Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Medicos

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Identificación

	Unidad Asistencial		Código
	Manual de Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos		MPF07
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version
	2010/07/10	2011/09/07	2

Elaboro:Luis Carlos Alvarez Quimico farmaceutico

Reviso y Autorizo Ultima Versión: Comite de Farmacia y Terapéutica

Introducción

Es el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos.

Marco Conceptual

Descripción

Las áreas de almacenamiento con que cuenta el servicio farmacéutico la IPS ONCOMEDIC LTDA, cumplen con las siguientes especificaciones:

• Se encuentran alejadas de sitios de alta contaminación.
• Se facilita la circulación de personas y de objetos.
• Cuenta con pisos de material impermeable, resistente, uniforme y sistema de drenaje
• Tiene paredes o muros impermeables, sólidos, de fácil limpieza y sanitización y resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura.
• Cuenta con techos y cielo rasos resistentes, uniformes y de fácil limpieza y sanitización
• Cuenta con luz natural y/o artificial que permite la identificación de los medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo de la documentación (formulas y recetarios)
• Cuenta con un sistema de ventilación natural y/o artificial garantizando la conservación adecuada de los medicamentos
• Cuenta con mecanismos que garanticen las condiciones de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante.
• Se llevan registros de control de temperatura y humedad con un termómetro adecuado y un higrómetro calibrado.
• Los medicamentos y dispositivos médicos se ubican en estibas o estanterías de material sanitario, impermeable y fácil de limpiar.
• Los medicamentos que requieren refrigeración se almacenan en refrigeradores o congeladores
• En las áreas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos se dispone de alarmas de extintores de incendios.
  

Procedimiento

El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:

Provisión de áreas de almacenamiento

El servicio farmacéutico hospitalario de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades relacionadas con el reabastecimiento de las columnas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos en la farmacia y en las estanterías en las bodegas de almacenamiento.

Auxiliar de farmacia:

• Aprovisiona las estanterías de la bodega de medicamentos de productos que cumplen con las especificaciones según la recepción técnica.
• Organiza los productos almacenados en orden alfabético y separa dichos productos bajo el criterio de fechas de vencimiento largas y cortas, o de acuerdo a la técnica de almacenamiento “primeros en entrar, primeros en salir”
• Revisa diariamente el interior de las columnas de almacenamiento de medicamentos y material medicoquirúrgico y realiza estimaciones cualitativas y cuantitativas de reabastecimiento de productos, basado en los Niveles Mínimos de Existencias (NmE).
• Retira y transporta hasta enfermería, central de mezclas y preparaciones extemporáneas; los productos solicitados desde la diferentes áreas las columnas de almacenamiento de productos (medicamentos o dispositivos médicos)
• Revisa diariamente el interior de las columnas de almacenamiento de medicamentos y material medicoquirúrgico y realiza estimaciones cualitativas y cuantitativas de reabastecimiento de productos, basado en los Niveles Mínimos de Existencias (NmE).

Almacenamiento y Conservación de Medicamentos y Dispositivos Médicos

Control de temperatura y humedad

El servicio farmacéutico hospitalario de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control y seguimiento de las condiciones de temperatura y humedad en las diferentes áreas, así como el seguimiento de las temperaturas de las áreas de refrigeración de medicamentos.

Dependencia:

Servicio Farmacéutico

Área:

• Farmacia
• Preparaciones Extemporáneas

Encargado

Actividad

• Registra diariamente en jornadas mañana y tarde las lecturas arrojadas por el termóhigrometro digital inalámbrico realizando el recorrido al interior del área, envía en linea los datos a la hoja Control de Temperatura, Humedad de cada area
• El termohigrometro digital se espera un tiempo de 1 (un) minuto  para la establizacion de la lectura de temperatura y humedad
  

• Registra diariamente en jornadas mañana y tarde las lecturas arrojadas por el termómetro digital de la nevera, en el Formato hoja Control de Temperatura Cadena de Frío

Control del registro

• Registra la hora, responsable y fecha de la actividad Registro de Temperatura y Humedad en el área de la Farmacia y extemporaneas en el Formato Control del Registro de Temperatura y Humedad
  

Acción correctiva

Regula el grado de temperatura, manipulando los terminales de temperatura en el aire acondicionado, cuando la temperatura supera los 25ºC

Químico Farmacéutico

Verifica la toma de temperatura y Humedad en los registros destinados para ello.

FORMATOS

Registros de temperatura y Humedad 2010

Registros de temperatura y Humedad 2011

Dependencia:

Servicio Farmacéutico

Área:

Central de mezclas

Encargado

Auxiliar de Farmacia:

• Registra diariamente en jornadas mañana y tarde las lecturas arrojadas por el por el termóhigrometro digital inhalambrico realizando el recorrido al interior del área, envía en linea los datos a la hoja Control de Temperatura, Humedad de Central de Mezclas
• Registra diariamente en jornadas mañana y tarde las lecturas arrojadas por el termómetro digital de la nevera, en el Formato Hoja Control de Temperatura Cadena de Frío de Central de Mezclas
• Registra la hora, responsable y fecha de la actividad Registro de Temperatura y Humedad de cada una de las área de la Central de mezclas en el Formato Control del Registro de Temperatura y Humedad de Central de Mezclas

Químico Farmacéutico:

Verifica la toma de temperatura y Humedad en los registros destinados para ello.

Almacenamiento de Dispositivos Médicos

Control de Fechas de Vencimientos en Áreas de Almacenamiento

El servicio farmacéutico hospitalario de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control, verificación y detección de las fechas de vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos mediante técnicas y herramientas que nos permiten conocer oportunamente los medicamentos y dispositivos médicos próximos a vencer

Encargado

Auxiliar de Farmacia

Actividad

Realiza diariamente la identificacion de las  fechas de vencimiento de medicamentos y dispositivos medicos mediante la semaforizacion de fechas:

• Rojo (medicamentos que vencen en el año presente), amarillo (medicamentos que vencen en el  año  siguiente)
• Verde (medicamentos que vencen en  dos a tres años ).

Una vez identificado los rojos se  registran  en el formato control de fechas de vencimiento y se realiza seguimiento estricto

Ver registros en:

Registro de Inventarios y Control de Fechas de Vencimiento en Columnas de almacenamiento y nevera

Control de Inventarios en Áreas de Almacenamiento

El servicio farmacéutico  de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control y mantenimiento de los inventarios físicos de los medicamentos y dispositivos médicos haciendo uso de herramientas que nos permiten desarrollar de manera eficiente y eficaz los conteos físicos de los medicamentos y dispositivos médicos.

Encargado

Actividades

• Elabora la programación anual de jornadas de inventario general de medicamentos y Dispositivos médicos, almacenados en las columnas almacenamiento la farmacia.
• Genera trimestralmente los documentos como registro de inventarios de medicamentos y registro de Inventarios de dispositivos médicos.
• Organiza por grupos de trabajo, las personas que van a participar en la jornada de inventario general.
• Establece trimestralmente los muestreos aleatorios de productos, para activar los conteos físicos cíclicos en farmacia

Auxiliar de Farmacia

Realiza trimestralmente los conteos físicos en las columnas de almacenaiento de farmacia, y registra los datos en los formatos: Registro de Inventarios de Medicamentos y dispositivos medicos

Ver registros en:

Registro de Inventarios y Control de Fechas de Vencimiento en Columnas de almacenamiento y nevera

Carro de Paro

DEFINICIÓN

Cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado solo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación propuesta por el fabricante para su uso, en el: Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad, compensación de una lesión o de una deficiencia, soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico, diagnóstico del embarazo y control de la concepción, cuidado durante el embarazo, el nacimiento o después del mismo, incluyendo el cuidado del recién nacido. Tamien se incluyen productos para desinfección y/o esterilización de dispositivos médicos Cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado solo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación propuesta por el fabricante para su uso, en el: Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedad., compensación de una lesión o de una deficiencia, soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico, diagnóstico del embarazo y control de la concepción, cuidado durante el embarazo, el nacimiento o después del mismo, incluyendo el cuidado del recién nacido. Tamien se incluyen productos para desinfección y/o esterilización de dispositivos médicos.

Nota: Los dispositivos médicos para uso humano, no deberán ejercer la acción principal que se desea por medios farmacológicos, inmunológicos o metabólicos

CLASIFICACION DE DISPOSITIVOS MEDICOS

Clase I.

Son aquellos dispositivos médicos de bajo riesgo, sujetos a controles generales, no destinados para proteger o mantener la vida o para un uso de importancia especial en la prevención del deterioro de la salud humana y que no representan un riesgo potencial no razonable de enfermedad o lesión.

Clase II a.

Son los dispositivos médicos de riesgo moderado, sujetos a controles especiales en la fase de fabricación para demostrar su seguridad y efectividad.

Clase II b.

Son los dispositivos médicos de riesgo alto, sujetos a controles especiales en el diseño y fabricación para demostrar su  seguridad y efectividad.

Clase III.

Son los dispositivos médicos de muy alto riesgo sujetos a controles especiales, destinados a proteger o mantener la vida o para un uso de importancia sustancial en la prevención del deterioro de la salud humana, o si su uso presenta un riesgo potencial de enfermedad o lesión.

EQUIPO BIOMEDICO

Dispositivo Médico operacional y funcional que reúne sistemas y subsistemas eléctricos, electrónicos o hidráulicos, incluidos los programas informáticos que intervengan en su buen funcionamiento, destinado por el fabricante a ser usado en seres humanos con fines de prevención, diagnóstico, tratamiento o rehabilitación. No constituyen equipo biomédico, aquellos dispositivos médicos implantados en el ser humano o aquellos destinados para un sólo uso

ELEMENTOS DE TIPO DISPOSITIVO MEDICO

Catéteres, Sondas, Suturas y materiales de curación, Gasas, Algodones, Vendas de algodón, elásticas, enyesadas, Esparadrapos, Apósitos, Agujas hipodérmicas, Dispositivos intrauterinos sin liberación de espermaticidas, Preservativos, Marcapasos, productos para la desinfección y esterilizacion, elementos de ortopedia, atuendo quirúrgico, jeringas, material de osteosintesis  

Productos odontológicos: Cementos, compuestos de modelar, siliconas, alginatos, hidrocoloides reversibles e irreversibles, materiales para restauración y para obturación de conductos radiculares

NORMATIVIDAD

Los Dispositivos médicos con o sin registro sanitario para su comercialización deberán obtener registro sanitario en las condiciones establecidas en decreto 4725 de 2005 a más tardar el 1° de abril de 2007.

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA evalua a los provedoresde dispositivo médicos de acuerdo al cumplimiento de la documentación pertinente: Manual de Condiciones de Almacenamiento y Acondicionamiento de Dispositivos médicos. (Comercializadores) Buenas Prácticas de Manufactura de dispositivos médicos - BPM. (Fabricante)

POLITICA REUSO DE DISPOSITIVOS MÉDICOS

El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA emite una resolución que reglamenta el procesamiento y el reuso de dispositivos médicos de un solo uso

ALMACENAMIENTO

Procedimiento

Auxiliar de Farmacia

Una vez realiza la recepción de los dispositivos médicos sigue la ruta de la clasificación por riesgo según el aplicativo del INVIMA e identifica el dispositivos de acuerdo a la clase de riesgo I, II o III y los ubica en las columnas de almacenamiento  asignados para ellos. también rotula los dispositivos médicos según semaforización de vencimientos y según su uso y reuso

Químico Farmacéutico

Realiza la verificación del almacenamiento de dispositivos médicos según clase de riesgo, fechas de vencimiento y uso-reuso.

Realiza  auditorías internas del sistema de almacenamiento en los servicios de enfermería de la IPS ONCOMEDIC LTDA

Realiza  auditorías externas del sistema de almacenamiento en los clientes y proveedores que  manejen el almacenamiento de dispositivos médicos 

Descripción :

Responsable	Descripción
Auxiliar de farmacia	Aplique procedimiento recepcióntécnico-administrativa de medicamentos y dispositivos médicos. Revise cantidades, concentración y forma farmacéutica recibida contra la facturada del proveedor, formula medica o remision. Clasifique los medicamentos y dispositivos médicos recibidos de la siguiente manera: Medicamentos y material medicoquirúrgico Medicamentos: Forma farmacéutica Medicamentos: POS-NO POS Medicamentos de refrigeración (en el empaque encontrará las condiciones de temperatura de almacenamiento para saber si el medicamento requiere cadena de frío, en caso de requerirlo, almacénelo en el refrigerador manteniendo la puerta abierta durante el menor tiempo posible. Medicamentos: Control especial (se reconocenpor la franja violeta en el envase primario y por el letrero “medicamento de control especial en el envase secundario).
Auxiliar de Farmacia	Ubique los medicamentos de acuerdo a volumen y almacene primero los de cadena de frío seguido de los medicamentos de control y de alto costo, tenga en cuenta el sistema FIFO de almacenamiento primero los de menor volumen en las columnas y los de mayor volumen en la estantería parte inferior. Las partes altas de las columnas se prefieren para líquidos envasados en frascos y los cajones y las inferiores para envases de bajo volumen (ampollas, viales) y sólidos orales en general. Ubique los dispositivos médicos en la estantería correspondiente de acuerdo a la codificación anotada en los mismos. Ubique los líquidos de gran volumen en las estibas, siguiendo las recomendaciones del proveedor anotadas en el material de embalaje. Almacene los medicamentos de control especial identificados en el mueble con llave destinado para tal fin según su nombre genérico y forma farmacéutica. Actualice el ingreso de los medicamentos de control especial en el libro destinado para tal fin. Mantenga bajo llave y lleve semanalmente el movimiento de los medicamentos de control especial en el formato Realice control de temperatura ambiente, humedad relativa y cadena de frío, mediante formato de Monitoreo de Temperatura

FORMATOS

Formato Control de Fechas de Vencimientos

Registro de Inventario Aleatorio de Insumos Hospitalarios

Ver registros en:

Control de Fechas de Vencimiento Carro de Paro

Control de Fechas de Vencimiento Kit de Extravasaciones

Control de Fechas de Vencimiento Kit de Derrames

Registros de Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos