Procedimiento de Elaboración de Programas Institucionales

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Identificación

Cuadro de identificación

	Unidad Administrativa		Código
	Manual de Procedimiento de Elaboración de Programas  Wiki Institucional		OM-PGD01B
	Fecha de Emisión	Fecha de Actualización	Version	Pagina
	(DD-MM-AA) 23/08/2010	(DD-MM-AA) No aplica	1	No Aplica

Nombre

Manual de Procedimiento de Elaboración de Programas Wiki Institucional  OM-PGD01

Elaboró:

Edwin Alexander Montoya Meneses	Gerente
Lucy Ramirez Londoño	Coordinador Asistencial
Fiorella Caypa Altare	Coordinador Administrativo

Fecha:

23 AGOSTO 2010

Revisó:

Comité de Calidad

Autorizó:

Comite de calidad 

Introducción

Un programa es una secuencia ordenada de acciones necesarias para operar, gestionar, administrar, promover, ejecutar un plan organizacional, requiere de la selección de fines  y  medios para obtenerlos.

Permite operativizar políticas,  mediante el despliegue de estrategias alineadas con los objetivos organizacionales  y los cambios del entorno, integrando a todo el personal hacia los objetivos propuestos mediante la asignación de tareas articuladas, uso controlado recursos para el logro de objetivos, medición de  resultados concretos con base en indicadores y logro de objetivos.

Objetivos

Establecer los lineamientos fundamentales que se deben seguir en la redacción de un programa

Marco Conceptual

Sustento Legal

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades  y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información, pero abre la posibilidad del uso de documentos digitales con validez.

Sustento Teórico

El diseño de un programa institucional requiere una serie de actividades que permitan articular el que hacer organizacional, para lo cual en Oncomedic LTDA se sigue el siguiente proceso:

 

• La alta dirección fija politicas lo que se traduce en el que el concepto clave a desarrollar, asi mismo asigna el personal para que busque las estrategias de despiegue y cree los programas que se requieren para tal fin
• La dirección intermedia o los delegados de la dirección desarrolla el cómo mediante un diagnostico organizacional del tema que se esta estudiando al interior y en relación con el entorno, jerarquiza y prioriza las necesidades y establece mediante un programa de despliegue las estrategias y planes de acción 
• A nivel operativo se analizan acciones que se pueden realizar mediante diversas alternativas por ejemplo lluvia  de ideas.
• El analisis de todas estas variables permite la elaboración de los planes de acción mas especificos
• Acuerdo con la alta dirección en cuanto a las metas y los recursos necesarios 
• Cada unidad operativa se constituye en un equipo de ejecución que se articula con la dirección en la implementación de las medidas que llevarán a alcanzar las metas.

Partes

Los programas institucionales se integrarán con los siguientes apartados:

Identificación

Cuadro de identificación

El cuadro de identificación permite obtener la primera información del manual  incluye:

1. Logo institucional la casilla izquierda del cuadro.
   
2. Unidad operativa (Administrativa o asistencial), Margen superior zona central
   
3. Nombre del Programa enunciado con la primera letra de cada palabra en mayúscula, en la zona central inferior a la información de la unidad
   
4. Fecha de emisión, tomando en cuenta enunciarla  año, mes, dia en la zona central inferior
   
5. Fecha de actualización, tomando en cuenta enunciarla año, mes, dia en la zona central inferior
   
6. Código se realiza utilizando un sistema alfa-numérico aprobado por la organización
   
7. Versión indica la cantidad de modificaciones que a tenido el manual luego de su autorización inicial
   

mmm

	Unidad		Código
	Fecha deSe anotará el nombre del comité de calidad o el comité que autoriza el documento y la fecha de la Autorización de la versión, en constancia se firma el acta de verificación y aprobación del mismo y se guarda en el archivo institucional Emisión	Fecha de Actualización	Version
	(DD-MM-AA)	(DD-MM-AA)

Nombre:

Se anotara el nombre del documento utilizando la primera letra de cada palabra en mayuscula

Elaboró:

Se anotará el nombre  de la persona o de  unidad responsable que haya elaborado el documento y la fecha de su primera versión.

Revisó y autorizo:

Se anotará el nombre del comité de calidad o el comité evaluador del documento y la fecha de la ultima  revisión.

Introducción

El propósito de la introducción es explicar al lector del programa los motivos que se persiguen con él, describe un el diagnostico organizacional y del medio al que responde el programa, indica su contenido y la forma en que deberá utilizarse y actualizarse, asi mismo, señala la metodologia implementada para su elaboración.

Considere los siguientes lineamientos para elaborar la introducción:

• La redacción debe ser concisa y clara.

• Se recomienda elaborarse en un máximo de dos párrafos.

• Deberá incluir información acerca del ámbito de su aplicación y de quienes son los destinatarios o usuarios del manual.

Política

Orienta ideológicamente la toma de decisiones para la consecución de los objetivos organizacionales, debe ser descrito en términos claros precisos y concisos

Objetivo del Programa.

Es la expresión cualitativa de los propósitos que pretende alcanzar, la unidad administrativa o clínica con la aplicación del programa, el objetivo debe responder a las preguntas: ¿qué?, ¿mediante que? y ¿para que?

El objetivo deberá iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios y adjetivos calificativos.

Debe incluir el objetivo general y los objetivos específicos

Marco conceptual

Sustento legal:

En el que se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos jurídico - administrativos en vigencia, que se utilizan en la ejecución de los procesos, sub-procesos y procedimientos operativos, considerar exclusivamente los más importantes y que influyen directamente.

El orden de aparición de los ordenamientos será el siguiente:

• Constitución Política de Colombia

• Leyes

• Reglamentos

• Decretos

• Acuerdos

• Documentos normativos (Normas, lineamientos, programas y proyectos institucionales, manuales, guías, y catálogos, entre otros).

• Otras disposiciones aplicables (se anotarán los documentos que por su naturaleza, no pueden ser incluidos en la clasificación anterior).

Los ordenamientos deberán presentarse cronológicamente y se citará el numero de título, capítulo, artículo, fracción y letra del inciso con las descripciones correspondientes, la fecha de expedición o bien de publicación en el Diario Oficial.

Organización del Programa

Reúne información adicional que se requiere para documentar

Coordinación del programa

Enuncia el cargo del funcionario encargado de coordinar el programa.

Funciones del Coordinador del Programa

Describe en forma precisa y clara las funciones que debe cumplir el funcionario encargado de la ejecución del programa

Campo De Aplicación

Enuncia las dependencias o departamentos que están involucrados en el desarrollo del programa

Estrategias, Acciones y Responsable

Se debe describir

• Estrategia. 
• Acciones puntuales para el despliegue de cada estrategia, con su respectivo alcance y responsable
• Establecer los punto criticos de control y exito

Resultado esperado, Indicadores y metas

Se deben crear los respectivos instrumentos para valorarlos apropiadamente

Recursos del programa

• Recursos Humanos
• Equipos y Elementos
• Recursos Físicos
• Recursos Financieros