Manual de Funciones de Personal

Regresar Talento Humano

Identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Gestión de Recursos Humanos Funciones de Personal		MGR2A
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2003/01/10	2011/09/08	8

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad 2011/09/08

Introducción

Acorde a la importancia que la organización le da al talento humano se establece en el presente manual en donde se realiza la descripción para cada puesto de trabajo y rol con su respectiva denominación, categoría o sección a la que pertenece, autoridad, funciones, requisitos académicos, experiencia mínima requerida, documentos que acreditan el perfil, características humanas y técnicas indispensables para la adecuada ejecución de las funciones frente a los retos de la organización, con el propósito de cumplir adecuadamente con su misión.

Objetivos

• Facilitar el proceso de selección de personal.
• Identificar las necesidades de capacitación  y desarrollo del personal.
• Servir de base en la calificación de méritos y la evaluación de puestos.
• Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Propiciar la uniformidad en el trabajo.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
• Integrar y orientar al personal nuevo, ya que facilita su incorporación a las diferentes unidades operativas.
• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos.

Alcance

El proceso inicia con la identificación de la necesidad de creación de un puesto de trabajo o un rol, la descripción articulada de las características de la organización, la selección del personal apropiado para cada tarea, y la evaluación de los desempeños y los respectivos planes de mejoramiento logrando.

Descripción

La complejidad de los productos y servicios suministrados por Oncomedic exige un personal idóneo para lograr eficacia, seguridad y calidad,  la gestión del recurso humano es una preocupación fundamental de la organización,  parte del establecimiento y optimización de las actividades y roles que permita un funcionamiento apropiado, hasta el desarrollo del individuo, sus potencialidades, su bienestar tanto físico como psicológico y social, por tal motivo se  busca  personal que no solamente reúna los requisitos para desempeñar adecuadamente las funciones,  “El personal adecuado para el puesto adecuado”,  si no personas con un alto respeto por la dignidad humana, sentido de equidad, responsabilidad y compromiso, con una férrea capacidad de servicio y crecimiento personal, factores difíciles de evaluar pero fundamentales en el desempeño.

• Criterios Generales : Es obligación de todo el personal de Oncomedic  

1. Apoyar el desarrollo integral de las acciones administrativas y asistenciales de Salud@rte oncomedic, asegurando los resultados operativos y financieros alineados con los objetivos estratégicos y la propuesta de valores de la organización.
2. Seguir los principios deontologicos de la organización que permiten una adecuada relación tanto con los compañeros de trabajo y como con los pacientes
3. Comprometerse en realizar su labor de acuerdo al direccionamiento estratégico y a la cultura organizacional de calidad, humanidad y seguridad
4. Vigilar la adecuada difusión de la organización
5. Cuidar los recursos institucionales
6. Conocer y participar en el desarrollo de programas, procesos y procedimientos, desde la planeación, ejecución, evaluación y mejoramiento continuo segun el cargo que desempeña
   
7. Participar en la evaluación, diseño, ejecución seguimiento los Planes de mejoramientos de reportes de eventos adversos desviaciones y quejas, según los requerimientos de cada caso.
8. Participar en capacitaciones y comités de la organización en los que sea requerido
9. Cumplir con los reglamentos, normas, disciplina laboral y horario  existentes en Oncomedic LTDA.
10. Mantener las condiciones de orden aseo y seguridad personal y de su entorno
11. Actualizar conocimientos en el área de desempeño
12. Tener una actitud resolutiva, favoreciendo el trabajo en equipo y la innovación
13. Verificar la integridad y consistencia de la información existente y participar en los procesos documentales organizacionales de acuerdo a  su area de desempeño
    

• Análisis de Cargos: Debido a que inicialmente la institución no contaba con un manual de funciones del cargo y las características de la empresa lo exigían se realizo el análisis de cargo en el que se puso de manifiesto deberes, tareas o actividades que se realizaban en los diferentes puestos de trabajo mediante la recolección de la  información con entrevistas, cuestionarios, observación y se procedió a realizar la descripción del cargo
  
• Descripción del Cargo: La caracterización del cargo es muy importante en la selección del personal permite que el funcionario sepa lo que se espera de el, cuales son sus funciones, quien es su jefe, que personas tiene a su cargo, la descripción de cada cargo incluye:

1. Denominación: El título del puesto.
2. Categoría o Sección: Describe si realiza actividades administrativas o asistenciales
3. Autoridad: Describe el nivel jerárquico y las personas sobre las que tiene autoridad
4. Funciones: Enuncia el perfil general de las actividades que realiza el personal de dicho cargo
5. Requisitos académicos:Son las exigencias mínimas para acceder al puesto de acuerdo al nivel de escolaridad 
6. Experiencia Mínima: Tiempo de experiencia en un desempeño especifico
7. Acreditación: Documentos solicitados para comprobar los datos suministrados
8. Características Humanas: Describe los requisito humanos que se necesitan para desempeñar la actividad
9. Características Técnicas: Describe los requisito técnicos que se necesitan para desempeñar la actividad

• Creación de Cargos Nuevos o Ampliación del Personal en Cargos ya Existente: cuando por las características de producción o prestación del servicio se requiere aumentar el numero de personas en un cargo o crear uno  nuevo  se deben realizar los siguientes pasos:
  

1. El Director del área que requiere al personal, indica la necesidad de crear el cargo, en el Formato  FMGR2A1 De Solicitud Nuevo Cargo que se encuentra en home/documentos/formatos y lo presenta al coordinador administrativo
2. El coordinador administrativo analiza el requerimiento de acuerdo al manual de funciones  y define si se requiere la creación de un nuevo cargo con funciones diferentes a las ya existentes,  la incorporación de un nuevo funcionario con las funciones de un cargo ya existente o si no se requiere esta solicitud
3. Si es necesario la creación del nuevo perfil profesional, o la incorporación de un nuevo funcionario en un cargo ya existente, coordinador administrativo informa a la Gerencia la necesidad de la incorporación de un nuevo funcionario y las características del mismo
4. La Gerencia analiza el requerimiento y si lo ve necesario aprueba el proceso descripción del cargo y/o de selección del personal.
5. En caso de que la Gerencia apruebe la solicitud el Jefe de área inicia el proceso de selección de personal
6. En caso de que la gerencia no apruebe el coordinador administrativo debe ofrecer una opción para que quede resuelto el inconveniente de carencia de personal.

Descripción del Cargo

Cargos y Roles Administrativos

Gerente

• Denominación: Gerente / Representante Legal
  
• Categoría: Administrativo
• Autoridad: El Gerente le reporta sus actividades la Junta de Socios y tiene autoridad sobre todos los funcionarios
• Funciones: Garantizar el desarrollo integral de las acciones administrativas y asistenciales de Salud@rte oncomedic, asegurando los resultados operativos y financieros alineados con los objetivos estratégicos y la propuesta de valores de la organización.
  

1. Facilitar e impulsar el cumplimiento del direccionamiento estratégico y las políticas de la organización.
2. Aprobar contratación con los clientes externos, internos y proveedores.
3. Vigilar los procesos de calidad, seguridad, y humanización de la organización.
4. Dirigir los procesos administrativos y financieros de la empresa.
   
5. Direccionar los recursos para la gestión de la organización
6. Liderar estrategias de innovación y crecimiento empresarial

• Requisitos Académicos: Especialista en salud o en administración
• Experiencia Mínima: 2 Años
• Acreditación: Tarjeta profesional, Acta de grado, Certificados de las capacitaciones realizadas
  

• Características Humanas: Capacidad de Liderazgo e Innovación, Manejo de grupos, trabajo en equipo, 
• Características Técnicas: Competencias administrativas, conocimientos en Sistemas.

Nota:  En caso de ausencia temporal o permanente del gerente la junta de socios designara un subgerente quien cumplirá las funciones del gerente durante su ausencia.

Coordinador de Calidad

• Denominación: Coordinador de calidad
  
• Categoría: Administrativo
• Autoridad: Reporta sus actividades a la Junta de Socios  y el gerente.
• Funciones: 
  

1. Coordinar las actividades que permitan el desarrollo de calidad institucional.
   
2. Promover y motivar el desarrollo de la cultura organizacional, conductas y comportamiento de calidad, humanidad y seguridad.
   
3. Concertar las metodologías para evaluar las condiciones de calidad, protocolos y normas de calidad de la organización.
4. Liderar los procesos de gestión documental de la organización
5. Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento, indicadores de gestión.
6. Programar inspecciones y auditorias internas periódicas
7. Analizar los registros y estadísticas de las actividades de gestión de calidad
   
8. Colaborar con los funcionarios externos en las actividades que estos adelanten en la empresa

• Requisitos Académicos: Especialista en salud o en administración
• Experiencia Minima: 2 Años
• Acreditación: Tarjeta profesional, Acta de grado, Certificados de las capacitaciones realizadas
  

• Características Humanas: Capacidad de Liderazgo, Manejo de Grupos
• Características Técnicas: Experiencia en el área administrativa de al menos dos año; Conocimientos en Sistemas.
  

Administrador Financiero

• Denominación: Administrador financiero
• Categoría:  Administrativo
• Autoridad: Reporta sus actividades a la Gerencia y a la Dirección de Calidad,  ejerce autoridad sobre todo el personal administrativo y sobre el personal asistencial en cuanto a temas administrativos.
• Funciones: 
  

1. Coordinar la legalización de los procesos administrativos y asistenciales
   
2. Mantener claras las condiciones de contratación con las EPS y con proveedores en general
3. Desarrollar estrategias de mercadeo y seguimiento a clientes actuales y potenciales.
4. Liderar la gestión de recursos de la organización controlando y verificando el cumplimiento de las funciones del personal con base en criterios de racionalidad administrativa y el mantenimiento de equipos, e infraestructura .
5. Realizar informes de gestión de forma mensual donde se evidencie el desarrollo de la empresa
   
6. Realizar auditorias interna y externas que permitan verificar la calidad en el servicio suministrado en coordinación con el departamento de calidad
7. Controlar la gestión  financiera de la organización liderando los procesos de facturación, recaudo de cartera, pago a proveedores
   

• Requisitos Académicos: Especialista en Salud y/o finanzas
• Experiencia mínima: Experiencia profesional mínima de dos (2) años, contados a partir de la fecha de grado.
• Acreditación: Certificado de estudio
• Características Humanas: Capacidad de liderazgo, manejo de grupos y trabajo en equipo
• Características Técnicas: Experiencia en el área administrativa de al menos dos año, Conocimientos en Sistemas.

Auxiliar de Calidad

• Denominación: Auxiliar de calidad
  
• Categoría: Administrativo
• Autoridad: No tiene autoridad frente a ningún funcionario, presenta sus informes al coordinador de calidad y al gerente
• Funciones: 
  

1. Diligenciar y reportar los indicadores de gestión de la organización.
   
2. Generar y reportar la información estadística y epidemiológica a la institución y las entidades exigidas.
3. Llevar registros y estadísticas de las actividades de gestión de calidad
4. Apoyar al personal para la adecuada documentación y seguimiento de los procesos dentro de la organización.
   
5. Archivar, mantener disponible y ordenada la documentación de calidad
   

• Requisitos Académicos:  Técnico o profesional en áreas administrativas o de salud
• Experiencia Mínima: 2 Años
• Acreditación: Tarjeta profesional, Acta de grado, Certificados de las capacitaciones realizadas
  

• Características Humanas: Capacidad de Liderazgo, manejo de Grupos, responsabilidad
• Características Técnicas: Experiencia en el área administrativa de al menos dos año; Conocimientos en Sistemas

Secretaria Ejecutiva

• Denominación: Secretaria Ejecutiva
• Categoría: Administrativo
• Autoridad:  Le reporta su actividad a la Gerencia y al administrador financiero, no ejerce autoridad sobre ningún funcionario.
• Funciones: 
  

1. Apoyar de forma operativa los procesos financieros,  facturación,  gestión de glosas, conciliaciones y recaudo de cartera.
2. Documentar y manejar los archivos
   
3. Generar y reportar la información estadística, epidemiológica, reportes de atención Rips  a la institución y las entidades que lo requieran.
   
4. Realizar registro de funcionarios, visitantes, usuarios y/o pacientes.
   
5. Archivar facturas de venta (Oncomedic Ltda)
   

• Requisitos Académicos: Profesional Universitario, o tecnologo en administración y/o finanzas 
• Experiencia Mínima: No requiere experiencia
  

• Acreditación: Certificado de estudio
• Características Humanas: Capacidad de liderazgo, manejo de grupos, trabajo en equipo
• Características Técnicas: Requiere conocimientos en Sistemas.

Auxiliar Administrativo

• Denominación: Auxiliar Administrativa
• Categoría: Administrativo
• Autoridad: Le reporta su actividad a la Dirección Administrativa. No ejerce autoridad sobre ningún funcionario
• Funciones: 
  

1. Coordinar agendas de consulta.
2. Atender a los usuario en la asignación de citas, recepción de llamadas, direccionamiento, sala de espera.
3. Recibir, verificar y archivar correspondencia.
   
4. Responder por el manejo operativo de caja menor
5. Recibir, verificar y archivar correspondencia de ONCOMEDIC LTDA.
   
6. Recepcionar las autorizaciones de EPS verificando que las órdenes médicas y autorizaciones estén en apropiadas condiciones para subirlas diariamente al área de facturación.
   
7. Recibir el copago de los usuarios y entregar al administrador
8. Registro de ingreso y salida de personal interno y externo a Oncomedic Ltda.
   

• Requisitos Académicos: Bachiller, técnico profesional
• Experiencia mínima: No requiere experiencia previa
• Acreditación: Certificado de estudio
• Características Humanas: Capacidad de Liderazgo,  Manejo de Grupos
• Características Técnicas: Conocimientos en Sistemas, atención al usuario.

Coordinador de Facturación

• Denominación: Coordinador de facturación
• Categoría: Administrativo
• Autoridad: No ejerce autoridad sobre ningún funcionario
• Funciones: 
  

1. Elaborar las facturas
2. Recolectar y verificar los soportes de facturación
3. Vigilar la gestión de las autorizaciones recibidas 
   

• Requisitos Académicos: Bachiller con formación técnica
• Experiencia mínima: 2 años
• Acreditación: Certificado de estudio
• Características Humanas: Responsabilidad, respeto, orden
• Características Técnicas:  Conocimientos en Sistemas.

Contador

• Denominación: Contador
• Categoría:  Administrativo
• Autoridad: No ejerce autoridad sobre ningún funcionario
• Funciones: 
  

1. Coordinar los procesos financieros y  la contabilidad institucional
2. Presentar informes semestrales sobre los estados financieros institucionales al gerente y a la junta de socios 
3. Cumplir con la normatividad financiera
   

• Requisitos Académicos: Profesional en contabilidad
• Experiencia mínima: 2 años  en el area de competencia
• Acreditación: Certificado de estudio, tarjeta profesional
• Características Humanas: Capacidad de Liderazgo,  Manejo de Grupos
• Características Técnicas:  Conocimientos en Sistemas.

Auxiliar Contable y de Personal

• Denominación: Contador
• Categoría: Administrativo 
• Autoridad: No ejerce autoridad sobre ningún funcionario
• Funciones: 
  

1. Desarrollar procesos financieros  y la contabilidad institucional
2. Gestionar los recursos humanos, la nomina y los aportes para-fiscales
3. Realizar gestión para pagos a proveedores dentro de los requisitos de ley
4. Presentar informes semestrales sobre los estados financieros institucionales
   
5. Cumplir con la normatividad legal financiera
6. Ingresar recibos de pago (Facturas) al sistema (Red virtual Oncolinux).
   

• Requisitos Académicos: Profesional en contabilidad
• Experiencia mínima: No requiere experiencia previa
• Acreditación: Certificado de estudio
• Características Humanas: Capacidad de Liderazgo Manejo de Grupos
• Características Técnicas: Conocimientos en Sistemas y contabilidad

Asesor Jurídico

• Denominación: Abogado
• Categoría: Administrativo
• Autoridad: No tiene autoridad sobre ningún funcionario, es un asesor de la organización presenta informas al gerente, coordinador administrativo y de calidad
• Funciones:  

1. Asesorar legalmente a la organización.
2. Representar a la organización en caso que así se requiera
3. Gestionar los contratos
4. Participar en las conciliaciones cuando así se requiera
   
5. Presentar informes a la gerencia y a la Junta de socios.
6. Apoyo jurídico al personal que lo requiera.

• Requisitos Académicos: Abogado con especialización administrativa o en sistema de seguridad social
• Experiencia Mínima: mínimo de dos (2) años contados a partir de la fecha del grado.
• Acreditación: Certificados de estudios
  
• Características Humanas: Capacidad de liderazgo, manejo de Grupo, responsabilidad
• Características Técnicas: Experiencia  dos años, Conocimientos en Sistemas
  

Auxiliar de Servicios Generales 

• Denominación: Auxiliar de Servicios Generales
• Categoría: Administrativo/Asistencial
• Autoridad: Le reporta sus actividades a la coordinación asistencial, de farmacia y administrativo, no ejerce autoridad sobre ningún funcionario
• Funciones: 
  

1. Velar por el cumplimiento de las normas de orden aseo bioseguridad y gestión de residuos dentro de la organización, verificando la adecuada segregación y gestión interna de los residuos
2. Limpiar, desinfectar y sanitizar las áreas de acuerdo a los protocolos establecidos
3. Entregar los residuos a los empresas encargadas de su disposición final y realizar el reporte en el sistema
   
4. Seguir los cronogramas de rotación de desinfectantes
5. Servir de apoyo en la gestión de bioseguridad dentro de la organización
6. Cumplir con las conductas apropiadas en áreas controladas.
   

• Requisitos Académicos: Cursos en gestión de residuos y bioseguridad
• Experiencia Mínima: No requiere
• Acreditación: Certificados de los cursos 
• Características Humanas: Responsabilidad, respeto
• Características Técnicas: Conocimientos en gestión de residuos, bioseguridad, sistemas

Coordinador Administrativo:  La gerencia delega la función de coordinar el area administrativa, otorgándole autoridad inmediata frente al personal del departamento administrativos y financiero y sobre aspectos logísticos, articulado a la administración de la organización, debe participar en las reunines de dirección y en el comite de calidad a fin de dar participación de dicho departamento en la dirección de la organización

Cargos y Roles Asistenciales

Enfermero Profesional

• Denominación: Enfermero Profesional Universitario
• Categoría: Asistencial
• Autoridad: Le reporta sus actividades al director asistencial si aplica  y a la Gerencia, ejerce autoridad sobre el personal de enfermería.
• Funciones:

1. Coordinar el personal de enfermería verificando el cumplimiento de sus funciones con base en criterios de racionalidad administrativa y pertinencia científica
   
2. Apoyar las Capacitaciones a usuarios internos y externos,  en salud, motivación, prevención, promoción, manejo de complicaciones entre otros aspectos.
3. Verificar la documentación necesaria para la realizar los procedimientos clínicos (autorizaciones, consentimiento informado, cuadro de quimioterapia y de materiales e insumos), así como realizar constancias de asistencia, cuando el usuario lo requiera (este quede registrado en el sistema).
4. Realizar diariamente los registros Asistenciales / Notas de enfermería, Rams, notas publicas, reporte de eventos adversos, reportes de consumo de insumos, medicamentos.
5. Realizar los tramites administrativos que permitan el ingreso al sistema de las historias clínicas de pacientes que son formulados por personal externo a la institución con el fin de cumplir la orden medica.
   
6. Coordinar la gestión de medicamentos e insumos medicos en la sala de aplicación y los consultorios desde la recepción, almacenamiento, manejo y control el stock, generales y de carro de paro, gestión de residuos y devoluciones de acuerdo a los protocolos y a los requisitos de cada producto
   
7. Aplicar los medicamentos en condiciones de seguridad y calidad desde su programación y asignación, hasta el seguimiento de acuerdo a las órdenes médicas y protocolos institucionales.
   
8. Coordinar en los consultorios y la sala de quimioterapia, las condiciones de orden, asepsia y seguridad mediante mantenimiento, preventivos, correctivos, calibraciones, y demas procesos y procedimientos de gestión del ambiente físico.
9. Liderar las actividades del equipo asistencial de saludarte oncomedic.
10. Realizar auditoria de historias clínicas de acuerdo al protocolo, (Liderar el comite de registros asistenciales), reporte y analisis de indicadores del servicio asistencial.

• Requisitos Academicos: Profesional Universitario en enfermería, Preferiblemente formación universitaria en enfermería oncológica, si no es posible por lo menos debe acreditar 300 horas de capacitación en el área.
• Experiencia Mínima: Experiencia en la aplicación y manejo de quimioterapicos y pacientes crónicos de 1 año.
• Acreditación: Tarjeta profesional expedida por el ministerio de salud, tarjeta profesional del Tolima, cerificado de estudios y de cursos.
• Características Humanas: Capacidad de Liderazgo, Manejo de Grupos
• Características Técnicas: Habilidades y destrezas en administración de medicamentos, cuidado del paciente crónico, Capacidades en educación, Conocimientos en Sistemas

Auxiliar de Enfermería

• Denominación: Enfermero Auxiliar
• Categoría: Asistencial
• Autoridad: Le reporta sus actividades al enfermero profesional, no ejerce autoridad sobre ningún funcionario
• Funciones: 

1. Recepcionar la autorización de aplicación, confirmar la programación al paciente vía telefónica, indicándole si falta algún soporte o requisito.
   
2. Realizar vía telefónica o por Internet los reportes al médico o médicos sobre condiciones particulares del paciente para definir o clarificar las conductas en caso de ser necesario.
3. Apoyar la atención al usuario, brindando información de los tratamientos,  recepción de pacientes para quimioterapia, toma de signos vitales, canalización de pacientes, administración de medicamentos.
   
4. Diligenciar formatos y registros asistenciales y administrativos requeridos en y para la atención como solicitudes a farmacia, formulario de aplicación de quimioterapia, registro para el cobro de insumos.
   
5. Brindar asistencia o apoyo en consultas médicas, toma de signos vitales, verificación de la formulación en dosis, cantidad, soportes pos y exámenes especializados, realizar impresión registros asistenciales incluido el consentimiento informado,  entregarlos al paciente dando las instrucciones.
6. Seguimiento a los usuarios que están en tratamientos activos, realizando el reporte de eventos adversos de acuerdo a los protocolos institucionales
   
7. Recibir los medicamentos e insumos tanto en físico y digital,  control de inventario de Carro paro, Stock general y de derrames de los consultorios y sala de aplicación,  registro diario del consumo de insumos.        
8. Verificar que los consultorios y la sala de aplicación cuente con los implementos requeridos para la atención y esten en condiciones apropiadas de orden, aseo y bioseguridad,  cambio de tendidos y sanitización entre pacientes.
   
9. Educar a pacientes, familiares y acompañantes sobre motivación, prevención, promoción, manejo de complicaciones entre otros aspectos.
   
10. Cumplir con las conductas apropiadas en áreas controladas.
    

• Requisitos Académicos: Técnico en enfermería
• Experiencia Mínima: Experiencia en la aplicación y manejo de quimioterapicos y pacientes crónicos.
• Acreditación: tarjeta profesional del Tolima, cerificado de estudios y de cursos.
• Características Humanas: Capacidad de Liderazgo Manejo de Grupos
• Características Técnicas: Especialista en el área de la salud o áreas administrativas, Conocimientos en Sistemas
  

Medico U Odontologo Especialista

• Denominación: Medico u Odontologo Especialista
• Categoría: Asistencial
• Autoridad: Le reporta su actividad a la Coordinación Asistencial. No ejerce autoridad sobre ningún funcionario
• Funciones: 
  

1. Atender de consulta externa especializada bajo los parámetros de calidad, pertinencia, seguridad, racionalidad técnico científica y empatia establecidos.
2. Realizar procedimientos e intervenciones si aplica previo diligenciamiento del consentimiento informado.
   
3. Diligenciar la la historia clínica, formulas y documentación requerida para cada intervención de acuerdo a los criterios establecidos y a la normatividad vigente.
   
4. Informar y educar al paciente respecto a su patología, las medidas de control recomendadas, los signos de alarma y las recomendaciones terapéuticas.
5. Dar recomendaciones utilizando el sistema informativo institucional que permitan el seguimiento y control apropiado del paciente
6. Manejar apropiadamente el sistema de referencia y contrarreferencia.
   
7. Cumplir con las conductas apropiadas en áreas controladas.
   

• Requisitos Académicos: Certificado de estudios como medico u odontologo, especialidad y demás cursos
• Experiencia mínima: No requiere experiencia anterior.
• Acreditación: Tarjeta profesional expedida por el ministerio de salud, tarjeta profesional del Tolima, cerificado de estudios y de cursos.
• Características Humanas: Capacidad de Liderazgo, Manejo de Grupos
• Características Técnicas: Especialista en el área de la salud o áreas administrativas, Conocimientos en Sistemas

Coordinador Asistencial: La gerencia delega una persona que por sus características humanas y técnicas sea idones para representar al personal asistencial en el comite de calidad, las reuniones de dirección y las juntas de socios,  otorgándole autoridad inmediata frente al personal del Servicio en aspectos administrativos y logísticos, articulado a la administración de la organización.

Cargos y Roles del Servicio Farmacéutico

Director Técnico del Servicio Farmacéutico

• Denominación: Químico Farmacéutico Coordinador de Calidad Servicio Farmacéutico, Director técnico
• Categoría: Asistencial
• Autoridad: Ejerce autoridad frente al personal del Servicio Farmacéutico en lo referente a aspectos técnicos.
• Funciones:

 Garantizar la calidad, coordinar y  dirigir las actividades técnicas en el Servicio Farmacéutico de Salud@rte oncomedic articuladamente  con el coordinador administrativo del servicio, velando por el cumplimiento de los requisitos de calidad y seguridad desde la selección, adquisición, Adecuación y distribución para prestar un mejor servicio al cliente interno y externo.

1. Respaldar científicamente el servicio farmacéutico y realizar la dirección técnica  en la gestión de Medicamentos, dispositivos médicos, y demás productos farmacéuticos.
2. Farmacotecnia: Verificar el cumplimiento de protocolos de elaboración de unidosis, reenvase y reempaque de acuerdo a las lineas de producción autorizadas por INVIMA. garantizando la calidad, estandarizando protocolos, procesos y procedimientos
   
3. Verificar  la calidad de las preparaciones farmacéuticas desarrolladas durante todo el proceso de producción incluyendo la pre y post-elaboración, control de calidad de producto terminado en las cinco lineas certificadas por el INVIMA. dejar las evidencias documentadas en etiquetas y el sistema.   
   
4. Realizar auditorias de calidad interna dirigidas al servicio farmacéutico o de otras dependencias de la organización o auditorias externas a proveedores articuladas con el departamento de calidad, con el fin de velar por la aplicación de los protocolos de bioseguridad e higiene, seguridad del paciente y demás requeridos de acuerdo al grado de criticidad en el procesos productivo y los cronogramas.
5. Participar en el comité de compras de medicamentos e insumos, Organizar y planear el comité de Farmacia y Terapéutica.
   
6. Cumplir y hacer cumplir con las conductas apropiadas en áreas controladas.
   
7. Presentar informes al departamento de calidad, coordinación administrativa del servicio farmacéutico, comités o/y gerencia según requerimientos.
8. Diligenciar y/o Verificar el diligenciamiento de los registros del Servicio Farmacéutico.
9. Apoyo en los procesos Técnicos y Logísticos del servicio farmacéutico
   
10. Realizar la Atención Farmacéutica
11. Liderar el programa de farmacovigilancia y tecnovigilancia de la organización, parametrizar los productos farmacéuticos (Sistema red Oncomedic Ltda., Oncolinux II) y dispositivos médicos de acuerdo a los protocolos y normatividad vigente, verificar su calidad, y  gestión de hoja de vida inventario, calibración, validación de equipos y sistemas de apoyo crítico del Servicio Farmacéutico, coordinación de Mantenimiento de la infraestructura .
    
12. Realizar y analizar datos de farmacoepidemiologia de la organización 
    
13. Verificar la limpieza, desinfección y sanitización de las áreas de producción y la realización de controles de microbiologicos.
    
14. Coordinar articuladamente con el departamento de calidad auditorias interna al servicio farmacéutico u otras dependencias de la organización y auditorias externas a proveedores, con el fin de velar por la aplicación de los protocolos de bioseguridad e higiene, seguridad del paciente  de acuerdo al grado de criticidad   y los cronogramas

• Requisitos Académicos: Profesional en Química Farmacéutica
• Experiencia Minina: Se requiere una experiencia profesional mínima de tres (3) años, contados a partir de la fecha de grado, adicionalmente, se requiere experiencia comprobada en los procesos que se desarrollan en Laboratorio Farmacéutico.
• Acreditación: Tarjeta profesional expedida por el Colegio Químico Farmacéutico y Registro Profesional de la Secretaría de Salud departamental, certificado de estudios.
• Características Humanas: Capacidad de liderazgo, manejo de grupos, trabajo en equipo, responsabilidad, respeto.
• Características Técnicas: Especialista en el área de la salud o áreas administrativas, Conocimientos en Sistemas

Coordinador de Producción del Servicio Farmacéutico

• Denominación: Químico Farmacéutico de Producción,  el Comité de Calidad del 8 de septiembre de 2011 decidió la contratación un químico de producción por prestación de servicios.
• Categoría: Asistencial
• Autoridad: Ejerce autoridad sobre personal logístico del servicio farmacéutico en el aspecto técnico
• Funciones: 
  

1. Verificar orden de producción, alistamiento de insumos, medicamentos, etiquetas de identificación de los productos con nombre, identificación (cédula), datos del medicamento (nombre del medicamento, cantidad, solución a utilizar para la reconstitución) y comparándolos con  programación de quimioterapia y/o la orden medica.
   
2. Verificar las condiciones ambientales del área, limpieza de la cabina al inicio y final de la labor en la central de mezclas.
   
3. Cumplir con las conductas apropiadas en áreas controladas.
4. Revisar y seguir el protocolo de ajuste de acuerdo al medicamento, solución, diluyente, condiciones de luz  y  temperatura requeridos.
5. Realizar el ajuste de la dosis prescritas por el medico  en las líneas de producción certificadas.
6. Verificar la calidad de formularios en cuanto a la información del paciente, medicamento y demás datos como  lote y  fecha de la preparación.
7. Informar y/o sugerir y participar en los planes de mejoramiento y actividades de mejoramiento continuo del servicio farmacéutico y/o la organización
8. Diligenciar los soportes en los formularios de orden de producción en las 5 líneas certificadas de acuerdo a los requerimientos.
   

• Requisitos Académicos: Profesional en química farmacéutica
• Experiencia Mínima: Se requiere una experiencia profesional mínima de tres (3) años, contados a partir de la fecha de grado, adicionalmente, se requiere experiencia comprobada en los procesos que se desarrollan en Laboratorio Farmacéutico.
• Acreditación: Tarjeta profesional expedida por el Colegio Químico Farmacéutico y Registro Profesional de la Secretaría de Salud.
• Características Humanas: Capacidad de liderazgo, manejo de grupos, trabajo en equipo, responsabilidad, respeto.
• Características Técnicas: Especialista en el área de la salud o áreas administrativas Conocimientos en Sistemas.

Químico Farmacéutico de Apoyo De Producción

• Denominación: Químico Farmacéutico de Apoyo en Producción (Puede estar vinculado a la IPS ONCOMEDIC LTDA, por periodos de tiempo de acuerdo a los requerimientos)
• Categoría: Asistencial
• Autoridad: No ejerce autoridad sobre ningún funcionario, reporta sus actividades al químico de producción.
• Funciones: De acuerdo a los requerimientos para los cuales es contratado como programaciones en el sistema, ordenes de producción de nutriciones parenterales, apoyo en los registros de farmacia y central de mezclas, participación de procesos, producción de Unidosis Oncológicas y NPT, confirmación y solicitud de quimioterapia, autorización de producción.
  

1. Diligenciar formatos de orden de alistamiento, alistamiento por producto, cálculo de la NPT, orden de producción NPT, autorización de producción, orden de alistamiento
2. Realizar el ajuste de la dosis prescritas por el medico en las líneas de producción certificadas.
3. Gestionar el Kardex
   
4. Cumplir con las conductas apropiadas en áreas controladas.
   

• Requisitos Académicos: Profesional en Química Farmacéutica.
• Experiencia Mínima: Se requiere una experiencia profesional mínima de tres (3) años, contados a partir de la fecha de grado, adicionalmente, se requiere experiencia comprobada en los procesos que se desarrollan en Laboratorio Farmacéutico.
• Acreditación: Tarjeta profesional expedida por el Colegio Químico Farmacéutico y Registro Profesional de la Secretaría de Salud departamental .
• Características Humanas: Responsabilidad, respeto, trabajo en equipo
• Características Técnicas: Conocimientos en Sistemas 
  

Regente de Farmacia

• Denominación: Regente de Farmacia
• Categoría: Asistencial
• Autoridad: Le reporta sus actividades al Químico de Producción y al Coordinador de Farmacia, ejerce autoridad frente al auxiliar de farmacia delegado a su cargo
• Funciones:  
  

1. Apoyar las operaciones logísticas y administrativas del servicio farmacéutico desde la adquisición, recepción, almacenamiento, distribución, manejo de residuos y disposición final de Medicamentos y dispositivos médicos.
2. Control de existencias y organización de medicamentos y dispositivos medicos y stock de las áreas y/o por paciente en físico y a través de la dispensación en el software institucional (Oncolinux 2), utilizando como base el número de identificación del paciente medicamentos a entregar cantidad, dependencia.
   
3. Llevar el control diario de Temperatura, humedad y cadena de frío en el area de farmacia en el horario establecido. (10: am-4:pm)
4. Recepcionar la orden médica, o de producción, realizar la interpretación de las mismas, alistamiento y dispensación de medicamentos, insumos medico-quirúrgicos y empaques por paciente(si aplica) a clientes internos y externos.
5. Realizar y/o verificar impresos, incluido las fechas de vencimiento  (mensual) de los medicamentos e insumos, Identificando y gestionando  los medicamentos próximos a vencer, para devolver al laboratorio correspondiente y/o EAPBS.
   
6. Cumplir con las conductas apropiadas en áreas controladas.
   
7. Controlar la dispensación de formularios para Medicamentos de Control Especial.
   
8. Revisar las Facturas de venta a terceros.
9. Recibir y/o realiza las devoluciones de medicamentos, o insumos medicoquirurgicos según el caso y de acuerdo a los protocolos establecidos
10. Apoyar los programas especiales del servicio farmacéutico: Farmacovigilancia y tecnovigilancia
    
11. Realizar informes de gestión de medicamentos

• Requisitos Académicos: Tecnólogo Profesional en Regencia de Farmacia
• Experiencia Mínima: No requiere experiencia anterior
• Acreditación: Tarjeta profesional expedida por el ministerio de salud, tarjeta profesional del Tolima, certificado de estudios y de cursos..
• Características Humanas: Capacidad de Liderazgo, Capacidad de trabajo en equipo, Manejo de Grupos
• Características Técnicas: Conocimientos en Manejo de inventarios, Conocimientos en operaciones técnicas de manipulación de medicamentos y de farmacotecnia, Conocimientos en operaciones técnicas y administrativas de farmacia, Conocimientos en Sistemas
  

Regente de Central de Mezclas

• Categoría: Asistencial
• Autoridad: Le reporta sus actividades al Coordinador del Servicio Farmacéutico y al director tecnico, no ejerce autoridad sobre ningun funcionario.
• Funciones: 

1. Realizar la interpretación de la orden médicas a fin de realizar solicitud, recepción, alistamiento y gestión de medicamentos e insumos medico - quirúrgicos para el stock del área y la producción.
2. Digitalizar la salida de medicamentos e insumos a través de la dispensación, en el software institucional (Oncolinux 2), utilizando como base el número de identificación del paciente medicamentos a entregar cantidad, dependencia.
   
3. Control de existencias de medicamentos e insumos medicos en el área de central de mezclas.
   
4. Verificar las condiciones del medio temperatura, humedad, limpieza y desinfección de acuerdo a los protocolos, evitando afectar la calidad de las materias primas y los productos terminados.
   
5. Realizar y organizar los documentos e informes requeridos, acorde a su perfil.
   
6. Verificar impresos y/o fechas de vencimiento.
7. Preparar la pre-medicación, realizar Fraccionamiento, empaque, Sellado, etiquetado, embalaje para la dispensar dosis unitarias, nutriciones y demas productos  de acuerdo a los requisitos de los mismos y protocolos institucionales.
   
8. Hacer entrega de las formulas y los pedidos por paciente y/o clientes internos y externos.
9. Realizar las devoluciones de medicamentos sobrantes a clientes internos y externos.
   
10. Mantener actualizada, organizada y dar cumplimiento a la documentación, normativas y legislación referente a los medicamentos e insumos, las circulares de alerta, notas recibidas y entregadas, instrucciones, resoluciones, facturas, ordenes de pedido etc.
11. Actualizar los diferentes registros para el control y seguimiento de la BPM para la dispensación debidamente organizado (Informe registro INVIMA de medicamentos, libreta de lote, etc.

• Requisitos Académicos: Tecnólogo en Regencia de Farmacia
  
• Experiencia Minima: Se requiere una experiencia profesional mínima de tres (1) año, contados a partir de la fecha de grado. Adicional mente, se requiere experiencia comprobada en los procesos que se desarrollan en el área Central de Mezclas.
• Acreditación: Tarjeta profesional y Registro Profesional de la Secretaría de Saluddepartamental, certificado de estudios.
• Características Humanas: Responsabilidad y Compromiso, Capacidad de trabajo en equipo
• Características Técnicas: Especialista en el área de la salud o áreas administrativas, Conocimientos en Sistemas, Conocimientos en manejo de inventarios, Conocimientos en operaciones técnicas de manipulación de medicamentos, Conocimientos en operaciones técnicas de farmacotecnia.

Auxiliar Administrativo del Servicio Farmacéutico

• Denominación: Auxiliar Administrativo del Servicio Farmacéutico.
• Categoría: Asistencial
• Autoridad: Le reporta sus actividades al regente de farmacia, no ejerce autoridad.
• Funciones: 

1. Apoyar las operaciones logísticas y administrativas del servicio farmacéutico, en la adquisición, almacenamiento, distribución y disposición final de Medicamentos y dispositivos médicos.
   
2. Entregar la documentación o información requerida por el área de Facturación (Financiera), en el menor tiempo posible.
3. Actualizar diariamente los registros del Servicio Farmacéutico e informar al regente de farmacia cualquier tipo de eventualidad que se presente durante el día.
4. Solicitar la corrección de los documentos si es el caso en los que se presentare un error (gramatical, aritmético, mal elaborado y/o recibido).
5. Realizar el cargue de medicamentos e insumos por orden de facturas y de llegada.
6. Constatar que el medicamento especificado en la orden medica coincida con el medicamento que va a recepcionar y dispensar al paciente de acuerdo a la información del paciente  y el manejo del medicamento.
7. Organizar los medicamentos e insumos  por paciente y revisar estén adecuadamente gestionados en el sistema, de acuerdo a la prescripción medica,  el Software institucional y el sistema de control de inventarios, utilizando el código de barras, dejando los medicamentos y/o insumos medicoquirúrgicos en área asignada para su organización.
8. Recibir las devoluciones y constatar que la información este completa.
9. Participar en la elaboración del inventario según las normas establecidas por Oncomedic Ltda.
10. Mantener actualizada, organizada y dar cumplimiento a la documentación, normativas y legislación referente a los medicamentos e insumos, las circulares de alerta, notas recibidas y entregadas, instrucciones, resoluciones, facturas, ordenes de pedido etc.
11. Actualizar los diferentes registros para el control y seguimiento de la BPM para la dispensación debidamente organizado (Informe registro INVIMA de medicamentos, libreta de lote, etc.
    

• Requisitos Académicos: Profesional Técnico en Salud
• Experiencia Mínima: No requiere experiencia anterior
• Acreditación: Tarjeta profesional expedida por el ministerio de salud.
• Características Humanas:  Responsabilidad y Compromiso, Capacidad de trabajo en equipo
• Características Técnicas: Conocimientos en Sistemas,  en manejo de inventarios,  operaciones técnicas de manipulación de medicamentos
  
  

Coordinador Administrativo del Servicio Farmacéutico

La gerencia delega el rol de coordinador administrativo del servicio farmaceutico otorgándole autoridad inmediata frente al personal del Servicio farmacéutico los aspectos administrativos y logísticos, articulado a la administración de la organización.   

• Funciones:
  

1. Coordinar y verificar los aspectos administrativos y logísticos del servicio farmacéutico, cuadros de turno y disposición del personal, cumplimiento de disciplina laboral, horario y normas especialmente en las áreas controladas, gestión del ambiente físico, mantenimientos preventivos correctivos, validaciones, control microbiologico,rotación de sanitizantes, y control de temperatura, humedad, 
   
2. Realizar y organizar los documentos e informes pertinentes al Servicio Farmacéutico y participar en la socilaización de los avances del servicio en el comite de calidad, de dirección y junta de socios.
   

Cuadro de Procedimientos

Nombre del Subproceso.	Descripción de funciones de personal
Producto	Adecuado descripción de las funciones y características del cargo
Responsable	Coordinador Administrativo
Alcance	Inicio: Recolección de información Fin: descripción de las características del cargo
Pasos	Recolección de la información    Análisis de la información    Descripción del puesto de trabajo

Diagrama de Flujo