que a la Compañía de Seguros que expidió la póliza para amparar el cumplimiento del contrato, se le debe dar aviso respecto de la totalidad de modificaciones en cuanto a la vigencia del contrato, con el fin de renovarlas o prorogarlas.

• Cuadro Relación Contratos EAPBS
• Cuadro de relación con las EAPBS