Proceso de consulta especializada

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Identificación

	Nombre		Código
	Manual de Procesos Asistenciales de Consulta Especializada		MPA1
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	2003/01/10	2011/09/08	8

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comité de Calidad  2011/09/08 

Introducción

Oncomedic Ltda considera de vital importancia la atención al usuario, para lograr los mejores resultados es fundamental el conocimiento de los procesos administrativos y  asistenciales que se realizan durante la prestación del servicio, para tal fin se crea el presente manual que incluye los formularios y procedimientos documentales requerido para las diferentes modalidades de tratamiento que se suministra dentro de la organización desde preconsulta oncologica, consulta especializada, consultas de control, evoluciones por internet, transcripción de la historia clínica, consulta de atención farmaceutica todo lo anterior permite tener la información requerida. 

Objetivo

• Establecer los procedimientos requeridos antes, durante y despues de  la consulta especializada suministrada por Oncomedic ltda
• Describir las diferentes modalidades de consulta suministrada en Oncomedic ltda
• Informar sobre los protocolos de manejo utilizados dentro de la organización

Marco conceptual

El proceso de atención en consulta medica especializada es supremamente importante tanto para el usuario de Oncomedic como para la institución misma, se inicia con una adecuada orientación al paciente de acuerdo al servicio que requiere esto permite no solo optimizar el uso del recurso humano institucional sino también reducir los costos de la EPS contratantes logrando al mismo tiempo un mayor beneficio para los usuarios mas aun en el área de manejo de Oncomedic donde se cuenta con multitud de opciones terapéuticas.

Adicionalmente Oncomedic Ltda acogiéndose a la Ley 12 DE 1987 por la cual se suprimen las barreras arquitectónicas y se dictan otras disposiciones a diseñado sus instalaciones pensando en el confort y comodidad de las personas con discapacidad motora o de orientación mediante las siguientes medidas:

1. Los pacientes con discapacidad motora y de orientación disminuida, ingresaran a las instalaciones de ONCOMEDIC por las rampas de las diferentes sedes
2. La atención por parte del personal asistencial se lleva a cabo en el primer piso de ambas sedes.
3. El acceso a la sala de aplicación permite fácil transito a las personas con discapacidad.
4. Cuenta con baños adecuados para personas con discapacidad motora y de orientación disminuid dotados con puertas de fácil acceso, y de barandas para facilitar el apoyo del paciente.

Descripción del Proceso

La adecuada atención de los usuarios requiere establecer los lineamientos del tratamiento a instaurar no solo para optimizar el uso del recurso humano institucional y reducir los costos de la EPS contratantes sino también para obtener un mayor beneficio para los usuarios; el proceso de atención en Oncomedic  cuenta con un triare inicial que permite identificar la condición inicial del paciente mediante el reporte de la histopatología y el resumen de la historia clínica lo cual nos permite remitir a los usuarios a los diferentes servicios de acuerdo a los protocolos de atención adoptados por la institución. 

Dentro de la organización se brindan consultas en oncología clínica, ginecología oncológica, hematología, oncología oral, atención farmacéutica, adicionalmente la prestación de servicios se articula la atención con la red prestadores de que permite lograr una adecuada atención de los usuarios.

Procedimientos Previos a la Consulta

- Que: Oferta de turnos para la cita

- Quien: El medico o su delegado.

- Cuando: Mensualmente, al inicio del mes deben estar las agendad

-Como:

1- Entrar  en el sistema Oncolinux con su usuario y contraseña

2- Seleccionar  turnos

3- Colocar la fecha, desde y hasta que hora realizara la atención y cuanto durara la consulta, seleccionar el nombre del profesional que oferta los turnos de la lista y dar grabar 

4- Se despliega una pestaña donde  se enuncian los turnos que se ofrecieron el médico puede confirmar o no los turnos

Que: Asignación de la cita

Quien: Auxiliar administrativo, Auxiliar de enfermería o auxiliar de farmacia según sea el caso

Cuando: El paciente llama a solicitar la cita

Como: 1- El paciente puede solicitar la cita por vía telefónica, para la asignación de la primera consulta se pide el reporte de la biopsia, con el objetivo de asegurar que los pacientes que ingresen al servicio tienen diagnostico oncologico,  así mismo se solicita la  autorización, si el paciente puede ser atendido en la organización se realizan los siguientes procedimientos.

2- Ingresar al sistema operativo Oncolinux usando su usuario y contraseña.

2- Seleccionar agenda y colocar en la ventana de paciente nuevo el numero de documento de identidad del paciente

3-Ingresar los datos del paciente solicitados y grabar

4- Ingresar por agenda y colocar el numero del documento de identidad del paciente, dar buscar

5- Seleccionar el turno  y el servicio que se va a suministrar de acuerdo a la autorización, ingresar el numero de la misma, el valor del procedimiento y asignar

Procedimientos Previos a la Consulta

- Que: Recepción de documentación y gestión previa a la consulta

- Quien: Auxiliar administrativo

- Cuando: En el momento que acude el paciente a la consulta, justo antes de ingresar a la atención

- Como

1- Ingresa por sala de espera y selecciona el nombre del paciente al cual quiere autorizar la atención

2- Diligencie los datos solicitados en la autorización en caso de no haberlos colocado previamente y solicite al paciente  la autorización original o en linea firmada por el paciente o acudiente, la orden, Fotocopia de cédula de ciudadanía del usuario y carné del paciente o copia del RUAF.

- Que: Toma de signos vitales
- Quien: Auxiliar de enfermería
- Cuando: Previo al ingreso del paciente para ser atendido en la consulta
- Como: Toma de Signos Vitales

- Que: Realización de la consulta
- Quien: Profesional de la salud
- Cuando: El paciente ingresa para ser atendido
- Como

1- El Profesional de la salud ingresa al sistema

2- Selecciona de la lista Inicio.

3- Se despliega la lista de personas que están aprobadas para la atención

4- Se selecciona el paciente a atender de acuerdo al orden establecido

5- Si es paciente de primera vez se abre la historia clínica de primera vez

 La historia de primera vez describe:

- Sintomas:  incluir aspectos descritos en la anamnesis como características generales del paciente, motivo de consulta, evolución de la enfermedad  descrita por el paciente, manifestaciones subjetivas del paciente

- Enfermedad de Base: Describir la o las enfermedades que padece el paciente incluyendo la enfermedad oncologica o hematologica

-Antecedentes Familiares: Enunciar que enfermedades han padecido los miembros de la familia y pueden constituir factores de riesgo para el paciente

- Diagnostico Histologico:

- Numero Diagnostico: Dejar evidencia del numero del reporte histopatologico 

- Responsable: Colocar los datos del medico o la institución que realizo el análisis histopatologico

- Fecha del diagnostico: Colocarlo según reporte de histopatología

- Signos Vitales: Si bien es sumamente reportarlos todos, resulta fundamental al momento de realizar la formulación el peso y la talla para que el sistema haga el calculo de la superficie corporal  y de la dosis sugerida para el paciente

- Signos: Reporte los datos del examen clínico y exámenes complementarios 

- Tipo de diagnostico: Seleccione de la lista

-Codigo CIE 10: Seleccione colocando los posibles nombres de modo que se abre la lista de posibilidades

-T N M: Fundamental coloque T: según tamaño del tumor,  N: Presencia de invasión a ganglios linfáticos, M: Presencia de metástasis

-Análisis: Adicione el estadio de la enfermedad según TNM o/y otra clasificación aplicable según el caso, la propuesta terapéutica a instaurar

-Plan: Coloque en términos generales la terapéutica a seguir

-Información Reservada: Es una información que no se va a evidenciar en la historia clínica del paciente pero que puede resultar de interés para el equipo tratante, miedos, aficiones, situaciones de difícil manejo

- Tratamientos Oncologicos recibidos anteriormente: Dejar evidencia de los tratamientos que a recibido el paciente a nivel oncologico extra-institucional

-Marcadores tumorales: Precisar los resultados en caso de haber realizado estos análisis

- Paliativo: Describir si el paciente requiere tratamiento con finalidad paliativa o de soporte

-Revisar: Verificar que los datos estén apropiadamente diligenciados

- Grabar: 

Si el paciente ya ha sido valorado en oncomedic previamente encontrara la historia antigua que incluye:

 

- Cuadro con notas publicas realizadas en oncolinux 1

-Identificación del paciente -

Resumen SOAP: Presionando sobre el puede obtener los datos de la historia clínica anotadas previamente como evolución por parte del medico

- Enfermedad de Base o Alerta Medica: 

1. La atención puede iniciar con la preconsulta oncológica, permitiendo establecer un mayor contacto con el paciente, generar la historia clínica institucional, solicitar exámenes complementarios, remitir a la especialidad que se requiera para el tratamiento especifico dadas las condiciones del paciente, esta actividad permite optimizar el recurso de las diferentes especialidades oncológicas priorizando la atención de acuerdo con las necesidades del paciente, de modo que no se satura la consulta de un especialista lo que permite mayor oportunidad en la atención.
   
2. La consulta de oncología clínica busca establecer el tratamiento del paciente mediante el uso de medicamentos antineoplasicos en adjuvancia, neoadjuvancia, control de la enfermedad y paleación.
3. El enfoque de Ginecología oncológica es principalmente la intervención quirúrgica del paciente con alteraciones en los órganos genitales femeninos, dentro de la organización solo se presta el servicio de consulta y se provee la atención del profesional para la realización de la cirugía.
4. La consulta  de hematologia busca brindar soluciones principalmente a los trastornos neoplásicos de las células sanguineas
   
5. La consulta de oncología oral busca establecer diagnostico de pacientes con tumores de cavidad oral, así como brindar tratamiento paliativo de los paciente con lesiones neoplásicas sometidos a tratamientos oncológicos que presentan toxicidades directas o indirectas del sistema estomatológico.
   
6. La consulta farmacéutica: se suministra en pacientes que tienen indicado el tratamiento farmacológico con finalidad de dar indicaciones del manejo mas apropiado de los medicamentos y sus posibles efectos secundarios o eventos adversos, educación para evitar complicaciones, identificar signos de alarma y manejo de complicaciones.
7. En las consultas de control el medico que ejecuta esta actividad valora signos de alarma, indicios de  progresión o recidiva tumoral, educa al paciente y a la familia, solicita exámenes para la adecuada evaluación del estado del paciente hace control de síntomas generados por la enfermedad como por los tratamientos instaurados.
   
8. Consulta por Internet: Los avances tecnológicos utilizados por nuestra institución permiten acceder y suministrar información del paciente en cualquier lugar del mundo con acceso a Internet, con las restricciones y condiciones que la ley impone, esto permite la vigilancia y el control del paciente con mayor eficiencia, mas aun tomando en cuenta que nuestra institución trae profesionales de gran prestigio a nivel nacional que se desplazan hasta la ciudad de Ibague para brindar la atención; cuando se requiere de la intervención del medico tratante que se encuentra fuera de la ciudad se opta por realizar comunicación con el mismo vía celular o por Internet, dependiendo la situación, el personal de enfermería, coordinador asistencial o medico de base da la información del estado del paciente de acuerdo con las indicaciones y requisitos solicitados por el medico de modo que pueda obtener información acertada sobre la situación del paciente y pueda definir la conducta y resolver la situación del paciente, mediante la intercomunicación posibilitada por nuestro sistema de manejo de historia clínica digital, de modo que el galeno puede realizar sus anotaciones en la historia clínica del paciente.
   
9. Transcripción de historia clínica: La administración ambulatoria de medicamentos es una necesidad que en ocasiones presentan los pacientes y las instituciones que pocas entidades de salud pueden suministrar, en múltiples ocasiones se nos a solicitado la aplicación de medicamentos o el suministro de los mismos a usuarios extra-institucionales, ante la necesidad anteriormente descrita se vio la necesidad de establecer los lineamientos generales para la ejecución de dicha actividad de modo que se viabilizara todo el proceso administrativo y asistencial dentro de los estándares de calidad institucional, por tal razón se realiza la transcripción de la historia clínica del medico tratante. Para tal fin el paciente acude a Salud@rte Oncomedic solicitando el servicio de aplicación del medicamento debe traer la historia clínica, orden medica para la aplicación del medicamento.
   Con la historia clínica se procede a realizar la transcripción por parte del personal de enfermería, coordinador asistencial o medico de base quien consigna dentro de la historia clínica que es una transcripción, el nombre del medico tratante, la fecha de la consulta.
   La historia clínica es escaneada y devuelta al paciente.
   Los medicamentos  o la autorización de entrega son recibidos por el servicio farmacéutico de oncomedic ltda así como la orden de aplicación de los medicamentos que permite su colocación de acuerdo con los requisitos establecidos por el medico tratante
   

Los protocolos fueron adoptados de las guias del Instituto Nacional de Cancerologia de Colombia

• Cáncer de Seno
• Cáncer de Cuello Uterino
• Cáncer de Endometrio
• Cáncer de Ovario
• Cáncer de Próstata
• Cáncer Gástrico
  
• Cáncer de Pulmón
• Cáncer de Testículo
  
• Leucemia Linfoide Aguda
• Leucemia Mieloide Aguda
• Linfomas no Hodgkin
• Mieloma Multiple
• Procedimientos Menores Hematologia
• Protocolo Diagnostico
• Protocolo de Manejo Oral Del Paciente Con Cáncer
• Carcinoma De Lengua
  
• Programa de Atención farmacéutica
  
  

Cuadros de Procesos:

Consulta Especializada

Nombre del proceso	Consulta Especializada
Coordinador del proceso	Coordinador asistencial
Producto	Adecuada atención del usuario y asignación de citas
Entrada	Recepción
Pasos	Solicitud de la consulta por vía telefónica   Solicitud de reporte de histopatología e historia clínica   Ingreso de los datos del usuario al sistema   Asignación de la consulta de acuerdo con las necesidades del paciente   Solicitud de los documentos requeridos (Orden medica, Autorización, fotocopia del carne)   Entrega de los documentos requeridos debidamente firmados. (Orden medica, Autorización, fotocopia del      carne)    Autorización en el sistema para que se realice la consulta    Consulta
Responsable del proceso	Coordinación asistencial

Consulta de Atención Farmacéutica

Nombre del proceso	Consulta Farmacológica
Coordinador del proceso	Químico Farmacéutico
Producto	Identificación de PRM e Intervención Farmacéutica
Entrada	Recepción
Pasos	Solicitud y/o invitación a la consulta Farmacológica  por vía telefónica  Asignación de la consulta Farmacológica  de acuerdo de identificación previa de nesecidades sospechosas de PRM en  el paciente Solicitud de documentos requeridos (Registro DRUPS de Atención Farmacéutica, Autorización institucional, fotocopia del carne y cédula) Entrega de documentos debidamente firmados en recepción el día de la consulta Autorización de la consulta Farmacológica en el sistema institucional Consulta Farmacológica Intervención Farmacéutica y comunicación al medico tratante Fin
Responsable del proceso	Coordinación asistencial

Transcripción de la Consulta

Nombre del procedimiento	Transcripción de historia clínica
Coordinador del proceso	Coordinador asistencial
Producto	Adecuado atención del usuario
Entrada	Recepción
Pasos	Solicitud del servicio de aplicación o suministro de medicamentos prescritos extrainstitucionalmente Presentación de la historia clínica y orden medica para la aplicación del medicamento. Transcripción por parte del personal de enfermería, coordinador asistencial o medico de base quien consigna dentro de la historia clínica que es una transcripción, el nombre del medico tratante, la fecha de la consulta. La historia clínica es escaneada y devuelta al paciente. Los medicamentos son recibidos por el servicio farmacéutico o la autorización de los mismos para se suministrados por parte de Oncomedic. La orden de aplicación de los medicamentos permite su aplicación de acuerdo con los requisitos establecidos por el medico tratante
Responsable del proceso	Coordinación asistencial