Diferencia entre revisiones de «Adquisicion de Medicamentos y Dispositivos Medicos»
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En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA, en donde se permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras de la institución, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios. | En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA, en donde se permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras de la institución, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios. | ||
De igual forma se protocoliza la recepción de medicamentos suministrados por las EAPBS para ser aplicados a los pacientes dentro de su tratamiento de modo que se cumplan con los criterios de BPM de la organización | De igual forma se protocoliza la recepción de medicamentos suministrados por las EAPBS para ser aplicados a los pacientes dentro de su tratamiento de modo que se cumplan con los criterios de BPM de la organización | ||
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= Objetivo = | |||
Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas practicas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirurgicos. | |||
Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas practicas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirurgicos. | |||
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= Alcance = | = Alcance = | ||
El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico | El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos | ||
= Procedimientos = | = Procedimientos = | ||
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El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la adquisición de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos: | El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la adquisición de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos: | ||
== Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico | == Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico == | ||
El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a: | El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a: | ||
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*Oferta de servicios y presupuesto | *Oferta de servicios y presupuesto | ||
=== Coordinador Administrativo del Servicio | === Coordinador Administrativo del Servicio Farmacéutico: === | ||
*Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales. | *Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales. | ||
| Línea 101: | Línea 101: | ||
=== '''Coordinación Financiera''' === | === '''Coordinación Financiera''' === | ||
*Recibe del Coordinador Administrativo del servicio | *Recibe del Coordinador Administrativo del servicio farmacéutico las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos y direcciona a Comité e compras; la necesidad requerida para la Institución, para su autorización. | ||
[[Image:Solicitud de Medicamentos e insumos.png]]<br> | [[Image:Solicitud de Medicamentos e insumos.png]]<br> | ||
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*Recibe de la transportadora los productos (medicamentos y/o material médico quirúrgico) empacados en cajas, sin verificar el contenido y compara con el número de cajas registradas en la guía transportadora | *Recibe de la transportadora los productos (medicamentos y/o material médico quirúrgico) empacados en cajas, sin verificar el contenido y compara con el número de cajas registradas en la guía transportadora | ||
*Solicita al Coordinador administrativo del servicio | *Solicita al Coordinador administrativo del servicio farmacéutico la Orden de Compra generada por la coordinación financiera. | ||
*Revisa el contenido de las cajas, verifica con la orden de compra, el número de factura, el nombre de la distribuidora; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y o código de barras, estado físico de los productos, número de la guía transportadora y nombre de la empresa transportadora | *Revisa el contenido de las cajas, verifica con la orden de compra, el número de factura, el nombre de la distribuidora; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y o código de barras, estado físico de los productos, número de la guía transportadora y nombre de la empresa transportadora | ||
Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico | Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmacéutico o al coordinador financiero según sea la no conformidad continuando con un proceso [[Programa de Calidad del Servicio Farmacéutico|Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto]] | ||
*Separa los productos con novedad y digital rotulo de cuarentena digital e identifica el producto | *Separa los productos con novedad y digital rotulo de cuarentena digital e identifica el producto | ||
*Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por orden de compra, escaneando la factura y | *Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por orden de compra, escaneando la factura y subiéndola como archivo adjunto remitiéndolo a la bodega correspondiente | ||
[[Image:Ingreso a Inventario Por Orden de Compra.png]] | [[Image:Ingreso a Inventario Por Orden de Compra.png]] | ||
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*Envía a coordinación administrativa los documentos: Factura y número de orden de compra<br> | *Envía a coordinación administrativa los documentos: Factura y número de orden de compra<br> | ||
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=== Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos por la EPS Y ARS === | === Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos por la EPS Y ARS === | ||
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==== Regente de Farmacia ==== | ==== Regente de Farmacia ==== | ||
*Recibe de un funcionario del servicio | *Recibe de un funcionario del servicio farmacéutico de las EAPBS contratantes los productos (medicamentos y/o dispositivos médicos), verificando nombre y documento del usuario, orden médica, medicamento y/o insumo, la dosis, cantidad, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y/o código de barras, estado físico de los productos, temperatura de conservación, el nombre de la EPS. | ||
Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico | Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmacéutico y al funcionario del servicio farmacéutico de la institución contratante la no conformidad continuando con un proceso [[Programa de Calidad del Servicio Farmacéutico|Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto]] | ||
*Separa los productos con novedad y identifica el producto en cuarentena | *Separa los productos con novedad y identifica el producto en cuarentena | ||
*Aplica los | *Aplica los instrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspección de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos recepcionados | ||
*Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por idrc, escaneando la remisión u orden medica y | *Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por idrc, escaneando la remisión u orden medica y subiéndola como archivo adjunto, remitiéndolo a la bodega correspondiente<br> | ||
[[Image:Ingreso a Inventario por IDRC.png]] | [[Image:Ingreso a Inventario por IDRC.png]] | ||
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*Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena | *Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena | ||
*Recibe del regente de Farmacia el registro de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. <br> | *Recibe del regente de Farmacia el registro de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. <br> | ||
*Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al inventario del sistema oncolinux 2 por idrc tal como se | *Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al inventario del sistema oncolinux 2 por idrc tal como se mostró previamente<br> | ||
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== Inspección de Calidad de Medicamentos y Disposivos Medicos == | |||
== Inspección de Calidad de Medicamentos y Disposivos | |||
*El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control de calidad de las especificaciones técnicas derivadas del laboratorio fabricante a través de tablas de muestreos e inspección de las características físicas e información técnica de los medicamentos y dispositivos médicos durante la recepción Técnica | *El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control de calidad de las especificaciones técnicas derivadas del laboratorio fabricante a través de tablas de muestreos e inspección de las características físicas e información técnica de los medicamentos y dispositivos médicos durante la recepción Técnica | ||
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==== Químico Farmacéutico ==== | ==== Químico Farmacéutico ==== | ||
*<font face="Arial, sans-serif">Supervisa las actividades de control de calidad de los medicamentos | *<font face="Arial, sans-serif">Supervisa las actividades de control de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos recepcionados en el servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA </font> | ||
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*<font face="Arial, sans-serif">Realiza un muestreo de Medicamentos y </font><font face="Arial, sans-serif">dispositivos | *<font face="Arial, sans-serif">Realiza un muestreo de Medicamentos y </font><font face="Arial, sans-serif">dispositivos médicos recepcionados</font><font face="Arial, sans-serif">, basado en el manejo de la Tabla: Militar Estándar, con el objeto de determinar: especificaciones de calidad de los productos.</font> | ||
*<font face="Arial, sans-serif">Registra las especificaciones de calidad de la muestra de medicamentos y dispositivos medicos obtenida, en el formato: | *<font face="Arial, sans-serif">Registra las especificaciones de calidad de la muestra de medicamentos y dispositivos medicos obtenida, en el formato: Inspección y Control de Calidad de Medicamentos y </font><font face="Arial, sans-serif">dispositivos medicos</font> | ||
= <font face="Arial, sans-serif"></font>Cuadro de Procedimiento = | = <font face="Arial, sans-serif"></font>Cuadro de Procedimiento = | ||
| Línea 212: | Línea 212: | ||
Responsable | Responsable | ||
| | | Químico Farmacéutico | ||
|- | |- | ||
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Alcance | Alcance | ||
| El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico | | El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos <br> | ||
|- | |- | ||
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| Línea 233: | Línea 233: | ||
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*Formula y/o Solicitud de medicamentos y/o insumos medico quirúrgico | *Formula y/o Solicitud de medicamentos y/o insumos medico quirúrgico | ||
*Tramite Administrativo de consecución de medicamentos | *Tramite Administrativo de consecución de medicamentos | ||
*Verificación de las BPM de los productos | *Verificación de las BPM de los productos | ||
*Recepción | *Recepción Técnica | ||
*Ingreso al Inventario | *Ingreso al Inventario | ||
| Línea 242: | Línea 242: | ||
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= Diagrama de Flujo = | = Diagrama de Flujo = | ||
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| Línea 250: | Línea 250: | ||
== Formatos == | == Formatos == | ||
[[===Formato Inspeccion y Control de Calidad ===|Formato | [[===Formato Inspeccion y Control de Calidad ===|Formato Inspección y Control de Calidad]] | ||
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Revisión del 23:49 7 may 2013
Regresar a Servicio Farmacéutico
Identificación
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Manual de Adquisición y Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos |
MPF06 | |||
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Fecha de Emisión |
Fecha de Actualización |
Versión | ||
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2010/04/01 |
2011/09/07 |
2 | ||
Elaboro: Luis Carlos Alvarez Quimico farmaceutico
Reviso y Autorizo Ultima Versión: Comite de Farmacia y Terapéutica
Introducción:
En este manual se describe el conjunto de actividades que realiza el servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA, en donde se permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras de la institución, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.
De igual forma se protocoliza la recepción de medicamentos suministrados por las EAPBS para ser aplicados a los pacientes dentro de su tratamiento de modo que se cumplan con los criterios de BPM de la organización
Objetivo
Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas practicas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirurgicos.
Alcance
El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos
Procedimientos
El procedimiento del servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA para la adquisición de medicamentos y dispositivos se realiza básicamente siguiendo estos pasos:
Estimación y Solicitud de Medicamentos y/o Insumos Medico Quirúrgicos Según las Necesidades para el servicio farmacéutico
El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA determina la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere para su consumo promedio mensual de acuerdo a:
- Perfil epidemiológico de la institución
- Población usuaria y/o consumo histórico
- Comparado con la definición de necesidades determinadas por los servicios
- Oferta de servicios y presupuesto
Coordinador Administrativo del Servicio Farmacéutico:
- Elabora la programación mensual de necesidades de consumo de medicamentos y Dispositivos médicos, con base a los consumos históricos, patologías más comunes y consumos promedios mensuales.
- Genera semanalmente en el software, las solicitudes de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos, para periodos de un mes, quincena o semana mediante el análisis de existencias.
- Envía al departamento del área financiera , las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos empleando la solicitud por inventario de Oncolinux 2
Coordinación Financiera
- Recibe del Coordinador Administrativo del servicio farmacéutico las solicitudes periódicas de pedidos de medicamentos y dispositivos médicos y direcciona a Comité e compras; la necesidad requerida para la Institución, para su autorización.
- Genera la orden de compra de Medicamentos y dispositivos médicos:
- Cotiza con los proveedores (laboratorios y distribuidores), los productos requeridos.
- Ejecuta la compra y recepciona remisiones y facturas de proveedores, para causar dichos documentos
Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos
Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos por la IPS ONCOMEDIC LTDA
El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad
Regente de farmacia:
- Recibe de la transportadora los productos (medicamentos y/o material médico quirúrgico) empacados en cajas, sin verificar el contenido y compara con el número de cajas registradas en la guía transportadora
- Solicita al Coordinador administrativo del servicio farmacéutico la Orden de Compra generada por la coordinación financiera.
- Revisa el contenido de las cajas, verifica con la orden de compra, el número de factura, el nombre de la distribuidora; las cantidades, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y o código de barras, estado físico de los productos, número de la guía transportadora y nombre de la empresa transportadora
Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmacéutico o al coordinador financiero según sea la no conformidad continuando con un proceso Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto
- Separa los productos con novedad y digital rotulo de cuarentena digital e identifica el producto
- Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por orden de compra, escaneando la factura y subiéndola como archivo adjunto remitiéndolo a la bodega correspondiente
Químico Farmacéutico
- Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
- Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena
- Recibe del regente de Farmacia el registro digital del Acta de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
- Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al sistema: programa de inventario.
- Envía a coordinación administrativa los documentos: Factura y número de orden de compra
Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos Adquiridos por la EPS Y ARS
- El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo la verificación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos enviados desde las EPS Y ARS contratadas, así como las especificaciones de entrega, embalaje, transporte y cantidad
Regente de Farmacia
- Recibe de un funcionario del servicio farmacéutico de las EAPBS contratantes los productos (medicamentos y/o dispositivos médicos), verificando nombre y documento del usuario, orden médica, medicamento y/o insumo, la dosis, cantidad, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante, código EAN y/o código de barras, estado físico de los productos, temperatura de conservación, el nombre de la EPS.
Nota: Si se presentan novedades en la verificación de la recepción técnica, el regente de farmacia notifica al químico farmacéutico y al funcionario del servicio farmacéutico de la institución contratante la no conformidad continuando con un proceso Ir Proceso de Verificación de Calidad del Producto
- Separa los productos con novedad y identifica el producto en cuarentena
- Aplica los instrumentos de muestreo y de calidad para realizar la inspección de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos recepcionados
- Si cumple se procede a ingresar los productos al inventario por idrc, escaneando la remisión u orden medica y subiéndola como archivo adjunto, remitiéndolo a la bodega correspondiente
Químico Farmacéutico
- Revisa el procedimiento de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos y autoriza el ingreso de medicamentos al inventario del Servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
- Verifica los parámetros de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos y ordena el despeje de linea de la cuarentena
- Recibe del regente de Farmacia el registro de Recepción Técnica y Verifica la vigencia de los registros sanitarios de los productos recepcionados, utilizando el aplicativo de la consulta pública sobre información de registros sanitarios, contenida en la página web del Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA.
- Si el producto cumple con las especificaciones se ingresa al inventario del sistema oncolinux 2 por idrc tal como se mostró previamente
Inspección de Calidad de Medicamentos y Disposivos Medicos
- El servicio farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA realiza un conjunto de actividades que tiene como objetivo el control de calidad de las especificaciones técnicas derivadas del laboratorio fabricante a través de tablas de muestreos e inspección de las características físicas e información técnica de los medicamentos y dispositivos médicos durante la recepción Técnica
Químico Farmacéutico
- Supervisa las actividades de control de calidad de los medicamentos y dispositivos médicos recepcionados en el servicio Farmacéutico de la IPS ONCOMEDIC LTDA
Auxiliar de Farmacia
- Realiza un muestreo de Medicamentos y dispositivos médicos recepcionados, basado en el manejo de la Tabla: Militar Estándar, con el objeto de determinar: especificaciones de calidad de los productos.
- Registra las especificaciones de calidad de la muestra de medicamentos y dispositivos medicos obtenida, en el formato: Inspección y Control de Calidad de Medicamentos y dispositivos medicos
Cuadro de Procedimiento
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Nombre del Procedimiento. |
Adquisición y Recepción de Medicamentos y Dispositivos Médicos |
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Objetivo del Procedimiento |
Garantizar el cumplimiento de las normas de buenas practicas de manufactura en la adquisición y recepción de los medicamentos e insumos médico quirúrgicos. |
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Responsable |
Químico Farmacéutico |
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Alcance |
El proceso se inicia con la orden médica, la autorización de dispensación de los medicamentos y/o dispositivos médico-quirúrgico, consumos promedio, y disponibilidad presupuestal, incluye la selección y evaluación de los proveedores, verificación de las condiciones legales y técnicas de los medicamentos y/o insumos medico quirúrgicos |
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Requisitos Generales de Operación del Procedimiento |
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| Pasos |
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Diagrama de Flujo
Formatos
Formato Inspección y Control de Calidad