Proceso de Organización de la Información

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Identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Proceso de Organización,Consulta y Recuperación de la Información		PGD02
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Versión
	(AMD) 2003/01/10	(AMD) 2011/09/08	2

Elaboró:

Revisó y Autorizo Ultima Versión: Comite de Calidad 2011/09/07

Pendiente aprobación 

Introducción

Ante la gran cantidad de información que maneja Oncomedic ltda se hace necesario establecer una metodología que permita el acceso, retención y uso  de la misma de acuerdo a los requerimientos procedimentales y legales,  esto se logra mediante el uso herramientas digitales y físicas que permiten la organización de la información así como de procedimientos estandarizados de modo que el documento sea un instrumento vivo y útil dentro de la institución y no simplemente un requisito obsoleto o privado.

Objetivo General

Establecer el marco procedimental  para la organización, distribución y archivo de la documentación de Oncomedic limitada, de modo que sea asequible de acuerdo a las disposiciones legales y a las políticas de la institución. 

Marco conceptual

Sustento  Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

La ley marco por la cual Oncomedic trabaja sus proceso de una manera electrónica es la Ley 527 de Agosto 18 1999 la cual es la ley por la cual se reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico, de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones especialmente a lo definido en la misma norma como:

Intercambio Electrónico de Datos (EDI): La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto.
Sistema de Información: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.
 

Sustento Teórico

Oncomedic cuenta con múltiples instrumentos para el adecuado manejo de la información, la mayoría de ellos son de tipo digital y que permite el acceso vía web lo que da la posibilidad de cumplir con los requisitos de ley o administrativos, cada vez mas instituciones permiten el suministro de información digital, sin embargo aun estamos en el camino de lograr el objetivo de reducción de los documentos  físicos. 

La digitalización de la información es un reto, no solo por la resistencia de muchos sectores de la sociedad, incluyendo las entidades de control, si no también por las limitaciones propias de la tecnología con la que disponemos, esta labor titánica a sido de vital importancia para Oncomedic y representa una de sus fortaleza pues invita al trabajo colaborativo, a la actualización de los documentos y a la eficiencia y eficacia en el actuar.

La organización es una fiel convencida del manejo de los sistemas operativos y programas libres, así como de la libertad de la información, siempre bajo las normas legales que la rigen. 

Los instrumentos usados para la organización documental son:

• Archivo central Wiki Institucional
• Archivo central Oncolinux2
• Correo Electrónico Institucional
  
• Pagina oncologi.co
• Sistema Apps de Ofimática

Descripción del Proceso

 Dentro de la filosofía de reducción del papel Oncomedic a planteado el siguiente proceso para el manejo de la información:

• Determinar el tipo de documento  que se requiere organizar
  
• Establecer la ubicación dentro del ambiente documental de la institución en forma digital  o en el archivo físico de acuerdo con la características del mismo
• Codificación de la documentación
• Levantamiento y mantenimiento de las tablas de retención documental o listado maestro de documentos.
• Distribución o mantenimiento y organización de los documentos de acuerdo a los lineamientos de ley, los requerimientos operativos y  las políticas organizacionales

Cuadro de Proceso

Nombre del Proceso.	Proceso de Organización, Consulta y Recuperación de la Información
Coordinador del proceso	Oficina de Calidad Institucional
Producto	Adecuado manejo documental
Entrada	Documento interno o externo que requiere ser organizado dentro de la información institucional
Pasos	Clasificación del documento Codificación o radicación del documento Ubicación del documento dentro del ambiente digital o físico de la institución Búsqueda de la información dependiendo de las características del documento
Responsables del proceso	Coordinador de calidad

Diagrama de Proceso

Procedimientos 

Recepción y manejo de comunicaciones

Las comunicaciones pueden llegar a la organización de manera directa, es decir el interesado las trae a la organización o indirecta por correo físico, fax o electrónico.

Al momento de recibir el documento escrito en papel se debe verificar:

• Destinatario: va dirigida a la empresa o a una persona
• Es comunicación oficial
• Estado del empaque
• Asunto: esta bien dirigida
• Están firmadas
• Fecha: Corroborar las fechas
• Tiene domicilio del remitente
  

 

Nota: Cuando el documento se recibe vía mail este es recepcionado por el directamente interesado, para lo cual la empresa cuenta con un servicio de correo Institucional, para dar cumplimiento a la Ley 527 de 1999,  no se permite utilizar ningún sistema de respuesta automática, es de anotar que los documentos informativos o publicitarios no requieren respuesta.
Cuando la información se recibe de manera oral se realiza una  Notas Pública ligada a cada paciente o  se envia un mensaje interno en la plataforma Oncolinux o como chat.

Clasificación de las comunicaciones recibidas

Las comunicaciones que llegan a Oncomedic pueden ser catalogadas así:

Segun el origen:  

• Externas: se cruzan entre entidades
• Internas: se cruzan entre dependencias ( No se radican)

Segun el objeto:

• Oficiales: Son las recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas, se oficializan dentro de la organización al momento en que se radican
• Personales: son de carácter privado y llegan a titulo personal no generan tramite institucional
• Documentos contables ( requieren tramite especial, si se radican)
• Folletos, revistas y publicaciones ( No requieren tramite, No se radican)
• Progandas (No requieren tramite, No se radican)

Radicación

• Apertura: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del documento y sus anexos.
• Revisión: Se debe verificar la competencia, los anexos, el destino datos de origen del remitente, dirección donde se debe dar respuesta y si el asunto es competencia de la entidad, cuando no este firmada se considera anónima, y se deriva a la oficina a donde es referida sin radicar para que allí tomen las determinaciones.
• Registro: Una vez revisado se realiza el registro que consiste en la anotación de los datos mas significativos en el formato para tal fín, así mismo se debe colocar el sello de radicado y el nombre de quien recibe con la fecha de radicación
• Scaneado con el fin de transformar el documento a medio digital.
  

Distribución y reparto 

Una vez radicado y scaneado el documento debe transferirse para su archivo fisico y remitido electronicamente a la unidad funcional a la cual fue dirigido, por politica empresarial debe ser contestado antes de 15 dias calendarios contados a partir del momento de recepcion, cualquier irregularidad en el proceso se estudiara como una desviación.

Distribución de Documentos

En el manejo de la información existe canales físicos y digitales permiten la difusión y distribución de la información para tal fin se ha tenido el manejo de

Archivo Central:

Constituido por los documentos reglamentarios y procedimentales propios de la organización, para tal fin se usa la wiki institucional donde se encuentran los programas, procesos y procedimientos, esta herramienta permite conocer el historial del documento los cambios en las páginas, páginas de discusión es de responsabilidad del coordinador de calidad, pero requiere del trabajo de todos los funcionarios con el objetivo de mantenerlo actualizado

En Oncomedic se cuenta con el Archivo central de  Oncolinux2 que permite concentrar toda la  documentación generada o requerida por las distintas unidades funcionales de la empresa.

Archivo Intermedio:

Permite acceder a información que no se requiere con regularidad, se denomina intermedio dado que los documentos que maneja son de tipo informativo, de consulta esporadica o de gestión antigua, en el se pueden guardar hasta 5 años se encuentra en una carpeta para tal fin en el servidor.

• Biblioteca
• Calidad
• Financiera
• Central_de_Mezclas
• Asistencial
• Representación_Legal
• Legalidades
• Gestión_de_Recursos  
• Publicidad
• Oficios_Despachados
• Oficios_Recibidos

Archivo de Gestión: 

Es el archivo manejado por cada una de las unidades funcionales, es la evidencia del que hacer institucional de vigencia anual, es decir al finalizar el año se realiza análisis y se transfiere al archivo intermedio, su formato es permanente hasta el segundo nivel,  se encuentra en el servidor: home/documentos. es de anotar que este es un archivo de la organización donde no están permitidos documentos personales, los documentos contenidos en esta carpeta quedarán vinculados a la Wiki,  teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

Calidad

• Propietario: Departamento de calidad
• Uso: En esta carpeta encontrara los documentos del programa de gestión de calidad
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Publica

     -Analisis_Desviaciones
     -Comités: 
    - Gestion de quejas
    - Informe mensual de indicadores
    - PAMEC 2012

Financiera

• Propietario: Departamento de financiera
• Uso: En esta carpeta encontrara los documentos de gestión del departamento financiero de Oncomedic ltda
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Privada

    -Cancercoop:  Relacion servicios prestados en cada mes
    - Cartera:  Estados de cartera EAPBS
    - Contratos: Se encuentran los contratos realizados con las EAPBS
    - Glosas:  Se encuentran las glosas generadas por las EAPBS y la respuesta dada por la IPS ONCOMEDIC LTDA
    - Pagos efectuados:  Se encuentra el reporte de los pagos realizados a profesionales,proveedores
    - Pagos recibidos:  Se ecuentran los reportes de los pagos realizados por las EAPBS a ONCOMEDIC LTDA
    - Propuestas:
    - Proveedores: Se encuentran los contratos suscritos con los proveedores

Central_de_Mezclas

• Propietario: Coordinador del servicio farmacéutico
• Uso: En esta carpeta se encontraran algunas aspectos de gestión del servicio farmacéutico que no están incluidas en oncolinux2
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad Público??

     - Actas de reuniones..

Asistencial

• Propietario: Coordinador Asistencial
• Uso: En esta carpeta se encontraran algunos aspectos de gestión del servicio Asistencial que no están incluidas en oncolinux2
• Carpetas, descripción de carpetas y nivel de seguridad Público???

    - Actas de reuniones

Representación_Legal

• Propietario: Departamento de financiera
• Uso: Documentos requeridos para una relación comercial
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Publica/Privada de acuerdo al documento 

       -Financiera: Estados financeros, analisis contables y financieros (Privado

       -Certificados y registros

       - Documentos de representación (Nit, Rut, C.C, Pasados judiciales, Disciplinarios, Tarjeta profesional de contadores) 

Formatos

• Propietario: Coordinador de calidad
• Uso: En ella encuentra todos los formatos oficializados de la organización
• Carpetas, descripción de las carpetas y nivel de seguridad: No tiene carpetas en su interior, documentos públicos

Legalidades

• Propietario: Departamento de Júridica
• Uso: Informativo, en ella se incluye toda la normatividad que tiene injerencia en la organización
• Carpetas, Descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Pública y de amplio conocimiento

Gestión_de_Recursos

• Propietario: Departamento de financiera
• Uso: En esta carpeta se encuentra todo lo relacionado con el ambiente físico y la gestión del talento humano
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Publica y Privado dependiendo el tipo de documento
  

   - Equipos: Inventarios y hoja de vida de equipos.
   - Capacitaciones
   - Salud_Ocupacional
   - Actividades de Bienestar: 
   - Hojas de vida de personal y Contratos

   - PGIRH

Publicidad

• Propietario: Comité de calidad
• Uso: Imagenes corporativas y documentos de difusión y publicidad.
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad: Público solo lectura.

Oficios_Despachados

• Propietario:
• Uso:
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad

Oficios_Recibidos

• Propietario:
• Uso:
• Carpetas y descripción de las carpetas y nivel de seguridad

Reglas de Uso de los archivos de gestión

Al colocarle el nombre a los documentos debe tenerse en cuenta las siguientes reglas establecidas:

• El nombre será tipo título, es decir cada palabra debe iniciar con letra mayúscula.
• La separación de las palabras se debe hacer con guión bajo
• Los artículos y conectores como de, la, y, etc. siempre van en minúsculas
• Colocar los nombres de los archivos según la tipología, esto con el fín de facilitar su búsqueda.
• Siempre al final del nombre del archivo colocar la fecha en que se elaboró (año/mes/día), Ejemplo: Registro_de_Quejas_2012_08_01
• Se permiten extensiones xls, doc,odt,ott, txl,csv,pdf
• No se permiten extensiones xlsx, docx.
• Evitar el uso excesivo de carpetas, esto facilitará la búsqueda de los documentos.
• Todos los formatos que utilice un área deben quedar guardados en la carpeta Formatos, los que no se agreguen en dicha carpeta se consideran no oficiales.
• Todos los comités quedarán ubicados en la carpeta Calidad, pero los responsables de su organización y uso son los encargados de cada comité.

• Si el documento se recibe por Intercambio Electrónico de Datos (EDI) el mismo funcionario al cual le llego hace el respectivo tramite de acuerdo a si es un registro asistencial lo colocara en la plataforma Oncolinux 1.8, si es de manejo de información administrativa su recorrido ser por medio magnético siempre haciendole llegar una copia del tramite a su jefe inmediato, para que quede constancia de que el proceso se esta llevando a cabo de acuerdo a la Gestion Documental. Si la respuesta es de índole mixta se debe realizar los dos procesos de manera paralela a fin de poderle dar una respuesta clara y oportuna al solicitante del documento.
• Cuando la solicitud se recibe de manera oral siempre existira un respaldo escrito del mismo ya sea por Notas publicas, Notas reservadas, Chat, Anotaciones clinicas, anotaciones administrativas que el sistema Oncolinux 1.8 ofrece al respecto. Si es de índole administrativo o financiero se utilizara la plataforma Apps para generación de los mismos.
  

Manejo de Archivo y Custodia

Para el manejo de Archivo y de custodia se cuenta principalmente con sistemas documentales magnéticos sin embargo hay algunos documentos en papel 

• Cuando se cuenta con un documento aprobado por el comité que esta codificado según el plan maestro se trabaja bajo los conceptos de archivo y custodia de la plataforma Wiki siendo este así:
  Protección de datos

• Cuando el documento llega en papel se almacena en cada una de las carpetas de acuerdo al tema en asunto, Contratación EAPBS, Personal, Requerimientos y demás, en el archivo activo por periodo de 1 año, luego se pasa al archivo pasivo por un periodo de 5 años y pasa al archivo historico para completar su ciclo por un periodo de 10 años, posteriormente y de acuerdo a los documentos se hacen registros magnéticos y se llevan al archivo Municipal.

• Documentos que requieren permanencia en la empresa se digitaliza para su conservación y se anota el N° de scaner que se guarda en mailcame@gmail.com

• Para el manejo de de los Intercambio Electrónico de Datos (EDI) la plataforma Oncolinux tiene un tipo de archivo en PHH lo cual hace que los datos se almacenen en tablas, para el manejo de la Apps el proveedor dar la siguiente informacion de almacenamiento y custodia en Términos de la Cuenta

• De manera Oral el almacenamiento se hace por la plataforma Oncolinux 1.8 por las Notas diseñadas al respecto.

Manejo de Mecanismos de Respaldo y Recuperación de la Información

Los documentos de la organización se almacenan digitalmente o en Oncolinux 1.8, en Apps Docs o en Ofimática de Debian.

Por esta razón a cualquiera de ellos se les puede hacer un backup por la plataforma SSH, por TAR por SQL.

Dichos archivos se les hace un backup por parte de el proveedor del hosting tres veces al dia, y de manera local una vez a la semana y se archiva en el HD local y en el externo.

para acceder se debe poseer Usuario Y contraseña en el sistema de almacenamiento pero solo tienen acceso a lectura para modificar debe ser superusuario.

Sistema de Manejo de historia clínica

Documento médico legal obligatorio y sometido a reserva, en el que se consignan cronológicamente las condiciones de salud del usuario, los actos médicos, procedimientos del equipo de salud, y documentos anexos del paciente  Procedimiento Manejo de Historia Clínica

Guia de Manejo de Historia Clinica Digital Oncolinux

Guías de manejo

Son “directrices elaboradas sistemáticamente para asistir a los clínicos y a los pacientes en la toma de decisiones sobre la atención sanitaria adecuada para problemas clínicos específicos” Procedimiento de Evaluación y Adopción de Guias de Practica Clínica 

Codificación de la información de Oncomedic LTDA

Con el objetivo de realizar una adecuada gestión documental, los documentos oficiales de Oncomedic requieren de su codificación, dicha actividad la realiza el encargado de la gestión documental quien el momento de aprobar el proyecto de elaboración del documento lo incorpora en el plan maestro como documento en elaboración

La codificación se realizara en la siguiente forma

1 Raíz:

Describe el tipo de documento

• M: Manual
• P: Programa
• R: Reglamento
• T: Protocolo
• MD: Modelo
• C: Código

Pre raiz: antecede a la primera raiz  y enuncia los siguientes tipos documentales

• F: Formato
  
• I: Instructivo

2 Raíz:

Describe los procesos, programas, reglamentos, formatos o protocolos a los que  pertenece asi: 

• GP: General de Gobierno y Procesos

Procesos Estrategicos

• PE: Procesos Estrategicos
• PC: Procesos de Calidad

Procesos Misionales:

• PA: Procesos Asistenciales
• PF: Procesos Servicio Farmaceutico
• PD: Procesos Servicios Administrativos
  

Servicios de Apoyo:

• PR: Procesos de Gestión de Recursos
• PI: Procesos de Información al Usuario
• PF: Procesos Financieros

Programas:

• AMEC: Auditoria para el MEjoramiento de la Calidad
• GD: Gestión Documental
• GIRH: Gestión de Residuos Hospitalarios
• SP: Seguridad del Paciente
• SO: Salud Ocupacional
  

Reglamento:

• IT: Interno de Trabajo
• HSI: Higiene y Seguridad Industrial

Código:

• EBG: Etica y Buen Gobierno.

Modelos

• AS: Atención en Salud

3 Raíz:

Numérica para los procesos del servicio, o Subprogramas no coincide con un orden en particular, en el caso de los subprogramas se antepone la S para enunciarse

4 Raiz:

Se denomina por letras identificando los subprocesos o procedimientos, no coincide con un orden en particular

5 Raíz:

Numérica identificando los subprocesos o procedimientos, no coincide con un orden en particular

Frecuencia de Revisiones

La documentación debe ser evaluada constantemente de acuerdo a los usos que tiene,  por pólitica de la organización se contempla revisión de los documentos cada 2 años, sin embargo si así se requiere se puede solicitar revisiones adicionales