Distribucion de Medicamentos y Dispositivos medicos

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Documento en revisión

 
Cuadro de identificación

	Unidad Asistencial		Código
	Manual de Distribución de Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF8
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version
	2010/07/10	2011/01/17	2

Elaboro: Luis Carlos Alvarez Quimico farmaceutico

Reviso y Autorizo Ultima Versión: Comité de Farmacia

Introducción

En el presente manual se registra el procedimiento a seguir inmediatamente después el químico farmacéutico de calidad hace la liberación del lote de producción, que permite la fase de transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos (según sea el caso) hasta el servicio de enfermería de la IPS ONCOMEDIC LTDA, los clientes externos o usuarios. Para que este proceso se realice de la mejor manera sin perder el sello de calidad, hemos implementado el siguiente documento para que cada uno de los procedimientos se realice de la mejor manera con el fin de garantizar la estabilidad farmacológica y calidad de los productos, logrando la seguridad y satisfacción de nuestros usuarios.

Objetivos

Objetivo  General: 

Cumplir con los requerimientos necesarios para garantizar la seguridad durante el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos, los cuales deben estar exentas de contaminantes, tóxicos, partículas materiales, y cambios ambientales severos, a los cuales pueden estar expuestos durante el transporte a las salas de aplicación, clientes externos y pacientes, garantizando que no se pierda su estabilidad farmacológica para lograr la eficacia del tratamiento fármacoterapéutico esperado.

Objetivos Específicos

1. Garantizar la seguridad y eficacia de la mezcla que sera administrada a los pacientes.
2. Proteger las mezclas de cualquier contaminante externo, o fluctuaciones de las condiciones que puedan alterar la condición del producto durante el transporte y entrega de la misma.
3. Establecer lineamientos procedimentales en el transporte de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos y dispositivos médicos,
4. Documentar la actividad que se realiza en el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas (UO) a enfermería y clientes externos.
5. Garantizar la seguridad del procedimiento de trasporte de los diferentes productos evitando o controlando las posibles eventualidades en el mismo.

Alcance

Inicia con la  liberación del lote de producción por parte del químico farmacéutico de calidad hace el transporte y entrega de mezclas de Unidosis Oncológicas, no oncológicas, NPT, Reenvasado y Formulas magistrales, medicamentos o dispositivos médicos hasta el servicio de enfermería de la IPS ONCOMEDIC LTDA, los clientes externos o usuarios

Procedimiento

• Que: Distribudión de Unidosis Oncologicas y No oncologicas

• Quién: Regente de farmacia central de Mezclas
• Cuándo: Luego que el químico farmacéutico de calidad realiza la liberación del lote de producción
• Cómo

Las mezclas se colocan en esclusa Semi gris – Negra

1. Se informa via chat  al servicio de farmacia y al servicio de enfermería

• Dónde: Area Gris 
  
• Porque: se active el proceso de transporte y entrega de mezclas para lo cual se debe tener en cuanta:

1. 1. No dejar mas de cinco (5) minutos las mezclas en esclusa, ya que algunas deben ser refrigeradas de inmediato para que no pierdan su estabilidad farmacológica.
2. 2. Se debe garantizar que los medicamento y/o producto correctamente identificados.
3. 3. Tener en cuenta las condiciones farmacológicas del la mezcla que se va a entregar:
4. Algunas mezclas de Unidosis Oncológicas deben ser Refrigeradas y otras fotoprotegidas, en la etiqueta de la mezclas esta la especificación y cuidado que se debe tener con la misma.
5. 4. Las mezclas que son fotosensibles deben ir en bolsa negra por separada (Fotoprotectora), y si es necesario refrigerar se colocan en nevera con pilas.
6. 5. Las mezclas que no son fotosensibles por seguridad deben ser colocadas en una bolsa grande fotoprotectora, se colocan en un recipientes seguros para el transporte, si requieren ser refrigeradas se deben colocar en nevera con pilas.
7. 6. La persona de farmacia en el momento de realizar la entrega al encargado del transporte de las mezclas verifica el acta de transporte la cual debe estar completamente diligenciada, donde se estipula la fecha, medicamento mezclado, dosis, cantidad total de mezclas entregadas y nos indica si debe ir refrigerada o fotoprotegida. Esta verificación se realiza comparando lo estipulado en el acta con las mezclas que se entregan (Para UO).
8. 7. La persona que realiza el traslado de las mezclas debe hacerlo con cuidado para que en el transporte no se vayan a presentar inconvenientes, es importante recomendarle en el momento de la entrega que algunas mezclas tienen un cuidado especifico de acuerdo a sus condiciones farmacológicas.

A continuación se relacionan los casos y cuidados que se debe tener.

Algunas mezclas se deben refrigerar manteniendo pilas total mente congeladas en la parte superior e inferior de la mezcla o de lo contrario se vera afectada la preparación y es posible que se pierda su propiedad farmacológica.
(En la etiqueta se manifiesta “Refrigerar”)

Algunas mezclas son fotosensibles y si la mezcla se expone a la luz se vera afectada la preparación y es posible que pierda su estabilidad farmacológica.
(En la etiqueta se manifiesta “Proteger de la luz”)

Algunas mezclas no se deben agitar y si durante la manipulación o el transporte no se tiene el cuidado necesario es posible que la mezcla pierda su Propiedad farmacológica.
(En la Etiqueta se manifiesta “No agitar”)

8. En el momento de entregar las mezclas a enfermería o cliente externo, se debe esperar que ellos verifiquen la siguiente información:

Toma de temperatura a mezclas que deben cumplir con cadena de frío(No puede ser mayor a 8ºC)
Verificar si es fotosensible, si es así, la mezcla debe estar fotoprotegida. (Bolsa Negra)
Nombre del paciente
Medicamento
Dosis
Diluyente empleado para la mezcla
Volumen final de la mezcla.

9. Si no hay inconvenientes se da por terminado el proceso de entrega.

10. Si hay inconveniente y se realiza devolución de la mezcla por no cumplir con alguno de los requisitos, se debe hacer bajo las condiciones adecuadas o requeridas por la mezcla (Fotoprotegida, refrigerada) y se informa de inmediato el motivo de la devolución al servicio de farmacia de oncomedic Ltda por medio de correo electrónico o personalmente.

11. El mensajero Firma el acta de responsabilidad entrega de la mezcla.

12. Hace firmar de la farmacia de las IPS Clientes, la constancia de recibido.

13. Se debe registrar el Acta de entrega (Formulario 41), y quien recibe responde el acta (Formulario 42),donde confirma que esta de acuerdo con lo que se entrego en el formulario 41. y escribe las observaciones pertinentes.

Logistica de Dispensación de las Unidosis Oncológicas

Horarios de Entrega

1. El servicio farmacéutico de oncomedic ltda desde la central de mezclas estará realizando las entregas de las mezclas oncológicas en un 90%, cotidianamente y sin eventos adversos en los procesos, hasta la hora: 9:30am; y el 10 % (ejemplo: infusores) de las mismas mezclas solicitadas hasta la hora 10:00am

2. El servicio farmacéutico estará entregando las unidosis estériles no oncológicas (reenvasado esteril) hasta la hora: 8:00am.

Aspectos a Revisar:

a) Las unidosis no oncológicas estériles son Preparadas en un área ésteril.. para el caso en que exista una eventualidad relacionada con la omisión de una solicitud de dichas unidosis por falta de orden medica, el servicio farmacéutico preparará las unidosis en el área negra para uso inmediato, con la revisión previa de la formula u orden medica y se hara la respectiva anotación

b) El servicio farmacéutico realizara las entregas de los medicamentos orales para tomar en casa y los medicamentos subcutaneos o o intramusculares que no requieren de reconstitución en el momento en que se esta realizando las entregas de las mezclas oncológicas.. sin embargo se pone a consideración por el departamento de enfermería si puede almacenar provisionalmente dichos medicamentos por unas horas en su servicio mientras se los administra al paciente

c) Lo anterior se iniciara a partir del martes 18 de octubre de 2011 .. sin embargo se deja a consideración del servicio de enfermería si desea adelantar lo establecido para una fecha en particular de acuerdo a sus necesidades

Condiciones a tener en cuenta:

1. Para el caso en que enfermería identifique que el manejo de una o dos mezclas estériles oncológicas se caracteriza por que el periodo de infusión de medicamentos y demás aplicaciones de medicamentos obliga a que el paciente tenga estancias en sala de aplicación por 9 o mas horas; el servicio farmacéutico procurara entregar dichas mezclas oncológicas alrededor de las 9:00am. Lo anterior permite que el servicio de enfermería ajuste la solicitud de la Pre-Orden de Producción agregando el orden de prioridad del requerimiento, sobre todo para estos casos.

2. Para el caso en que existan eventos programados que afecten el inicio de las actividades en el servicio farmacéutico; por ejemplo: las capacitaciones de los jueves;  se programará a los pacientes a aplicación de quimioterapia 1 hora posterior a la normalmente citada

Distribucion De Medicamentos (Unidosis) a Servicio de Hospitalizacion IPS Externa

Envío de la Orden Médica al Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Dependencia 1: Servicio de Enfermería de la IPS Contratante

Área: Hospitalización de la IPS

Médico Tratante:

• Realiza diariamente la evolución de los pacientes teniendo en cuenta el horario establecido.
  
• Registra los medicamentos requeridos en la fórmula médica, original y 2 copias, (documento institucional), con las indicaciones necesarias para su administración, cumpliendo con lo previsto en el articulo 16 y 17 del Decreto 2200 de 2005: descripción técnica del medicamento, dosificación, vía y frecuencia. Los medicamentos se solicitan para 24horas. Posterior a esto, entrega la o las formulas a Farmacia

Dependencia 2:Servicio de Farmacia de la IPS Contratante

Área: Farmacia de la IPS Contratante

Auxiliar de Farmacia:

• Recibe de las enfermeras jefes o auxiliares de enfermería de turno, los documentos: formulas medicas institucionales (original y 2 copias) 
  
• Revisa detalladamente el diligenciamiento de los documentos: formulas medicas, separa aquellas que requieren unidosis y envia una copia al Q.F. u otro personal responsable del sevicio
  

Químico Farmacéutico u otro funcionario responsable del servicio:

• Realiza la validación de los medicamentos que requieren de fraccionamiento de unidosis y envia via intranet al servicio farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA las ordenes de procesamiento de unidosis 

Recepción de la Orden Médica de las IPS y Alistamiento de las Unidosis

Dependencia 3: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Auxiliar de Farmacia:

• Recibe de las IPS los documentos: formulas medicas institucionales (1 copia) via intranet  
  
• Revisa detalladamente el diligenciamiento de los documentos: formulas medicas, y realiza los calculos del numero de viales,ampollas, frascos, comprimidos, capsulas y polvos que se requiere para realizar orden de produccion.
  

Químico Farmacéutico:

• Realiza la validación de los calculos del numero de ampollas, frascos, comprimidos y capsulas que se requiere para realizar orden de produccion

Alistamiento de las Unidosis

Dependencia 4: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área:Central de Mezclas 

Químico Farmacéutico:

• Realiza  los calculos para emitir la orden de producción  de unidosis de medicamentos inyectables(antibioticos, no antibioticos), solidos oraes y liquidos orales  requeridas por el servicio de hospitalizacion de la IPS CONTRATADA
  
• Realiza las solicitudes de los insumos a farmacia necesarios para ingresar a las respectivas areas de preparacion (gris,blanca)
• lleva a cabo los protocolos de limpieza y lavado de manos para el alistamiento final de los materiales necesarios de preparacion de unidosis
  

Auxiliar de Farmacia:

• Recibe del Q.F la Orden Produccion y  las solicitudes de los insumos a farmacia necesarios para ingresar a las respectivas areas de preparacion (gris,blanca)
• Realiza los alistamientos finales de dispositivos medicos,  viales, ampollas, frascos, comprimidos y capsulas,  y lo suminstra a la central de mezclas 

Regente de Farmacia:

• Realiza las etiquetas de cada monodosis de  viales, ampollas, frascos, comprimidos y capsulas,  y rotula en el empaque destinado para ello
• lleva a cabo los protocolos de limpieza y lavado de manos para el ingreso final de los materiales necesarios de preparacion de unidosis
  

• Ingresa a las areas de preparacion (gris,blanca) e inicia el  apoyo en el  procesamiento de las unidosis de viales,  ampollas, frascos, comprimidos, capsulas y polvos
  
  

Químico Farmacéutico:

• Realiza   el proceso de preparacion de unidosis oncológicas de viales, ampollas, ampulepack y minibolsas en el area blanca

Regente de Farmacia:

• Almacena las unidosis que requieren de conservacion en frio, en el sistema de refrigeración organizandolas en orden alfabetico
• Entrega al Q.F. las unidosis requeridas para enviar al servicio de hospitalizacion de las  IPS . NOTA: La preparación de las unidosis oncológicas se realizaran un dia antes de la aplicación de la quimioterapia, para las unidosis con estabilidades mayores a 24horas 

Mensajero

• Recibe de Farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA las Unidosis Oncologicas y No oncologicas  y las transporta hacia cada una de las IPS que requirieron del servicio

Quimico Farmacéutico de Control de calidad

• Verifica los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte y almacenamiento del producto hasta su llega al sitio de destino.
• Los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte del producto son:
• Se debe garantizar que los medicamento y/o producto correctamente identificados.
• Se debe asegurar que No contaminen otros materiales ni sean contaminados por otros.
• Se debe Mantener el medicamento o producto seguros y protegidos de grados inaceptables de calor, luz, frio, humedad y otros factores negativos.
• Se debe Revisar que los Medicamentos y/o productos termohabiles: conserven las especificaciones de conservaciones del laboratorio fabricante.
• Se debe Revisar el estado de Conservacion de la cadena de frio mediante medios apropiados.
• Que el acondicionamiento primario debe incluir los mismos datos en su etiquetado que el secundario del medicamento y/o producto.
• Que el Registro de los medicamentos y/o la devolucion debidamente sustentada de los no administrados.
• Se verifica No abrir durante el transporte.
• Se colocan observaciones de no conformidad con el producto.

Mensajero

• Firma el acta de responsabilidad entrega del medicamento.
• Hace firmar de la farmacia de las IPS Clientes, la constancia de recibido

Distribución De Nutriciones Parenterales a Servicios UCI

Envío de la Orden Médica al Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Dependencia: Servicio de Enfermería de la IPS Contratante

Área: UCI de la IPS

Médico Tratante:

Realiza diariamente la evolución de los pacientes teniendo en cuenta el horario establecido.

Registra los macro y micronutrientes  requeridos en la fórmula médica, original y 2 copias, (documento institucional), con las indicaciones necesarias para su administración, cumpliendo con lo previsto en el articulo 16 y 17 del Decreto 2200 de 2005: descripción técnica del medicamento, dosificación, vía y frecuencia. Las nutriciones se solicitan para 24 horas. Posterior a esto, entrega la o las formulas a Farmacia

Dependencia: Servicio de Farmacia de la IPS

Área: Farmacia de la IPS Contratante

Auxiliar de Farmacia:

Recibe de las enfermeras jefes o auxiliares de enfermería de turno, los documentos: formulas medicas institucionales (original y 2 copias) 

Revisa detalladamente el diligenciamiento de los documentos: formulas medicas  y envia una copia al Q.F. u otro personal responsable del servicio

Químico Farmacéutico u otro funcionario responsable del servicio:

Realiza la validación de los macro y micronutrientes  requeridos  y  envia via intranet al servicio farmaceutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA las ordenes de mezclas parenterales 

Recepción de la Orden Médica de las IPS y Alistamiento de las N.P.T.

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Auxiliar de Farmacia:

Recibe de las IPS los documentos: formulas medicas institucionales (1 copia) via intranet  

Revisa detalladamente el diligenciamiento de los documentos: formulas medicas, y realiza los calculos del número de macro y micronutrientes,  vitaminas, trazas y electrolitosque se requiere para realizar orden de produccion.

Químico Farmacéutico:

Realiza la validación de los calculos del numero de macro y micronutrientes que se requiere para realizar orden de produccion

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Central de Mezclas  de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Regente de Farmacia:

Recibe del auxiliar  de farmacia  de turno, el numero de macro y micronutrientes, vitaminas, trazas y electrolitos

Químico Farmacéutico:

Realiza  los calculos para emitir la orden de producción  de Mezclas Parenterales requeridas por las IPS

Regente de Farmacia:

Recibe del Q.F. la Orden Produccion y realiza las solicitudes de los insumos a farmacia necesarios para ingresar a las respectivas areas de preparacion (gris,blanca)

Realiza las etiquetas de cada Nutricion Parenteral  y rotula en el empaque destinado para ello

Ingresa a las areas de preparacion (gris,blanca) y apoya el procesamiento de las Mezclas de Nutriciones Parenterales

Químico Farmacéutico:

 Realiza la  preparacion de mezclas de nutriciones parenterales

Suministro de las Nutriciones Parenterales a las IPS

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Central de Mezclas  de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Regente de Farmacia:

Almacena las nutricionales parenterales  debidamente rotuladas y entrega al Q.F. las Nutriciones parenterales requeridas para enviar a las IPS 

Químico Farmacéutico:

Recibe del Regente Farmacia las Nutriciones parenterales y entrega a farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA para que realice el envio final a las IPS,mediante el servicio de mensajeria interinstitucional 

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Mensajero

Recibe de Farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA las Nutriciones parenterales y las transporta hacia cada una de las IPS que requirieron del servicio

Quimico Farmacéutico de Control de calidad

Verifica los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte y almacenamiento del producto hasta su llega al sitio de destino.

Los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte del producto son:

• Se debe garantizar que las NPT  y/o producto correctamente identificados. El traslado de la NPT debe hacerse en recipientes térmicos exclusivos, en condiciones pre-establecidas
• Se debe asegurar que  las NPT No contaminen otros materiales ni sean contaminados por otros.
• Se debe Mantener  o producto seguros y protegidos del calor garantizando que la temperatura de la NP se mantenga entre 2 grados C a 20 grados C 
• Se debe Revisar que las NPT y/o productos termolabiles: conserven las especificaciones de conservaciones del laboratorio fabricante.
• Se debe Revisar el estado de Conservacion de la cadena de frio mediante medios apropiados.
• Deben ser protegidas de las condiciones ambientales externas y de la incidencia directa de la luz solar.
  
• Que el acondicionamiento primario debe incluir los mismos datos en su etiquetado que el secundario del medicamento y/o producto.
• Que el Registro de los medicamentos y/o la devolucion debidamente sustentada de los no administrados.
• Se verifica No abrir durante el transporte.
• Se colocan observaciones de no conformidad con el producto
  
  

Mensajero

• Firma el  acta de responsabilidad entrega del medicamento.
• Hace firmar de la farmacia de las IPS Clientes, la constancia de recibido
  

Distribución De Formulas Magistrales

Envío de la Orden Médica al Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Dependencia: Servicio de Enfermería de la IPS

Médico Tratante:

Realiza diariamente la evolución de los pacientes teniendo en cuenta el horario establecido.

Registra los componentes de la formula magistral  de forma electronica mediante el software de historias clinicas GALENUX de la IPS  ONCOMEDIC LTDA (conexion a internet), con las indicaciones necesarias para su administración, cumpliendo con lo previsto en el articulo 16 y 17 del Decreto 2200 de 2005: descripción técnica del medicamento, dosificación, vía y frecuencia. Posterior a esto, entrega la o las formulas a Farmacia

Dependencia: Servicio de Farmacia de la IPS

Área: Farmacia de la IPS

Químico Farmacéuitco:

Recepciona las formulas medicas en el software de historias clinicas GALENUX DE la IPS ONCOMEDIC LTDA

Revisa la orden medica en inica la elaboracion de los perfiles farmacoterapeuticos

Recepción de la Orden Médica de las IPS y Alistamiento de las Formulas Magistrales.

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Auxiliar de Farmacia:

Recibe de las IPS los documentos: formulas medicas institucionales (1 copia) via intranet  

Revisa detalladamente el diligenciamiento de los documentos: formulas medicas magistrales 

Químico Farmacéutico:

Realiza  los calculos que se requiere para realizar orden de producciony elaboración  de la solicitud de materias primas y materiales a utilizar en la preparacion de la formula magistral (Ver registros)

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Central de Mezclas  de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Regente de Farmacia:

Recibe del auxiliar  de farmacia  de turno, los materiales e insumos que se requieren para la elaboracion de las formulas magistrales

Químico Farmacéutico Jefe de Producción :

Area negra:

Realiza la lista de chequeo de materias primas a usar en la elaboracion de las  formulas magistrales  requeridas por las IPS, asi como los materiales e insumos alistados necesarios para la elaboracion 

Realiza las etiquetas de pesaje de materias primas, segun los calculos

Realiza la disposicion final de ingreso de materiales en la primera esclusa de paso de materiales

Realiza el protocolo de ingreso a las areas grises,  incluyendo el protocolo de lavado de manos y el protocolo de colocacion de ropa (Ver protocolos),

Area gris:

Realiza la limpieza y desinfeccion de superficies de los mesones de acero inoxidable destinados para la eleboracion 

Realiza el protocolo de limpieza y desifeccion de instrumentos de medida y elementos de laboratorio para la elaboracion (Ver protocolos)

Quimico Farmacéutico de Control de calidad:

Area Negra

Verifica que se encuentren los certificados de calidad de materias primas para dar liberacion a las mismas ( area negra );  luego de verificar que han sido fabricadas siguiendo las normas que garanticen el cumplimiento de los requisitos de pureza, identidad y toxicidad aguda definido

Area Gris

Ingreso a las areas para reviar el comportamiento en las areas y la aplicacion a los controles de calidad en proceso de elaboracion de formulas magistrales topicas y orales (ver registros)

Verificacion de etieutas de pesaje, verificacion de protocolo de lavado de utencilios y material de vidrio, verificacion de los depehes de linea, verificacion de realizacion de controles microbiologicos, 

Area Negra

Realiza los controles en producto terminado de las preparaciones magistrales 

Verificacion de etiquetas de pesaje, verificacion de protocolo de lavado de utensilios y material de vidrio, verificacion de los despejes de linea, verificacion de realizacion de controles microbiologicos y fisicoquimicos  (Ver registros)

Área:gris

Químico Farmacéutico Jefe de Produccion :

 Realiza la  preparacion  de formulas magistrales de acuerdo al protocolo de preparacion especifico para cada formula magistral (ver protocolos)

Suministro de las Formulas Magistrales a las IPS

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Central de Mezclas  de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Químico Farmacéutico Jefe de Producción:

 Entrega los productos terminados tipo Formulas Magistrales  debidamente rotuladas y entrega al Q.F. Jefe de calidad  para enviar a las IPS 

Químico Farmacéutico Jefe de Calidad:

Recibe del Quimico farmaceutico Jefe de produccion,  las Formulas Magistrales elaboradas, revisa y analiza el barck record del lote producido  para realizar la liberación del producto terminado (ver registros de controles de calidad)  

Entrega a farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA para que realice el envio final a las IPS,mediante el servicio de mensajeria interinstitucional 

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
Mensajero

Recibe de Farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA las Formulas magistrales  y las transporta hacia cada una de las IPS que requirieron del servicio

Quimico Farmacéutico de Control de calidad

Verifica los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte y almacenamiento del producto hasta su llega al sitio de destino.

Los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte del producto son:

• Se debe garantizar que las formulas magistrales  y/o producto se encuentren  correctamente identificados.
• Se debe asegurar que No contaminen otros materiales ni sean contaminados por otros.
• Se debe Mantener la formula magistral segura protegida de grados inaceptables de calor, luz, frio, humedad y otros factores negativos.
• Se debe Revisar que los las formulas magistrales y/o productos termolábiles: conserven las especificaciones de conservaciones del laboratorio fabricante.
• Se colocan observaciones de no conformidad con el producto.
  

Mensajero

• Firma el  acta de responsabilidad entrega del medicamento.
• Hace firmar de la farmacia de las IPS Clientes, la constancia de recibido
  

Envío de la Orden Médica al Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Dependencia: Servicio de Enfermería de la IPS

Médico Tratante:

Realiza diariamente la evolución de los pacientes teniendo en cuenta el horario establecido.

Registra los componentes de la formula magistral  de forma electronica mediante el software de historias clinicas GALENUX de la IPS  ONCOMEDIC LTDA (conexion a internet), con las indicaciones necesarias para su administración, cumpliendo con lo previsto en el articulo 16 y 17 del Decreto 2200 de 2005: descripción técnica del medicamento, dosificación, vía y frecuencia. Posterior a esto, entrega la o las formulas a Farmacia

Dependencia: Servicio de Farmacia de la IPS

Área: Farmacia de la IPS

Químico Farmacéuitco:

Recepciona las formulas medicas en el software de historias clinicas GALENUX DE la IPS ONCOMEDIC LTDA

Revisa la orden medica en inica la elaboracion de los perfiles farmacoterapeuticos

Recepción de la Orden Médica de las IPS y Alistamiento de las Formulas Magistrales.

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Auxiliar de Farmacia:

Recibe de las IPS los documentos: formulas medicas institucionales (1 copia) via intranet  

Revisa detalladamente el diligenciamiento de los documentos: formulas medicas magistrales 

Químico Farmacéutico:

Realiza  los calculos que se requiere para realizar orden de produccion

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Central de Mezclas  de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Regente de Farmacia:

Recibe del auxiliar  de farmacia  de turno, los materiales e insumos que se requieren para la elaboracion de las formulas magistrales

Químico Farmacéutico:

Realiza  los calculos para emitir la orden de producción  de las formulas magistrales  requeridas por las IPS

Quimico Farmacéutico:

Recibe del Q.F. la Orden Produccion y realiza las solicitudes de los insumos a farmacia necesarios para ingresar a las respectivas areas de preparacion (gris)

Realiza las etiquetas de cada Formula Magistraly rotula en el empaque destinado para ello. 

Realiza las etiquetas de pesaje

Realiza la lista de chequeo de alistamiento de materiales e insumos

Ingresa a las areas de preparacion (gris).

Área:gris

Químico Farmacéutico:

Realiza la desinfección  de los elementos de vidrio e instrumentos a utilizar con alcohol etilico al  70%.

Realiza la  preparacion  de formulas magistrales topicas y orales. 

Reliza los procesos de pesaje de las materias primas en la balanza analitica

Previamente realiza la limpieza de la balanza analitica (Ver Protocolo de Limpieza de la balanza analitica)

Inicia con la tecnica de preparacion de las formulas magistrales topicas y orales según sea el caso

Realiza el envasado y etiquetado de las formulas elaboradas o procesadas

Realiza el despeje de linea haciendo uso del protocolo de despeje de linea; iniciando con  el enjuague de los instrumentos, utencilios de laboratorio y material de vidrio con agua de grado farmaceutico obtenida del equipo de osmosis inversa y termina verificando que los materiales usados , restos de sustancias del lote anterior, etiquetas y material de papeleria no se encuentren en las areas de produccion, ais como los elementos de vidrio debidamente guardados en el carro de almacenamiento de materias primas y material de vidrio con su rotulo de limpieza   

 

Suministro de las Formulas Magistrales a las IPS

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Central de Mezclas  de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Químico Farmacéutico Jefe de Producción:

Recibe  entrega los productos terminados tipo Formulas Magistrales  debidamente rotuladas y entrega al Q.F. Jefe de calidad  para enviar a las IPS 

Químico Farmacéutico Jefe de Calidad:

Recibe del Quimico farmaceutico Jefe de produccion,  las Formulas Magistrales elaboradas, revisa y analiza el barck record del lote producido  para realizar la liberación del producto terminado (ver registros de controles de calidad)  

Entrega a farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA para que realice el envio final a las IPS,mediante el servicio de mensajeria interinstitucional 

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Mensajero

Recibe de Farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA las Formulas magistrales  y las transporta hacia cada una de las IPS que requirieron del servicio

Quimico Farmacéutico de Control de calidad

Verifica los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte y almacenamiento del producto hasta su llega al sitio de destino.

Los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte del producto son:

• Se debe garantizar que las formulas magistrales  y/o producto se encuentren  correctamente identificados.
• Se debe asegurar que No contaminen otros materiales ni sean contaminados por otros.
• Se debe Mantener la formula magistral segura protegida de grados inaceptables de calor, luz, frio, humedad y otros factores negativos.
• Se debe Revisar que los las formulas magistrales y/o productos termolábiles: conserven las especificaciones de conservaciones del laboratorio fabricante.
• Se colocan observaciones de no conformidad con el producto.
  

Mensajero

• Firma el  acta de responsabilidad entrega del medicamento.
• Hace firmar de la farmacia de las IPS Clientes, la constancia de recibido
  

Distribución Del Medicamento Reenvasado Oral No Esteriles

Envío de la Orden Médica al Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Dependencia: Servicio Medico  de la IPS

Médico Tratante:

Realiza diariamente la evolución de los pacientes teniendo en cuenta el horario establecido.

Registra el medicamento solido o liquido no esteril ordenado  de forma electronica mediante el software de historias clinicas GALENUX de la IPS  ONCOMEDIC LTDA (conexion a internet), con las indicaciones necesarias para su administración, cumpliendo con lo previsto en el articulo 16 y 17 del Decreto 2200 de 2005: descripción técnica del medicamento, dosificación, vía y frecuencia.

Dependencia: Servicio de Farmacia de la IPS

Área: Farmacia de la IPS

Químico Farmacéuitco:

Recepciona las formulas medicas en el software de historias clinicas GALENUX DE la IPS ONCOMEDIC LTDA

Revisa la orden medica en inica la elaboracion de los perfiles farmacoterapeuticos

Recepción de la Orden Médica de las IPS y Alistamiento del Material para el Acondicionamiento.

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Auxiliar de Farmacia:

Recibe de las IPS los documentos: formulas medicas institucionales via intranet  

Revisa detalladamente el diligenciamiento de los documentos: formulas medicas

Químico Farmacéutico:

Realiza las consideraciones  que se requiere para realizar orden de produccion(ver controles en la recepción)

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Central de Mezclas  de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Regente de Farmacia:

Recibe del auxiliar  de farmacia  de turno, los materiales e insumos que se requieren para el proceso de reenvasado solido o liquido no esteril

Químico Farmacéutico Jefe de producción:

Realiza  los calculos para emitir la orden de producción  de los medicamentos solidos y liquidos no esteriles  requeridas por las IPS  e inicia con el perfil farmacoterapeutico

Quimico Farmacéutico Producción :

Recibe del Q.F. la Orden Produccion y realiza las solicitudes de los insumos a farmacia necesarios para ingresar a las respectivas areas de preparacion (gris)

Realiza las etiquetas de cada producto reenvasado basado en la informacion orignal del medicamento y 

Realiza las etiquetas de acuerdo a lo minima informacion que debe llevar etiqueta ( informacion tecnica de origen del medicamento:  lote, fecha de vto, reg invima laboratorio fabricante ), rotulo de producto reenvasado

Realiza la lista de chequeo de alistamiento de materiales e insumos

Verifica que las condiciones ambientales especificadas por el fabricante en el producto a reenvasar coincidan con las condiciones ambientales de las areas de produccion de reenvasado de solido y liquidos no esteril, para habilitar las areas grises para iniciar el proceso  de reenvasado

Ingresa a las areas de preparacion (gris).

Area gris

Químico Farmacéutico:

 Realiza la  preparacion  de formulas magistrales.

Suministro de las Productos Reenvasados No Esteriles a las IPS

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Central de Mezclas  de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Químico Farmacéutico Jefe de Producción:

Entrega los productos terminados productos reenvasados  debidamente rotuladas y entrega al Q.F. Jefe de calidad  para enviar a las IPS 

Químico Farmacéutico Jefe de Calidad:

Realiza controles en proceso de reenvasado, verifica que se esten cumpliendo las condiciones de ambientales de origen fabricante para desarrollar el proceso de reenvasado del medicamento

Recibe del Quimico farmaceutico Jefe de produccion,  los productos reenvasados, revisa y analiza el barck record del lote producido  para realizar la liberación del producto terminado (ver registros de controles de calidad)  

Entrega a farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA para que realice el envio final a las IPS,mediante el servicio de mensajeria interinstitucional 

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA
Mensajero

Recibe de Farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA las Formulas magistrales  y las transporta hacia cada una de las IPS que requirieron del servicio

Quimico Farmacéutico de Control de calidad

Verifica los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte y almacenamiento del producto hasta su llega al sitio de destino.

• Los requisitos y consideraciones a tener en cuenta en el transporte del producto son:

• Se debe garantizar que los  medicamento  reenvasados se encuentren correctamente identificados.
• Se debe asegurar que No contaminen otros materiales ni sean contaminados por otros.
• Se debe Mantener el medicamento o producto seguros y protegidos de grados inaceptables de calor, luz, frio, humedad y otros factores negativos.
• Se debe Revisar que los Medicamentos y/o productos termolabiles: conserven las especificaciones de conservaciones del laboratorio fabricante.
• Se debe Revisar el estado de Conservacion de la cadena de frio mediante medios apropiados.
• Que el acondicionamiento primario debe incluir los mismos datos en su etiquetado que el secundario del medicamento y/o producto.
• Que el Registro de los medicamentos y/o la devolucion debidamente sustentada de los no administrados.
• Se verifica No abrir durante el transporte.
• Se colocan observaciones de no conformidad con el producto. Si aplica

Mensajero

Firma el  acta de responsabilidad entrega del medicamento.

Hace firmar de la farmacia de las IPS Clientes, la constancia de recibido

Suministro de los Medicamentos  Reenvasados y/o fraccionados solidos orales No Esteriles al paciente

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área:  Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Auxiliar de Farmacia:

Entrega los productos terminados o  productos reenvasados  debidamente rotulados con fecha de vencimiento, lote, invima, nombre del paciente y dia de entrega o dispensacion

Químico Farmacéutico y/o Regente de Farmacia:

Realiza controles en proceso de reenvasado o producto terminado, verifica que se esten cumpliendo las condiciones de ambientales de origen fabricante para desarrollar el proceso de entrega y/ o dispensacion del medicamento fraccionado al paciente

Explica al paciente las recomendaciones de conservacion y uso adecuado del medicamento, asi como la importancia del cumplimiento farmaco terapeutico

Dependencia: Servicio de Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Área: Farmacia de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Paciente

Recibe de Farmacia IPS ONCOMEDIC LTDA los medicamentos solidos orales  reempacados,  reenvasados o fraccionados debimente rotulados y firma un acta de entrega  

Dispensacion de medicamentos ambulatorios

Dispensacion  de medicamentos ambulatorios de alto costo

Elaboración de Orden Médica

Médico Tratante:

Realiza  la evolución de los pacientes

Registra los medicamentos requeridos en la fórmula médica (Plan de Manejo),  documento institucional: Consulta de la HC del paciente sólo si los pacientes son atendidos en la IPS ONCOMEDIC, y si son atendidos por otra entidad, el medico especialista de dicha entidad emitara la orden medica y ésta sera transcrita y autorizada por la EPS o ARS que tiene afiliado al paciente con las indicaciones necesarias para su administración, cumpliendo con lo previsto en el articulo 16 y 17 del Decreto 2200 de 2005: descripción técnica del medicamento, dosificación, vía. Posterior a esto, entrega la o las formulas a Farmacia de ONCOMEDIC LTDA

enfermería:

• Recibe de los pacientes la orden de medicamentos, las ordenes de de monoquimioterapia y poliquimioterapia
• Envia via correo interno o intranet, las autorizaciones de medicamentos de las ARS y EPS a farmacia. Ver registros en: Autorizaciones de Medicamentos 

Alistamiento y dispensacion  de los medicamentos 

Auxiliar de F

Recepción de la Orden Médica

Jefe de armacia:

• Revisa detalladamente los medicamentos solicitados y/o autorizados, e inicia el alistamiento de los mismos 
• Entrega los medicamentos al paciente y elabora un acta fisica de entrega de medicamentos
• Registra las fechas de recepción de la  autorización y las fechas de entrega fisica de los medicamentos  en el formato "Indicadores de Oportunidad en la Entrega de Medicamentos" . Ver registros en Instrumento de Verificacion de Oportunidad en la entrega de medicamentos
• Registra los telefonos y correos electronicos de los pacientes para realizar el seguimiento farmacoterapeutico

Químico Farmacéutico:

• Realiza el seguimiento farmacoterapeutico mediante el "Instrumento de Atencion Farmaceutica" para valorar:cumplimiento farmacoterapeutico, interacciones medicamentosas y alimenticia. Ver Registros de Atencion Farmaceutica:  
• Realiza Farmacovigilancia  mediante el "Instrumento de Relacion de Causalidad de RAMs" para valorar: Posibles reacciones adversas a medicamentos: Ver Registros de Farmacovigilancia: Eventos Adversos Asociados a Medicamentos y Analisis de Causalidad de Eventos Adversos Asociados a Medicamentos
• Realiza el seguimiento farmacoterapeutico mediante el "Instrumento de farmacodepedencia " para valorar:signos y sintomas de adiccion: Ver Registros de Farmacodepedencia:

Dispensacion  de medicamentos NO POS

Los medicamentos que no están contemplados en la Resolución 228 de 2002 deben ser prescritos y justificados por medio del Formato no POS. Este formato se puede diligenciar en físico o a través del sistema de información cuando se trata de órdenes médicas sistematizadas.

Dispensacion de medicamentos de control especial

Para el despacho de estos medicamentos es necesario  que la orden médica cumpla con los parametros de prescripción establecidos para medicamentos de control especial; si la prescripcion se realiza por medio físico debe contar con consecutivo por separado en original y dos copias para cada medicamento de este tipo.
La fórmula debe  contener nombre genérico, dosis, forma farmacéutica, cantidad, fecha, nombre del paciente N° historia clínica, firma, sello y registro medico del profesional que prescribe. No aceptar fórmulas incompletas o ilegibles.
Cuando se trata de una orden médica sistematizada, este formato se imprime directamente del sistema de información.

Dispensacion de antibióticos bajo control:

Para el despacho de estos medicamentos es necesario además de la orden médica, el diligenciamiento del formato correspondiente y soporte de epidemiología en el caso de antibióticos bajo control

Nota:

Estos documentos deben tenerlos diligenciados en la IPS correspondientes, Oncomedic hara la verificación periodicamente

Suministro de Dispositivos Medicos para la operativizacion de los servicios

La distribución de dispositivos médicos del servicio farmacéutico hospitalario de la  IPS ONCOMEDIC LTDA  se realiza básicamente hacia los siguientes servicios de asistenciales: Unidad de Enfermería de la <span lang="es-CO" />IPS ONCOMEDIC LTDA, Central de Mezclas, Consultorios Medicos y Consultorio odontologico

Registro y envio de la Solicitud de Dispositivos medicos 

Jefe de enfermería, Regente de farmacia:

• Envia a farmacia  la solicitud de Dispositivos medicos a través del instrumento: Solicitud Mensual de Dispositivos Medicos

Alistamiento y dispensacion  de los Dispositivos Medicos 

Auxiliar de Farmacia:

1. Revisa detalladamente los medicamentos y dispositivos medicos solicitados y/o autorizados, e inicia el alistamiento de los mismos 
2. Entrega los Dispositivos medicos y medicamentos a la jefe de enfermeria y al regente de farmacia y elabora un acta fisica de entrega de Dispositivos medicos
3. Nota: Los pedidos o solicitudes se realizaran los primeros 5 dias de cada mes, para realizar una entrega en los proximos 5 dias de la recepcion de la solicitud

Químico Farmacéutico:

1. Realiza el seguimiento y verificación al proceso de suministro de dispositivos medicos